Lösungen für digitale Akten

Ihre Schaltzentrale für Dokumente und Prozesse

Papier ist nicht geduldig

Akten – oder auch Dossier genannt – sind Sammlungen von Dokumenten und weiteren Informationen zu einem bestimmten Thema. Wir alle kennen sie in der typischen Form der physischen Akten, in der ein Ordner oder Hefter Unmengen an Papierunterlagen zusammenhält. In ihnen sucht man lange nach wichtigen Informationen. Außerdem benötigen sie viel Platz zur Lagerung und sind aufwändig zu transportieren. Der Zugriff auf vertrauliche Informationen in einer Papierakte ist nicht kontrollierbar und der Schutz vertraulicher Daten somit nicht durchgängig sichergestellt. Hinzu kommt das Risiko der Beschädigung wichtiger Originaldokumente bei der Lagerung und dem Transport bis hin zum Verlust. Nicht zuletzt verhindern die eingeschränkten Zugriffsmöglichkeiten auf die Papierakten eine effiziente Zusammenarbeit mehrerer KollegInnen und verschiedener Abteilungen – von Personen an verschiedenen Standorten ganz zu schweigen.

Aktenstapel adé!

Die digitale Akte ist eben diese Akte in digitaler Form, die nach dem Vorbild herkömmlicher Papierakten aufgebaut ist. Mit digitalen Akten lassen sich Ihre gewohnten Ablagestrukturen und Register 1:1 in die digitale Welt übertragen. So sind Sie nicht mehr abhängig von dem Lagerort der dicken Ordner, sondern können von überall aus auf sie zugreifen, was sie gerade bei der Arbeit aus dem Homeoffice oder von verschiedenen Unternehmensstandorten aus so attraktiv macht.

Finden statt suchen

Durch eine digitale bzw. elektronische Akte (E-Akte) wird das Chaos von Papierakten und Ordnern beseitigt. In Ihr lassen sich die Inhalte so einfach finden wie mit einer Suchmaschine. Die Einsatzmöglichkeiten sind nahezu unbegrenzt: Angefangen bei der digitalen Kunden- und Vertragsakte, über die digitale Personalakte, bis hin zu speziellen Lösungen wie der digitalen Bauakte oder der Blutspendeakte ist nahezu jede Konfiguration möglich.

Einheitliche Strukturen

Jede digitale Akte wird nach einer definierten Struktur angelegt und enthält bestimmte Register. Zusätzlich können Sie Pflichtdokumente festlegen und sehen auf einen Blick, falls in der Akte bestimmte Dokumente fehlen. Diese können mit wenigen Klicks und basierend auf freigegebenen Vorlagen erstellt und bei Bedarf mit einem Workflow zum Beispiel für die Freigabe oder mit Aufbewahrungsfristen versehen werden.

Ganz nebenbei erhöht die Abbildung ihrer gewohnten Aktenstrukturen im digitalen Umfeld auch die Akzeptanz der MitarbeiterInnen.

Sicherheit geht vor

Ihre digitalen Akten sind doppelt sicher: Zum einen gegen ungewollten internen Zugriff, denn mit einem ausgefeilten Rechtesystem stellen Sie sicher, dass die in Ihren digitalen Akten abgelegten Informationen nur von autorisierten NutzerInnen gesehen und bearbeitet werden können.

Und zum anderen vor dem Datenverlust. Denn externe Einflüsse wie ein Wasserschaden oder Brand können den Dokumenten nichts mehr anhaben. Stattdessen sorgt ein sicheres Backup-System dafür, dass die Daten selbst bei einem Serverproblem einfach wiederherzustellen sind.

Eine Akte, viele Namen...

… birgt per se Potential für großes Durcheinander in der digitalen Aktenwelt. Daher haben wir Ihnen hier einige Beispiele für Digitale Akten aufgelistet und diese nach Abteilungen und Branchen aufgeteilt. Selbstverständlich gibt es viele Namen für funktional ein und dieselbe Akte, wie zum Beispiel „Personalakte, HR-Akte, Mitarbeiterakte, Bewerberakte, usw.“, was Vielfalt der Akten und ihrer Varianten noch weiter unterstreicht.

Egal, welche Anforderungen Sie haben: wir können jede Akte digital abbilden. Und den passenden Namen dafür finden wir auch noch!

