Digitale Bauakte

Alle Informationen direkt auf der Baustelle verfügbar

Mit der digitalen Bauakte haben Sie Ihre Baustellen immer im Blick

Kostendruck, Zeitdruck und Missverständnisse aufgrund unterschiedlicher Informationen – auf Baustellen und im Rahmen ihrer Organisation geht es oft hektisch zu. Da hilft es, wenn alle Beteiligten zu jeder Zeit die richtigen Informationen zur Verfügung haben und nicht noch nach Unterlagen suchen müssen. Bau-, Architektur und Ingenieursunternehmen bieten elektronische Akten einen großen Wettbewerbsvorteil. Verwalten Sie doch Ihre Baustellen mit der digitalen Bauakte zentral – so behalten Sie in jeder Situation den Überblick und nutzen den Vorteil der digitalen Bauakte in Verbindung mit einer mobilen Dokumentation der Baustellen und einer revisionssicheren Archivierung.

Ob einzelne Projekte, Mängelerfassungen, Informationen von Lieferanten, Auftragnehmern und Nachunternehmern, erfolgter Schriftverkehr, Verträge, Rechnungen oder das Bautagebuch – alle Unterlagen finden Sie in Ihrer digitalen Bauakte. Auch unterwegs haben Sie über ein Tablet oder Smartphone immer die komplette Baustellendokumentation direkt verfügbar, online wie auch offline. Alle Beteiligten greifen dabei auf den identischen Datenbestand zu und die gesamte Dokumentation ist sicher abgelegt. Und dank der einfachen und intuitiven Nutzung unserer Lösung wird auch weniger technikaffinen Kollegen der Umstieg leichtfallen.

Durch die gemeinsame Nutzung der digitalen Bauakte stellen Sie sicher, dass im Krankheits- oder Urlaubsfall die für das Projekt kritischen Daten und Dokumente für Kollegen verfügbar sind. Und das alles unter Einhaltung rechtlicher Anforderungen. Denn in unserer digitalen Bauakte sind alle Inhalte sicher abgelegt, unterliegen Zugriffskontrollen auf Basis von Benutzerrollen oder Eigenschaften der einzelnen Nutzer und der Protokollierung aller Änderungen. Sie bestimmen, welche Nutzer welche Dokumente lesen, bearbeiten und erstellen darf.

Eine Plattform für all Ihre Bedürfnisse

Die Basis unserer digitalen Bauakte bildet das ECM von M-Files. Dank der integrierten Volltextsuche finden Sie die benötigten Informationen und Dokumente so einfach wie noch nie. In unserer digitalen Bauakte suchen Sie nicht mehr nach dem Ablageort des Dokumentes, sondern über eine einfache Schlagwortsuche, ähnlich wie in einer Suchmaschine, nur noch nach dem „was“. Sobald ein Projektmitarbeiter eine Änderung an einem Dokument vornimmt, erstellt die Bauakte automatisch eine neue, fortlaufende Version, wodurch jede Änderung nachvollziehbar wird und niemand mehr an einer alten Version arbeitet.

Und das Beste daran: unsere Lösung lässt sich flexibel auf andere Unternehmensbereiche und Anwendungsfälle in Ihrem Unternehmen erweitern! So können Sie auch alle Verträge in Ihrem Unternehmen managen oder Ihre Personalabteilung digitalisieren. Die Anwendungsmöglichkeiten sind hier nahezu unbegrenzt.

Registerstruktur & Aktenrücken

Durch unsere AktenView mit ihrem automatisch generierten Aktenrücken fühlt sich die digitale Bauakte wie ein herkömmlicher Aktenordner an. Dahinter können Sie Ihre gewohnte Aktenstruktur mit einer flexiblen Registerstruktur aufbauen, Pflichtdokumente definieren und mit wenigen Klicks neue Dokumente erstellen. Dabei können Sie die Pflichtdokumente, Registerstrukturen und den Aktenrücken abhängig des Status der Bauakte anpassen und beispielsweise für eine Angebotsakte andere Pflichtdokumente definieren wie für die Bauakte selbst.

Cleveres E-Mail-Management

Dank der Outlook-Erweiterung EmailStore haben alle Projektmitarbeiter jederzeit Zugriff auf alle projektbezogenen E-Mails.  Wird ein Bauprojekt in der digitalen Bauakte aktiviert, erscheint automatisch in Ihrem Outlook-Postfach und in dem aller festgelegten Projektmitarbeiter ein entsprechender Ablage-Ordner. Dort können Sie die projektbezogenen Mails per Drag and Drop aus Ihrem Posteingang rein ziehen. Der EmailStore legt die E-Mail automatisch in der digitalen Bauakte ab und verknüpft sie mit dem Bauprojekt. Die Verschlagwortung und Kategorisierung der Mail und des Anhangs erfolgen automatisch auf den vorher definierten Angaben.

