Verknüpfen Sie Ihre Systeme intelligenter

Mit dem DMSFACTORY DocumentsPipeliner

Das Profiwerkzeug für rechtskonforme Transporte von Daten in Ihr ECM

Um das volle Potential auszuschöpfen, müssen ECM-Systeme immer in die bestehende Systemlandschaft integriert werden. Keine einfache Aufgabe. Bei der Vielfalt anzuschließender Systeme triff man immer wieder auf individuelle Schnittstellen. Damit sich Ihr ECM in die vorhandene Landschaft integriert, haben wir das passende Werkzeug gebaut: den DMSFACTORY DocumentsPipeliner.

Die Idee

Der DocumentsPipeliner wurde in unserem Haus konzipiert und versteht sich als regelbasierte Middleware. Mit einfacher Konfiguration vorhandener Plugins beschränkt sich die Einrichtung des DocumeptsPipeliners auf einn Minimum, und bildet die Grundlage für hervorragende Konnektivität. Ein geniales Werkzeug zur Automatisierung und Beschleunigung vieler einzelner Arbeitsprozesse.

Für Experten stellen wir eine Schnittstellen-Bibliothek bereit, mit der eigene Plugins für den DocumentsPipeliner erstellt werden können.

Der DocumentsPipeliner transportiert Dokumente und Informationen regelbasiert zwischen Systemen und konvertiert sie dabei bei Bedarf in ein rechtssicheres Format. So können Sie beispielsweise eine JPG-Datei in eine PDF wandeln, anschließend durch die Volltext-Erkennung auslesen lassen und ein PDF/A-Dokument daraus erstellen, das dann gemeinsam mit dem Original-Dokument automatisch in Ihrem ECM abgelegt wird.

Unzählige Möglichkeiten

Denken Sie zum Beispiel an das Eingangs-Postfach Ihres Unternehmens, an das die Rechnungen Ihrer Lieferanten eingehen und die nun weitgehend automatisch in den Eingangsrechnungs-Workflow Ihres ECM gelangen sollen. Die Anhänge der eingehenden E-Mails und der E-Mail Body werden dank des DocumentsPipeliners voneinander separiert, nach PDF/A umgewandelt, Volltext-erschlossen, der Text wird hinterlegt und entsprechend erkannter Merkmale wie z.B. des Betreffs mit Rechnungsnummer vor-verschlagwortet. Das alles gelangt dann automatisch in Ihren ECM-Workflow zur weiteren Verarbeitung.

Oder denken Sie an Druck-Spools, bei denen zehntausende von Ausgangsrechnungen nicht nur gedruckt, sondern auch in das ECM überführt werden sollen. Dafür wird Rechnung für Rechnung separiert, die Netto-Daten der Rechnung mit dem Rechnungs-Design hinterlegt, aus den Netto-Daten die Metadaten für die Verschlagwortung im ECM gelesen, dann die AGB hinzugefügt, das Ganze nach PDF/A konvertiert und anschließend vollautomatisch im ECM abgelegt.

Eine weitere Anwendung findet der DocumentsPipeliner mit Scan- und Klassifikationssystemen, die bereits perfekte Abbilder der gescannten Dokumente als PDF/A und die vollständige Verschlagwortung im XML-Format liefern, aber nicht die „Sprache“ Ihres ECM sprechen. Hier verbindet der DocumentsPipeliner mit dem vollautomatischen Transport Ihr Scansystem und Ihr ECM.

Konfiguration leicht gemacht

Das Erstellen von Regeln zur Verarbeitung haben wir besonders einfach gestaltet. Damit können die Administratoren des DocumentsPipeliners die Regeln für die automatische Verarbeitung einrichten. Dabei hat jede Regel eine individuelle Konfiguration entsprechend des Kontexts der eingesetzten Plugins, z.B. wann und wie oft die Regel laufen soll, oder wo Quelle und Ziel der Dokumente und Daten liegen. 

Der DocumentsPipeliner läuft serverbasiert als Windows-Dienst. Die Regeln werden in der Administrations-Oberfläche eingerichtet, die auf dem Arbeitsplatz des Administrators installiert ist.

Die richtige Kombination

Ihr Dokument soll auf dem Weg in Ihr ECM mehrfach bearbeitet werden? Durch die geschickte Kombination von Plug-Ins für den Im- und Export können viele einzelne Arbeitsschritte verknüpft und automatisiert werden. Das beschleunigt die Übernahme, Konvertierung und Übergabe von Dokumenten aller Art. Und so entstehen intelligente Brücken zwischen Exchange, TIFF, PDF/a, ABBYY FlexiCapture, Kofax Capture, Saperion und vielen mehr.

Wir bieten Ihnen folgende Plugins für den DocumentPipeliner an:

Für den Import:

  • IBM Lotus Notes E-Mail
  • MS Outlook E-Mail
  • MS Exchange E-Mail
  • HDD zur Erstellung von Regelketten
  • XML zur Steuerung der Übernahme von Attributen & Dateien
  • FileScan zur Übernahme von Dateien beliebigen Formats mit Gewinnung der Metadaten aus dem Dateinamen
  • BP zur Übernahme von Dateien beliebigen Formats und Metadaten anhand einer Steuerdatei
  • DMSFACTORY ECM Arbeitsbereiche zum automatischen Auslesen von Dokumenten aus den Arbeitsbereichen des DMSFACTORY ECM Clients
  • DBCheckup zum automatischen Auslesen von Metadaten und Dateien aus einer Datenbanktabelle
  • CSF zur Übernahme von Dateien aus einer CSF-Steuerdatei
  • und viele mehr

Für den Export:

  • TIFF Maker / PDF Maker zur Normalisierung der Eingangsformate nach TIF, PDF oder PDF/A
  • Kofax Capture zum Einstellen der Dokumente als Kofax Capture Batch inkl. Befüllen der Metadaten
  • DMSFACTORY ECM Arbeitsbereiche zum Einstellen der Dokumente in einen Arbeitsbereich des DMSFACTORY ECMClients
  • DMSFACTORY Archiv zum Archivieren der Dokumente in einen Archivbereich des DMSFACTORY ECM Systems
  • Saperion Archiv zum Archivieren der Dokumente in einem Archivbereich des Saperion ECM Systems
  • M-Files Archiv zum Archivieren der Dokumente in einem Archivbereich des M-Files ECM Systems
  • FTP Bereitstellung zum Hochladen der verarbeiten Dokumente auf einen FTP Bereich
  • ABBYY FlexiCapture zum Einstellen der Dokumente als ABBYY FlexiCapture Stapel
  • DBStore zum Einstellen der Dokumente in eine Datenbanktabelle
  • und viele mehr
DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

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Ihre Vorteile auf einen Blick

Server-basiert

Als Server-Dienst läuft der DocumentsPipeliner immer im Hintergrund und muss nicht durch ein Login oder über ein Interface gestartet werden.

Rechtskonforme Protokollierung

Jede Konvertierung eines Dokumentes oder einer Information und jede Änderung daran wird protokolliert.

Unbegrenzte Möglichkeiten

Die Anzahl der Überführungen von Dokumenten ist nicht begrenzt. Zusätzlich können mehrere DocumentsPipeliner gleichzeitig genutzt werden.

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