Digitale Akten nach Abteilung

Die elektronische Personalakte ermöglicht eine sichere Ablage und Bearbeitung aller sensiblen perso­nenbezogenen Dokumente und Daten von MitarbeiterInnen und BewerberInnen. Ob Bewerbungs­unterlagen, Verträge, E-Mails, oder Dokumentationen erfolgter Weiterbildungen: mit der elektronischen Akte haben Sie direkten Zugriff unabhängig von Ort und Zeit.

Durch rollenbasierte oder individuelle Zugriffsrechte stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen nicht in die falschen Hände geraten. So lassen sich alle geforderten Datenschutzregelungen einhalten. Konnektoren zu gängigen HR-Systemen sorgen für eine nahtlose Integration in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur.

Mehr über unsere digitale Personalakte erfahren Sie hier.

Die digitale Bewerberakte umfasst alle Unterlagen und Informationen, die das Unternehmen von den sich bewerbenden Personen bekommen hat. Das sind im ersten Schritt meist Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. Mit der Zeit können in der digitalen Bewerberakte aber auch E-Mail-Korrespondenzen, Probearbeiten und weitere Unterlagen abgelegt werden. Mit ihr vermeiden Sie lange Suchprozesse und Wartezeiten während der Bewerbungsphase. Ist der oder die BewerberIn geeignet und wird eingestellt, lässt sich die Bewerberakte mit einem Klick in eine Personalakte wandeln.

Behalten Sie stets den Überblick über Ihre KundInnen und zugehörigen Daten! In der elektronischen Kundenakte sind Dokumente wie Präsentationen, Verträge, Kaufbelege, Rechnungen, Angebote und E-Mails schnell auffindbar. Das Wissen über den oder die KundIn und die Geschäftsbeziehung ist von überall zugänglich und erleichtert dem Vertrieb seine Arbeit. Die nahtlose Verbindung zwischen Dokumentenverwaltung und zentraler Verkaufsplattform ermöglicht ein schnelles und flexibles Arbeiten. Auch das Teilen von Dokumenten ist durch die ECM-Integration so kinderleicht! Ob man dem oder der KundIn ein Dokument zusenden oder ein Dokument mit KollegInnen zusammen bearbeiten will – alles wird nahtlos dokumentiert und organisiert. Somit sind alle MitarbeiterInnen jederzeit darüber informiert, was den KundInnen bereits vorliegt, und was noch versendet werden muss.

Mit der digitalen Vertragsakte verwalten Sie alle Verträge zentral in einem System von der Erstellung bis hin zur Handhabung und Verwaltung. So können Sie alle Vertragsfristen einhalten und haben jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Verträge. Erfahren Sie mehr über unsere Lösung für das Vertragsmanagement.

Behalten Sie den Überblick über alle zu einem Projekt gehörenden Dokumente, E-Mails und Informationen. So sichern Sie die maximale Transparenz über alle Vorgänge und ermöglichen den Teammitgliedern den Zugriff auf alle projektbezogenen Unterlagen – von überall aus und wann immer sie diese benötigen.

Die digitale Auftragsakte dient der Strukturierung und Verwaltung von Aufträgen. In ihr werden Auftrags-, Produktionspapiere, Protokolle und Verträge abgelegt und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet.

Produktakten enthalten für gewöhnlich sämtliche technische Daten, Seriennummern und weitere Informationen zu Produkten, die im Unternehmen gefertigt werden. Sie dokumentieren quasi den Lebenslauf eines Produkts und dienen der Nachvollziehbarkeit sämtlicher Schritte. Die digitale Produktakte verwaltet diese Unterlagen und Informationen sicher an einem zentralen Ort und macht sie so für alle Beteiligten zugänglich.

Die digitale Produktionsakte, bzw. Fertigungsakte, dient der lückenlosen Dokumentation eines Herstellungsprozesses. Sie ist die Sammlung aller Dokumente, die während eines Herstellungsprozesses anfallen.

Die digitale Lieferantenakte fasst sämtliche Informationen und Funktionen zum Lieferanten an einer zentralen Stelle zusammen. Diese Informationen werden aus verschiedenen Quellen zusammengetragen (z.B. E-Mails, Internet etc.). Beispiele für Inhalte dieser Akte sind EK-Infosätze, Anfragen, Angebote, Bestellungen, Rechnungen, etc.

Zu jedem Fahrzeug gibt es eine Menge Unterlagen: Kauf-oder Leasingverträge, Versicherungsunterlagen, Zulassungen, Rechnungen, Belege von Reparaturen und Inspektionen, TÜV Bescheinigungen, Tankkarten und Quittungen, Fahrtenbücher, Kfz-Steuer-Bescheid und vieles mehr. Fällt ein Schaden an, muss auch dieser dokumentiert und mit dem Fahrzeug verknüpft werden.

