Die Prozessdigitalisierung
Wie sinnvoll ist es, wenn eine/r allein digitalisiert?
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Wir haben es alle schon mal gehört, wenn nicht sogar gesagt:
„Altbewährtes währt am längsten!“
„Aber wir haben das schon immer so gemacht!“
„Es funktioniert doch!“
„Früher war alles besser!“
Bis dann die Personalakten falsch sortiert sind, im Bautagebuch wichtige Dokumente fehlen und die Umlaufmappe zwischen wichtigen Dokumenten und Klebezetteln auf dem eigenen Schreibtisch untergegangen ist. Sogar der Überblick über alle Zahlungsziele der Eingangsrechnungen ist auf einmal schwer zu behalten.
Wir merken schnell: Es funktioniert wohl doch nicht so gut wie noch vor ein paar Jahren und das hat auch einen guten Grund! Der digitale Wandel sorgt dafür, dass sich die Gesellschaft, der Arbeitsmarkt und damit auch die Stakeholder und Kunden verändern – und das sehr schnelllebig. Anforderungen und Wünsche passen sich an Faktoren an, die weniger vorhersehbar sind, als es in der Vergangenheit der Fall war – und die Technik zieht mit! So gibt es mittlerweile für nahezu alle papiergebundenen Geschäftsprozesse eine digitale Alternative.
In diesem Artikel stellen wir uns die Frage, ob sich die Prozessdigitalisierung auch lohnt, wenn nicht alle mitwirken.
Was ist Prozessdigitalisierung?
Der Begriff Prozessdigitalisierung bezeichnet das Digitalisieren regelmäßig anstehender Aufgaben und Abläufe, die noch manuell ablaufen.
So funktioniert's
- Durchführen einer Ist-Analyse (Identifizieren aller bestehenden Prozesse und deren Digitalisierungsgrad)
- Erstellen einer Prioritätenliste, anhand derer die Reihenfolge der umzustellenden Prozesse festgelegt wird
- Optimieren der bestehenden Prozesse, denn optimieren geht immer vor digitalisieren
- Digitalisieren der Prozesse
Eine detaillierte Definition des Begriffs Prozessdigitalisierung finden Sie hier sowohl als Blogartikel als auch im Videoformat.
Die wechselseitige Beziehung zwischen Digitalisierung und Stakeholdern
Jedes Unternehmen ist von seinen Stakeholdern abhängig, seien es LieferantInnen, KundInnen oder staatliche Einrichtungen. Und nahezu alle Unternehmensentscheidungen wirken sich früher oder später auf die Stakeholder aus – so auch, wenn es um die Digitalisierung geht.
Doch was haben Stakeholder mit der Planung und Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen innerhalb eines Unternehmens zu tun? Die Antwort ist ganz einfach: die Digitalisierung beeinflusst die Beziehung von Unternehmen zu Dritten genauso wie Dritte die Digitalisierung der Unternehmen beeinflussen können. Aus diesem Grund gilt es, sich auch mal die Frage zu stellen, ob die Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse überhaupt zielführend sein kann, wenn die Stakeholder nicht mitziehen.
Bei der ersten Betrachtung scheint das eine überhaupt nichts mit dem anderen zu tun zu haben, denn in erster Linie wird die Digitalisierung unternehmensinterner Geschäftsprozesse durch interne Bedarfe ausgelöst. So ist die Intention eines Unternehmens bei beispielsweise der Entscheidung für die Einführung einer digitaler Eingangsrechnungsverarbeitungslösung die Optimierung des unternehmensinternen Verarbeitungsprozesses.
Bei einem Blick hinter die Kulissen der Projektplanung solch einer Umstellung wird der eigentliche Grund des Projektes schnell klar. Beschließt ein Unternehmen beispielsweise ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) einzuführen, um die eigenen Prozesse zu digitalisieren und zu automatisieren, dann betrachten die EntscheidungsträgerInnen nicht nur die Auswirkungen der Umstellung für die internen Abläufe des Unternehmens, sondern auch für die externen – und hier kommen die Stakeholder ins Spiel.
Abhängig vom Mindset der Stakeholder unterstützen oder erschweren diese den Umstellungsprozess.
Stakeholder als UnterstützerInnen
Externe Unternehmen können die erfolgreiche Umsetzung Ihrer Digitalisierungsmaßnahmen und die Umstellung auf digitale Lösungen unterstützen, indem sie sich an die neuen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. Wie zum Beispiel, indem sie…
- …die Rechnungen in Zukunft als PDF per Mail verschicken
- …per Kollaborationstools wie Teams und Google Drive zusammenarbeiten
- …oder Bestellungen und Anfragen per E-Mail, anstatt per Post entgegennehmen
So helfen die Stakeholder nicht nur Ihnen, sondern digitalisieren gleichzeitig sogar noch ihre eigenen Prozesse.
Stakeholder als Digitalisierungsbremse
Es gibt aber auch Fälle, in denen Stakeholder genau das Gegenteil erwirken: sie bremsen den Digitalisierungsprozess aus. Ob bewusst oder unbewusst, einige Unternehmen nehmen die Entwicklungen ihrer PartnerInnen, KundInnen oder LieferantInnen nur schwer oder sogar gar nicht an und versenden beispielsweise nach wie vor Rechnungen per Post. Damit sorgen sie dafür, dass sich andere Unternehmen entsprechende Alternativen überlegen müssen, um das gesetzte Ziel der Digitalisierung ihrer Prozesse zu erreichen. Das mag an der ein oder anderen Stelle ausbremsen, aber keineswegs ein unüberwindbares Hindernis darstellen.
Fazit
Egal ob Stakeholder hinter dem Digitalisierungsvorhaben eines Unternehmens stehen oder nicht, eins ist klar: Digitalisierung lohnt sich aus unternehmerischer Perspektive immer! Die Entscheidungsträger wählen den Weg der Digitalisierung nicht mit dem obersten Ziel, die Beziehung zu ihren Stakeholdern zu verbessern. Erstaunlicherweise geschieht genau das über die Zeit ganz nebenbei, denn die Ziele beider Parteien sind oftmals dieselben: Ressourcen sparen, dem Konkurrenzdruck standhalten und die eigene Marktposition ausbauen. Sie erreichen diese Ziele in dem Falle durch die Automatisierung und damit Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse, wodurch die Stakeholder wiederum wertvolle Zeit und somit auch Geld sparen – und schon ist der positive Einfluss auf die Beziehung zu Ihren Stakeholdern gegeben.
Selbstverständlich ist es ein besseres Gefühl, zu wissen, dass die Stakeholder solch einen großen Schritt zusätzlich unterstützen – und genau das wird früher oder später passieren, denn alle werden irgendwann auf den Zug der Digitalisierung aufsteigen. Wenn nicht, vergrößert sich die Digitalisierungslücke und damit auch der Nachteil gegenüber den Marktbegleitern erheblich.