Verknüpfen Sie Ihre Systeme intelligenter

Mit dem DMSFACTORY DocumentsPipeliner

Das Profiwerkzeug für rechtskonforme Transporte & Konvertierung von Daten

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen – ein gängiges Ziel bei der Digitalisierung in Unternehmen. Und durchaus ein Lohnendes! Denn daten- und dokumentgetriebene Prozesse beginnen meistens damit, dass die verarbeitenden Anwendungen die zu verarbeitenden Dokumente und Daten erhalten. Aber wenn diese Informationen vorher manuell aus den verschiedenen Quellen zusammengetragen und konvertieret werden müssen, ist das zeitaufwändig und kostet viel Geld.

Gerade Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) entfalten ihr maximales Potential, wenn sie mit anderen in Ihrem Unternehmen bestehenden Anwendungen verbunden sind. Und damit sich Ihr ECM perfekt in Ihre vorhandene IT-Landschaft integriert, ohne dass Sie zahllose Schnittstellen benötigen, haben wir für Sie das passende Werkzeug: den DMSFACTORY DocumentsPipeliner.

Der DMSFACTORY DocumentsPipeliner ist ein serverbasiertes, modulares Routingsystem für Daten und Dokumente. Als vorgeschaltete Instanz übernimmt es die Daten von zahlreichen Eingangskanälen, wie Dateiordnern, FTP-Servern oder E-Mail-Servern, bereitet sie auf und leitet sie an die weiterverarbeitenden Anwendungen weiter. Hierbei übernimmt der DocumentsPipeliner zahlreiche weitere Funktionen wie die Datenextraktion oder die Konvertierung. Durch den Einsatz von Plugin-Technik ist der DocumentsPipeliner flexibel und beliebig erweiterbar.

Die Idee

Der DocumentsPipeliner ist eine regelbasierte Middleware. Er transportiert Dokumente und Informationen regelbasiert und rechtssicher von einem in ein anderes System und konvertiert sie dabei bei Bedarf in ein revisionssicheres Format. So können Sie beispielsweise eine JPG-Datei in eine PDF konvertieren, anschließend durch die Volltext-Erkennung auslesen lassen und ein PDF/A-Dokument daraus erstellen, das dann gemeinsam mit dem Original-Dokument automatisch in Ihrem Zielsystem abgelegt wird.

Die Software wird als Windows-Dienst mit separater Anwenderoberfläche und detailliertem Produktionslog bereitgestellt. Mit einem Minimum an individueller Programmierleistung bildet sie die Grundlage für diverse Aufgabenstellungen und Schnittstellen.

Sie können den DocumentsPipeliner überall dort einsetzen, wo es darauf ankommt, elektronische Dokumente und Daten zu übernehmen, aufzubereiten, anzureichern und weiterzuleiten. Er ist ein geniales Werkzeug zur Automatisierung und Beschleunigung vieler einzelner Arbeitsprozesse und für eine hervorragende Konnektivität!

Idee hinter dem DMSFACTORY-DocumentsPipeliner

Konfiguration leicht gemacht

Das Erstellen von Regeln zur Verarbeitung haben wir besonders einfach gestaltet. Im Admin-Tool können Sie die Regeln für die automatisierte Verarbeitung zentral einrichten – der Rest läuft serverbasiert im Hintergrund. Jede Regel hat ihre individuelle Konfiguration, z.B. wann und wie oft sie laufen soll oder wo Quelle und Ziel der Dokumente und Daten liegen. Dabei steht Ihnen jeweils ein Plugin für den Ein- und Ausgang zur Verfügung.

Gerne stellen wir Ihnen eine Schnittstellen-Bibliothek bereit, mit der Sie eigene Plugins für den DocumentsPipeliner erstellen können.

