Wir leben in einer Zeit, in der riesige Datenmengen in einem nie dagewesenen Tempo erstellt und verarbeitet werden. Genau das stellt viele Unternehmen vor die große Herausforderung, ihr Dokumentenmanagement effizient, intuitiv und ressourcenschonend zu gestalten.
Es gibt kaum einen Markt, der so schnelllebig ist, wie das Softwareangebot. Besonders was das digitale Büro angeht, kann sich der Markt vor innovativen Lösungen kaum retten. Ein „Trend“ hat sich dabei in den letzten Monaten besonders hervorgehoben: Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Dokumentenmanagement.
Was ist Künstliche Intelligenz?
Künstliche Intelligenz (KI), auch bekannt aus dem Englischen als artificial intelligence (AI), steht für Maschinen, die kognitive Funktionen des Menschen ausführen können. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf den Fähigkeiten:
- Lernen
- Problemlösen
- Wahrnehmung
- Entscheidungsfindung
Was mit einer Maschine begann, die versucht menschliches Verhalten zu bewerten und nachzuahmen, reicht heutzutage bis hin zur KI, die komplexe Aufgaben bewältigen und sich kontinuierlich weiterentwickeln kann.
Wenn Sie mehr darüber lesen möchten, was künstliche Intelligenz ist, wie sie funktioniert und woher sie kommt, lesen Sie unseren Artikel Wissen: Künstliche Intelligenz – Definition und Geschichte
KI im Dokumentenmanagement
Künstliche Intelligenz ist immer mehr in unserem Alltag integriert und hilft uns, schneller und einfacher ans Ziel zu kommen. Wir fragen Siri wie das Wetter wird, lassen unsere Fragen zu unserer letzten Online-Bestellung von einem Chatbot beantworten und bekommen Empfehlungen auf Netflix, Spotify & Co., die individuell an unser Nutzungsverhalten angepasst sind.
Auch im beruflichen Kontext hat KI schon längst Fuß gefasst, denn hier revolutioniert sie seit einigen Monaten das Dokumentenmanagement in den Bereichen:
- Automatisierte Dokumentenerkennung, Identifikation und Klassifizierung
- Intelligente und schnelle Suche
- Beantwortung von komplexen inhaltlichen Fragen
- Übersetzen von Dokumenten
- Datenextraktion
- Inhaltsanalyse zur Erkennung von Mustern
- Workflow-Automatisierung und -Optimierung
- Versionierung und Nachverfolgung bei Änderungen
- Compliance- und Risikomanagement
Ihre Vorteile auf einen Blick
Digitale Lösungen, die von der Technik künstlicher Intelligenz unterstützt werden, bringen, richtig eingesetzt, nur Vorteile mit sich. Nutzen auch Sie diese Anwendungen in Ihrem Unternehmen, um von folgenden Vorteilen zu profitieren:
Reduzierte Kosten
Mit KI-gestützten Lösungen sparen Sie bares Geld! Prozesse verlaufen schneller und ressourcenschonender und Sie können die ersparten finanziellen Ressourcen in wertschöpfendere Aufgaben in Ihrem Unternehmen verlagern.
Mehr Effizienz
Ihre Prozesse werden schneller, einfacher, übersichtlicher und sicherer – und das alles durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz im Dokumentenmanagement. Sichern also auch Sie Ihren Unternehmenserfolg durch die gesteigerte Effizienz Ihrer Arbeit.
Keine Fehler mehr
Fehler, deren Quelle im manuellen Eingreifen in Prozesse liegt, werden auf ein Minimum reduziert. So verlaufen ganze Prozesse nahtlos und automatisiert.
Sie sparen Zeit
Mit dem Einsatz von KI im Dokumentenmanagement sparen Sie viel Zeit. Ihre Suchprozesse werden so optimiert, dass der Zugriff auf Informationen, Daten und Dokumente beschleunigt und vereinfacht wird.
Datensicherheit
KI-basierte Lösungen unterstützen Sie bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die bei der Automatisierung von Geschäftsprozessen eingehalten werden müssen.
Künstliche Intelligenz spielt heutzutage also in vielen verschiedenen Anwendungsbereichen eine große und nicht mehr wegzudenkende Rolle. Auch wir haben unser Produktportfolio mit KI-basierten und -gestützten Lösungen ergänzt, um Ihnen die Möglichkeit zu bieten, das volle Potenzial aus dem papierlosen Büro schöpfen zu können.
