Die DMSFACTORY KI-Suite für M-Files
Was ist künstliche Intelligenz?
Als Künstliche Intelligenz (KI), im Englischen Artificial Intelligence (AI) genannt, werden Maschinen bezeichnet, die die Fähigkeit besitzen, kognitive Funktionen des Menschen nachzuahmen und so Aufgaben zu erledigen, die sonst nur durch menschliche Intelligenz gelöst werden könnten. Um das leisten zu können, konzentriert sich KI auf die Fähigkeiten:
- Lernen
- Problemlösung
- Wahrnehmung
- Entscheidungsfindung
So kann KI mittlerweile logisch denken, urteilen, analysieren und Entscheidungen treffen – und wir Menschen ersparen uns ganz einfach zeitfressende Aufgaben.
Wie funktioniert künstliche Intelligenz?
KI-Systeme arbeiten auf Basis von Algorithmen. Diese ermöglichen es ihnen, selbstständig zu arbeiten und Aufgaben effizient zu lösen – ohne dass wir Menschen jedes mögliche Szenario im Voraus programmieren müssen. Beispielsweise kann KI große Datenmengen durchsuchen und verarbeiten, indem sie sie nach vorgegebenen bzw. erlernten Mustern analysieren.
KI im Dokumentenmanagement
Auch im Bereich des Dokumentenmanagements spielt Künstliche Intelligenz bereits eine große Rolle. Sei es bei der automatisierten Dokumentenerkennung, Identifikation und Klassifizierung, der intelligenten und schnellen Suche oder dem Übersetzen von Inhalten.
Mit der steigenden Relevanz von KI im Dokumentenmanagement ergeben sich immer mehr Möglichkeiten, Ihren Arbeitsalltag mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz noch effizienter und einfacher zu gestalten. Das beste Beispiel: Unsere DMSFACTORY KI-Suite für M-Files.
Automatisierte Klassifikation und dynamische Metadatenermittlung
Die DMSFACTORY KI-Suite für M-Files ist eine Erweiterung für Ihr M-Files Standardsystem, die im Rahmen eines modernen ECM die Techniken aus den Bereichen KI und Machine Learning kombiniert, um Dokumente automatisch zu klassifizieren, relevante Informationen zu extrahieren und Metadaten anzureichern. Sie haben mit dieser Anwendung folgende Möglichkeiten:
Direkte Verschlagwortung
Auf Grundlage der in M-Files definierten Dokumentklassen und deren spezifischen Eigenschaftsfunktionen ermittelt die DMSFACTORY KI-Suite für M-Files die Metadaten eines Dokuments und füllt die Felder im Hintergrund automatisch aus.
Intelligent Metadata Layer (IML)
Hier werden die Metadaten Ihres ausgewählten Dokuments als Vorschläge für die jeweiligen Felder präsentiert. Sie können die Vorschläge dann einzeln mit einem Klick übernehmen.
Unsere KI-Suite ist ein weiterer innovativer Baustein für M-Files. Anders als andere verfügbare KI-Integrationen, die ihre Stärke aus dem bereits in M-Files vorhandenen Wissen beziehen, greift unsere KI-Suite in dem Moment, in dem Dokumente neu in M-Files eingehen, sei es per E-Mail, per Folder-Import oder per Drag & Drop. Sie ist ohne Vortraining ab dem ersten Dokument einsetzbar.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Mit der Integration der DMSFACTORY KI-Suite in Ihr M-Files Standardsystem profitieren Sie und Ihre Mitarbeitenden von folgenden Vorteilen:
Sofort einsatzbereit
Die KI-Suite ist nach der Installation und minimaler Konfiguration sofort einsatzbereit und erfordert keinen besonderen Schulungs- oder Implementierungsaufwand für AnwenderInnen und AdministratorInnen.
Keine Fehler mehr
Durch die automatisierte Klassifikation und die dynamische Metadatenermittlung ersparen Sie sich das manuelle Eintragen der extrahierten Daten – übrigens ein Arbeitsschritt, der sogar die größte Fehlerquelle im gesamten Prozess darstellen kann.
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Mehr Flexibilität
Die Anbindung an verschiedene KI-Plattformen wie Azure OpenAI oder andere erfolgt nach Ihrer Präferenz. So behalten Sie auch in Zukunft die Kontrolle und maximale Flexibilität.
Schnellere Prozesse
Die Lösung erkennt und klassifiziert Ihre digitalen Dokumente dynamisch auf Basis der vorhandenen Dokumentklassen in M-Files. So sparen Sie bereits beim Erstellen von Dokumenten Zeit. Auch die Metadaten Ihrer Dokumente werden auf Basis der spezifischen Metadatenfelder der Dokumentklasse automatisch ermittelt und entweder direkt eingetragen oder als Vorschlag präsentiert.
Nachhaltig und zukunftsorientiert
Die Lösung bleibt zu jeder Zeit erweiterbar und kann mit weiteren KI-Systemen und Machine Learning-Techniken kombiniert werden. So können Sie das System nachhaltig und zukunftsorientiert einsetzen – auch wenn sich Ihre Anforderungen noch mal ändern sollten.
