Papierlos in der Transport- und Logistik-Branche

So sorgen Sie für optimierte Prozesse und verfügbare Informationen

Das Gesamtpaket für Ihren Wettbewerbsvorteil

Der Druck in der Transport- und Logistikbranche ist groß: alle Waren müssen pünktlich und unversehrt in der richtigen Menge am richtigen Ort abgeliefert werden. Mit der Logistik 4.0 ist die Digitalisierung nun vollends in der Branche angekommen. Damit wächst der Wunsch nach der Verfügbarkeit von Daten und Informationen in Echtzeit, um die unternehmensübergreifende Automatisierung der Prozesse und die Optimierung der Materialflüsse und des Ressourceneinsatzes umsetzen zu können.

Auch auf der KundInnen-Seite hat sich einiges geändert. Denn KundInnen sind es durch die vermehrte Nutzung des Internets gewohnt, die gerade benötigten Informationen direkt abrufen zu können. Diese ständige Verfügbarkeit von Informationen wünschen sie sich auch von ihren Logistik-PartnerInnen, die jederzeit Auskunft über Informationen wie Lieferstatus, voraussichtliche Lieferzeit oder Lagerort der Güter geben können müssen.

Die orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit aller wichtigen Dokumente und Daten ist in der Transport- und Logistik-Branche von entscheidender Bedeutung. Und damit sich Ihre MitarbeiterInnen nicht mehr mit der händischen Erfassung der Daten aus Dokumenten, dem aufwändigen Suchen nach Informationen oder dem Abarbeiten langweiliger Routineaufgaben aufhalten, haben wir das perfekte Paket für Unternehmen der Logistikbranche geschnürt. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für die Erfassung der Daten aus Dokumenten und Informationen: egal ob sie digital vorliegen oder in Papierform. Auch das zentrale Management von Daten und Dokumenten und die Automatisierung von Geschäftsprozessen sind für die Wettbewerbsfähigkeit unverzichtbar. So beschleunigen Sie Ihre Prozesse und machen MitarbeiterInnen und KundInnen glücklich!

Verarbeitung von papierbasierten & digitalen Daten

In der Logistik fallen täglich eine große Menge Dokumente an. Dabei wird ein Großteil der Belege wie Lieferscheine und Frachtpapiere noch in Papierform erstellt – aber die manuelle Bearbeitung dieser Belege ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Um die darin enthaltenen Informationen zugänglich zu machen und für nachfolgende Prozesse aufzubereiten, müssen diese Papierdokumente möglichst automatisch digitalisiert und ihre Inhalte erfasst werden.

Eine Dokumentenerfassungs-Software macht genau das möglich. Sie scannt Dokumente, extrahiert die darin enthaltenen Daten, validiert sie und übergibt sie für die weitere Verarbeitung an die nachgelagerten Systeme – alles automatisch. Auf die gleiche Art können Sie auch digitale Dokumente aus beliebigen Quellen wie E-Mails oder digitale Formulare auslesen und die enthaltenen Daten herausziehen.

So entfällt die aufwändige manuelle Erfassung der Papierberge, was Ihnen den Arbeitsaufwand vom Erhalt der Dokumente bis zur Weiterverarbeitung erspart und Fehler bei der Übertragung der Daten in die weiterverarbeitenden Systeme vermeidet.

Informationen zentral verwaltet und überall verfügbar

Verwalten Sie alle unternehmensweiten Dokumente und Daten zentral in einem ECM und greifen Sie von überall aus darauf zu. Daran können Sie verschiedene ERP- und CRM-Systeme andere Ablageorte wie Netzwerkordner oder SharePoint anschließen. Eine aufwändige Datenmigration ist nicht nötig, da sich unser ECM dank einer großen Anzahl an Konnektoren mit nahezu jedem System verbindet. So können Sie die aus den papierbasierten Belegen erfassten Daten eine digitale Version des Papierdokuments direkt in Ihr ECM übertragen, mit den vorhandenen Daten und Dokumenten verknüpfen und dort weiterverarbeiten.

Und über die App können Sie ortsunabhängig die im ECM abgelegten Informationen finden, Dokumente bearbeiten und beispielsweise Frachtbriefe prüfen und genehmigen. Die Zusammenarbeit an Dokumenten gelingt so über die Standorte hinweg ganz unkompliziert.