DMSFACTORY KI-Suite für M-Files
Die M-Files Erweiterung DMSFACTORY KI-Suite unterstützt Sie bei:
- der automatischen Klassifikation Ihrer eingehenden Dokumente
- der Datenextraktion
- der Metadatenvergabe
Machen Sie sich selbst ein Bild von der DMSFACTROY KI-Suite für M-Files und den Vorteilen, die die Erweiterung Ihrem Unternehmen bringen wird!
M-Files Aino
M-Files Aino unterstützt Sie bei
- dem Zusammenfassen von Dokumenten
- der Übersetzung dieser Zusammenfassungen in andere Sprachen
- der Suche nach Antworten innerhalb eines Dokumentes
- dem Speichern der Zusammenfassungen und Antworten als Metadaten
Machen Sie sich selbst ein Bild von M-Files Aino und den Vorteilen, die die Anwendung in Ihr Unternehmen bringen wird!
Die Basis unserer KI gestützten Produkte
Das Grundsystem für die KI-gestützten Produkte in unserem Portfolio ist M-Files – ein Enterprise-Content-Management-System, das Ihre Informationen, Daten und Dokumente zentral und sicher verwaltet und zur Bearbeitung bereitstellt.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Häufig gestellte Fragen zu Künstlicher Intelligenz
Sie möchten mehr Informationen zum Thema Künstliche Intelligenz im Dokumentenmanagement?
Die meistgestellten Fragen haben wir Ihnen hier zusammengestellt und beantwortet. Sollten Sie dennoch Fragen haben, die wir hier nicht beantworten, dann senden Sie uns jederzeit eine Anfrage über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter der Telefonnummer +49 6074 86546-0
Im Dokumentenmanagement wird KI zum aktuellen Zeitpunkt vor allem dafür verwendet, Dokumente automatisch zu klassifizieren, Inhalte zu extrahieren und Suchprozesse zu optimieren. So unterstützt die Technologie Ihr System bei der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse. Einfach gesagt: Der Zeitaufwand, aber auch die Fehlerquellen einzelner Arbeitsschritte werden auf ein Minimum reduziert.
Die Sicherheit Ihrer Daten ist durch das Implementieren einer KI-basierten Lösung nicht gefährdet. Denn M-Files, als Anbieter und Betreiber Ihres Enterprise-Content-Management-Systems, achtet darauf, dass die bestehenden Sicherheitsstandards durch Datenverschlüsselungen, Sicherheitsprotokolle und Zugriffskontrollen wie gewohnt bestehen bleiben.
Da die Anwendungen in der Regel sehr benutzerfreundlich und intuitiv sind, sind keine weiteren Schulungen für den Einsatz in Ihrem Unternehmen notwendig. Bei Fragen und Problemen können Sie sich jedoch jederzeit an unsere ExpertInnen im Support oder den Ihnen zugewiesenen persönlichen AnsprechpartnerInnen wenden.
Bei einem so schnelllebigen Thema können wir selbstverständlich nicht genau voraussagen, was wann in welchem Umfang möglich sein wird. Doch was wir garantieren können, ist, dass Künstliche Intelligenz auf jeden Fall noch stärker in die bestehenden Systeme integriert werden wird und so die Möglichkeiten des maschinellen Lernens und der Automatisierung weiter vorantreibt. Wir als Unternehmen können genau davon profitieren, indem wir KI frühzeitig in unsere Prozesse integrieren.
Künstliche Intelligenz, kurz auch KI, beschreibt die technologische Möglichkeit, Maschinen zu befähigen, Aufgaben auszuführen, die normalerweise nur von Menschen ausgeübt werden können. Darunter fallen unter anderem das Lösen von Problemen, die Entscheidungsfindung oder die Wahrnehmung, Analyse und Interpretation von Inhalten und Sprache.
Maschinelles Lernen, kurz auch ML, ist lediglich ein Teilbereich der Künstlichen Intelligenz, der es Maschinen ermöglicht, aus Informationen, Daten und Dokumenten Muster zu erkennen und anhand dieser spezifischen Vorgehensweisen zu erlernen – und das vollkommen automatisiert und ohne für jeden Anwendungsfall neu programmiert oder konfiguriert zu werden. Maschinelles Lernen ist also das Mittel, um KI in die Praxis umsetzen zu können.