Und wenn Sie eine E-Mail suchen, können Sie das direkt in Outlook tun. Über das Suchfeld finden Sie alle abgelegten Korrespondenzen von Ihnen und auch von Ihren Kollegen. So brauchen Sie das gewohnte Umfeld in Outlook nicht zu verlassen und haben dort den Überblick – auch wenn mal jemand krank oder im Urlaub ist.

Automatische E-Mail-Ablage

Definieren Sie ein E-Mail-Postfach, an das alle Nachunternehmer ihre Kommunikation richten. Im Betreff der eingehenden E-Mails muss lediglich eine eindeutige ID oder ein eindeutiger Begriff auftauchen. So gelangen die Mails automatisch in den Posteingang der entsprechenden Bauakte. Von dort aus haben alle autorisierten Nutzer Zugriff auf die Mails und können sie bearbeiten.

Maximale Flexibilität bei minimalem Aufwand

Das Software-as-a-Service Modell bietet Ihnen im dynamischen Umfeld der Baubranche einen entscheidenden Vorteil: Sie zahlen immer nur das, was Sie auch wirklich benötigen und können die Nutzeranzahl flexibel an Ihre bestehenden Projekte anpassen.

Und da wir wissen, dass die Einführung Ihres neuen Systems die laufende Arbeit nicht stören darf, verläuft die Inbetriebnahme unkompliziert und ohne aufwändige Migration Ihrer vorhandenen Daten. Wir schließen einfach die bestehenden Systeme an Ihre digitale Bauakte an und Sie arbeiten wie gewohnt weiter. Nur, dass Sie ab sofort eben nur noch ein System nutzen, statt an verschiedenen Ablageorten nach den passenden Informationen zu suchen. Dafür sorgen Konnektoren für Ihre vorhandenen Systeme für ERP, CRM und Filesharing wie SharePoint und vielen mehr. Dies ermöglicht einen systemübergreifenden Informationsfluss.

Anwendungsbereiche der digitalen Bauakte

Führen Sie das Bautagebuch einfach mobil über die zugehörige App und erfassen Sie den Baufortschritt lückenlos noch direkt auf der Baustelle. Und das von überall auf der Welt aus. Dabei helfen Ihnen nützliche Integrationen wie die Ihres Zeiterfassungstools und einer Wetter-App. So werden Angaben zum Wetter und zur Arbeitszeit der anwesenden Personen automatisch übernommen. Nach Abschluss der Baustelle können Sie das gesamte Bautagebuch gesammelt exportieren. Natürlich können Sie auch jeden Eintrag einzeln entnehmen und speichern oder verschicken.

Steuern Sie wiederkehrende Abläufe und Prozesse über flexibel konfigurierbare Workflows. So verkürzen Sie die Bearbeitungszeiten, definieren Ihre Geschäftsprozesse und dokumentieren nebenbei alle getroffenen Entscheidungen und Projektschritte. Weiterer positiver Nebeneffekt: Sie haben immer die volle Transparenz über die Geschäftsprozesse und können sie weiter optimieren.

Per Smartphone oder Tablet kann der Bauleiter oder ein anderer Mitarbeiter auf der Baustelle vor Ort den Mangel erfassen. Dieser wird direkt an die Zentrale weitergeleitet, wo das Backoffice die entsprechenden Mängelanzeigen erzeugen kann.

Die digitale Bauakte ist nahtlos in alle Microsoft Office Anwendungen integriert. Sie können direkt in der digitalen Akte Dokumentenvorlagen einrichten und so sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter mit den richtigen Vorlagen arbeiten und die Unternehmensrichtlinien einhalten.

In unserer digitalen Bauakte können Sie Aufgaben erstellen, dem/der verantwortlichen MitarbeiterIn zuweisen und die Erledigung mit einer Frist versehen. Diese Aufgaben lassen sich ganz einfach mit weiteren Informationen zu dem Projekt verknüpfen. Mit wenigen Klicks haben Sie den Überblick über alle offenen Aufgaben und den aktuellen Bearbeitungsstatus.

Legen Sie Ihren Fuhrpark und Ihre Geräte in der Bauakte an und planen Sie Einsätze, verwalten Sie Inspektionen und vieles mehr. Mit der Kalenderansicht haben Sie die Verfügbarkeit von jedem Gerät im Blick und können direkt einen neuen Einsatz planen.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Alle Inhalte zentral auf einen Blick

Ob auf der Baustelle oder im Büro: Sie können überall auf alle Projektunterlagen, Zeichnungen, Bilder und Korrespondenzen zugreifen. Mit wenigen Klicks ist der aktuelle Bearbeitungsstand einsehbar.

