Digitale Rechnungsverarbeitung
Rechnungen effizient und digital verarbeiten
Schnelle Prozesse dank digitaler Rechnungsverarbeitung
Das manuelle Erfassen eingehender Rechnungen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern verursacht auch hohe Kosten. Skonti können nicht genutzt werden und die fehlende Transparenz macht es den Verantwortlichen zusätzlich schwer, bei Problemen nachzuvollziehen, wo genau es hakt.
Doch das Rechnungswesen erfordert schnelle Reaktions- und Prozesszeiten, parallelen Dokumentenzugriff und Transparenz über alle laufenden Vorgänge. All das können Sie durch die Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses erreichen: Eingehende Rechnungen werden unabhängig ihres Formates (Papier, PDF, XRechnung, ZUGFeRD, usw.) automatisch erkannt, mit den vorhandenen Daten abgeglichen, verarbeitet und archiviert. Die ausgelesenen Rechnungsdaten werden dank der vielfältigen Schnittstellen direkt an Ihr Buchhaltungssystem (ERP, FiBu usw.) übermittelt und der Zahlungsprozess nach Freigabe der Rechnung angestoßen.
Vermeiden Sie...
- …zeitfressende Arbeitsschritte
- …überschrittene Budgets
- …Verstöße gegen rechtliche Rahmenbedingungen
- …fehlende Transparenz
- …einen Schreibtisch voller unbearbeiteter Papierrechnungen
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Mehr InformationenIhr Prozess: die Rechnungsverarbeitung Der Workflow, den wir Ihnen bieten: die digitale Rechnungsverarbeitung – automatisiert, sicher und zuverlässig mit der passenden Software!
Ihre Vorteile auf einen Blick
Kosten sparen
Durch die schnelle Bearbeitung eingehender Rechnungen sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können auch die Skonti der Lieferanten in Anspruch nehmen.
Transparenz
Stellen Sie die Transparenz über Fälligkeiten, Rechnungsstatus und Zahlungen im digitalen Rechnungseingangsbuch her. So gehen keine Rechnungen mehr verloren oder werden doppelt bezahlt.
Fristen einhalten
Verkürzen Sie die Bearbeitungszeit mit Hilfe von automatischer Erkennung und Extraktion. Durch automatische Erinnerung an verantwortliche Nutzer bleibt nichts mehr liegen.
Flexibel
Egal, ob als Papierrechnung oder digital – verarbeiten Sie Ihre Rechnungen flexibel und unabhängig vom Endgerät sogar von unterwegs aus.
Automatisierung
Definierte Prozesse in Form von Workflows und eine automatische Routineprüfung im Hintergrund sorgen für die (Teil-)Automatisierung Ihrer geschäftlichen Prozesse.
Qualität
Das automatisierte Auslesen der Daten sorgt für eine optimierte Datenqualität. Dabei halten Sie auch sämtliche gesetzliche Anforderungen zur Archivierung ein.
So funktioniert´s - Digitale Rechnungsverarbeitung in 4 Schritten
Erfassung von Papierrechnungen
Erfassen Sie Rechnungen im Papierrechnungen, indem Sie sie stapelweise oder automatisch scannen und digitalisieren.
Datenextraktion & Validierung
Die Rechnungsdaten werden mittels OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Dabei werden wichtige Informationen wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Beträge automatisch erkannt und mit den Stammdaten abgeglichen. Eventuell auftretende Abweichungen werden für Sie hervorgehoben. Die Software lernt aus den Werten, die es nicht eindeutig zuordnen kann, indem Sie die korrekten Werte eintragen. Anschließend werden die Daten mit den Bestell- und Vertragsdaten abgeglichen (sofern vorhanden).
Prüfung & Freigabe
Archivierung
Die DMSFACTORY E-RechnungsSuite
Arbeiten Sie mit der DMSFACTORY E-RechnungsSuite, um zusätzlich zu herkömmlichen Rechnungen auch E-Rechnungen in gewohnter Umgebung visualisieren, bearbeiten und nahtlos an ihren Eingangsrechnungsverarbeitungsworkflow anbinden zu können. So gestaltet sich der Übergang zur Verarbeitung digitaler Rechnungsformate für Sie viel einfacher und übersichtlicher.
