Digitale Akten

Ihre Schaltzentrale für Dokumente und Prozesse

Aktenstapel adé!

In Akten in Papierform sucht man lange nach wichtigen Informationen. Außerdem benötigen sie viel Platz zur Lagerung und sind aufwändig zu transportieren. Der Zugriff auf vertrauliche Informationen in einer Papierakte ist nicht kontrollierbar, der Schutz vertraulicher Daten somit nicht durchgängig sichergestellt. Hinzu kommt das Risiko der Beschädigung wichtiger Originaldokumente bei Lagerung und Transport bis hin zum Verlust. Nicht zuletzt verhindern die eingeschränkten Zugriffsmöglichkeiten auf Papierakten eine effiziente Zusammenarbeit mehrerer Kollegen und verschiedener Abteilungen – von Personen an verschiedenen Standorten ganz zu schweigen.

Papierstapel ade - hallo papierloses Büro

Finden statt suchen mit digitalen Akten

Gerade wenn man sie am dringendsten benötigt, sind wichtige Unterlagen meist nicht auffindbar. Das kostet nicht nur Zeit und Nerven, sondern auch Geld!

Durch eine digitale bzw. elektronische Akte (E-Akte) wird das Chaos von Papierakten und Ordnern beseitigt. Die Einsatzmöglichkeiten sind dabei nahezu unbegrenzt: Angefangen bei der digitalen Kunden- und Vertragsakte, über die digitale Personalakte, bis hin zu speziellen Lösungen wie der digitalen Bauakte oder der Blutspendeakte ist nahezu jede Konfiguration möglich.

Mit der digitalen Bauakte haben Sie alle Informationen rund um Ihre Baustellen immer verfügbar. Unsere Lösung bietet Ihnen die perfekte Plattform für all Ihre Bedürfnisse: vom digitalen Bautagebuch, über automatische Workflows zur Abarbeitung wiederkehrender Aufgaben bis hin zum cleveren E-Mail-Management haben wir an alles gedacht!

Mehr über unsere digitale Bauakte erfahren Sie hier.

Die elektronische Personalakte ermöglicht eine sichere Ablage und Bearbeitung aller sensiblen perso­nenbezogenen Dokumente und Daten von Mitarbeitern und Bewerbern. Ob Bewerbungs­unterlagen, Verträge, E-Mails, oder Dokumentationen erfolgter Weiterbildungen: mit der elektronischen Akte haben Sie direkten Zugriff unabhängig von Ort und Zeit.

Durch rollenbasierte oder individuelle Zugriffsrechte stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen nicht in die falschen Hände geraden. So lassen sich alle geforderten Datenschutzregelungen einhalten. Konnektoren zu gängigen HR-Systemen sorgen für eine nahtlose Integration in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur.

Behalten Sie stets den Überblick über Ihre Kunden und zugehörigen Kundendaten! In der elektronischen Kundenakte sind Dokumente wie Präsentationen, Verträge, Kaufbelege, Rechnungen, Angebote und E-Mails schnell auffindbar. Das Wissen über den Kunden und die Geschäftsbeziehung ist von überall zugänglich und erleichtert dem Vertrieb seine Arbeit. Die nahtlose Verbindung zwischen Dokumentenverwaltung und zentraler Verkaufsplattform ermöglicht ein schnelles und flexibles Arbeiten. Auch das Teilen von Dokumenten ist durch die ECM-Integration so kinderleicht! Ob man dem Kunden ein Dokument zusenden oder ein Dokument mit Kollegen zusammen bearbeiten will – alles wird nahtlos dokumentiert und organisiert. Somit sind alle Mitarbeiter jederzeit darüber informiert, was dem Kunden bereits vorliegt, und was noch versendet werden muss.
Mit der digitalen Vertragsakte verwalten Sie alle Verträge zentral in einem System von der Erstellung bis hin zur Handhabung und Verwaltung. So können Sie alle Vertragsfristen einhalten und haben jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Verträge. Erfahren Sie mehr über unsere Lösung für das Vertragsmanagement.

Mit einer Blutspende geht auch immer ein hoher Dokumentationsaufwand einher. Die E-Akte beschleunigt die Erfassung von wichtigen Daten und regelt den Zugriff auf diese – zur Sicherstellung höchster Qualitätsansprüche.

Die Unterlagen werden digitalisiert, vollautomatisch erfasst und von diesem Zeitpunkt an ausschließlich elektronisch verwaltet. Der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entsprechend werden die Spenderakten schließlich revisionssicher archiviert.

Sicherheit geht vor

Ihre digitalen Akten sind doppelt sicher: Zum einen gegen ungewollten Zugriff, denn mit einem ausgefeilten Rechtesystem stellen Sie sicher, dass die in Ihren digitalen Akten abgelegten Informationen nur von autorisierten Nutzern gesehen werden und bearbeitet werden können.

Und zum anderen vor dem Datenverlust. Denn externe Einflüsse wie ein Wasserschaden oder Brand vernichtet die Dokumente nicht mehr – stattdessen sorgt ein sicheres Backup-System dafür, dass die Daten selbst bei einem Serverproblem einfach wiederherzustellen sind.

Ganz ohne Papier geht doch nicht - oder doch?

Digitalisieren Sie Papierdokumente einfach direkt beim Eintreffen in Ihr Unternehmen. Dank intelligenter Software zur Dokumentenerfassung werden die enthaltenen Informationen direkt ausgelesen und automatisch in die passende digitale Akte einsortiert. Digital eintreffende Dokumente werden direkt in digitaler Form in das elektronische Archiv überführt. Unsere umfassenden Lösungen für die helfen Ihnen dabei!

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Unterstützung rechtlicher Vorschriften (GoBD) wie die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
  • Nachvollziehbarkeit der Aktennutzung und Änderungen an Dokumenten
  • Übernahme von Dokumenten aus HR-Anwendungen, Office Dokumenten, Scans und E-Mail
  • Unternehmensweiter, schneller und geschützter Zugriff
  • Revisionssichere Archivierung
  • Schutz vor Verlust und Manipulation zur Einhaltung der IT-Compliance

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Zeit für ECM! Deutschland digitalisiert.

Erfahren Sie, wie Sie durch ein ECM von unternehmensweit vernetzten Informationen profitieren!

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Die digitale Bauakte

So behalten Sie mit der papierlosen Baustelle immer den Überblick.

Donnerstag den 30. April 2020 um 11 Uhr

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