In einem ECM wie dem von M-Files werden alle Inhalte über sogenannte Metadaten organisiert, die ihren Inhalt beschreiben. Sie müssen sich nicht mehr merken, wo das Dokument abgelegt wurde, sondern nur noch, was es beinhaltet.

Außerdem bietet Ihnen das Software-as-a-Service Lizenzmodell maximale Flexibilität und die Anpassung an Ihre aktuelle Auftragslage.

Optimierung der Geschäftsprozesse

In einem ECM lassen sich nicht nur Inhalte verwalten und erstellen, sondern auch Workflows definieren und automatisieren. Diese Workflows umfassen Arbeitsabläufe wie die Rechnungsfreigabe, aber auch komplexere Prozesse wie die Produktionsplanung. Sie können individuell konfiguriert werden und beinahe jeden Geschäftsprozess abbilden. Jeder Bearbeitungsschritt kann mit einer Bearbeitungsfrist versehen werden, wodurch Sie alle Deadlines einhalten.

So stellen Sie sicher, dass alle Abläufe reibungslos funktionieren. Und ganz nebenbei erhöhen Sie die Geschwindigkeit der Prozesse und stellen die Transparenz wieder her, wodurch sich Bottlenecks und weitere Optimierungspotentiale identifizieren lassen.

Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Das Backoffice ist die Schaltzentrale für alle Abläufe in Ihrem Unternehmen. Hier laufen alle geschäftskritischen Informationen zusammen. Dazu zählen beispielsweise die Auftragserfassung, die Aktualisierung von Aufträgen, die Organisation von Lieferungen, die Dateneingabe in die verschiedenen Systeme oder die Planung und Durchführung von Inventuren. Das alles ist mit einer großen Menge an manueller Arbeit und „Copy & Paste“ verbunden. Und genau hier bietet Ihnen der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA – oder auf Deutsch „robotergesteuerte Prozessautomatisierung“) einen großen Mehrwert.

Ein Software-Roboter übernimmt standardisierte und wiederkehrende Aufgaben und führt diese selbstständig im Hintergrund aus, wodurch sich Ihre MitarbeiterInnen wieder auf fordernde Aufgaben konzentrieren können, statt immer die gleichen monotonen Abläufe zu durchlaufen. Durch RPA lassen sich beinahe alle Geschäftsprozesse automatisieren, was zu einer höheren Effizienz, geringeren Prozesskosten und zu weniger Flüchtigkeitsfehlern führt. Zusätzlich ist der Einsatz der Software-Roboter leicht skalierbar und an Ihre aktuelle Auftragslage anpassbar.

Use Cases

Ihre MitarbeiterInnen im Kundenservice haben mit nur wenigen Klicks Einsicht in den Status der Lieferung und alle dazugehörigen Informationen und Korrespondenzen. Eventuell gewünschte Änderungen an einer Bestellung können einfach über einen Workflow weitergegeben und bearbeitet werden. So können Sie Ihre MitarbeiterInnen entlasten und Ihre KundInnen schnell mit den benötigten Informationen versorgen.

Erweitern Sie Ihr ECM um die Lösung für Qualitätsmanagement von M-Files und erfüllen Sie alle branchenspezifischen Auflagen. Dokumentieren Sie, dass die Qualifizierung Ihrer MitarbeiterInnen den hohen Anforderungen entsprechen und Sie diese über jede Änderung der Anforderungen informiert halten. Sie können alle in M-Files abgelegten Dokumente als verbindliche Schulungsunterlagen definieren und die Durchführung der Schulung unkompliziert nachhalten. So ist Ihr Fachpersonal über wichtige Verhaltensweisen beim Be- und Entladen der Fracht und über alle Arbeits- und Verfahrensanweisungen informiert. Auch das Fuhrparkmanagement und das Anlagenmanagement lassen sich im M-Files QMS abbilden.

Eingehende Papierrechnungen werden gescannt und die in der Rechnung enthaltenen Informationen über eine Document-Capture-Software erfasst. Diese Daten werden verifiziert und über einen definierten Workflow an die verantwortliche Person zur Freigabe gegeben. Ist die Rechnung freigegeben, wird sie automatisch zur Bezahlung weitergeleitet. Was Ihnen das bringt? Die vollständige Transparenz über Fälligkeiten, Rechnungsstatus und Zahlungen und die erhebliche Verkürzung der Bearbeitungszeit.

