Unsere Screencasts

Erlangen Sie einen ersten Überblick

Reisen Sie durch unsere Produkte und verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über deren Funktionalitäten. Bekommen Sie einen Einblick in die Anwenderoberfläche und die Features und ein erstes Gespür für die Software:

M-Files Online

Die Oberfläche von M-Files

Die Startoberfläche von M-Files. Von hier aus haben Sie den direkten Zugriff auf alle Dokumente über die Schnellsuche und die dynamischen Ansichten, sehen die von Ihnen zuletzt geöffneten Objekte und Ihre Aufgaben.

Inhalte mit der Schnellsuche finden

In M-Files finden Sie über die Schnellsuche Dokumente und Informationen so einfach und schnell wie mit einer Suchmaschine. Die Ergebnisse können Sie sich bequem im Vorschau-Fenster anschauen.

Dynamische Ansichten

In M-Files basiert die Ablage der Dokumente und Daten darauf, was diese sind. So wird das lästige und zeitraubende Suchen nach dem am besten geeigneten Ordner für die Ablage der Dokumente hinfällig.

Dokumente erstellen

In M-Files lassen sich Dokumente ganz bequem auf Basis vorher erstellter und freigegebener Vorlagen erstellen. So stellen Sie sicher, dass alle Vorschriften eingehalten werden.

Ein Dokumente in M-Files speichern

Es gibt viele Wege, um ein Dokument in M-Files zu speichern: per Rechtsklick auf das Dokument, per Drag&Drop oder über die M-Files Integration in alle Microsoft Office Anwendungen.

Dokumente in M-Files bearbeiten

Wenn Sie in M-Files ein Dokument bearbeiten möchten, müssen Sie es dafür auschecken. So stellen Sie sicher, dass kein anderer Nutzer in der Zeit Änderungen an diesem Dokument vornimmt. Nach dem Einchecken wird automatisch eine neue Version des Dokumentes angelegt.

Eine Vorlage erstellen

Etwa 70% der elektronischen Dokumente und Dateien werden kopiert oder neu erstellt, wodurch rechtliche Probleme und Fehler entstehen können, weil neue Dokumente auf Basis alter Versionen erstellt werden. In M-Files lassen sich jedoch einfach Dokument-Vorlagen erstellen.

Dokumente mit Kollegen bearbeiten

Der Versand von E-Mails ist die einfachste Möglichkeit, Ideen und Inhalte auszutauschen. Doch bei der gemeinsamen Arbeit an einem Dokument stößt diese Methode an ihre Grenzen. Mit M-Files geht das gemeinsame Bearbeiten eines Dokumentes ganz unkompliziert.

Einen Workflow erstellen

In M-Files lassen sich alle erdenklichen wiederkehrenden Prozesse in Form von Workflows definieren. Dafür benötigen Sie keine Programmierkenntnisse, denn der Workflow-Designer ist intuitiv nutzbar.

Automatisierte Workflows

Erledigen Sie wiederkehrende Aufgaben noch schneller mit automatischen Workflows. So werden Prozesse wie beispielsweise das Erstellen von Verträgen vereinfacht und Sie können sich auf andere Dinge konzentrieren!

Dynamische Vergabe der Zugriffsrechte

Statt zeitraubender manueller Freigabe von Dokumenten und Ordnern und dem fehleranfälligen Kopieren von Inhalten können in M-Files die Zugriffsrechte auf ein Dokument dynamisch auf Basis seines Status im entsprechenden Workflow vergeben werden. So stellen Sie sicher, dass immer nur die autorisierten Nutzer Zugriff auf die Dokumente haben!

Offlineverfügbarkeit von Dokumenten

Auch offline können Sie auf Dokumente zugreifen und diese sogar bearbeiten. M-Files aktualisiert die Dokumenten dann automatisch, sobald Sie wieder online sind.

Mobiler Zugriff

Auch unterwegs haben Sie Zugriff auf alle Dokumente. Mit Hilfe von der M-Files App für Ihr Smartphone oder Tablet können Sie jederzeit von überall aus auf alle Daten und Dokumente in M-Files zugreifen.