Alle Schäden innerhalb des Fuhrparks eines Unternehmens können ebenfalls in der digitalen Fahrzeugakte dokumentiert werden. Versicherungsunterlagen, Schadenshergang und Beteiligte, Schadensmeldung bei der Versicherung und die Antwort der Versicherung sind so alle an einem Ort.

Digitale Akten nach Branchen

Mit der digitalen Bauakte haben Sie alle Informationen rund um Ihre Baustellen immer verfügbar. Unsere Lösung bietet Ihnen die perfekte Plattform für all Ihre Bedürfnisse: vom digitalen Bautagebuch, über automatische Workflows zur Abarbeitung wiederkehrender Aufgaben bis hin zum cleveren E-Mail-Management haben wir an alles gedacht!

Mehr über unsere digitale Bauakte erfahren Sie hier.

Gerade Patientenakten enthalten hochsensible Informationen, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Verwalten Sie Ihre Patientenakten digital und halten Sie alle rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrungsfristen sowie die Sicherheit ein!

Die digitale Kreditakte sammelt eine große Zahl an Unterlagen zu einem Kreditantrag zentral. Über die Definition von Pflichtdokumenten haben Sie immer im Blick, welche Dokumente für den Antrag noch fehlen. Die Bearbeitung ist gesteuert und nachvollziehbar und der Antrag ist von Beginn an sicher archiviert. Mehr über die erfolgreiche Implementierung einer digitalen Kreditakte bei unserem Kunden Starpool erfahren Sie in unserer Case Study: https://www.dmsfactory.com/fallstudie-schnellere-baufinanzierung/

Mit einer Blutspende geht auch immer ein hoher Dokumentationsaufwand einher. Die E-Akte beschleunigt die Erfassung von wichtigen Daten und regelt den Zugriff auf diese – zur Sicherstellung höchster Qualitätsansprüche.

Die Unterlagen werden digitalisiert, vollautomatisch erfasst und von diesem Zeitpunkt an ausschließlich elektronisch verwaltet. Der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entsprechend werden die Spenderakten schließlich revisionssicher archiviert.

Die digitale Immobilienakte unterstützt Sie bei der Verwaltung von ganzen Immobilien und einzelnen Mieteinheiten. In ihr lassen sich alle Dokumente, die beim Austausch mit MaklerInnen, HandwerkerInnen und Banken entstehen, sammeln und nach Immobilie, MieterInnen, EigentümerInnen etc. strukturiert managen. Diese Unterlagen sind zum Beispiel Mietverträge, Rechnungen, Grundrisse, Mahnungen und E-Mail-Korrespondenzen.

Öffentliche Institutionen und Behörden haben viele verschiedene Arten an Akten. Diese lassen sich ganz einfach in den digitalen Raum übertragen und somit zentral verwalten. Dazu gehören zum Beispiel digitale Akten für Steuerunterlagen, die digitale Aktenführung im Jugendamt mit der Dokumentation aller fall- und personenbezogenen Daten wie Kontaktdaten, Anträge und E-Mail-Verläufe, sowie eine digitale Einbürgerungs- oder Flüchtlingsakte. Diese verschafft einen Überblick über alle Dokumente eines ausländischen Bürgers mit allen Informationen zu Staatsangehörigkeit, Herkunft usw. Mit ihr lassen sich sämtliche Anträge und Formulare zur Einbürgerung verknüpfen und bei Bedarf mit einer Bearbeitungsfrist versehen.

Gerade in Laboren ist Papier manchmal völlig fehl am Platz. Dokumente zur Vorgangsbearbeitung, Probenverwaltung und Probencharakterisierung müssen ausgefüllt und zugeordnet werden, Gutachten und Berichte geschrieben und verschickt werden. Hierbei unterstützt Sie die digitale Laborakte.

Von ihr profitieren Fachbereiche wie Biologische Diagnostik, Klinische Chemie, Toxikologie, Lebensmitteluntersuchungen, Umweltanalytik, Kriminaltechnik, Pharmazie und viele mehr.

In der digitalen Versicherungsakte können sämtliche Versicherungsdokumente nach bestimmten Kriterien abgelegt und mit den Kontaktdaten der Versicherungsnehmer verknüpft werden, was ein schnelles Auffinden aller Dokumente und schnellen Zugriff ermöglicht. So haben Sie immer die Übersicht darüber, welche Risiken wie und wo versichert sind.

