Vertragsmanagement out-of-the box

  • Fristenmanagement
  • Digitale Signaturen
  • Vorlagenverwaltung

Verträge einfach über den gesamten Lebenszyklus managen – und Einsparpotenzial heben

Vertragsmanagement spielt eine zentrale Rolle in jeder Art von Unternehmen. Verträge müssen in Zusammenarbeit erstellt und ausgehandelt, durch entsprechend berechtigte Personen unterzeichnet und anschließend dauerhaft überwacht werden. Ein effektives Vertragsmanagement birgt nicht nur große Einsparpotentiale an Arbeitszeit und Kosten, sondern ist auch eine Grundvoraussetzung für unternehmerischen Erfolg.

Dabei muss die Einführung einer solchen Vertragsverwaltung gar nicht kompliziert sein! M-Files für Vertragsmanagement unterstützt Sie effektiv über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente hinweg bei der Erstellung bis hin zur zentralen Handhabung und Verwaltung Ihrer Verträge im Unternehmen.

Alle Verträge auf einen Blick

In vielen Unternehmen werden Verträge oft nicht an einer zentralen Stelle verwaltet, sondern verbleiben undurchsichtig in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens oder gar auf den PCs einzelner Mitarbeiter. Ein zentrales Management der Verträge ist so nicht möglich und es passiert schnell, dass Vertragsfristen nicht eingehalten werden oder Verträge gar nicht mehr aufzufinden sind, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Kein Wunder also, dass mehr als jedes zehnte Unternehmen bereits betriebliche Verluste aufgrund mangelhaften Vertragsmanagements erlitten hat (Quelle: M-Files Contract Management Survey). Mit M-Files für Vertragsmanagement verwalten Sie künftig alle Verträge an einem Ort und behalten so den Überblick.

Einfacher Zugriff, schnelle Recherche

Vertragsverwaltung mit Hilfe von Excel-Tabellen war gestern. Mit M-Files für Vertragsmanagement haben Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Verträge. Mit Volltextsuche und dynamischen Ansichten recherchieren Sie benötigte Vertragsunterlagen in Sekundenschnelle. Nutzen Sie auch die Möglichkeit der automatisierten Fristenerinnerungen, um keine Kündigungsfrist oder Vertragsverlängerung mehr zu versäumen.

Unterstützung über den gesamten Vertragslebenszyklus

Mit M-Files für Vertragsmanagement verwalten Sie nicht nur Ihre Verträge nach Vertragsabschluss effektiv, Sie erhalten darüber hinaus auch Unterstützung bei der Vertragserstellung, der Freigabe sowie der Archivierung Ihrer Verträge. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern die Nutzung von bereits freigegebenen Musterverträgen oder definieren Sie im Voraus Freigabeprozesse mit Hilfe der integrierten Workflows. Das erhöht die Transparenz in Ihrem Unternehmen und minimiert gleichzeitig Ihre betrieblichen Risiken.

M-Files für Vertragsmanagement steht Ihnen als Out-of-the-Box-Lösung in der Cloud oder als anpassbares Template für Ihre lokale M-Files Installation zur Verfügung.

Funktionen unserer Vertragsmanagement-Lösung

Anhand von Eingabewerten bei der Erstellung der Verträge werden automatisch die richtigen Genehmigungs- und Freigabeprozesse initiiert. Das stellt die Einhaltung Ihrer Prozesse sicher, reduziert Durchlaufzeiten und vermeidet ungewollte Vertragsabschlüsse.

Archivieren Sie alle Vertragsdokumente und dazugehörige Objekte wie E-Mails, Anlagen und vielen mehr revisions- und rechtssicher in M-Files.

Neben der Möglichkeit Verträge auszudrucken und zu unterschreiben können Sie Ihre Verträge auch digital mit Adobe Acrobat oder DocuSign signieren.

Co-Authoring mit Microsoft OneDrive ermöglicht Ihnen die gemeinsame Bearbeitung von Verträgen mit Ihren Kollegen. Kommentieren und Annotieren Sie Entwürfen und behalten Sie dank Versionierung der Dokumente und vollständiger Protokollierung sämtliche Änderungen an Verträgen im Blick. Natürlich ist die Lösung vollständig in Microsoft Office integriert. Mit einem einfachen Klick teilen Sie zudem bestehende Dokumente mit Kollegen oder Vertragspartnern direkt aus M-Files heraus.

Auch unterwegs haben Sie immer Zugriff auf alle Verträge. Mit den mobilen Anwendungen von M-Files nutzen Sie ihr Smartphone oder Tablet, um auf die entsprechenden Dokumente zuzugreifen und diese bei Bedarf auch zu bearbeiten.

Kostenloses eBook

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Automatisieren und verbessern Sie Ihr Vertragsmanagement in sechs einfachen Schritten.

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Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

Vertragsmanagement mit M-Files

Diese Lösung basiert auf der Software M-Files.

Vertragsmanagement mit M-Files

Transparenz über alle Verträge im Unternehmen

Dank Volltextsuche in Verträgen und Metadaten sowie frei-konfigurierbaren dynamischen Ansichten haben Sie jederzeit alle Verträge im Blick. Mit der 360 Grad-Sicht von M-Files erhalten Sie zudem eine vollständige Übersicht von allen mit den Verträgen verknüpften Dokumenten und weiteren Informationen. Vertragsanlagen speichern Sie einfach direkt bei den Verträgen ab und verbinden weiterführende Dokumente mit dem Original.

Alle Verträge im Blick

Alle Verträge werden Ihnen übersichtlich dargestellt, sodass Sie sofort erkennen können in welchem Status sich ein Vertrag befindet. Zudem erhalten Sie alle wichtigen Informationen wie z. B. verknüpfte Dokumente, Verpflichtungen oder Fristen komprimiert dargestellt. Damit haben Sie jederzeit alle wichtigen Informationen parat.

Fristen werden gewahrt

Vertragsmanagement für M-Files überwacht alle verwalteten Verträge automatisch und benachrichtigt Sie rechtzeitig über anstehende Fristen oder Termine. So können Sie sicher sein, dass Verträge rechtzeitig verlängert oder gekündigt werden.

Vorlagenverwaltung

Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern die Verwendung von geprüften und freigegeben Vertragsvorlagen und Musterverträgen. Das Einhalten gesetzlicher Vorschriften und unternehmensinterner Standards (z. B. in Bezug auf Gewährleistung und Haftung) ist somit denkbar einfach. Gleichzeitig minimieren Sie auch das Risiko für inhaltliche Fehler bei der Erstellung der Verträge.

Sensible Daten werden geschützt

Alle in M-Files verwalteten Verträge unterliegen einer strengen Zugriffskontrolle. Mit der integrierten Rechteverwaltung entscheiden Sie selbst, welcher Mitarbeiter welche Verträge sehen darf. So schützen Sie sensible Unternehmensinformationen und garantieren die Einhaltung von Datenschutzstandards.

Alle Änderungen werden dokumentiert

Zu jedem Zeitpunkt haben Sie die Möglichkeit, Änderungen an allen Verträgen nachzuvollziehen. Sie sehen nicht nur, wann ein Vertrag zuletzt geändert wurde, sondern können ebenso die Vertragsinhalte der verschiedenen Versionen miteinander vergleichen.