Managen Sie alle Verträge in Ihrem Unternehmen in nur einem System. Mit der Vertragsmanagement-Lösung auf Basis des M-Files ECM verknüpfen Sie die Verträge mit weiteren zum Vertragspartner gehörigen Informationen und Dokumenten. Es bildet den gesamten Vertragslebenszyklus von der Erstellung, über die Freigabe und Aktivierung bis hin zur Erneuerung ab und hilft Ihnen bei der Wahrung wichtiger Fristen. Selbstverständlich ist auch ein Vorlagenmanagement in der Lösung enthalten. So stellen Sie die Einheitlichkeit und die richtige Basis Ihrer Verträge zu jederzeit sicher.

Bei der Arbeit mit Gefahrgut fallen viele Dokumente und Dokumentationen/Nachweise an. Die MitarbeiterInnen müssen über den korrekten Umgang mit den gefährlichen Gütern informiert werden und Status und Standort der Lieferung müssen jederzeit ersichtlich sein. Unsere Qualitätsmanagement-Lösung ermöglicht es Ihnen, alle Informationen rund um eine Lieferung zentral einzusehen, Arbeitsanweisungen und Sicherheitsdatenblätter immer auf dem aktuellen Stand zu halten und den Mitarbeitenden in der richtigen Version zur Verfügung zu stellen. Nebenbei sind Sie immer bestens für externe Prüfungen vorbereitet. Außerdem können Sie die verschiedenen Regelungen über Verpackung, Sicherung, Kennzeichnung und den Transport mit weiteren frachtbezogenen Dokumenten verknüpfen und immer die aktuellste Version verteilen.

Managen Sie alle Informationen, Anweisungen, Protokolle und Dokumentationen rund um den Transport der Güter zentral und stellen Sie diese für alle MitarbeiterInnen in der Firma zur Verfügung. Diese können dank der App auch noch auf dem Rollfeld, im Bahnhof oder auf dem Schiff darauf zugreifen. In M-Files können Sie Richtlinien, Dokumentationen und andere Betriebsinformationen unkompliziert auf dem aktuellen Stand halten. Dank des Aufgabenmanagements mit der Erinnerungsfunktion stellen Sie die periodische Erneuerung wichtiger Dokumente sicher. Mit der M-Files QMS Lösung sind Sie immer bereit für interne und externe Audits, informieren die betroffenen MitarbeiterInnen über neue Arbeitsanweisungen (SOPs) inklusive der Erstellung eines Nachweises über die erfolgte Schulung. Durch das Anlagenmanagement haben Sie alle Maschinen, Geräte und Fahrzeuge im Blick.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Informationen immer verfügbar

Greifen Sie von überall aus auf alle Dokumente und Daten zu – bequem mobil per App, über den Webbrowser oder über die Desktop-Anwendung.

Transparente und definierte Prozesse

Alle Änderungen an Dokumenten werden erfasst und sind inklusive AutorIn und Datum stets nachvollziehbar.

Verbesserte Auskunftsfähigkeit

Mitarbeitende finden die benötigten Informationen spielend leicht und können schneller auf interne und externe Anfragen reagieren.

Mehr Produktivität

Ihre Mitarbeitenden halten sich nicht mehr mit monotonen Aufgaben auf, sondern können sich komplexeren Fragen widmen.

Geringere Kosten

Durch die Vermeidung von Fehlern und die schnelle Bearbeitung der Aufgaben sparen Sie Zeit und Geld.

Erhöhte Zufriedenheit

Schnelle Antwortzeiten verbessern die Zufriedenheit Ihrer KundInnen und fordernde Aufgaben statt monotoner Arbeit motiviert MitarbeiterInnen.

Die Basis-Software unserer Lösung für die Transport- und Logistik-Branche

Entdecken Sie das intelligente Enterprise-Content-Managementsystem M-Files Online, das die Basis unserer Lösung darstellt.

Entdecken Sie unsere Lösungen zur Dokumentenerfassung von digitalen und papierbasierten Daten mit Software von ABBYY und Kofax.

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