E-Mail-Archivierung

Archivieren Sie Ihre geschäftlichen E-Mails sicher & zentral

Der sichere Umgang mit E-Mails

Die E-Mail ist das geschäftliche Kommunikationsmittel schlechthin und mit ihrer Hilfe werden wichtige geschäftliche Informationen kommuniziert. Doch bei den Mengen täglich verschickter E-Mails kommt schnell die Frage nach der sicheren E-Mail-Archivierung auf. Die Ablage der Mails in Archivordnern direkt in Outlook allein reicht nicht aus. Und auch ein Backup des eigenen Postfachs ist keine Archivierung, denn es dient lediglich der mittelfristigen Speicherung von Daten, um verloren gegangene Daten wiederherstellen zu können.

Unsere Lösung: Revisionssichere E-Mail-Archivierung mit dem DMSFACTORY EmailStore und einer Archivierungssoftware wie einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Enterprise-Content-Management-System (ECM).  Direkt in Outlook eingebunden arbeitet der EmailStore nahtlos mit Ihrem DMS oder ECM zusammen. Legen Sie Ihre E-Mails mit wenigen Klicks an einem zentralen und sicheren Ort ab, halten Sie die verschiedenen rechtlichen Vorgaben ein und behalten Sie den Überblick über alle E-Mails, Inhalte und Anhänge. 

Revisionssicher & gesetzeskonform

Archivieren Sie Ihre E-Mails revisionssicher und GoBD-konform. Alle Inhalte werden vor Veränderungen geschützt bzw. Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert. Zusätzlich werden unter anderem die Vollständigkeit in Form der lückenlosen Dokumentation der Geschäftsvorgänge und die Wiederauffindbarkeit der E-Mails sichergestellt. 

Auch die Einhaltung der DSGVO wird erleichtert, da alle Inhalte per Schlagwortsuche gefunden und zum Beispiel nach Ablauf der Zweckbindung gelöscht werden können – sofern sie nicht unter die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen fallen. Sie können die Inhalte auch mit Aufbewahrungsfristen versehen, damit diese nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht werden.

Gerade sensible Informationen, die sich in den E-Mails befinden, müssen vor dem Zugriff durch nicht autorisierte Personen geschützt werden. Daher sorgen Sie mit unserer Lösung für den Schutz dieser Inhalte, unterstützen aber zeitgleich durch die Vergabe von Zugriffsrechten, dass berechtigte NutzerInnen die Informationen aufrufen können.

Einfacher geht es kaum

Sie ziehen Ihre E-Mails direkt in Outlook auf den Archivordner, verschlagworten diese und legen sie so in Ihrem DMS oder ECM ab. Alternativ können Sie auch nur den Anhang ablegen. Die abgelegten E-Mails und Anhänge lassen sich aus Outlook heraus über die Volltextsuche in Ihrem DMS oder ECM so einfach wie mit einer Suchmaschine finden. So brauchen Sie die gewohnte Umgebung nicht zu verlassen.

Bei der Archivierung von E-Mails entscheiden Sie selbst, wer anschließend auf die Inhalte zugreifen darf. So ermöglichen Sie die gemeinsame Nutzung und Bearbeitung der geteilten Informationen unter Einhaltung des Datenschutzes.

Die Lösung ist nahtlos in Outlook integriert, sodass NutzerInnen nur wenig Einarbeitungszeit benötigen.

Integriert in Ihre Geschäftsprozesse

Gerade in Zeiten des dezentralen Arbeitens ist der ortsunabhängige Zugriff auf unternehmensweite Informationen unerlässlich. Mit unserer Lösung binden Sie E-Mails in die Unternehmensprozesse ein und verknüpfen sie mit den Vorgängen, um die darin enthaltenen Informationen für alle Beteiligten zugänglich zu machen.

Ein Highlight ist die automatische Übernahme von E-Mails aus einem zentralen Postfach in die entsprechende digitale Akte. Dabei werden die E-Mails basierend auf dem Betreff der passenden Akte zugeordnet, stehen dort allen Verantwortlichen direkt zur Verfügung und können wie gewohnt weiter genutzt werden.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Mehr Sicherheit

Die E-Mails und Anhänge werden revisionssicher archiviert und durch die Vergabe von Zugriffsrechten vor den Blicken unautorisierter NutzerInnen geschützt. Zusätzlich werden sie vor dem Datenverlust bewahrt.

GoBD-konform

Gemeinsam mit Ihrer Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie sämtliche elektronischen Belege empfangen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden, liegen alle E-Mails GoBD-konform ab.

Zentrale Anlaufstelle

Die zentrale Ablage und Auffindbarkeit der E-Mails und der mit ihnen verknüpften Informationen ermöglichen es,  Engpässe, beispielsweise im Vertretungsfall, abzusichern und so drohende Ausfälle zu umgehen.

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Ergänzende Downloads

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Laden Sie sich den Flyer zum DMSFACTORY EmailStore herunter und archivieren Sie Ihre E-Mails direkt aus Outlook heraus.

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