Digitale Bauakte

Alle Informationen direkt auf der Baustelle verfügbar

Mit der digitalen Bauakte haben Sie Ihre Baustellen immer im Blick

Kostendruck, Zeitdruck und Missverständnisse aufgrund unterschiedlicher Informationen – auf Baustellen und im Rahmen ihrer Organisation geht es oft hektisch zu. Da hilft es, wenn alle Beteiligten zu jeder Zeit die richtigen Informationen zur Verfügung haben und nicht noch nach Unterlagen suchen müssen. Bau-, Architektur und Ingenieursunternehmen bieten elektronische Akten einen großen Wettbewerbsvorteil. Verwalten Sie doch in Zukunft Ihre Baustellen mit der digitalen Bauakte zentral – so behalten Sie in jeder Situation den Überblick und nutzen den Vorteil von einer digitalen Bauakte in Verbindung mit einer mobilen Dokumentation der Baustellen und einer revisionssicheren Archivierung.

Ob einzelne Projekte und Gewerke, Mängelerfassungen, Informationen von Lieferanten, Auftragnehmern und Nachunternehmern, erfolgter Schriftverkehr, Verträge, Rechnungen oder das Bautagebuch – alle Unterlagen finden Sie künftig in Ihrer digitalen Bauakte. Auch unterwegs haben Sie über ein Tablet oder Smartphone immer die komplette Baustellendokumentation direkt verfügbar, online wie auch offline. Alle Beteiligten greifen so auf einen identischen Datenbestand zu und die gesamte Dokumentation ist sicher abgelegt. Und dank der einfachen und intuitiven Nutzung unserer Lösung wird auch weniger technikaffinen Kollegen der Umstieg leichtfallen.

Durch die gemeinsame Nutzung der digitalen Bauakte stellen Sie sicher, dass im Krankheits- oder Urlaubsfall die für das Projekt kritischen Daten und Dokumente auch für Kollegen verfügbar sind. Und das alles unter Einhaltung rechtlicher Anforderungen. Denn in M-Files sind alle Dokumente und Informationen sicher abgelegt, unterliegen Zugriffskontrollen auf Basis von Benutzerrollen oder Eigenschaften der einzelnen Nutzer und einer Nachverfolgung aller Änderungen. Sie bestimmen, welche Nutzer welche Dokumente lesen, bearbeiten und erstellen darf. Die abgelegten sensiblen Daten werden mit umfangreichen Schutzoptionen gegen ungewollte externe Zugriffe geschützt.

Eine Plattform für all Ihre Bedürfnisse

Die Basis unserer digitalen Bauakte bildet das ECM-System von M-Files. Dank der integrierten Volltextsuche finden Sie die benötigten Informationen und Dokumente so einfach wie noch nie. Denn in M-Files suchen Sie nicht mehr nach dem Ablageort des Dokumentes, sondern über eine einfache Schlagwortsuche, ähnlich wie in einer Suchmaschine, nur noch nach dem „was“. Sobald ein Projektmitarbeiter eine Änderung an einem Dokument vornimmt, erstellt M-Files automatisch eine neue, fortlaufende Version, wodurch jede Änderung nachvollziehbar wird und niemand mehr an einer alten Version arbeitet.

Und das Beste daran: das System ist auf andere Unternehmensbereiche und Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen flexibel erweiterbar! So können Sie M-Files auch nutzen, um alle Verträge im Unternehmen zu managen oder Ihre Personalabteilung zu digitalisieren. Die Anwendungsmöglichkeiten sind hier nahezu unbegrenzt!

Die digitale Bauakte
Die digitale Bauakte ist flexibel und frei skalierbar

Maximale Flexibilität bei minimalem Aufwand

Das Software-as-a-Service Modell bietet Ihnen im dynamischen Umfeld der Baubranche einen entscheidenden Vorteil: Sie zahlen immer nur das, was Sie auch wirklich benötigen und können die Nutzeranzahl flexibel an Ihre bestehenden Projekte anpassen.

Und da wir wissen, dass die Einführung Ihres neuen Systems die laufende Arbeit nicht stören darf, verläuft die Inbetriebnahme unkompliziert und ohne aufwändige Migration Ihrer vorhandenen Daten. Wir schließen einfach die bestehenden Systeme an Ihre digitale Bauakte an und Sie arbeiten wie gewohnt weiter. Nur, dass Sie ab sofort eben nur noch ein System nutzen, statt an verschiedenen Ablageorten nach den passenden Informationen zu suchen. Dafür sorgen Konnektoren für Ihre vorhandenen Systeme für ERP, CRM und Filesharing wie SharePoint, DocuWare, Documentum und vielen mehr. Dies ermöglicht einen systemübergreifenden Informationsfluss.

Cleveres E-Mail-Management

Dank der Outlook-Erweiterung EmailStore haben alle Projektmitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle projektbezogenen E-Mails. Das Prinzip ist ganz einfach: Wird ein Bauprojekt in der digitalen Bauakte aktiviert, erscheint automatisch in Ihrem Outlook-Postfach und in dem aller festgelegten Projektmitarbeiter ein entsprechender Ablage-Ordner. Dort können Sie die projektbezogenen Mails per Drag and Drop aus Ihrem Posteingang rein ziehen. Der EmailStore legt die E-Mail automatisch in der digitalen Bauakte ab und verknüpft sie mit dem Bauprojekt. Die Verschlagwortung und Kategorisierung der Mail und des Anhangs erfolgen automatisch auf den vorher definierten Angaben.

