Digitale Bauakte für Ihre Bauprojekte

Alle Informationen zu den Baustellen direkt verfügbar

Eine Plattform für all Ihre Bedürfnisse als Bauunternehmen

Kostendruck, Zeitdruck und Missverständnisse aufgrund unterschiedlicher Informationen – auf Baustellen und im Rahmen ihrer Organisation geht es oft hektisch zu. Bei Ihnen auch? In solchen Situationen hilft es, wenn allen Beteiligten zu jeder Zeit die richtigen Informationen zur Verfügung stehen. Gerade Bauunternehmen bieten digitale Akten einen großen Wettbewerbsvorteil. Verwalten Sie doch Ihre Baustellen mit der digitalen Bauakte! So behalten Sie in jeder Situation den Überblick, können von unterwegs auf die Informationen zugreifen und das Bautagebuch mobil führen.

Ob einzelne Projekte, Mängelerfassung, Informationen von LieferantInnen, AuftragnehmerInnen und NachunternehmerInnen, erfolgter Schriftverkehr, Verträge, Rechnungen oder das Bautagebuch – alle Unterlagen finden Sie in Ihrer digitalen Bauakte. Auch unterwegs haben Sie über ein Tablet oder Smartphone immer die komplette Baustellendokumentation im Blick. Alle Beteiligten greifen immer auf den identischen Datenbestand zu und die gesamte Dokumentation ist revisionssicher abgelegt. Dank der einfachen und intuitiven Nutzung unserer digitalen Bauakte fällt auch weniger technikaffinen KollegInnen der Umstieg leicht.

Durch die Nutzung der digitalen Bauakte stellen Sie sicher, dass im Krankheits- oder Urlaubsfall die für das Projekt kritischen Daten und Dokumente für die KollegInnen verfügbar sind. Und das alles unter Einhaltung rechtlicher Anforderungen. Denn in unserer digitalen Bauakte sind alle Inhalte sicher abgelegt und unterliegen Zugriffskontrollen auf Basis von Benutzerrollen, Eigenschaften der Dokumente oder NutzerInnen oder ganz individuell. Sie bestimmen, wer welche Dokumente lesen, bearbeiten und erstellen darf. Sämtliche Aktivitäten in der Bauakte werden aufgezeichnet und sind somit nachvollziehbar.

Registerstruktur & Aktenrücken der Bauakte

Durch den automatisch generierten Aktenrücken fühlt sich die digitale Bauakte wie ein herkömmlicher Aktenordner an. Dahinter können Sie Ihre gewohnte Aktenstruktur mit Registerstruktur aufbauen, Pflichtdokumente definieren und darin mit wenigen Klicks neue Dokumente erstellen. Dabei können Sie die Pflichtdokumente, Registerstrukturen und den Aktenrücken abhängig des Status der Bauakte festlegen, wenn Sie beispielsweise für eine Angebotsakte andere Pflichtdokumente benötigen als für die Projektakte.

Cleveres E-Mail-Management

Die digitale Bauakte lässt sich direkt mit Outlook verknüpfen. So haben alle MitarbeiterInnen jederzeit Zugriff auf alle projektbezogenen E-Mails. Wird ein Bauprojekt in der digitalen Bauakte aktiviert, erscheint automatisch im Outlook-Postfach aller festgelegten Projektmitarbeitenden ein Ablage-Ordner. Darüber können sie die Mails per Drag and Drop aus dem Posteingang heraus direkt in der digitalen Bauakte ablegen. Die Verschlagwortung und Kategorisierung der Mail und des Anhangs erfolgen automatisch auf den vorher definierten Angaben. Und wenn Sie eine E-Mail suchen, können Sie das direkt in Outlook tun. So brauchen Sie das gewohnte Umfeld in Outlook nicht zu verlassen und haben dort den Überblick – auch wenn mal jemand krank oder im Urlaub ist.

