Objekte in M-Files in Beziehung zueinander stellen

Mit der DMSFACTORY ContextView

Die User Interface Erweiterung für M-Files

Die ContextView ist eine Erweiterung der Anwenderoberfläche in M-Files, mit der sich jegliche 1:n Beziehungen abbilden lassen. Sie wird häufig von unseren Kunden für die Buchung von eingehenden Rechnungen eingesetzt, ist aber für verschiedene weitere Anwendungsfälle frei konfigurierbar.

Ziel der ContextView ist es, Objekte in M-Files in ihrem Kontext anzuzeigen und sie bearbeiten zu können, ohne den Kontext zu verlassen. Dabei ist sowohl eine direkte als auch eine indirekte Referenzierung möglich.

Will man in M-Files ein neues Objekt in Abhängigkeit eines bereits bestehenden Objektes erstellen, konnte man dabei bislang nicht die Metadaten des Objektes, zu dem es in Beziehung gestellt werden soll, einsehen und in die Metadaten des neuen Objektes kopieren.

Mit der ContextView brauchen Sie den Kontext des zu referenzierenden Objektes nicht mehr zu verlassen, sondern können sich die Metadaten oder die Vorschau ansehen und gleichzeitig in der ContextView das neue Objekt, wie z.B. eine Buchungszeile, erstellen. Bei bestehenden Objekten können Sie direkt in der ContextView alle Inhalte und Metadaten bearbeiten. Beim Erstellen eines neuen Objektes in der ContextView unterstützen Sie bei Bedarf vorab definierte Auswahllisten (z.B. Kostenstellen). Diese sind auch durchsuchbar. Und auch das automatische Vorausfüllen von Inhalten oder das Setzen von Default-Werten auf Basis des erstellten Objektes ist möglich.

Beim Speichern des neuen Objektes wird es automatisch auf die Pflichtfelder und die weitere Konsistenz geprüft. Hier können Sie auch direkt einen Workflow anstoßen. In der ContextView lassen sich so der Workflow-Status ändern und die Bearbeitungsmöglichkeiten des Objektes in Abhängigkeit des Workflow-Status einschränken.

Anwendungsfall Eingangsrechnungsverarbeitung

Für die Erstellung von Buchungszeilen ohne die ContextView musste man bislang zwischen der Vorschau der Rechnung und den Metadaten der Buchungszeilen hin und her wechseln, da die Positionen nur über die Metadaten geändert werden konnten.

Doch durch die Nutzung der DMSFACTORY ContextView können Sie bequem die Rechnung im Vorschau-Fenster öffnen, parallel mit nur wenigen Klicks die Buchungszeilen eintragen und diese automatisch mit der Rechnung verknüpfen, ohne den Kontext wechseln zu müssen. Beim Anlegen der Buchungszeilen errechnet die ContextView automatisch den Restbetrag der Rechnung und belegt die entsprechende Position bei Bedarf automatisch vor.

Ein weiteres spannendes Feature ist die automatische Echtzeit-Umrechnung von Währungen. Trifft bei Ihnen beispielsweise eine Rechnung in einer Fremdwährung ein, so rechnet die ContextView automatisch im Hintergrund die Beträge in Ihre Zielwährung um. Den Zeitpunkt, zu dem der Kurs gewählt werden soll, geben Sie vor.

Video: Die ContextView für die Buchung von Buchungszeilen in der Eingangsrechnungsverarbeitung

Video: Die ContextView für die Disposition von Objekten in M-Files

Anwendungsfall Gerätedisposition

Für die Disposition von Geräten, wie zum Beispiel bei der internen Ausleihe von Hardware oder bei der Planung der Verteilung von Maschinen auf verschiedenen Baustellen, haben wir ein besonderes Feature entwickelt. In der Kalenderansicht sehen Sie auf einen Blick, wann das Gerät bereits verplant ist. In der ContextView können Sie sich gleichzeitig die Buchungen ansehen und direkt eine neue Buchung vornehmen und diese mit dem Gerät verknüpfen. Das geht selbstverständlich auch für die Planung von Mitarbeitern, Räumen und sämtlichen weiteren Objekten, die Sie in M-Files anlegen können.

Maximale Flexibilität

Die ContextView ist hochgradig flexibel und anpassbar. Sie fügt sich sowohl optisch als auch funktional nahtlos in Ihre M-Files Umgebung ein und das sowohl in der Desktop- als auch in der Web-Anwendung. Die vielfältigen Einstellungen können Sie direkt in Ihrem M-Files AdminTool vornehmen. Die ContextView benötigt als Basis keine bestimmten Objekttypen, Klassen oder Eigenschaften, um voll funktionstüchtig zu sein. Es müssen also keine bestimmten Voraussetzungen gegeben sein und sie funktioniert in jeder eingerichteten M-Files Vault.

In der ContextView lassen sich die Informationen in verschiedenen Formaten eingeben: einzeiliger und mehrzeiliger Text, einfache und mehrfache Auswahllisten, Datum, Uhrzeit, Zeitstempel, ganze Zahlen, reelle Zahlen, Währung und Boolesche Werte (Ja/Nein Checkboxen). Bei der Darstellung der Werte orientiert sich die ContextView an der Einstellung des jeweiligen Computers.

Bieten Sie den Nutzern eine Orientierung und gestalten Sie den unteren Bereich der ContextView unter den verschiedenen Objekten flexibel. Hier können Sie eine automatische Berechnung der Summe einstellen, einen festen Vergleichswert anzeigen lassen, oder jegliche andere Werte definieren.

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„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

"Durch den Einsatz der DMSFACTORY ContextView sparen wir bei der Buchung von eingehenden Rechnungen in M-Files enorm viel Zeit. Das Addon hat uns nicht nur die Fehleranfälligkeit bei den Buchungen gesenkt, sondern bietet durch das Einsparen aufgrund von mühseligem händischen Abgleichen der Inhalte auch freigewordenes Potential, was wir anderweitig sinnvoll nutzen können. Durch die konforme Ansicht stellt es alles auf einen Blick dar."

Machen Sie sich ein Bild von der ContextView

In der DMSFACTORY ContextView, links unten im Bild, können Sie ganz bequem die Buchungszeilen der Kreditorenrechnung eintragen.

Nach erfolgter Eintragung der Buchungszeile wird diese automatisch der Rechnung zugewiesen.

Hier sehen Sie die Metadaten der Rechnung. Der Mehrwertsteuer-Satz kann automatisch in die Buchungszeilen übernommen werden.

Ergänzende Informationen

Produktinformation M-Files Erweiterungen

Laden Sie sich alle Informationen zu unseren M-Files Erweiterungen bequem als PDF herunter.

Kostenloses Online-Seminar mit der ContextView

Erfahren Sie, wie Sie die ContextView bei der Automatisierung Ihres Rechnungseingangs unterstützt.

M-Files Certified Delivery Partner DMSFACTORY
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