Workflow und Prozess – beides Begriffe, die vor allem im Rahmen des digitalen Dokumentenmanagements immer wieder Thema sind. Umso wichtiger ist es, sie sauber voneinander abgrenzen zu können. Besonders heutzutage werden englische Begriffe oft fälschlicherweise synonym verwendet, weil sie seriöser oder innovativer klingen. So auch die Begriffe Workflow und Prozess.

Altbewährtes währt am längsten? Bis dann die Personalakten falsch sortiert sind, im Bautagebuch wichtige Dokumente fehlen und die Umlaufmappe zwischen wichtigen Dokumenten und Klebezetteln auf dem eigenen Schreibtisch untergegangen ist. Die Gesellschaft verändert sich – und das sehr schnelllebig. Anforderungen und Wünsche passen sich an Faktoren an, die weniger vorhersehbar sind und die Technik zieht mit! So gibt es mittlerweile für nahezu alle papiergebundenen Geschäftsprozesse eine digitale Alternative.

Als Cloud wird in der Informationstechnik ein Netzwerk von Servern beschrieben, das von jedem internetfähigen […] Gerät aus erreichbar ist und in dem Daten speicher- und verwaltbar sind. Sämtliche Technologien, die auf der Cloud basieren, ermöglichen den Zugriff auf die dort gespeicherten Informationen von jedem Gerät an jedem Ort aus – einen Internetzugang selbstverständlich vorausgesetzt.