Für die automatische E-Mail-Ablage direkt in die Akten können Sie ein E-Mail-Postfach definieren, an das alle NachunternehmerInnen ihre Kommunikation richten. Im Betreff der eingehenden E-Mails muss lediglich eine eindeutige ID oder ein eindeutiger Begriff auftauchen. So gelangen die Mails automatisch in den Posteingang der entsprechenden Bauakte. Von dort aus haben alle autorisierten NutzerInnen Zugriff auf die Mails und können sie bearbeiten.

Maximale Flexibilität bei minimalem Aufwand

Das Software-as-a-Service Modell bietet Ihnen im dynamischen Umfeld der Baubranche einen entscheidenden Vorteil: Sie zahlen immer nur das, was Sie auch wirklich benötigen und können die Nutzeranzahl flexibel an Ihre bestehenden Projekte anpassen.

Sie möchten, dass die Einführung Ihres neuen Systems die laufende Arbeit nicht stört? Kein Problem, denn die Inbetriebnahme verläuft unkompliziert und ohne aufwändige Migration Ihrer vorhandenen Daten. Wir schließen einfach die bestehenden Systeme an Ihre digitale Bauakte an und Sie arbeiten wie gewohnt weiter. Nur, dass Sie ab sofort eben nur noch ein System nutzen, statt an verschiedenen Ablageorten nach den passenden Informationen zu suchen. Dafür sorgen Konnektoren für Ihre vorhandenen Systeme für ERP, CRM und Filesharing wie SharePoint und vielen mehr. Dies ermöglicht einen systemübergreifenden Informationsfluss.

Anwendungsbereiche der digitalen Bauakte

Führen Sie das Bautagebuch einfach mobil über die zugehörige App und erfassen Sie den Baufortschritt lückenlos noch direkt auf der Baustelle. Und das von überall auf der Welt aus. Dabei helfen Ihnen nützliche Integrationen wie die Ihres Zeiterfassungstools und einer Wetter-App. So werden Angaben zum Wetter und zur Arbeitszeit der anwesenden Personen automatisch übernommen. Nach Abschluss der Baustelle können Sie das gesamte Bautagebuch gesammelt exportieren. Natürlich können Sie auch jeden Eintrag einzeln entnehmen und speichern oder verschicken.

Steuern Sie wiederkehrende Abläufe und Prozesse über flexibel konfigurierbare Workflows. So verkürzen Sie die Bearbeitungszeiten, definieren Ihre Geschäftsprozesse und dokumentieren nebenbei alle getroffenen Entscheidungen und Projektschritte. Ein weiterer positiver Nebeneffekt: Sie haben immer die volle Transparenz über die Geschäftsprozesse und können sie weiter optimieren.

Per Smartphone oder Tablet kann der Bauleiter oder ein/e andere/r MitarbeiterIn auf der Baustelle vor Ort den Mangel erfassen. Dieser wird direkt an die Zentrale weitergeleitet, wo das Backoffice die entsprechenden Mängelanzeigen erzeugen kann.

Die digitale Bauakte ist nahtlos in alle Microsoft Office Anwendungen integriert. Sie können direkt in der digitalen Akte Dokumentenvorlagen einrichten und so sicherstellen, dass Ihre MitarbeiterInnen mit den richtigen Vorlagen arbeiten und die Unternehmensrichtlinien einhalten.

In unserer digitalen Bauakte können Sie Aufgaben erstellen, dem/der verantwortlichen MitarbeiterIn zuweisen und die Erledigung mit einer Frist versehen. Diese Aufgaben lassen sich ganz einfach mit weiteren Informationen zu dem Projekt verknüpfen. Mit wenigen Klicks haben Sie den Überblick über alle offenen Aufgaben und den aktuellen Bearbeitungsstatus.

