Unsere Screencasts und Produktvideos
Erfahren Sie mehr über unsere Produkte & Lösungen
Erlangen Sie einen ersten Überblick
Reisen Sie durch unsere Produkte und verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über deren Funktionalitäten. Bekommen Sie einen Einblick in die Anwenderoberfläche und die Features und ein erstes Gespür für die Software:
M-Files Online
Die Oberfläche von M-Files
Die Startoberfläche von M-Files. Von hier aus haben Sie den direkten Zugriff auf alle Dokumente über die Schnellsuche und die dynamischen Ansichten, sehen die von Ihnen zuletzt geöffneten Objekte und Ihre Aufgaben.
Inhalte mit der Schnellsuche finden
In M-Files finden Sie über die Schnellsuche Dokumente und Informationen so einfach und schnell wie mit einer Suchmaschine. Die Ergebnisse können Sie sich bequem im Vorschau-Fenster anschauen.
Dynamische Ansichten
In M-Files basiert die Ablage der Dokumente und Daten darauf, was diese sind. So wird das lästige und zeitraubende Suchen nach dem am besten geeigneten Ordner für die Ablage der Dokumente hinfällig.
Dokumente erstellen
In M-Files lassen sich Dokumente ganz bequem auf Basis vorher erstellter und freigegebener Vorlagen erstellen. So stellen Sie sicher, dass alle Vorschriften eingehalten werden.
Dokumente in M-Files speichern
Es gibt viele Wege, um ein Dokument in M-Files zu speichern: per Rechtsklick auf das Dokument, per Drag&Drop oder über die M-Files Integration in alle Microsoft Office Anwendungen.
Dokumente in M-Files bearbeiten
Wenn Sie in M-Files ein Dokument bearbeiten möchten, müssen Sie es dafür auschecken. So stellen Sie sicher, dass kein anderer Nutzer in der Zeit Änderungen an diesem Dokument vornimmt. Nach dem Einchecken wird automatisch eine neue Version des Dokumentes angelegt.
Eine Vorlage erstellen
Etwa 70% der elektronischen Dokumente und Dateien werden kopiert oder neu erstellt, wodurch rechtliche Probleme und Fehler entstehen können, weil neue Dokumente auf Basis alter Versionen erstellt werden. In M-Files lassen sich jedoch einfach Dokument-Vorlagen erstellen.
Dokumente mit Kollegen bearbeiten
Der Versand von E-Mails ist die einfachste Möglichkeit, Ideen und Inhalte auszutauschen. Doch bei der gemeinsamen Arbeit an einem Dokument stößt diese Methode an ihre Grenzen. Mit M-Files geht das gemeinsame Bearbeiten eines Dokumentes ganz unkompliziert.
Einen Workflow erstellen
In M-Files lassen sich alle erdenklichen wiederkehrenden Prozesse in Form von Workflows definieren. Dafür benötigen Sie keine Programmierkenntnisse, denn der Workflow-Designer ist intuitiv nutzbar.
Automatisierte Workflows
Erledigen Sie wiederkehrende Aufgaben noch schneller mit automatischen Workflows. So werden Prozesse wie beispielsweise das Erstellen von Verträgen vereinfacht und Sie können sich auf andere Dinge konzentrieren!
Dynamische Vergabe der Zugriffsrechte
Statt zeitraubender manueller Freigabe von Dokumenten und Ordnern und dem fehleranfälligen Kopieren von Inhalten können in M-Files die Zugriffsrechte auf ein Dokument dynamisch auf Basis seines Status im entsprechenden Workflow vergeben werden. So stellen Sie sicher, dass immer nur die autorisierten Nutzer Zugriff auf die Dokumente haben!
Offlineverfügbarkeit von Dokumenten
Auch offline können Sie auf Dokumente zugreifen und diese sogar bearbeiten. M-Files aktualisiert die Dokumenten dann automatisch, sobald Sie wieder online sind.
Der Web-Client
M-Files gibt es auch als Web-Anwendung. Diese bietet dieselben Funktionen wie der Desktop-Client und ist über jeden gängigen Web-Browser erreichbar.
Annotationen und Markierungen
Kommentieren Sie Dokumente oder highlighten Sie Textausschnitte, ohne das originale Dokument zu verändern. Dafür können Sie mit M-Files Annotationen in PDF, Word, Excel und PowerPoint Dateien erstellen.
