Dokumentenmanagement für den Mittelstand
DMSFACTORY SmartDocs
Dokumentenmanagement leicht gemacht
DMSFACTORY SmartDocs (auch bekannt als ECMClient) ist ein Dokumentenmanagement- und Archivsystem (DMS), d. h. ein EDV-System zur Organisation und rechtskonformen Archivierung großer Mengen Dokumente und digitaler Akten. Angepasst an die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen ist SmartDocs das moderne DMS für die einfache Verwaltung Ihrer elektronischen Dokumente!
Mit SmartDocs haben Sie eine Anwendung zur effizienten Übernahme, revisionssicheren Archivierung, intuitiven Nutzung archivierter Dokumente und flexiblen Weiterleitung von Dokumenten an BenutzerInnen und Gruppen. Da all diese Funktionen in einer einzigen Anwendung vereint sind, sparen Sie sich lästiges Hin- und Herwechseln zwischen Programmen und gestalten Ihre Arbeitsprozesse noch effektiver.
In Verbindung mit weiteren Produkten der DMSFACTORY Produktsuite, wie beispielsweise dem DMSFACTORY EmailStore, gewinnt SmartDocs an Funktionalität und unterstützt Sie noch besser bei Ihren Geschäftsprozessen.
Vom Eingang bis zur Archivierung
In SmartDocs archivieren Sie Ihre Dokumente und Daten rechtskonform, so wie es die GoBD verlangen. Die Archivbereiche lassen sich im Handumdrehen erstellen und mit Zugriffsberechtigungen versehen. Sie können in einer Anwendung beliebig viele elektronische Akten verwalten, zwischen denen Sie mit einem Klick wechseln können. Und die archivierten Dokumente werden durch die Volltextsuche innerhalb von Sekundenbruchteilen gefunden.
Scannen und importieren
Das Scannen von Dokumenten und Importieren von Dateien in SmartDocs kann sowohl als ad-hoc-Verarbeitung als auch im Stapel durchgeführt werden. Mit Hilfe von Scan- und Importprofilen können Sie umfangreiche Voreinstellungen vornehmen und den Prozess der Datenerfassung automatisieren. Beim Scannen und Importieren von Dokumenten können Sie bei Bedarf zusätzlich eine Texterkennung (optical character recognition) durchführen. So werden die gescannten Dokumente für die Volltextsuche durchsuchbar.
Überblick garantiert
Sobald ein Dokument in SmartDocs aufgenommen wurde, werden sämtliche Änderungen im Dokumentenprotokoll erfasst. So können Sie zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, wann ein Dokument hinzugefügt, entfernt oder editiert wurde. Mit Hilfe von Annotationen können Sie einzelnen Dokumenten Markierungen und z. B. Stempel oder Symbole hinzufügen. Dabei wird das originale Dokument jedoch nie verändert, sondern bleibt im Original vorhanden.
Mit der Nachverfolgungs-Funktion behalten Sie Änderungen an wichtigen Dokumenten und Akten und durch Wiedervorlage-Option sämtliche Dokumente, Akten und vor allem Fristen immer im Blick.
Mit Sicherheit effizient
DMSFACTORY SmartDocs kann als Standalone-Installation auf einem PC genutzt oder als Netzwerk-Installation mit einem zentralen Server und mehreren Arbeitsplätzen betrieben werden.
Um sensible Daten noch besser schützen zu können, bietet SmartDocs neben dem Zugriffsschutz des DMS auch die Möglichkeit der Private Encryption an. Verschlüsseln Sie einzelne Archivbereiche zusätzlich, sodass nur autorisierte Personen Zugriff haben.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Mehr Effizienz
Managen und archivieren Sie alle Dokumente unternehmensweit in einer sicheren, zentralen Anwendung.
Optimierte Prozesse
Optimieren Sie die Arbeitsabläufe über alle Abteilungen hinweg und lösen Sie den Papierstau auf.
Immer informiert
Stellen Sie alle Informationen mit einem Klick bereit. So können Sie Ihren KundInnen einen optimalen Service bieten.
Machen Sie sich ein Bild von SmartDocs
Die Oberfläche von SmartDocs. Hier können Sie bequem nach Ihren Dokumenten suchen und sich eine Vorschau der gewählten Datei anzeigen lassen.
Dank des ausführlichen Dokumentenprotokolls haben Sie jederzeit die Übersicht über alle vorgenommenen Änderungen.
Im Archivbereich können Sie mit verschiedenen Suchparametern alle abgelegten Dokumente mit wenigen Klicks finden.
Lohnt sich bereits ab einem Anwender
- Standalone- oder Netzwerk-Installation
- Rechtskonforme Archivierung gemäß GoBD
- Änderungshistorie
- Benutzer- und Gruppenrechte auf Archive & Funktionen
- Definierte Scan- und Importprofile für ad-hoc-Verarbeitung oder Stapelverarbeitung
- Automatisierte Wiedervolage von Dokumenten zur Einhaltung von Fristen
- Individuelle Nachverfolgung von Dokumenten und Akten
- Annotationen in einzelnen Dokumenten
- Private Encryption für den Schutz sensibler Daten
- Sprachversionen: Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch
- Systemvoraussetzung: Windows 10
SmartDocs
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Ergänzende Informationen
Produktinformation SmartDocs
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Glossar: DMS
In unserem Glossar definieren wir den Begriff „Dokumenten-Management-System“.