Digitale Personalakte
Ihre MitarbeiterInnen sind Ihr wichtigstes Kapital
Die MitarbeiterInnen sind das wichtigste Kapital eines Unternehmens
Nicht umsonst hat sich dieser Satz manifestiert und wird von Unternehmen als zentraler Leitsatz gelebt. Die wichtigste Aufgabe eines jeden Unternehmens ist es daher, ein stimmiges Team aufzubauen und die Fluktuationsrate möglichst gering zu halten. Das effiziente Management vom Recruiting, der Einarbeitung neuer MitarbeiterInnen bis hin zu Schulungen und Weiterentwicklung bilden die Basis für diesen Erfolg. Mit unserer digitalen Personalakte gelingt Ihnen genau das spielend leicht!
Zentrale Verwaltung aller Personaldaten
Managen Sie alle Personalunterlagen zentral und sicher. Alle Dokumente zu allen MitarbeiterInnen von der Bewerbung, über den Arbeitsvertrag bis hin zu Korrespondenzen und Weiterbildungsnachweisen sind zentral abgelegt und so einfach auffindbar wie in einer Suchmaschine.
Basierend auf einem ECM sorgt die digitale Personalakte für intelligentes Management aller Dokumente, Daten und Informationen. Um alle Daten zentral zusammenzuführen, kann sie sowohl in bestehende HRMS- und HRIS-Systeme als auch in Ihre hauseigenen Systeme integriert werden. Sie brauchen nur noch eine einzige Anwendung, um auf alle Personalinformationen und -dokumente in Ihrem Unternehmen zuzugreifen.
Sicher gemeinsam bearbeiten
Erstellen und bearbeiten Sie Dokumente unkompliziert in Zusammenarbeit mit berechtigten KollegInnen direkt in der digitalen Personalakte und ganz ohne hin- und herschicken der Unterlagen. Bei der Erstellung neuer personalbezogener Dokumente werden Sie durch vielfältige Vorlagen unterstützt – bei Bedarf auch bereits vorausgefüllt auf Basis vorhandener Informationen.
Vor allem der Schutz von Personaldaten ist besonders wichtig. Für die Sicherheit aller Daten und Dokumente sorgt ein ausgefeiltes Rechtesystem, mit dem die Zugriffsrechte auf die Dokumente und Daten individuell oder Rollen-basiert vergeben werden können. Lediglich berechtigte NutzerInnen haben Zugriff auf Personalunterlagen.
Gewohnte Aktenstrukturen im digitalen Umfeld
Das Besondere: wenn gewünscht arbeiten Sie in Ihren gewohnten Aktenstrukturen und Registern wie aus den bisherigen Aktenschränken oder Archiven – lediglich in digitaler Form. Dank automatisch erzeugtem und aktualisiertem Aktendeckel behalten Sie den Überblick über den Inhalt, zum Beispiel durch die Abbildung der Stammdaten.
In der digitalen Personalakte können die Akten in sogenannten dynamischen Views angezeigt werden, die auf Unternehmens- oder Nutzerebene angelegt werden. Das bedeutet, Sie können sich nach beliebigen Kriterien Daten und Informationen anzeigen lassen, ohne umständlich viele Ordner durchsuchen und die Informationen zusammentragen zu müssen. So können Sie sich zum Beispiel alle aktuellen Verträge für einen bestimmten Standort oder auch alle MitarbeiterInnen, bei denen noch eine Schulung offen ist, in einer View anzeigen lassen.
Dabei bleibt der Grundgedanke eines ECM trotzdem unberührt. Jedes Dokument ist nur einmal im System vorhanden, denn alle Dokumente und Daten werden immer im entsprechenden Kontext angezeigt.
Automatisierte & standardisierte Prozesse
Denkbar einfach funktionieren ab sofort auch sämtliche Abläufe und Prozesse im Personalwesen. Ob Aktenausleihe, der Bewerbungsprozess oder das gesamte Onboarding neuer MitarbeiterInnen: im Voraus definierte Abfolgen in Form von Workflows stellen die Einhaltung aller Schritte sicher und ermöglichen somit ein effizientes Vorgehen.
Sie können zum Beispiel die Aktenausleihe per Workflow automatisieren: der/die MitarbeiterIn stellt einen schriftlichen Antrag zur Aktenausleihe und die Personalabteilung gibt diesen frei. Anschließend erhält der/die MitarbeiterIn per Mail eine Benachrichtigung über den Zugriff auf die eigene Akte für einen festgelegten Zeitraum. Nach Ablauf dieser Zeit wird der Zugriff automatisch entzogen.