Mobiler Zugriff
Auch unterwegs haben Sie Zugriff auf alle Dokumente. Mit Hilfe von der M-Files App für Ihr Smartphone oder Tablet können Sie jederzeit von überall aus auf alle Daten und Dokumente in M-Files zugreifen.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
M-Files Vertragsmanagement
Die Oberfläche
Die Startoberfläche der Vertragsmanagement-Lösung von M-Files. Von hier aus haben Sie den direkten Zugriff auf alle Verträge und Informationen über die Schnellsuche und die dynamischen Ansichten, sehen die von Ihnen zuletzt geöffneten Objekte und Ihre Aufgaben.
Verträge und Informationen finden
Über die Schnellsuche finden Sie alle Verträge und Informationen so einfach wie mit einer Suchmaschine. Die Dokumente können Sie sich bequem im Vorschau-Fenster anschauen. Die Ablage der Verträge basiert darauf, was diese sind. So lassen sich alle Verträge auch nach beliebigen Kategorien in den dynamischen Ansichten anzeigen.
Die Metadatenkarte
In der Metadatenkarte befinden sich alle Informationen zu dem Objekt bzw. dem Vertrag übersichtlich aufbereitet. Hier können auch Informationen geändert oder ergänzt werden.
Einen externen Vertrag speichern
Um einen externen Vertrag in das Vertragsmanagement in M-Files zu überführen, können Sie diesen ganz einfach über die Integration in Microsoft Outlook direkt in M-Files abspeichern. Einfach die Metadaten ergänzen und fertig!
Einen neuen Vertrag erstellen
Erstellen Sie einen neuen Vertrag ganz einfach aus einer Vorlage heraus. Diese kann Platzhalter enthalten, die automatisch bei der Erstellung ausgefüllt werden.
Prozesse mit Workflows abbilden
Mit Workflows lassen sich Prozesse wie die Freigabe eines neuen Vertrages automatisieren. Dabei können die betroffenen Nutzer per Mail über anstehende Aufgaben benachrichtigt werden.
Externe Zusammenarbeit
Der Vertrag kann der weiteren Vertragspartei zur Unterschrift direkt aus M-Files heraus per Mail als Anhang verschickt werden.
Änderungshistorie
Jede Änderung an einem Vertragsentwurf wird automatisch dokumentiert und eine neue Version wird angelegt. So behalten Sie den Überblick über alle Änderungen und die aktuelle Version des Entwurfs.
Termine und Meilensteine
Meilensteine sind wichtige Termine, die im Zusammenhang mit einem Vertrag stehen. Sie werden automatisch hinzugefügt, wenn der Vertrag die entsprechenden Datumswerte besitzt, und können auch manuell erstellt werden.
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Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
M-Files QMS
Die Oberfläche des Qualitätsmanagement-Systems von M-Files
Die Startoberfläche des QMS von M-Files. Von hier aus haben Sie den direkten Zugriff auf alle Dokumente und Informationen über die Schnellsuche und die dynamischen Ansichten, sehen die von Ihnen zuletzt geöffneten Objekte, Ihre Aufgaben und alle anstehenden Termine
Einen dokumentierten Mangel erstellen & beheben
Im M-Files QMS lassen sich dokumentierte Mängel erstellen, nach ihrem Schweregrad klassifizieren und über einen entsprechenden Workflow beheben. Dabei kommen Korrektur- und Präventivmaßnahmen sowie die automatische Aufgabenzuweisung zum Tragen.
Eine SOP im M-Files QMS erstellen
Neue Standardarbeitsanweisungen (SOPs) lassen sich im M-Files QMS im Handumdrehen auf Basis freigegebener Vorlagen erstellen. Der Freigabeprozess wird zentral definiert und jeder Bearbeitungsschritt aufgezeichnet.
Eine Lernregel zu einem Dokument erstellen
Erstellen Sie zu jedem Dokument eine Lernregel, weisen Sie diese den betroffenen Personen zu und versehen Sie die Erfüllung mit einer Frist. Als autorisierte Person haben Sie immer den Überblick über den Bearbeitungsstatus einer Lernregel.
Auditmanagement im M-Files QMS
Verwalten Sie Audits jeder Art im M-Files QMS. Feststellungen lassen sich direkt erfassen, mit dem Audit verknüpfen und über einen Workflow abarbeiten.
Risikomanagement im M-Files QMS
Im M-Files QMS lassen sich Risiken erfassen und nach ihrem Schweregrad und ihrer Eintritts-Wahrscheinlichkeit einordnen. Anschließend werden sie über den entsprechenden Workflow behoben.
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Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Die ersten Schritte in M-Files
Installation & einen Workflow erstellen
In unserem Video zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Testversion installieren. Anschließend führen wir Sie in die Oberfläche von M-Files ein und erstellen einen ersten Workflow.