Vollständige Dokumentation

Die Dokumentation der aktuellen Situation ist von jedem Ort aus möglich und läuft automatisch in der Zentrale zusammen. Erfassen Sie auf der Baustelle alle relevanten Informationen und übertragen diese zur weiteren Verarbeitung automatisch ans Büro.

Zentrale Mängelerfassung

Die Mängelerfassung vor Ort erfolgt einfach per Foto über das Smartphone oder Tablet. Automatisch wird die Zentrale über den Mangel benachrichtigt, sodass die weitere Bearbeitung und die Sicherstellung von Ansprüchen zeitnah erfolgen kann.

Digitales Bautagebuch

Was sollte wann erledigt sein und wie ist der tatsächliche aktuelle Stand? Mit dem Bautagebuch erfassen Sie lückenlos den Fortschritt auf der Baustelle und dokumentieren besondere Vorkommnisse – so behalten Sie stets den Überblick.

Vorlagenmanagement

Vorlagenverwaltung und E-Mail-Integration für einfache Kommunikation: durch den direkten Bezug von Adressen und Informationen aus Ihrem Projekt und das automatische Einfügen in die Vorlagen sparen Sie Zeit bei der Erstellung und dem Versand von Dokumenten.

Teamwork

In der digitalen Bauakte können Ihre Teammitglieder ganz einfach gemeinsam an Dokumenten arbeiten, ohne diese ständig per Mail oder einem anderen Sharing-Tool hin und her schicken zu müssen, wobei man leicht den Überblick über die aktuelle Version verliert.

Die wichtigsten Features unserer digitalen Bauakte

Machen Sie sich ein Bild von unserer digitalen Bauakte

Auf der Startseite der digitalen Bauakte haben Sie den Überblick über anstehende Aufgaben und können ganz einfach zu allen Unterlagen navigieren.

Mit der AktenView können Sie Ihre gewohnte Registerstruktur 1:1 in die digitale Welt übertragen. Die Struktur ist natürlich individuell anpassbar.

Das Pflegen des Bautagebuchs wird durch die Anbindung an Ihr Zeiterfassungstool und aktuelle Wetterberichte von der Pflicht zur Kür.

Lassen Sie sich kostenfrei beraten

Vereinbaren Sie Ihren Beratungstermin bequem über unser Buchungstool. An dem vereinbarten Termin werden wir Sie telefonisch unter der von Ihnen angegebenen Telefonnummer kontaktieren und mit Ihnen alle Ihre Fragen durchgehen. Nach dem Termin werden keine Fragen mehr offen sein und Sie haben einen Eindruck darüber, wie Ihnen unsere Lösungen den Arbeitsalltag erleichtern können.

So geht´s:

  1. Wählen Sie einen für Sie passenden Termin.
  2. Füllen Sie die erforderlichen Kontaktfelder (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) aus.
  3. Teilen Sie uns gerne im Formular oder im Nachgang per E-Mail Ihre Fragen, Problemstellungen oder Erwartungen mit. So können wir uns bestens auf Ihre Anforderungen vorbereiten.
  4. Dann müssen Sie lediglich zu dem vereinbarten Termin telefonisch erreichbar sein. Sie brauchen nichts weiter vorzubereiten.

Selbstverständlich behandeln wir alle Daten streng vertraulich gemäß unserer Datenschutzerklärung.

Sie gehören zu den Kurzentschlossenen und möchten am liebsten jetzt gleich beraten werden? Dann rufen Sie uns einfach an: +49 6074 86546-222.

Lassen Sie sich kostenfrei beraten

So geht´s:

  1. Wählen Sie einen für Sie passenden Termin.
  2. Füllen Sie die erforderlichen Kontaktfelder (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) aus.
  3. Teilen Sie uns gerne im Formular oder im Nachgang per E-Mail Ihre Fragen, Problemstellungen oder Erwartungen mit. So können wir uns bestens auf Ihre Anforderungen vorbereiten.

Selbstverständlich behandeln wir alle Daten streng vertraulich gemäß unserer Datenschutzerklärung.

Sie gehören zu den Kurzentschlossenen und möchten am liebsten jetzt gleich beraten werden? Dann rufen Sie uns einfach an: +49 6074 86546-222.

Sie möchten uns lieber per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren und einen Termin für eine unverbindliche Produkt-Demo oder ein umfassendes Beratungsgespräch vereinbaren? Kein Problem, diese Möglichkeiten haben Sie auf unserer Kontakt-Seite.

Ergänzende Downloads

Broschüre Digitale Bauakte

Erfahren Sie alles über M-Files QMS. So managen Sie qualitätsrelevante Dokumente und Daten.

Kostenloses Whitepaper

Wir zeigen Ihnen 9 Wege, wie Sie die Digitalisierung Ihres Bauunternehmens meistern können.

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