Zum aktuellen Zeitpunkt enthält die E-RechnungsSuite folgende Module:
- E-RechnungsViewer zur automatischen Erkennung iund Visualisierung von E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD.
- E-RechnungsMetadataExtractor zur automatisierten Datenextraktion relevanter Metadaten beim Import von E-Rechnungen in M-Files. Zusätzlich können PDF-Dateien auf Basis der extrahierten XML-Daten erstellt werden.
Die M-Files Erweiterung ist auf die gesetzlichen Vorgaben für das B2B-Geschäft ab dem 01.01.2025 ausgelegt.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Digitale Rechnungsverarbeitung leicht gemacht
Die fehlende Digitalisierung in der Rechnungsverarbeitung kann Ihr Unternehmen im Konkurrenzkampf zurückwerfen. Nutzen Sie Ihre Ressourcen effizient und investieren Sie in eine digitale Lösungen, die Ihnen den Arbeitsalltag erleichtert und Ihre Standards auf ein neues Level hebt.
Die Komplettlösung aus einer Hand
Wir bieten Ihnen eine Komplettlösung von der intelligenten Extraktion der Rechnungsdaten aus digitalen und gedruckten Rechnungen, über die Buchung bis hin zur revisions- und rechtssicheren Archivierung. Dafür kombinieren wir Technologien für Document Capture, Workflow, Informationsmanagement und elektronische Archivierung. Die Rechnungen gelangen nach Erfassung und Datenabgleich zusammen mit den extrahierten Indexwerten an einen Freigabeworkflow. Dieser sorgt dafür, dass nach individuell einstellbaren Regeln der/die richtige MitarbeiterIn – BestellerIn, KostenstellenleiterIn oder EinkäuferIn – die Rechnung zur weiteren Bearbeitung erhält.
Rechnungen erfassen, verwalten und archivieren
Gelangen Rechnungen im Papierformat in Ihr Unternehmen, müssen Sie diese stapelweise oder automatisch einscannen. Daraufhin kommen sie gemeinsam mit den bereits digitalen Rechnungen in den nächsten Bearbeitungsschritt, der Datenextraktion. Hier werden die Rechnungsdaten mittels OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Dabei werden wichtige Informationen wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Beträge automatisch erkannt und mit den Stammdaten abgeglichen. Eventuell auftretende Abweichungen werden hervorgehoben. Das System lernt aus den Werten, die es nicht eindeutig zuordnen kann, indem Sie die korrekten Werte eintragen. Anschließend werden die Daten mit den Bestell- und Vertragsdaten abgeglichen (sofern vorhanden).
Nun durchläuft die Rechnung einen definierten Freigabeworkflow. Dabei behalten Sie stets den Überblick, wo und in welchem Status sich Ihre Rechnungen befinden. Prozesse und Aufgaben, Vieraugenprinzip, Vertreterregelungen und Eskalationsstufen unterstützen die regelkonforme Rechnungsbearbeitung. Rechnungen von unterwegs aus ansehen und freigeben ist ebenfalls kein Problem. Zum Schluss werden das Dokument und alle enthaltenen Informationen rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert und sind jederzeit für Sie verfügbar.
Einsparpotenzial automatisch erkennen
Die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen reduziert sich mit der Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung erheblich. Durch im Workflow festgelegte Eskalationsstufen wird jede Rechnung jederzeit angemessen behandelt. So können Sie Zahlungsfristen einhalten, Mahnungen vermeiden und Skontoerlöse maximieren. Ihre Buchhaltung gewinnt vollständige Kontrolle über alle Prozessschritte und der gesamte Arbeitsfluss in Ihrem Unternehmen verbessert sich.
Passende Produkte
Unsere Lösungen zur automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung basieren standardmäßig auf den Produkten ABBYY FlexiCapture, DMSFACTORY SmartCapturing oder Kofax im Bereich Document Capture und M-Files ur weiteren Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen.
