Verknüpfen Sie Ihre Systeme intelligenter
Mit dem DMSFACTORY DocumentsPipeliner
Das Profiwerkzeug für rechtskonforme Transporte & Konvertierung von Daten
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist ein gängiges Ziel bei der Digitalisierung von Unternehmen. Und durchaus ein Lohnendes! Denn daten- und dokumentgetriebene Prozesse beginnen meistens damit, dass die verarbeitenden Anwendungen die zu verarbeitenden Dokumente und Daten erhalten. Aber wenn diese Informationen vorher manuell aus den verschiedenen Quellen zusammengetragen und konvertieret werden müssen, ist das zeitaufwändig und kostet viel Geld.
Besonders Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) entfalten ihr maximales Potential, wenn sie mit anderen in Ihrem Unternehmen bestehenden Anwendungen verbunden sind. Und damit sich Ihr ECM perfekt in Ihre vorhandene IT-Landschaft integriert, ohne dass Sie zahllose Schnittstellen benötigen, haben wir für Sie das passende Werkzeug: den DMSFACTORY DocumentsPipeliner.
Der DMSFACTORY DocumentsPipeliner ist ein serverbasiertes, modulares Routingsystem für Daten und Dokumente. Als vorgeschaltete Instanz übernimmt es die Daten von zahlreichen Eingangskanälen wie Dateiordnern, FTP-Servern oder E-Mail-Servern, bereitet sie auf und leitet sie an die weiterverarbeitenden Anwendungen weiter. Hierbei übernimmt der DocumentsPipeliner zahlreiche weitere Funktionen wie die Datenextraktion oder die Konvertierung. Durch den Einsatz von Plug-in-Technik ist der DocumentsPipeliner flexibel und beliebig erweiterbar.
Die Idee
Der DocumentsPipeliner ist eine regelbasierte Middleware. Er transportiert Dokumente und Informationen regelbasiert und rechtssicher von einem System in ein anderes und konvertiert sie dabei bei Bedarf in ein revisionssicheres Format. So können Sie beispielsweise eine JPG-Datei in eine PDF konvertieren, anschließend durch die Volltext-Erkennung auslesen lassen und ein PDF/A-Dokument daraus erstellen, das dann gemeinsam mit dem Original-Dokument automatisch in Ihrem Zielsystem abgelegt wird.
Die Software wird als Windows-Dienst mit separater Anwenderoberfläche und detaillierter, nachvollziehbarer Protokollierung aller getätigten Vorgänge wie die Konvertierung von Dokumenten bereitgestellt. Mit einem Minimum an individueller Programmierleistung bildet sie die Grundlage für diverse Aufgabenstellungen und Schnittstellen.
Sie können den DocumentsPipeliner überall dort einsetzen, wo es darauf ankommt, elektronische Dokumente und Daten zu übernehmen, aufzubereiten, anzureichern und weiterzuleiten. Er ist ein geeignetes Werkzeug zur Automatisierung und Beschleunigung vieler einzelner Arbeitsprozesse und für eine hervorragende Konnektivität!
Konfiguration leicht gemacht
Das Erstellen von Regeln zur Verarbeitung haben wir besonders einfach gestaltet. Im Admin-Tool können Sie die Regeln für die automatisierte Verarbeitung zentral einrichten – der Rest läuft serverbasiert im Hintergrund. Jede Regel hat ihre individuelle Konfiguration, z.B. wann und wie oft sie laufen soll oder wo Quelle und Ziel der Dokumente und Daten liegen. Dabei steht Ihnen jeweils ein Plugin für den Ein- und Ausgang zur Verfügung.
Gerne stellen wir Ihnen eine Schnittstellen-Bibliothek bereit, mit der Sie eigene Plug-ins für den DocumentsPipeliner erstellen können.
Anwendungsfälle
Wir haben einige Anwendungsfälle für Sie vorbereitet. Ein weiteres Beispiel aus der Praxis finden Sie hier: Die Finanz Informatik im Interview mit der DMSFACTORY
Der DocumentsPipeliner ermöglicht zum Beispiel die automatisierte Übernahme von E-Mails aus Sammelpostfächern. Alle Anhänge werden automatisch vom E-Mail-Body getrennt und in ein von Ihnen definiertes Format wie PDF/A konvertiert, Volltext-erschlossen und der Text wird hinterlegt und entsprechend erkannter Merkmale wie z.B. des Betreffs mit der Rechnungsnummer vor-verschlagwortet. Anschließend werden das Original, das konvertierte Dokument und alle weiteren Informationen automatisch an Ihr ECM übergeben. Dort können beispielsweise Ihre eingehenden Rechnungen über einen Workflow weiterverarbeitet werden.
Bei der Konvertierung bleibt das Dokument im Original vorhanden und jede Bearbeitung und Konvertierung wird in einem Log protokolliert, wodurch alle Änderungen jederzeit nachvollziehbar sind. So unterstützt der DocumentsPipeliner Sie zum Beispiel bei der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung.
Der DocumentsPipeliner kann ebenso im Rahmen des Scannens und der Klassifikation von Dokumenten eingesetzt werden. Die vorgeschalteten Anwendungen zur Erfassung liefern perfekte Abbilder der gescannten Dokumente als PDF/A und die vollständige Verschlagwortung im XML-Format, sprechen jedoch nicht die „Sprache“ Ihres ECM. Der DocumentsPipeliner verbindet Ihre Scan-Anwendung mit Ihrem ECM und transportiert automatisch die Daten von einem System in das andere.
