Dokumentenmanagement für den Mittelstand

DMSFACTORY SmartDocs

Dokumentenmanagement leicht gemacht

DMSFACTORY SmartDocs (auch bekannt als ECMClient) ist ein Dokumentenmanagement- und Archivsystem (DMS), d. h. ein EDV-System zur Organisation und rechtskonformen Archivierung großer Mengen Dokumente und Akten. Angepasst an die Bedürfnisse kleiner und mittelständischer Unternehmen ist SmartDocs das moderne DMS für die einfache Verwaltung Ihrer elektronischen Dokumente!

Der Anwendungsschwerpunkt liegt auf der effizienten Übernahme, der revisionssicheren Archivierung, der intuitiven Nutzung archivierter Dokumente und der flexiblen Weiterleitung von Dokumenten an Benutzer und Gruppen. All diese Funktionen sind in einer einzigen Anwendung vereint – sparen Sie sich also lästiges Hin- und Herwechseln zwischen Programmen und gestalten Sie Ihre Arbeitsprozesse noch effektiver.

In Verbindung mit weiteren Produkten der DMSFACTORY Produktsuite, wie beispielsweise dem DMSFACTORY EmailStore oder dem DMSFACTORY DokStore, gewinnt SmartDocs an Funktionalität und unterstützt Sie noch besser bei Ihren Geschäftsprozessen.

Vom Eingang bis zur Archivierung

In SmartDocs archivieren Sie Ihre Dokumente und Daten in den Archivbereichen rechtskonform, so wie es die GoBD verlangen. Die Archivbereiche lassen sich im Handumdrehen erstellen und mit Zugriffsberechtigungen versehen. Sie können in einer Anwendung beliebig viele elektronische Akten verwalten, zwischen denen Sie mit einem Klick wechseln können. Und die archivierten Dokumente werden durch die Volltextsuche innerhalb von Sekundenbruchteilen gefunden.

Scannen und importieren

Das Scannen von Dokumenten und Importieren von Dateien in SmartDocs kann sowohl als ad-hoc-Verarbeitung als auch im Stapel durchgeführt werden. Mit Hilfe von Scan- und Importprofilen können Sie umfangreiche Voreinstellungen vornehmen und den Prozess der Datenerfassung automatisieren. Bei dem Scannen und dem Import von Dokumenten können Sie bei Bedarf zusätzlich eine Texterkennung (optical character recognition) durchführen. So werden die gescannten Dokumente für die Volltextsuche durchsuchbar.

Überblick garantiert

Sobald ein Dokument in SmartDocs aufgenommen wurde, werden sämtliche Änderungen im Dokumentenprotokoll erfasst. So lässt sich zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, wann ein Dokument hinzugefügt, entfernt oder editiert wurde. Mit Hilfe von Annotationen können Sie einzelnen Dokumenten Markierungen und z. B. Stempel oder Symbole hinzufügen. Dabei wird das originale Dokument jedoch nie verändert, sondern bleibt im Original vorhanden.

Mit der Nachverfolgungs-Funktion behalten Sie Änderungen an wichtigen Dokumenten und Akten und durch Wiedervorlage-Option sämtliche Dokumente, Akten und vor allem Fristen immer im Blick.

Mit Sicherheit effizient

DMSFACTORY SmartDocs kann als Standalone-Installation auf einem PC genutzt oder als Netzwerk-Installation mit einem zentralen Server und mehreren Arbeitsplätzen betrieben werden.

Um sensible Daten noch besser schützen zu können, bietet SmartDocs neben dem Zugriffsschutz des DMS auch die Möglichkeit der Private Encryption an. Verschlüsseln Sie einzelne Archivbereiche zusätzlich, sodass nur autorisierte Personen Zugriff haben.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Mehr Effizienz

Managen und archivieren Sie alle Dokumente unternehmensweit in einer sicheren, zentralen Anwendung.

Optimierte Prozesse

Optimieren Sie die Arbeitsabläufe über alle Abteilungen hinweg und lösen Sie den Papierstau auf.

Immer informiert

Stellen Sie alle Informationen mit einem Klick bereit. So können Sie Ihren Kunden einen optimalen Service bieten.

Machen Sie sich ein Bild von SmartDocs

Die Oberfläche von SmartDocs. Hier können Sie bequem nach Ihren Dokumenten suchen und sich eine Vorschau der gewählten Datei anzeigen lassen.

Dank des ausführlichen Dokumentenprotokolls haben Sie jederzeit die Übersicht über alle vorgenommenen Änderungen.

Im Archivbereich können Sie mit verschiedenen Suchparametern alle abgelegten Dokumente mit wenigen Klicks finden.

Lohnt sich bereits ab einem Anwender

SmartDocs

299* pro Arbeitsplatz
  •  

Testen Sie SmartDocs 30 Tage kostenlos!

Füllen Sie einfach das Formular auf unserer Download-Seite aus, um eine kostenlose, 4-wöchige Testversion von SmartDocs herunterzuladen. Der Test läuft nach Ablauf des Testzeitraums automatisch aus.

Ergänzende Downloads

Produktinformation SmartDocs

Laden Sie sich alle Infos rund um das ECM SmartDocs bequem und kostenlos als PDF herunter.

Scroll to Top

Sie wollen nur mal reden?

Dann lassen Sie uns doch einfach einen Termin vereinbaren!