Und wenn Sie eine E-Mail suchen, können Sie das dank der vollständigen Integration des EmailStores auch direkt in Ihrem Outlook tun. Über das Suchfeld finden Sie alle abgelegten Korrespondenzen von Ihnen und auch von Ihren Kollegen. So brauchen Sie das gewohnte Umfeld in Outlook nicht zu verlassen und haben dort den perfekten Überblick – auch wenn mal jemand krank oder im Urlaub ist.

E-Mail-Management mit dem EmailStore

Anwendungsbereiche der digitalen Bauakte

Führen Sie das Bautagebuch einfach mobil über die zugehörige App und erfassen Sie den Baufortschritt lückenlos noch direkt auf der Baustelle. Und das von überall auf der Welt aus.

Steuern Sie wiederkehrende Abläufe und Prozesse über flexibel konfigurierbare Workflows. So verkürzen Sie die Bearbeitungszeiten, definieren Ihre Geschäftsprozesse und dokumentieren nebenbei alle getroffenen Entscheidungen und Projektschritte. Weiterer positiver Nebeneffekt: Sie haben immer die volle Transparenz über die Geschäftsprozesse und können sie weiter optimieren.

Per Smartphone oder Tablet kann der Bauleiter oder ein anderer Mitarbeiter auf der Baustelle vor Ort den Mangel erfassen. Dieser wird direkt an die Zentrale weitergeleitet, wo das Backoffice die entsprechenden Mängelanzeigen erzeugen kann.

Die digitale Bauakte ist mit M-Files nahtlos in alle Microsoft Office Anwendungen integriert. Sie können direkt in der digitalen Akte Dokumentenvorlagen einrichten und so sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter mit den richtigen Vorlagen arbeiten und die Unternehmensrichtlinien einhalten.

In M-Files können Sie auch Aufgaben erstellen, dem verantwortlichen Mitarbeiter zuweisen und die Erledigung mit einer Frist versehen. Diese Aufgaben lassen sich ganz einfach mit weiteren Informationen zu dem Projekt verknüpfen. Mit wenigen Klicks haben Sie den Überblick über alle offenen Aufgaben und den aktuellen Bearbeitungsstatus.

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

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Ihre Vorteile auf einen Blick

Alles auf einen Blick

Ob auf der Baustelle oder im Büro: Sie können überall auf alle Projektunterlagen, Zeichnungen, Bilder und Korrespondenzen zugreifen. Mit wenigen Klicks ist der aktuelle Bearbeitungsstand einsehbar.

Vollständige Dokumentation

Die Dokumentation der aktuellen Situation ist von jedem Ort aus möglich und läuft automatisch in der Zentrale zusammen. Erfassen Sie auf der Baustelle alle relevanten Informationen und übertragen diese zur weiteren Verarbeitung automatisch ans Büro.

Unkomplzierte Mängelerfassung

Die Mängelerfassung vor Ort erfolgt einfach per Foto über das Smartphone oder Tablet. Automatisch wird die Zentrale über den Mangel benachrichtigt, sodass die weitere Bearbeitung und die Sicherstellung von Ansprüchen zeitnah erfolgen kann.

Das digitale Bautagebuch

Was sollte wann erledigt sein und wie ist der tatsächliche aktuelle Stand? Mit dem Bautagebuch erfassen Sie lückenlos den Fortschritt auf der Baustelle und dokumentieren besondere Vorkommnisse – so behalten Sie stets den Überblick.

Vorlagenmanagement

Vorlagenverwaltung und E-Mail-Integration für einfache Kommunikation: durch den direkten Bezug von Adressen und Informationen aus Ihrem Projekt und das automatische Einfügen in die Vorlagen sparen Sie Zeit bei der Erstellung und dem Versand von Dokumenten.

Einfaches Teamwork

In der digitalen Bauakte können Ihre Teammitglieder ganz einfach gemeinsam an Dokumenten arbeiten, ohne diese ständig per Mail oder einem anderen Sharing-Tool hin und her schicken zu müssen, wobei man leicht den Überblick über die aktuelle Version verliert.

Die wichtigsten Features unserer digitalen Bauakte

  • On-Premise, in der Cloud oder als Hybrid
  • Abteilungs- & standortübergreifend
  • SaaS-Modell für mehr Flexibilität
  • Digitale Signaturen (DocuSign)
  • Frei skalierbare Plattform
  • Keine aufwändige Datenmigration nötig
  • Revisionssichere Archivierung
  • Ausgefeiltes Rechtesystem
  • Integriertes Bautagebuch
  • Integration von Autodesk AutoCAD möglich

Machen Sie sich ein Bild von unserer digitalen Bauakte

Auf der Startseite der digitalen Bauakte haben Sie den Überblick über anstehende Aufgaben und können ganz einfach zu allen Unterlagen navigieren.

Mit dem praktischen Vorschau-Fenster können Sie sich das Dokument anschauen, ohne es öffnen zu müssen.

In der digitalen Bauakte ist das Suchen nach Dokumenten und Informationen so einfach wie mit einer Suchmaschine.

Ergänzende Downloads

Broschüre Digitale Bauakte

Erfahren Sie alles über M-Files QMS. So managen Sie qualitätsrelevante Dokumente und Daten.

Flyer Digitale Bauakte

Erfahren Sie, wie Sie Qualität und Compliance durch effektives Informationsmanagement sichern können.​

Produktinformation M-Files

Laden Sie sich alle Informationen rund um die Basis „M-Files Online“ kostenlos als PDF herunter.

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Donnerstag, 24.10.2019

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