Use Case: Kein Stau mehr im Posteingang
Die DMSFACTORY KI-Suite lässt sich für eine automatisierte Entgegennahme und Verarbeitung aller eingehender Dokumente schnell und einfach in Ihren Posteingang implementieren. So werden in Zukunft eingehende Dokumente aller Art – egal ob physisch eingegangen und per Scan digitalisiert oder schon in digitaler Form eingegangen – automatisch klassifiziert und mit den passenden Metadaten versehen. Werden alle erforderlichen Metadaten automatisch erfasst, kann ein Workflow angestoßen und der Status der Datenerfassung und -prüfung sogar übersprungen werden. Den Möglichkeiten sind fast keine Grenzen gesetzt! Ihre Prozesse werden optimiert und sogar vollständig automatisiert, sodass Sie schneller auf Anfragen reagieren und sofort Entscheidungen treffen können.
Sogar die Sprache des eingegangenen Dokumentes ist irrelevant, denn die KI-Suite übersetzt das Dokument automatisch und kann so, trotz abweichender Dokumentensprache, uneingeschränkt und zuverlässig alle relevanten Daten extrahieren und verarbeiten.
Use Case: Rechnungsverarbeitung
Die KI-Suite kann außerdem gezielt zur Verarbeitung spezifischer Belegtypen wie Rechnungen oder Bestellungen eingesetzt werden. In diesem Fall entfällt der Klassifikationsschritt und es geht direkt an die Metadatenextraktion. Über eine überwachte Quelle, in der ausschließlich die definierte Belegart, in diesem Fall Rechnungen, eingehen, werden die Dokumente in M-Files importiert mit Metadaten wie Kopf- und Betragsdaten angereichert und zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Was zuvor Minuten dauerte, erfolgt mit der DMSFACTORY KI-Suite in nur wenigen Sekunden.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Machen Sie sich ein Bild von der DMSFACTORY KI-Suite für M-Files
Im Überblick: KI Anwendungen für M-Files
DMSFACTORY KI-Suite für M-Files | M-Files Aino | M-Files Connector für Copilot | |
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Integration | 3rd Party Integration für Dokument-Klassifikation und Datenextraktion | Native M-Files Integration | Microsoft Copilot |
Verwendung von KI | Ja | Ja | Ja |
Hauptfunktion | Klassifikation und Datenextraktion neuer Dokumente | Zusammenfassen von Dokumenten und inhaltsbezogenen Fragen | Dokumentenerstellung und Automatisierung von Prozessen |
Automatisierte Dokumentenklassifikation | Ja | Nein | Teilweise durch Microsoft Copilot |
Datenextraktion | Ja | Ja (Inhaltsextraktion zur Zusammenfassung des Textes) | Nein |
Anbindung externer KI-Modelle | Ja (Generative KI nach Wahl) | Nein | Ja (Microsoft KI-Modelle) |
Interaktive Benutzerunterstützung | Ja, durch M-Files IML | Ja, durch Beantwortung von Fragen zum Dokumentinhalt | Ja, durch Copilot |
Sie nutzen noch kein M-Files?
Das KI-gestützte Enterprise-Content-Management-System M-Files unterstützt Sie beim digitalen Dokumentenmanagement. Es dient als zentrale Lösung zur Digitalisierung, Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung, sowie Archivierung Ihrer digitalen Dokumente. Mit einer suchmaschinenähnlichen Suchfunktion finden Sie in M-Files alle Informationen spielendleicht und ohne im Chaos zu versumpfen.
Sie nutzen noch nicht das Enterprise-Content-Management-System M-Files, möchten Ihre Abläufe aber trotzdem optimieren und digitalisieren? Kein Problem, im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten Inhalte rund um M-Files und seine Vorteile und Möglichkeiten zusammengestellt:
M-Files Online
Verschaffen Sie sich jetzt einen Überblick über die wichtigsten Funktionen des digitalen Dokumentenmanagements mit dem Standardsystem M-Files Online und profitieren Sie vollumfänglich von allen genannten Vorteilen.
M-Files Erweiterungen
Das M-Files Standardsystem bietet eine umfangreiche Grundlage für Ihr Dokumentenmanagement. Durch unsere zahlreichen Erweiterungen lässt sich das ECM individuell auf Ihre Prozesse und Bedürfnisse anpassen.
M-Files Testversion
Sie haben sich bereits über alle Funktionen und Vorteile von M-Files informiert und möchten das System in Ihrem alltäglichen Umfeld auf Herz und Nieren prüfen? Dann laden Sie sich jetzt die kostenlose Testversion herunter.
Häufig gestellte Fragen zur DMSFACTORY KI-Suite für M-Files
Sie möchten mehr Informationen zu unserer DMSFACTORY KI-Suite für M-Files?
