Papierlos in der Transport- und Logistik-Branche

So sorgen Sie für optimierte Prozesse und verfügbare Informationen

Das Gesamtpaket für Ihren Wettbewerbsvorteil

Der Druck in der Transport- und Logistikbranche ist groß: alle Waren müssen pünktlich und unversehrt in der richtigen Menge am richtigen Ort abgeliefert werden. Mit der Logistik 4.0 – ein Resultat der Industrie 4.0 – ist die Digitalisierung nun vollends in der Branche angekommen. Damit einher geht der Ruf nach der Verfügbarkeit von Daten und Informationen in Echtzeit, um die unternehmensübergreifende Automatisierung der Prozesse und die Optimierung der Materialflüsse und des Ressourceneinsatzes umsetzen zu können.

Auch auf der Kundenseite hat sich einiges geändert. Denn Kunden sind es durch die vermehrte Nutzung des Internets gewohnt, die von ihnen benötigten Informationen direkt abrufen zu können. Diese ständige Verfügbarkeit von Informationen wünschen sie sich auch von ihrem Logistik-Partner, der jederzeit Auskunft über Informationen wie Lieferstatus, voraussichtliche Lieferzeit oder Lagerort der Güter geben können muss.

Die orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit aller wichtigen Dokumente und Daten ist in der Transport- und Logistik-Branche von entscheidender Bedeutung. Und damit sich Ihre Mitarbeiter nicht mehr mit der zeitaufwändigen händischen Erfassung der Daten aus Dokumenten wie Belegen und Rechnungen, dem aufwändigen Suchen nach Informationen oder dem Abarbeiten langweiliger Routineaufgaben aufhalten, haben wir das perfekte Paket für Unternehmen der Logistikbranche geschnürt. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für die Erfassung der Daten aus Dokumenten und Informationen: egal ob sie digital vorliegen oder in Papierform. Auch das Management von Daten und Dokumenten sowie die Automatisierung von Geschäftsprozessen, damit Sie alle Vorteile der Digitalisierung nutzen können, sind erstrebenswert um einen Wettbewerbsvorteil gegenüber den Martkbegleitern zu erreichen. So beschleunigen Sie Ihre Prozesse, machen Mitarbeiter und Kunden glücklich und reduzieren Ihre Prozesskosten!

Datenerfassung und -verarbeitung aus analogen & digitalen Unterlagen

So funktioniert die automatische Dokumentenerfassung

In der Logistik fallen tagtäglich eine große Menge Dokumente an. Dabei wird ein Großteil der Belege wie Lieferscheine, Frachtpapiere und Palettenscheine noch in Papierform erstellt – aber die manuelle Bearbeitung dieser Belege ist sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Um die darin enthaltenen Informationen zugänglich zu machen und für nachfolgende Prozesse aufzubereiten, müssen diese Papierdokumente möglichst automatisch digitalisiert und ihre Inhalte erfasst werden.

Die Dokumentenerfassungs-Software unserer Partner ABBYY und Kofax machen genau das möglich. Sie scannen Dokumente, erfasst ihren Inhalt, extrahiert die darin enthaltenen Daten, validieren sie und übergeben sie für die weitere Verarbeitung an die nachgelagerten Systeme – alles automatisch. Auf die gleiche Art können Sie auch digitale Dokumente aus beliebigen Quellen wie E-Mails oder digitale Formulare auslesen und die enthaltenen Daten und Informationen herausziehen.

So entfällt die aufwändige manuelle Erfassung der Papierberge, wodurch Sie den Arbeitsaufwand vom Erhalt der Dokumente bis zur Weiterverarbeitung sparen und Fehler bei der Übertragung der Daten in die weiterverarbeitenden Systeme verhindern.

Alle Informationen zentral verwaltet und überall verfügbar

Verwalten Sie alle Dokumente und Daten in Ihrem Unternehmen zentral mit dem M-Files ECM und greifen Sie von überall aus darauf zu.

Sie können verschiedene ERP- und CRM-Systeme andere Ablageorte wie Netzwerkordner oder Sharepoint an das ECM anschließen. Eine aufwändige Datenmigration ist nicht nötig, denn M-Files verfügt über eine große Anzahl an Konnektoren für eine Vielzahl an Systemen. So können Sie die aus den papierbasierten Belegen erfassten Daten eine digitale Version des Papierdokuments direkt in M-Files übertragen und dort weiterverarbeiten.

Und über die App können Sie anschließend ortsunabhängig die in M-Files abgelegten Informationen finden, Dokumente bearbeiten und beispielsweise Frachtbriefe prüfen und genehmigen.

In M-Files werden alle Inhalte über sogenannte Metadaten organisiert, die ihren Inhalt beschreiben und sie dementsprechend klassifizieren. Sie müssen sich nicht mehr merken, wo das Dokument abgelegt wurde, sondern nur noch, was das Dokument beinhaltet. Und die Zusammenarbeit an Dokumenten gelingt auch über die Standorte hinweg ganz unkompliziert direkt in M-Files.