Einige Workflows liefert die digitale Personalakte schon voreingestellt mit. Diese können individuell angepasst werden. Zusätzlich ermöglicht der intuitive Workflow-Designer die Abbildung jedes erdenklichen Prozesses, den Sie für Ihr Unternehmen abbilden möchten.
Abbildung des gesamten Mitarbeiterzyklus
In der HR-Lösung wird der gesamte MitarbeiterInnenzyklus vom Recruiting, über das Onboarding bis zur Weiterbildung und dem Management der Personalunterlagen abgebildet:
- Recruiting: Verwaltung und Verarbeitung von Stellenanzeigen, Lebensläufen und Prüfungsdokumenten
- Onboarding: Zuweisung und Nachverfolgung von Informationen zur Orientierung und Einarbeitung von Mitarbeitenden, inklusive Übersicht über den Bearbeitungsstatus
- Schulung und Weiterentwicklung: Verwaltung und Nachverfolgung von Weiterbildungen und Zertifikaten
- Management aller anfallenden Personalunterlagen: Erstellung und Verwaltung sämtlicher Unterlagen wie Urlaubsanträge, Verträge & Zusatzvereinbarungen, AU-Bescheinigungen, Änderung der Kontaktdaten und vielen mehr.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Aktenstruktur
Bilden Sie Ihre Personalakten mit den gewohnten Registern in digitaler Form ab. Der automatisch erstellte Aktendeckel bietet den perfekten Überblick.
Transparenz
Alle Personaldaten sind an einem zentralen Ort zusammengefasst und können kontextbasiert gefunden werden.
Effizienz
Reduzierter Zeitaufwand und weniger Fehler durch Automatisierung von Prozessen durch Verwendung von Vorlagen, Aufgabenzuweisung und Workflows.
Datensicherheit
Durch die automatische Vergabe von Zugriffsrechten haben ausschließlich autorisierte NutzerInnen Zugriff auf vertrauliche Dokumente und Daten.
Compliance
Alle Unterlagen werden rechtskonform gesichert. Dank automatischem Löschen nach definierten Fristen halten Sie alle rechtlichen Vorgaben ein.
Einfachheit
Finden Sie Dokumente und Daten so einfach wie bei Google und bilden Sie alle Personalakten mit Ihrer gewohnten Struktur digital ab.
Die wichtigsten Features der digitalen Personalakte
- Abbildung der Aktenstruktur & Register
- Vorgefertigte und anpassbare Workflows
- Ausgefeiltes System zur Vergabe der Zugriffsrechte
- Perfekte Übersicht dank automatischen Aktendeckel
- Mobil, im Web und auf dem PC verfügbar
- Office-Integration inklusive
- Versionierung & Änderungshistorie immer ersichtlich
- Unkomplizierte Kollaboration
Machen Sie sich ein Bild von unserer digitalen Personalakte
In der digitalen Personalakte lassen sich Ihre gewohnten Ablagestrukturen flexibel nachbauen.
Sie haben die perfekte Übersicht über alle Pflichtdokumente und können die fehlenden Dokumente auf Knopfdruck erstellen.
Auf dem Aktendeckel haben Sie alle Informationen zu dem Mitarbeiter / der Mitarbeiterin auf einen Blick.
Die Oberfläche
Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Youtube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf den Button unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenSie wollen weiterhin in Ihrer gewohnten Aktenstrukutur arbeiten – nur eben digital? Kein Problem, denn genau das ermöglicht Ihnen die DMSFACTORY AktenView in der digitalen Personalakte auf Basis von M-Files. Auf dem Aktenrücken haben Sie alle Informationen zu der vorliegenden Akte auf einen Blick.
Die Bewerbungsphase
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Mehr InformationenErstellen Sie eine Bewerberakte auf Basis der eingehenden Bewerbung. Bei der Anstellung des Bewerbenden lässt sich die Bewerberakte automatisch in eine Personalakte überführen.
Entdecken Sie die Basis der digitalen Personalakte: M-Files
Die Basis unserer digitalen Personalakte bildet das ECM „M-Files“ – ein KI-gestütztes Informationsmanagementsystem, das On-Premise oder in der Cloud verfügbar ist. Mit unserer DMSFACTORY AktenView können Sie darin Ihre Dokumente in Ihrer gewohnten Aktenstruktur abbilden.
Ergänzende Informationen
Produktinformation Personalakte
Erfahren Sie alles über unsere digitale Personalakte und managen Sie Dokumente und Daten in einer zentralen Lösung.
Kostenloses Online-Seminar
Die digitale Personalakte mit M-Files: So behalten Sie mit einer digitalen Personalakte immer den Überblick.