Die verschiedenen Erweiterungen und Integrationen für M-Files
Die DMSFACTORY ContextView
Erstellen Sie schnell und unkompliziert Buchungszeilen in M-Files – mit der ContextView haben Sie dabei alles im Blick.
Die DMSFACTORY AktenView
Mit der AktenView für M-Files können Sie Ihre gewohnten Aktenstrukturen 1:1 in den digitalen Raum übertragen.
M-Files für Microsoft Teams
Holen Sie das Beste aus M-Files und Microsoft Teams heraus und nutzen Sie die Integration von M-Files für Teams.
Einführung in M-Files für Microsoft Teams
Erfahren Sie, wie die Integration von M-Files in Microsoft Teams aussieht. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Inhalte schnell und unkompliziert finden und wie Sie ein neues Dokument aus einer Vorlage heraus erstellen.
M-Files für den Google Workspace
Verwalten Sie alle E-Mails und Dokumente aus dem Google Workspace zentral in M-Files und kombinieren Sie Agilität mit Compliance.
Einführung in M-Files für Google
Die Integration von M-Files in den Google Workspace. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie E-Mails aus Gmail und Dokumente aus der Google Drive in M-Files ablegen können.
M-Files für SharePoint
Greifen Sie in SharePoint auf alle unternehmensweiten Daten und Dokumente zu – egal, wo diese ursprünglich gespeichert wurden.
M-Files für Salesforce
Kombinieren Sie Ihre Vertriebsdaten und alle zugehörigen Dokumente in nur einem System dank der Integration von M-Files für Salesforce.
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Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Kendox InfoShare
Die Oberfläche von Kendox InfoShare
Die Startoberfläche von Kendox InfoShare. Von hier aus können Sie direkt auf Ihre digitalen Akten, alle Dokumente und Vorgänge zugreifen.
Eine Akte in Kendox InfoShare finden
In Kendox InfoShare finden Sie Ihre digitalen Akten über verschiedene Suchparameter. Per Doppelklick auf diese öffnet sie sich. Die dort abgelegten Dokumente sind in Registern strukturiert und nach ihrer Dokumentenart kategorisiert.
Ein Dokument in Kendox InfoShare finden
In Kendox InfoShare finden Sie Dokumente und Informationen auch über alle digitalen Akten hinweg über die Schnellsuche mit verschiedenen Suchparametern.
Ein Dokument in Kendox InfoShare erstellen
In Kendox InfoShare können Sie Dokumente auf Basis von Vorlagen erstellen. Dabei unterstützen Sie vorgefertigte Textbausteine.
Ein Dokument in Kendox InfoShare ablegen
Bereits vorhandene Dokumente können auf verschiedene Art in Kendox InfoShare abgelegt werden.
Inhalte mobil in Kendox InfoShare laden
Über den Web-Client lassen sich Unterlagen wie eine Krankmeldung per Smartphone direkt in die digitale Akte laden.
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Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Digitale Personalakte
Die Oberfläche der digitalen Personalakte
In der digitalen Personalakte auf Basis von M-Files haben Sie alle Dokumente im Blick. Die DMSFACTORY AktenView ermöglicht Ihnen hierbei die Arbeit in Ihren gewohnten Aktenstrukturen und auf dem Aktenrücken haben Sie alle Informationen zu der vorliegenden Akte auf einen Blick.
Die Bewerbungsphase
In der digitalen Personalakte können Sie den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus vom Eingang der Bewerbung bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen abbilden. Dabei lässt sich die Bewerberakte bei der Anstellung des Bewerbenden automatisch in eine Personalakte überführen.
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Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Digitale Bauakte
Die Oberfläche der digitalen Bauakte
In der digitalen Bauakte auf Basis von M-Files haben Sie alle Dokumente im Blick. Die AktenView ermöglicht Ihnen die Arbeit in Ihren gewohnten Aktenstrukturen. Auf dem Aktenrücken haben Sie alle Informationen zu der vorliegenden Akte auf einen Blick.
Die Erstellung einer Bauakte
In der digitalen Bauakte können Sie ein Projekt von der Angebotserstellung bis hin zum Projektabschluss abbilden. Dabei profitieren Sie von der automatischen Übernahme vorhandener Daten, zentral definierten Pflichtdokumenten und vielem mehr.
Automatische Übernahme eingehender E-Mails
Eingehende E-Mails können automatisch im Eingang der digitalen Bauakte des entsprechenden Projektes übernommen werden.
Neue Dokumente erstellen und bestehende Dokumente ablegen
In der digitalen Bauakte können Sie bestehende Dokumente per drag & drop im passenden Register ablegen oder neue Dokumente – auch auf Basis einer Vorlage – erstellen und bei Bedarf über einen Workflow freigeben lassen.
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