Digitales Archiv

Der Begriff Archiv kommt aus dem Lateinischen (Archivum = Aktenschrank) und beschreibt einen Ort, an dem Unterlagen wie Dokumente zeitlich unbegrenzt aufbewahrt, nutzbar gemacht und erhalten werden.

Digitale Archivierung – auch elektronische Archivierung genannt – bedeutet, dass Dokumente in elektronischer Form datenbankgestützt auf einem digitalen Datenträger langfristig, sicher und bei Bedarf unveränderbar aufbewahrt werden. Diese Dokumente können bereits digital entstanden oder für die Aufbewahrung digitalisiert worden sein. Ein digitales Archiv ist also eine Art von Informationssystem, in dem Inhalte aufbewahrt und den Nutzenden zur Verfügung gestellt werden.

Besondere Anforderungen gibt es an die revisionssichere Archivierung handels- und steuerrechtlich relevanter Dokumente. Diese müssen entsprechend der geltenden Aufbewahrungsfristen unveränderbar und langfristig verfügbar sein.