Einfache Bearbeitung von Vorgängen

Mit der DMSFACTORY Umlaufmappe für M-Files

Noch nie war eine Umlaufmappe schneller und sicherer

Täglich bahnen sich in vielen Unternehmen, in der Verwaltung und in Behörden und Ämtern Umlaufmappen in verschiedenen Farben und Formen ihren Weg. Mit ihrem typischen Gitteraufdruck oder Umlaufzettel drauf gelangen sie von Schreibtisch zu Schreibtisch. Inhalte und Informationen sollen bearbeitet, gelesen und weitergegeben werden. Allerdings gibt es hierbei erhebliches Potential zur Optimierung, denn Mappen bleiben gerne mal auf dem Schreibtisch liegen oder der Umlaufzettel wird vollgeschmiert und ist am Ende kaum lesbar.

Unsere Lösung: die digitale Umlaufmappe für M-Files. Mit ihr sehen Sie auf einen Klick, bei welchem Kollegen / welcher Kollegin sich die Umlaufmappe gerade befindet und ob die zu erledigende Aufgabe bereits bearbeitet wurde. Die Aufgaben können genau definiert und mit einer Bearbeitungsfrist versehen werden. Auch die Weitergabe der Mappe an mehrere Personen oder Abteilungen ist kein Problem mehr. So vereinfachen Sie Ihre Prozesse!

Transparent, nachvollziehbar und schnell

Immer dann, wenn der direkte (Informations-) Austausch zwischen zwei Stellen nicht zielführend ist, schafft die digitale Umlaufmappe Abhilfe. Sei es aus Gründen der Transparenz, der Nachvollziehbarkeit bestimmter Abfolgen oder auch, weil mehr als zwei Personen von dem Austausch betroffen sind. Und wer meint, dass der Austausch per E-Mail doch super funktioniert – klar! Solange, bis entweder Dritte davon betroffen sind oder bis der Inhalt so umfangreich ist, dass das manuelle Weiterleiten, Versenden und Markieren, wer wann was bekommen und zurückgesendet hat, nicht mehr tragbar ist.

Ihre Umlaufmappe 1:1 im digitalen Format

Durch die Kombination der ContextView und der AktenView haben wir für M-Files eine digitale Umlaufmappe geschaffen, die Ihre papiergebundene Mappe und die dazugehörigen Prozesse 1:1 digital abbildet. Mit wenigen Klicks ist die Umlaufmappe erstellt und lässt sich ganz einfach befüllen: per drag & drop mit Dokumenten, die sich außerhalb von M-Files befinden, mit Dokumenten, die bereits in M-Files liegen, oder mit komplett neuen Dokumenten, die sich auf Basis von Vorlagen direkt in M-Files erstellen lassen. Jede Umlaufmappe wird bei ihrer Erstellung einem Workflow zugewiesen, die betroffenen Personen werden eingetragen und die Mappe wird somit automatisch durch die vorab definierten Schritte geleitet. Nach Erreichen der letzten Person wird automatisch der Umlaufzettel mit allen Beteiligten und ihren digitalen Signaturen in ein PDF konvertiert und dient somit jederzeit zum Nachweis der Bearbeitung oder Kenntnisnahme.

Das Must-have für jedes Büro

So ein papiergebundener Prozess kann je nachdem wie diszipliniert die Beteiligten sind schnell unübersichtlich werden. Der eine meint den Ablauf „verbessern“ zu müssen und kommentiert auf dem Umlaufzettel herum, der andere legt nicht wieder alle Papiere in die Mappe und wieder ein anderer hält es gar nicht erst für nötig die Umlaufmappe zur Kenntnis zu nehmen und stellt daher seine Kaffeetasse darauf ab. Das alles gehört mit der digitalen Umlaufmappe für M-Files der Vergangenheit an!

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Mehr Sicherheit

Die digitale Umlaufmappe und ihre Inhalte sind fälschungssicher und nachvollziehbar durch einen Versionsverlauf und zentral definierte Zugriffsrechte.

Optimierte Prozesse

Automatisierte Prozesse und Zuweisungen, klar beschriebene Aufgaben und Fristen sorgen dafür, dass der Umlauf reibungslos und fristgerecht abläuft.

Spart Zeit

Durch die Erstellung der Dokumente auf Basis verschiedener Vorlagen und die automatische Übernahme der Metadaten in die Mappe sparen Sie viel Zeit.

Machen Sie sich ein Bild von der Umlaufmappe

Nach Erstellung der Umlaufmappe lassen sich die Workflowschritte ganz einfach bereits vorab definieren. Die Umlaufmappe gelangt automatisch nach Abschluss eines Schrittes zur nächsten Person.

In der AktenView lassen sich die zu prüfenden Dokumente sowie alle zusätzlichen Informationen per drag & drop oder direkt aus M-Files zur Umlaufmappe hinzufügen.

Der Umlaufzettel wird automatisch nach jedem abgeschlossenen Schritt aktualisiert, mit der digitalen Signatur des Bearbeitenden versehen und nach finalem Umlauf in eine PDF konvertiert.

Ergänzende Informationen

Produktinformation M-Files Erweiterungen

Laden Sie sich alle Informationen zu unseren M-Files Erweiterungen bequem als PDF herunter.

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