Anwendungsfälle

Wir haben einige Anwendungsfälle für Sie vorbereitet. Ein weiteres Beispiel aus der Praxis finden Sie hier: Die Finanz Informatik im Interview mit der DMSFACTORY

Der DocumentsPipeliner ermöglicht zum Beispiel die automatisierte Übernahme von E-Mails aus Sammelpostfächern. Alle Anhänge werden automatisch vom E-Mail-Body getrennt und in ein von Ihnen definiertes Format wie PDF/A konvertiert, Volltext-erschlossen und der Text wird hinterlegt und entsprechend erkannter Merkmale wie z.B. des Betreffs mit der Rechnungsnummer vor-verschlagwortet. Anschließend werden das Original, das konvertierte Dokument und alle weiteren Informationen automatisch an Ihr ECM übergeben. Dort können beispielsweise Ihre eingehenden Rechnungen über einen Workflow weiter verarbeitet werden.

Bei der Konvertierung bleibt das Dokument im Original vorhanden und jede Bearbeitung und Konvertierung wird protokolliert. Alle Änderungen sind jederzeit nachvollziehbar. So unterstützt der DocumentsPipeliner Sie bei der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung.

Eine weitere Anwendung findet der DocumentsPipeliner mit Scan- und Klassifikationssystemen, die bereits perfekte Abbilder der gescannten Dokumente als PDF/A und die vollständige Verschlagwortung im XML-Format liefern, aber nicht die „Sprache“ Ihres ECM sprechen. Hier verbindet der DocumentsPipeliner mit dem vollautomatischen Transport Ihr Scansystem und Ihr ECM.

Alternativ kann der DocumentsPipeliner einen definierten Ordner (Hotfolder) überwachen und in einem festgelegten Rhythmus die dort abgelegten Dokumente in die weiterverarbeitende Anwendung wie Ihr ECM überführen und dabei in ein rechtssicheres Format wie PDF/A konvertieren.

Oder denken Sie an Druck-Spools, bei denen zehntausende Ausgangsrechnungen nicht nur gedruckt, sondern auch in das ECM überführt werden sollen. Dafür separiert der DocumentsPipeliner Rechnung für Rechnung aus dem Spool, hinterlegt die Netto-Daten der Rechnung mit dem Rechnungs-Design, liest aus den Netto-Daten die Metadaten für die Verschlagwortung im ECM, fügt die AGB hinzu, konvertiert das Ganze nach PDF/A und legt es anschließend vollautomatisch im ECM ab.

Auch bei einem Wechsel Ihres ECM unterstützt Sie der DocumentsPipeliner. Anstatt manuell die im alten System abgelegten Dokumente neu verschlagworten zu müssen, überführt der DocumentsPipeliner die Dokumente und Informationen in das neue ECM, konvertiert sie bei Bedarf und verschlagwortet diese dabei gemäß der neuen Struktur. Und das alles vollständig protokolliert.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Unbegrenzte Möglichkeiten

Die Anzahl der Überführungen von Dokumenten ist nicht begrenzt. Zusätzlich können mehrere DocumentsPipeliner gleichzeitig genutzt werden.

Rechtskonforme Protokollierung

Jede Konvertierung eines Dokumentes oder einer Information und jede Änderung daran wird protokolliert, wodurch Sie immer einen Prüfpfad zur Hand haben.

Server-basierte Anwendung

Als Server-Dienst läuft der DocumentsPipeliner immer im Hintergrund und muss nicht durch einen Login oder über ein Interface gestartet werden.

Die richtige Kombination

Ihr Dokument soll auf dem Weg von A nach B mehrfach bearbeitet werden? Durch die geschickte Kombination von Plugins für den Im- und Export können Sie viele einzelne Arbeitsschritte verknüpfen und automatisieren. Das beschleunigt die Übernahme, Konvertierung und Übergabe von Dokumenten aller Art. Und so entstehen intelligente Brücken zwischen Exchange, TIFF, PDF/A, ABBYY FlexiCapture, Kofax Capture, Saperion und vielen mehr.

Wir bieten Ihnen folgende Plugins für den DocumentPipeliner an:

Für den Import:

Für den Export:

Die wichtigsten Features des DocumentsPipeliners

Machen Sie sich ein Bild des DocumentsPipeliners

Der Client des DocumentsPipeliners.

Im Live-Protokoll haben Sie jederzeit den Überblick über alle Aktivitäten.

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Archivierung und Recherche: Erfahren Sie mehr über unseren EmailStore – dem Tool für effizientes E-Mail-Management.

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Produktinformation

Laden Sie sich allen Informationen zum DocumentsPipeliner als PDF herunter.

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