Außerdem bietet Ihnen das Software-as-a-Service Lizenzmodell maximale Flexibilität und die Anpassung an Ihre aktuelle Auftragslage. Sie zahlen nur, was Sie auch wirklich brauchen.

Logistik-Branche: Informationen leicht finden

Optimierung der Geschäftsprozesse

Abgebildeter Workflow in M-Files

In M-Files lassen sich nicht nur Inhalte verwalten und erstellen, sondern auch Workflows definieren und automatisieren. Diese Workflows umfassen Arbeitsabläufe wie die Rechnungsfreigabe, aber auch komplexere Prozesse wie die Produktionsplanung. Sie können ganz individuell konfiguriert werden und beinahe jeden Geschäftsprozess abbilden. Dabei können Sie jeden Bearbeitungsschritt mit einer Bearbeitungsfrist versehen, wodurch Sie keine Deadline mehr verpassen.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Prozesse eingehalten werden und alle Abläufe reibungslos funktionieren. Und ganz nebenbei erhöhen Sie die Geschwindigkeit der Prozesse und stellen die Transparenz wieder her, wodurch sich Bottlenecks und weitere Optimierungspotentiale identifizieren lassen.

Und auch die Erstellung und Verwaltung mehrsprachiger Dokumente ist in M-Files kinderleicht. 

Automatisierung wiederkehrender Aufgaben

Das Backoffice ist die Schaltzentrale für alle Abläufe in Ihrem Unternehmen. Hier laufen alle geschäftskritischen Informationen zusammen. Dazu zählen beispielsweise die Auftragserfassung, die Aktualisierung von Aufträgen, die Planung von Lieferungen, die Dateneingabe in die verschiedenen Systeme oder die Planung und Durchführung von Inventuren. Das alles ist mit einer großen Menge an manueller Arbeit und „Copy & Paste“ verbunden. Und genau hier bietet Ihnen der Einsatz von Robotic Process Automation (RPA – oder auf Deutsch „robotergesteuerte Prozessautomatisierung“) einen großen Mehrwert.

Ein Software-Roboter übernimmt standardisierte und wiederkehrende Aufgaben und führt diese selbstständig im Hintergrund aus, wodurch sich Ihre Mitarbeiter wieder auf fordernde Aufgaben konzentrieren können, statt immer die gleichen monotonen Abläufe zu durchlaufen. Durch RPA lassen sich beinahe alle Geschäftsprozesse automatisieren, was zu einer höheren Effizienz, geringeren Prozesskosten und zu weniger Flüchtigkeitsfehlern führt. Zusätzlich ist der Einsatz der Software-Roboter leicht skalierbar und an Ihre aktuelle Auftragslage anpassbar.

RPA in der Logistik-Branche

Use Cases

Ihre Mitarbeiter im Kundenservice haben mit nur wenigen Klicks Einsicht in den Status der Lieferung und alle dazugehörigen Informationen und Korrespondenzen. Eventuell gewünschte Änderungen an einer Bestellung können einfach über einen Workflow weitergegeben und bearbeitet werden. So können Sie Ihre Mitarbeiter entlasten und Ihre Kunden schnell mit den benötigten Informationen versorgen.

Erweitern Sie Ihr ECM um die Lösung für Qualitätsmanagement von M-Files und erfüllen Sie alle branchenspezifischen Auflagen. Dokumentieren Sie, dass die Qualifizierung Ihrer Mitarbeiter den hohen Anforderungen entsprechen und Sie diese über jede Änderung der Anforderungen informiert halten. Sie können alle in M-Files abgelegten Dokumente als verbindliche Schulungsunterlagen definieren und die Durchführung der Schulung unkompliziert nachhalten. So ist Ihr Fachpersonal über wichtige Verhaltensweisen beim Be- und Entladen der Fracht und über alle Arbeits- und Verfahrensanweisungen informiert. Auch das Fuhrparkmanagement und das Anlagenmanagement lassen sich im M-Files QMS abbilden.

Eingehende Papierrechnungen werden gescannt und die in der Rechnung enthaltenen Informationen über eine Document-Capture-Software erfasst. Diese Daten werden verifiziert und über einen definierten Workflow an die verantwortliche Person zur Freigabe gegeben. Ist die Rechnung freigegeben, wird sie automatisch zur Bezahlung weitergeleitet. So haben Sie jederzeit die vollständige Transparenz über Fälligkeiten, Rechnungsstatus und Zahlungen und verkürzen die Bearbeitungszeit erheblich.

Managen Sie alle Verträge in Ihrem Unternehmen in nur einem System. Mit der Vertragsmanagement-Lösung auf Basis des M-Files ECM verknüpfen Sie die Verträge mit weiteren zum Vertragspartner gehörigen Informationen und Dokumenten. Es bildet den gesamten Vertragslebenszyklus von der Erstellung, über die Freigabe und Aktivierung bis hin zur Erneuerung ab und hilft Ihnen bei der Wahrung wichtiger Fristen. Selbstverständlich ist auch ein Vorlagenmanagement in der Lösung enthalten. So stellen Sie die Einheitlichkeit und die richtige Basis Ihrer Verträge zu jederzeit sicher.