Alternativ kann der DocumentsPipeliner einen definierten Ordner (Hotfolder) überwachen und in einem festgelegten Rhythmus die dort abgelegten Dokumente in die weiterverarbeitende Anwendung wie Ihr ECM überführen und dabei in ein rechtssicheres Format wie PDF/A konvertieren.
Oder denken Sie an Druck-Spools, bei denen zehntausende Ausgangsrechnungen nicht nur gedruckt, sondern auch in das ECM überführt werden sollen. Dafür separiert der DocumentsPipeliner Rechnung für Rechnung aus dem Spool, hinterlegt die Netto-Daten der Rechnung mit dem Rechnungs-Design, liest aus den Netto-Daten die Metadaten für die Verschlagwortung im ECM, fügt die AGB hinzu, konvertiert das Ganze nach PDF/A und legt es anschließend vollautomatisch im ECM ab. Sie müssen so gut wie nichts mehr tun!
Auch bei einem Wechsel Ihres ECM, also bei einer Migration, unterstützt Sie der DocumentsPipeliner. Anstatt manuell die im alten System abgelegten Dokumente neu verschlagworten zu müssen, überführt der DocumentsPipeliner die Dokumente und Informationen in das neue ECM, konvertiert sie bei Bedarf und verschlagwortet diese dabei gemäß der neuen Struktur. Und das alles vollständig protokolliert.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Unbegrenzte Möglichkeiten
Die Anzahl der Überführungen von Dokumenten ist nicht begrenzt. Zusätzlich können Sie mehrere DocumentsPipeliner gleichzeitig nutzen.
Rechtskonforme Protokollierung
Jede Konvertierung eines Dokumentes oder einer Information und jede Änderung daran wird protokolliert, wodurch Sie immer einen Prüfpfad zur Hand haben.
Server-basierte Anwendung
Als Server-Dienst läuft der DocumentsPipeliner immer im Hintergrund und muss nicht durch einen Login oder über ein Interface gestartet werden.
Die richtige Kombination
Ihr Dokument soll auf dem Weg von A nach B mehrfach bearbeitet werden? Durch die geschickte Kombination von Plug-ins für den Im- und Export können Sie viele einzelne Arbeitsschritte verknüpfen und automatisieren. Das beschleunigt die Übernahme, Konvertierung und Übergabe von Dokumenten aller Art. Und so entstehen intelligente Brücken zwischen Exchange, TIFF, PDF/A, ABBYY FlexiCapture, Kofax Capture, Saperion und vielen mehr.
Wir bieten Ihnen folgende Plug-ins für den DocumentPipeliner an:
Für den Import:
- IBM Lotus Notes E-Mail
- MS Outlook E-Mail
- MS Exchange E-Mail
- HDD zur Erstellung von Regelketten
- XML zur Steuerung der Übernahme von Attributen & Dateien
- FileScan zur Übernahme von Dateien beliebigen Formats mit Gewinnung der Metadaten aus dem Dateinamen
- BP zur Übernahme von Dateien beliebigen Formats und Metadaten anhand einer Steuerdatei
- DMSFACTORY ECM Arbeitsbereiche zum automatischen Auslesen von Dokumenten aus den Arbeitsbereichen des DMSFACTORY SmartDocs
- DBCheckup zum automatischen Auslesen von Metadaten und Dateien aus einer Datenbanktabelle
- CSF zur Übernahme von Dateien aus einer CSF-Steuerdatei
- und viele mehr
Für den Export:
- TIFF Maker / PDF Maker zur Normalisierung der Eingangsformate nach TIF, PDF oder PDF/A
- Kofax Capture zum Einstellen der Dokumente als Kofax Capture Batch inkl. Befüllen der Metadaten
- DMSFACTORY ECM Arbeitsbereiche zum Einstellen der Dokumente in einen Arbeitsbereich des DMSFACTORY SmartDocs
- DMSFACTORY Archiv zum Archivieren der Dokumente in einen Archivbereich des DMSFACTORY SmartDocs
- Saperion Archiv zum Archivieren der Dokumente in einem Archivbereich des Saperion ECM Systems
- M-Files Archiv zum Archivieren der Dokumente in einem Archivbereich des M-Files ECM Systems
- FTP Bereitstellung zum Hochladen der verarbeiten Dokumente auf einen FTP Bereich
- ABBYY FlexiCapture zum Einstellen der Dokumente als ABBYY FlexiCapture Stapel
- DBStore zum Einstellen der Dokumente in eine Datenbanktabelle
- und viele mehr
Die wichtigsten Features des DocumentsPipeliners
- Zentrale und regelbasierte Steuerung von Übernahme, Anreicherung, Konvertierung und Übergabe von elektronischen Dokumenten und Daten
- Windows-Dienst mit separater Anwenderoberfläche, detailliertes Produktionslog
- Unterstützt hohe Volumen, parallelen Betrieb und ist leicht skalierbar & kaskadierbar
- Einfache Einbindung von Funktionsmodulen via Plugins
- Unbegrenzte Anzahl von Regeln und unbegrenzte Länge von Regelketten
- Indexierung über Dateinamen oder Indexdatei, Barcode und Lookup aus Datenbanken
- Modulare Service-Architektur mit zentralem Routing-Service
- Ideal für zentrales serverbasiertes Routing von E-Mail-, Fax- und Dateneingang zu DMS/ECM oder anderen weiterverarbeitenden Systemen
- Automatische Konvertierungsverarbeitung aus überwachten Verzeichnissen
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