Annotationen und Markierungen

Kommentieren Sie Dokumente oder highlighten Sie Textausschnitte, ohne das originale Dokument zu verändern. Dafür können Sie mit M-Files Annotationen in PDF, Word, Excel und PowerPoint Dateien erstellen.

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

M-Files Vertragsmanagement

Die Oberfläche

Die Startoberfläche der Vertragsmanagement-Lösung von M-Files. Von hier aus haben Sie den direkten Zugriff auf alle Verträge und Informationen über die Schnellsuche und die dynamischen Ansichten, sehen die von Ihnen zuletzt geöffneten Objekte und Ihre Aufgaben.

Verträge und Informationen finden

Über die Schnellsuche finden Sie alle Verträge und Informationen so einfach wie mit einer Suchmaschine. Die Dokumente können Sie sich bequem im Vorschau-Fenster anschauen. Die Ablage der Verträge basiert darauf, was diese sind. So lassen sich alle Verträge auch nach beliebigen Kategorien in den dynamischen Ansichten anzeigen. 

Die Metadatenkarte

In der Metadatenkarte befinden sich alle Informationen zu dem Objekt bzw. dem Vertrag übersichtlich aufbereitet. Hier können auch Informationen geändert oder ergänzt werden.

Einen externen Vertrag speichern

Um einen externen Vertrag in das Vertragsmanagement in M-Files zu überführen, können Sie diesen ganz einfach über die Integration in Microsoft Outlook direkt in M-Files abspeichern. Einfach die Metadaten ergänzen und fertig!

Einen neuen Vertrag erstellen

Erstellen Sie einen neuen Vertrag ganz einfach aus einer Vorlage heraus. Diese kann Platzhalter enthalten, die automatisch bei der Erstellung ausgefüllt werden.

Prozesse mit Workflows abbilden

Mit Workflows lassen sich Prozesse wie die Freigabe eines neuen Vertrages automatisieren. Dabei können die betroffenen Nutzer per Mail über anstehende Aufgaben benachrichtigt werden.

Externe Zusammenarbeit

Der Vertrag kann der weiteren Vertragspartei zur Unterschrift direkt aus M-Files heraus per Mail als Anhang verschickt werden. 

Änderungshistorie

Jede Änderung an einem Vertragsentwurf wird automatisch dokumentiert und eine neue Version wird angelegt. So behalten Sie den Überblick über alle Änderungen und die aktuelle Version des Entwurfs.

Termine und Meilensteine

Meilensteine sind wichtige Termine, die im Zusammenhang mit einem Vertrag stehen. Sie werden automatisch hinzugefügt, wenn der Vertrag die entsprechenden Datumswerte besitzt, und können auch manuell erstellt werden.

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

Die ersten Schritte in M-Files

Installation & einen Workflow erstellen

In unserem Video zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie die Testversion installieren. Anschließend führen wir Sie in die Oberfläche von M-Files ein und erstellen einen ersten Workflow.

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

Die verschiedenen Erweiterungen und Integrationen für M-Files

Die DMSFACTORY ContextView

Erstellen Sie schnell und unkompliziert Buchungszeilen in M-Files – mit der ContextView haben Sie dabei alles im Blick.

M-Files für Microsoft Teams

Holen Sie das Beste aus M-Files und Microsoft Teams heraus und nutzen Sie die Integration von M-Files für Teams.

M-Files für die Google G Suite

Verwalten Sie alle E-Mails und Dokumente aus der Google G Suite zentral in M-Files und kombinieren Sie Agilität mit Compliance.

M-Files für Salesforce

Kombinieren Sie Ihre Vertriebsdaten und alle zugehörigen Dokumente in nur einem System dank der Integration von M-Files für Salesforce.

M-Files für SharePoint

Greifen Sie in SharePoint auf alle unternehmensweiten Daten und Dokumente zu – egal, wo diese ursprünglich gespeichert wurden.