Die meistgestellten Fragen haben wir Ihnen hier zusammengestellt und beantwortet. Sollten Sie dennoch Fragen haben, die wir hier nicht beantworten, dann senden Sie uns jederzeit eine Anfrage über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter der Telefonnummer +49 6074 86546-0
Die KI-Suite wird als Vault-Anwendung installiert. Sie können pro Vault entscheiden, ob Sie die KI-Suite benötigen und nutzen möchten oder nicht.
Um die Klassifikation und Datenextraktion leisten zu können, befragt die DMSFACTORY KI-Suite ein large Language Model (LLM). So können die Antworten in M-Files weiterverarbeitet werden
Die DMSFACTORY KI-Suite kann im Prinzip alle Language Modelle verwenden, die sich für die gestellte Aufgabe als geeignet herausstellen. Es werden kontinuierlich neue Modelle herausgegeben, die sich in Preis und Leistung unterscheiden. Es ist ratsam ein kostenfreies und unverbindliches Beratungsgespräch mit den ExpertInnen der DMSFACTORY in Anspruch zu nehmen, um weitere Details dazu zu besprechen. Buchen Sie gerne hier Ihren Termin.
Ja, das Language Modell kann auch nachträglich noch gewechselt werden. Beispielsweise um bessere Leistung oder geringere Kosten zu erzielen.
Ja, durch die Nutzung eines Language Modells fallen zusätzliche Kosten an. Die Höhe dieser Kosten hängt von verschiedenen Faktoren ab. Verbindliche Preisinformationen erhalten Sie direkt vom Anbieter des jeweiligen Language Modells.
Die DMSFACTORY KI-Suite unterstützt eine sichere Anbindung an ein Language Modell. Wenn Sie sicher gehen wollen, dass das Language Modell ebenfalls sicher ist, wählen Sie einen Anbieter, der alle für Sie wichtigen Sicherheitsfeatures anbietet und achten Sie darauf, diese auch vollständig und korrekt anzuwenden.
Nein, weder von Seiten des Language Modells noch von Seiten der DMSFACTORY KI-Suite für M-Files werden Daten für ein weiteres Training gesammelt oder verwendet.
Ja, das ist möglich. Es kann hilfreich sein, die Kommunikation zwischen der DMSFACTORY KI-Suite und dem Language Modell anzupassen bzw. zu erweitern. Dies erfolgt, wie bei M-Files Anwendungen üblich, in der Konfiguration der Anwendung im Bereich des M-Files Admins. Eine Grundkonfiguration der DMSFACTORY KI-Suite ist nach der Erstinstallation immer vorhanden und kann als Grundlage verwendet werden. Nach der Anpassung einer Konfiguration empfehlen wir ausdrücklich, ausführliche Tests durchzuführen.
Ja, das ist möglich, ist jedoch abhängig vom gewünschten Szenario. Wenn die zu verarbeitende Datenmenge verschiedene Belegtypen enthält, ist eine Klassifikation sinnvoll, weil die Datenextraktion auf der gefundenen Klasse basiert. In Szenarien mit Datenmengen einheitlicher Belegtypen sollte die Klassifikation eingespart werden.
Ja, es ist möglich ein Black- bzw. Whitelist-Verfahren bei der Klassifikation anzuwenden. Ohne eine konfigurierte Einschränkung werden immer alle möglichen Dokumentklassen in Betracht gezogen.
Ja, für die Anwendung der DMSFACTORY KI-Suite ist jedes Dokument geeignet. Evtl. ist es ratsam die Kommunikation mit dem Language Modell auf spezifische Aufgabenstellungen anzupassen.
Ja, bei der Kommunikation mit dem Language Modell greift die KI-Suite auf den Text eines Dokuments zu. Dieser Text ist entweder bereits in der Originaldatei vorhanden oder muss zunächst durch OCR in M-Files erzeugt werden. Reine Bilddateien kann die DMSFACTORY KI-Suite zum aktuellen Zeitpunkt nicht sinnvoll verarbeiten.
Ja, Sie benötigen eine Lizenz zur Aktivierung der Anwendung. Diese erhalten Sie im Rahmen Ihrer Subscriptionvereinbarung. In der Regel beinhaltet diese Subscription keine Leistungen für die Nutzung eines Language Modells. Es ist ratsam ein kostenfreies und unverbindliches Beratungsgespräch mit den ExpertInnen der DMSFACTORY in Anspruch zu nehmen. Buchen Sie sich gerne hier Ihren Termin.
Ja, die einmal gewonnen Daten sind Bestandteil der Vault-Objekte in der M-Files Vault und können so lange genutzt werden, wie Sie über eine M-Files Subscription verfügen.
Nein, der Intelligent Metadata Layer (IML) ist Bestandteil des Produktes M-Files. Dieser hält die Grundfunktion bereit, Metadatenvorschläge für AnwenderInnen zu visualisieren.
Wir freuen uns über Ihren Input zur Optimierung unserer Produkte. Mit unserer Ideenschmiede haben wir einen Ort geschaffen, an dem Sie Ihre Ideen für Optimierungsmaßnahmen oder gar neue Produkte direkt an unsere Entwicklung weiterleiten können. Zögern Sie nicht und nutzen Sie diese Möglichkeit!