Versicherungsfälle wie zum Beispiel Schäden lassen sich in separaten Schadens-Akten erfassen und können darüber bearbeitet werden.

Für ein Vermessungs-Projekt im Rahmen der Errichtung neuer Gebäude fallen jede Menge Daten wie Liegenschafts- und Flurkarten und Kartographien von Flur- und Grundstücksgrenzen an. Dazu kommen Skizzen der räumlichen Lage von Grundstücken, exakte Maße der Gebäude und ein genauer Grenzverlauf. Digitalisieren Sie all diese Unterlagen direkt von Anfang an und verwalten Sie diese in der digitalen Vermessungsakte. So haben Sie immer die perfekte Basis für eine genaue Berechnung und ein erfolgreiches Projekt!

Das Prinzip hinter der Arbeit mit digitalen Akten

  1. Kommt ein Dokument noch in Papierform an, müssen Sie es zuerst scannen.
  2. Digitalisierte oder bereits digitale Dokumente und Informationen werden an die digitale Akte übermittelt. Hierbei unterstützt die OCR beim Erfassen und die KI bei der richtigen Ablage des Dokumentes.
  3. In einem vorab definierten Postfach, wie zum Beispiel rechnungen@xyz.de, können eingehende E-Mails automatisch in der digitalen Akte abgelegt werden. Eine eindeutige Vorgangsnummer im Betreff der E-Mail ermöglicht die automatische Ablage im entsprechenden Register.
  4. Die Dokumente sind nun sicher archiviert.
  5. In der digitalen Akte können Sie die Dokumente bearbeiten, suchen, teilen und freigeben und bei Bedarf mit weiteren Workflows versehen.

Übernahme

  • E-Mail
  • Scan
  • Digital erstellte Dokumente
  • uvm.

Archivierung

  • Rechtssichere Archivierung
  • OCR
  • Digitaler Aktenplan
  • Zuordnung zur Akte & Register

Management

  • Lesen & bearbeiten
  • Suchen, finden & teilen
  • Prüfen & freigeben
  • Aufbewahrungsfristen
  • Weitere Workflows

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Mehr Zeit

Such- und Durchlaufzeiten werden deutlich verkürzt, die Auskunftsfähigkeit verbessert und die Zusammenarbeit an Dokumenten vereinfacht. Zusätzlich sorgen frei konfigurierbare Workflows für eine (Teil-) Automatisierung.

Transparenz

Die medienbruchfreie Bearbeitung, die Verknüpfung der Dokumente mit den zugehörigen Informationen und die Nachverfolgung aller Änderungen bringen Ihnen maximale Transparenz.

Einfach

Die 1:1 Abbildung der gewohnten Aktenstrukturen erleichtert die Arbeit mit den digitalen Akten. Die einheitliche Aktenstruktur ermöglicht die konsistente Bearbeitung und dank Benachrichtigungen bleibt nichts mehr liegen.

Sicher

Das zentral gesteuerte Berechtigungssystem sorgt für die Sicherheit der abgelegten Inhalte und dass diese nicht in die falschen Hände geraten. Außerdem unterstützt die digitale Akte rechtliche Vorschriften wie GoBD, DSGVO und Aufbewahrungsfristen.

Flexibel

Digitale Akten ermöglichen den ortsabhängigen Zugriff auf alle Daten und Dokumente von jedem Endgerät aus. Dabei sind alle Inhalte frei konfigurierbar und lassen sich an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Zentral

Übernehmen Sie all Ihre Dokumente und Informationen bspw. aus HR-Anwendungen, Office-Programmen, Scans und E-Mails. So brechen Sie sogenannte Informationssilos auf und haben alle Inhalte in einer Anwendung.

Ergänzende Produkte

Digitalisieren Sie in Papierform eingehende Dokumente mit intelligenter Dokumentenerfassungs-Software. Bereits digital eintreffende Dokumente werden ebenfalls erfasst und in das elektronische Archiv überführt.

Mit der digitalen Umlaufmappe für M-Files sehen Sie auf einen Blick, wo sich die Umlaufmappe gerade befindet und ob die zu erledigende Aufgabe bereits bearbeitet wurde. Diese werden genau definiert und mit einer Bearbeitungsfrist versehen.

Ergänzende Downloads

Kostenloses Whitepaper

Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Alltag mit digitalen Akten erleichtern und wie die Einführung funktionieren kann.

Online-Seminar

Erfahren Sie, wie Sie mit digitalen Akten wie in Ihren papierbasierten Akten strukturiert und optimiert arbeiten können.

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