Legen Sie Ihren Fuhrpark und Ihre Geräte in der Bauakte an und planen Sie Einsätze, verwalten Sie Inspektionen und vieles mehr. Mit der Kalenderansicht haben Sie die Verfügbarkeit von jedem Gerät im Blick und können direkt einen neuen Einsatz planen.

Verarbeiten Sie eingehende Rechnungen in der digitalen Bauakte und verwalten Sie diese gemeinsam mit den anderen Unterlagen, die zu dem Bauprojekt gehören. Spezielle Workflows unterstützen Sie bei der Eingangsrechnungsverarbeitung, indem sie die Dokumente an die verantwortlichen Personen weiterleiten und ihnen eine Bearbeitungsfrist setzen. So können Sie die Rechnungen schnellstmöglich begleichen und dabei noch Skonti ziehen.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Alle Inhalte zentral auf einen Blick

Ob unterwegs auf der Baustelle oder im Büro: Sie können überall auf alle Projektunterlagen, Zeichnungen, Bilder und Korrespondenzen zugreifen. Mit wenigen Klicks ist der aktuelle Bearbeitungsstand einsehbar.

Vollständig & beweis-sicher dokumentieren

Die Dokumentation des Baufortschritts ist von jedem Ort aus möglich und läuft automatisch in der Bauakte zusammen. Erfassen Sie auf der Baustelle alle Informationen und übertragen diese zur weiteren Verarbeitung automatisch ans Büro.

Zentrale Mängelerfassung

Die Mängelerfassung vor Ort erfolgt einfach per Foto über das Smartphone oder Tablet. Automatisch wird die Zentrale über den Mangel benachrichtigt, sodass die weitere Bearbeitung und die Sicherstellung von Ansprüchen zeitnah erfolgen kann.

Digitales Bautagebuch

Was sollte wann erledigt sein und wie ist der tatsächliche aktuelle Stand? Mit dem Bautagebuch erfassen Sie lückenlos den Fortschritt auf der Baustelle und dokumentieren besondere Vorkommnisse – so behalten Sie stets den Überblick.

Vorlagenmanagement

Durch den direkten Bezug von Adressen und Informationen aus Ihrem Projekt und das automatische Einfügen in die Vorlagen sparen Sie Zeit bei der Erstellung und dem Versand von Dokumenten und vereinfachen die Kommunikation.

Teamwork

In der digitalen Bauakte können Ihre Teammitglieder ganz einfach gemeinsam an Dokumenten arbeiten, ohne diese per Mail oder einem anderen Sharing-Tool hin und her schicken zu müssen, und behalten den Überblick über die aktuelle Version.

Die wichtigsten Features unserer digitalen Bauakte

Machen Sie sich ein Bild von der digitalen Bauakte

Auf der Startseite der digitalen Bauakte haben Sie den Überblick über anstehende Aufgaben und können ganz einfach zu allen Unterlagen navigieren.

Mit der AktenView können Sie Ihre gewohnte Registerstruktur 1:1 in die digitale Welt übertragen. Die Struktur ist natürlich individuell anpassbar.

Das Pflegen des Bautagebuchs wird durch die Anbindung an Ihr Zeiterfassungstool und aktuelle Wetterberichte von der Pflicht zur Kür.

Die Oberfläche

Erstellung einer Bauakte

Weitere Videos

Sie möchten sich ein Bild von der digitalen Bauakte auf Basis von M-Files machen? Dann schauen Sie sich jetzt unsere Video-Produkttour an und lassen Sie sich von den zahlreichen Features überzeugen!

Ergänzende Informationen

Broschüre Digitale Bauakte

Erfahren Sie alles über unsere digitale Bauakte und meistern Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen.

Kostenloses Whitepaper

Wir zeigen Ihnen 9 Wege, wie Sie die Digitalisierung Ihres Bauunternehmens meistern können.

Kostenloses Online-Seminar

Sehen Sie unsere Digitale Bauakte live mit verschiedenen Praxisbeispielen in unserem Online-Seminar.

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