Hier erfahren Sie mehr zu unseren empfohlenen Produkten:
Ihr Weg zur passenden Lösung
In unserem Portfolio bieten wir vielfältige Lösungen zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung, die Sie in Ihrem Arbeitsalltag unterstützen können. Der schnellste Weg zur idealen Lösung: ein unverbindliches Erstgespräch! Denn jedes Unternehmen ist einzigartig – so auch Ihre individuelle Lösung. Deshalb nehmen wir uns die Zeit, um gemeinsam mit Ihnen die optimale Anwendung zu finden – maßgeschneidert, klar und auf den Punkt.
Aus diesen Gründen lohnt sich ein unverbindliches Gespräch:
- Schnell Klarheit: Wir analysieren Ihre Situation und zeigen Ihnen erste Ansätze, die wirklich funktionieren
- Individuelle Lösungen: Kein Einheitsbrei – wir gehen konkret auf Ihre Bedürfnisse ein
- Komplett kostenfrei: Nutzen Sie die Gelegenheit, ohne Risiko oder Verpflichtung
Besprechen Sie Ihr Vorhaben und aufkommende fragen gerne direkt mit unseren ExpertInnen – unkompliziert und auf Augenhöhe.
Schnell und einfach integriert
Wir integrieren unsere Lösungen nahtlos und flexibel in Ihre bestehende Software-Umgebung. So bleiben Ihre Mitarbeitenden in ihrem gewohnten Arbeitsumfeld und profitieren dennoch von den Vorteilen einer digitalen Lösung.
Das sagen unsere KundInnen...
Die Eingangsrechnungsverarbeitung mit M-Files
Mit der DMSFACTORY ContextView können Sie sich die eingehende Rechnung in der Vorschau anschauen und zeitgleich in der ContextView die Positionen erfassen.
Über einen vorab definierten Workflow werden die Eingangsrechnungen geprüft und freigegeben. Die verantwortlichen Personen können zentral vorgegeben oder individuell eingetragen werden.
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Mehr InformationenSchauen Sie sich die Buchung einer eingehenden Rechnung in M-Files mit der DMSFACTORY ContextView in Aktion an.
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Rechnungsverarbeitung
Sie möchten mehr Informationen zur digitalen Rechnungsverarbeitung?
Die meistgestellten Fragen haben wir Ihnen hier zusammengestellt und beantwortet. Sollten Sie dennoch Fragen haben, die wir hier nicht beantworten, dann senden Sie uns jederzeit eine Anfrage über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter der Telefonnummer +49 6074 86546-0
Die digitale Rechnungsverarbeitung deckt alle gängigen Rechnungsformate ab.
Egal ob klassisch in Papierform, als PDF-Rechnung oder im E-Rechnungsformat – mit der passenden Lösung ist digital alles möglich!
Laut der europäischen Norm EN-16931 werden Rechnungen dann als E-Rechnung bezeichnet, wenn sie in einem standardisierten, strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen werden. Es wird in zwei verschiedene Formate unterschieden: XRechnung und ZUGFeRD.
Ab 2025 gibt es die sogenannte E-Rechnungspflicht. Betroffen sind alle Unternehmen des B2B-Sektors in Deutschland verpflichtet, Ihre Rechnungen als E-Rechnung zu stellen und empfangen zu können.
Wir haben Ihnen alle wichtigen Informationen in unserem Blogartikel Die E-Rechnungspflicht ab 2025 zusammengefasst.
Eine manuelle Rechnungsverarbeitung birgt einige Herausforderungen. Sie ist zeit- und kostenintensiv, oftmals nicht transparent genug und sorgt für Chaos auf dem Schreibtisch, durch das die Einhaltung aller rechtlichen Rahmenbedingungen erschwert wird. Durch die Digitalisierung des gesamten Prozesses, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
- Erhöhte Transparenz
- Reduzierte Kosten
- Einhaltung aller Fristen
- Mehr Flexibilität
- Höhere Standards und bessere Qualität
Ergänzende Informationen
Flyer: M-Files
Erfahren Sie alles um unsere betriebsbereite Lösung für die Verarbeitung eingehender Rechnungen mit M-Files.
Kostenloses Whitepaper
Erfahren Sie, wie Sie in sechs Schritten zur Optimierung & Automatisierung Ihres Vertragsmanagements kommen.
Kostenloses Online-Seminar
Sehen Sie sich unsere Lösung für die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung live an.