Digitales Bestellwesen
Der digitale Beschaffungsprozess vom Bedarf bis zur Bezahlung
Von der Bedarfsanforderung bis zur Bezahlung
Digitalisieren Sie Ihr Bestellwesen mit sämtlichen Vorgängen von der Beschaffung bis zur Bezahlung eines Gutes oder einer Dienstleistung: die Bedarfsmeldung und Genehmigung der Bestellanforderung (BANF), die Lieferantenauswahl unter Einhaltung bestehender Lieferantenverträge, die Bestellung selbst, die Bestätigung des Waren- / Leistungseingangs, die Eingangsrechnungsverarbeitung bis hin zur Übergabe an die Finanzbuchhaltung. Die über den gesamten Prozess hinweg anfallenden Dokumente (Bestellunterlagen, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung uvm.) können Sie mit der Bestellung verknüpfen, wodurch sie im Rahmen der Bearbeitung immer verfügbar sind. Alle Prozesse sind natürlich flexibel und lassen sich individuell an Ihre Wünsche und Anforderungen anpassen.
Genau das deckt unsere Lösung für Ihr Bestellwesen ab und durch die Digitalisierung des gesamten Prozesses, die Verknüpfung von Bestellung, Einkauf und Rechnungsverarbeitung und die automatisierte Abwicklung gestalten Sie Ihren Beschaffungsprozess effizienter, minimieren Fehler, erhöhen die Transparenz über alle Bearbeitungsschritte hinweg und sparen letztendlich nicht nur Zeit, sondern auch Geld.
Angebotsphase
Zu Beginn wird der Bedarf erfasst und anschließend automatisch an die für die Freigabe verantwortliche Person weitergegeben. So wird sichergestellt, dass die geplante Bestellung des Gutes bzw. die Beauftragung des Dienstleisters auch gerechtfertigt ist, bevor im Anschluss Angebote eingeholt werden können.
Bestellung
Nach Auswahl eines geeigneten Angebotes wird bei dem passenden Lieferanten die Bestellung getätigt. In der Bestellphase besteht die Möglichkeit, eine Prognosebuchung zu tätigen, die später im Prozess durch die tatsächlichen Kosten ersetzt wird.
Liefer- und Leistungsphase
In der Phase, in der das Produkt geliefert bzw. die Dienstleistung erbracht wird, lässt sich die Prognosebuchung aktualisieren und sämtliche anfallenden Dokumente wie Lieferscheine oder Dienstleistungsberichte mit der Bestellung verknüpfen. Die berechtigten Personen können jederzeit auf die Dokumente zugreifen, wodurch mehr Transparenz entsteht.
Eingangsrechnungsverabeitung
Ist die bestellte Ware eingetroffen bzw. wurde die vereinbarte Leistung erbracht, wird die Lieferphase abgeschlossen. Trifft im Anschluss die Eingangsrechnung ein, kann diese direkt in der Lösung für das digitale Bestellwesen bearbeitet werden, wobei sogar XRechnungen berücksichtigt werden. Der Bestellprozess ist abgeschlossen, sobald die Rechnung zur Bezahlung an die Finanzbuchhaltung übergeben wird.
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„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Effizienter Prozess
Durch die Digitalisierung des gesamten Bestellwesens sorgen Sie für eine konsistente und beschleunigte Bearbeitung der Bestellungen ohne Medienbrüche.
Erhöhte Transparenz
Jeder Bearbeitungsschritt ist definiert und sämtliche Änderungen an den Dokumenten und Informationen werden dokumentiert. So behalten Sie den Überblick.
Reduzierte Kosten
Kürzere Bearbeitungszeiten und reduzierte manuelle Aufwände senken die Prozesskosten. Zusätzlich können Sie einfacher Skonti nutzen.
Die wichtigsten Features der Lösung für das digitale Bestellwesen
- On-Premise oder in der Cloud
- Rechtskonforme Archivierung aller Dokumente
- Integration mit verschiedenen Finanzbuchhaltungs- und Warenwirtschaftssystemen
- Mobiler Zugriff auf alle Inhalte
- Digitale Signaturen & Aufzeichnung sämtlicher Änderungen
- Flexibel konfigurierbare digitale Prozesse
Passende Produkte
Die Basis für das digitale Bestellwesen bietet das ECM von M-Files die zentrale Anlaufstelle für alle Informationen. In M-Files archivieren Sie Ihre Dokumente revisionssicher und können Ihre Geschäftsprozesse digital in Form von Workflows abbilden.
Ergänzende Informationen
Produktinformation M-Files
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Case Study AVLEE
In dieser Case Study erfahren Sie alles über die Umsetzung des digitalen Bestellwesens bei unserem Kunden AVLEE.