Bei der Arbeit mit Gefahrgut fallen viele Dokumente und Dokumentationen/Nachweise an. Die Mitarbeiter müssen über den korrekten Umgang mit den gefährlichen Gütern informiert werden und Status und Standort der Lieferung müssen jederzeit ersichtlich sein. Unsere Qualitätsmanagement-Lösung ermöglicht es Ihnen, alle Informationen rund um eine Lieferung zentral einzusehen, Arbeitsanweisungen und Sicherheitsdatenblätter immer auf dem aktuellen Stand zu halten und den Mitarbeitern in der richtigen Version zu Verfügung zu stellen. Nebenbei sind Sie immer für externe Prüfungen bestens vorbereitet. Außerdem können Sie die verschiedenen Regelungen über Verpackung, Sicherung, Kennzeichnung und den Transport mit weiteren frachtbezogenen Dokumenten verknüpfen und immer die aktuellste Version verteilen.

Managen Sie alle Informationen, Anweisungen, Protokolle und Dokumentationen rund um den Transport der Güter zentral und stellen Sie diese für alle Mitarbeiter in der Firma zur Verfügung. Diese können dank der App auch noch auf dem Rollfeld, im Bahnhof oder auf dem Schiff darauf zugreifen. In M-Files können Sie Richtlinien, Dokumentationen und andere Betriebsinformationen unkompliziert auf dem aktuellen Stand halten. Dank des Aufgabenmanagements mit der Erinnerungsfunktion stellen Sie die periodische Erneuerung wichtiger Dokumente sicher. Mit der M-Files QMS Lösung sind Sie immer bereit für interne und externe Audits, informieren die betroffenen Mitarbeiter über neue Arbeitsanweisungen (SOPs) inklusive der Erstellung eines Nachweises über die erfolgte Schulung. Durch das Anlagenmanagement haben Sie alle Maschinen, Geräte und Fahrzeuge im Blick.

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

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Ihre Vorteile unserer Lösung

Informationen sind immer verfügbar

Greifen Sie von überall aus auf alle Dokumente und Daten zu – bequem mobil per App, über den Webbrowser oder über die Desktop-Anwendung.

Transparente und definierte Prozesse

Alle Änderungen an Dokumenten werden erfasst und sind inklusive Autor und Datum stets nachvollziehbar.

Verbesserte Auskunftsfähigkeit & schnellere Reaktion

Mitarbeiter finden die benötigten Informationen spielend leicht und können schneller auf interne und externe  Anfragen reagieren.

Ihre Vorteile durch den Einsatz von RPA

Verbesserte Produktivität

Ihre Mitarbeiter halten sich nicht mehr mit monotonen Aufgaben auf, sondern können sich komplexeren Fragen widmen.

Geringere Kosten

Durch die Vermeidung von Fehlern und die schnelle Bearbeitung der Aufgaben sparen Sie Zeit und Geld.

Erhöhte Zufriedenheit

Schnelle Antwortzeiten verbessern die Kundenzufriedenheit und fordernde Aufgaben statt monotoner Arbeit motiviert Mitarbeiter.

Die Basis-Software unserer Lösungen für die Transport- und Logistik-Branche

Entdecken Sie das intelligente Enterprise-Content-Managementsystem M-Files Online, das die Basis unsere Lösung darstellt.

Entdecken Sie unsere Lösungen zur Dokumentenerfassung von digitalen und analogen Daten mit Software von ABBYY und Kofax.

Entdecken Sie die Automatisierungs-Software von NICE, mit der Sie Ihre Mitarbeiter von wiederkehrenden Aufgaben befreien.

Ergänzende Lösungen

Eingangsrechnungsverarbeitung

Sorgen Sie für eine transparente und schnelle Verarbeitung der eingehenden Rechnungen.

Vertragsmanagement

Verwalten Sie alle Verträge im Unternehmen über ihren Lebenszyklus hinweg in einem System.

Qualitätsmanagement

Regeln Sie qualitätsrelevante Dokumente & Daten, schulen Sie Ihr Personal und meistern Sie jedes Audit.

Lernen Sie uns kennen

Webinar

Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung.

So gestalten Sie Ihren Rechnungseingang einfach fehlerfrei und effizient!

Donnerstag, 24.10.2019

Webinar

Zeit für ECM! Deutschland digitalisiert.

Erfahren Sie, wie Sie durch ein ECM von unternehmensweit vernetzten Informationen profitieren!

Schauen Sie sich unsere Aufzeichnung an.

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Unsere Webinare auf einen Blick

Hier finden Sie eine Übersicht über alle anstehenden Termine und Themen, sowie alle Aufzeichnungen.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!