Vertragsmanagement-Software out-of-the box

Mit Fristenmanagement, digitalen Signaturen & Vorlagen

Verträge einfach und zentral managen

Das Vertragsmanagement spielt in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle. Verträge werden gemeinsam mit internen und externen Parteien erstellt, durch die berechtigten Personen unterzeichnet und müssen anschließend lückenlos überwacht werden. Vertragsmanagement dreht sich also nicht nur um die Verwaltung von Verträgen. Eine gute Vertragsmanagement Software unterstützt Sie beim Erstellen und Bearbeiten neuer Verträge, dem schnellen Finden vorhandener Inhalte, dem Einhalten von Fristen sowie der revisions- und rechtssicheren Archivierung der Verträge. Und das unternehmensweit!

Vertragsverwaltung mit Hilfe von endlosen Excel-Tabellen war gestern. Unsere Lösungen für das Vertragsmanagement unterstützen Sie über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente hinweg von der Erstellung bis hin zur zentralen Verwaltung und sicheren Archivierung Ihrer Verträge. Legen Sie den Grundstein für Ihren unternehmerischen Erfolg und sparen zeitgleich Zeit und Geld!

Alle Verträge auf einen Blick

Häufig werden Verträge nicht an einer zentralen Stelle verwaltet, sondern liegen in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens oder auf den PCs einzelner MitarbeiterInnen verstreut vor. Durch die dezentrale Ablage passiert es schnell, dass Vertragsfristen nicht eingehalten werden oder Verträge nicht aufzufinden sind. Kein Wunder also, dass mehr als jedes zehnte Unternehmen bereits betriebliche Verluste aufgrund mangelhaften Vertragsmanagements erlitten hat (Quelle: M-Files Contract Management Survey).

Mit unserer Lösung für Ihr Vertragsmanagement verwalten Sie alle Verträge in einer Anwendung und behalten so jederzeit den Überblick über deren Inhalte sowie die sich daraus ergebenden Verpflichtungen und Termine. Egal, ob diese bereits digital in Ihrem Unternehmen eintreffen oder in Papierform, denn die papierbasierten Unterlagen können Sie sich einfach einscannen. Mittels OCR wird der Vertragsinhalt in Handumdrehen durchsuchbar gemacht.

Einfacher Zugriff und schnelle Recherche

Mit unserer Vertragsmanagement-Lösung haben Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Verträge. Dank Volltextsuche finden Sie benötigte Vertragsunterlagen in Sekundenschnelle. Die Vertragsmanagement-Software überwacht Fristen und (wiederkehrende) Aufgaben selbstständig und erinnert die zuständigen NutzerInnen an anstehende Aufgaben. Nutzen Sie außerdem die Möglichkeit der Standardisierung Ihrer Prozesse und behalten dank der App und einer mobilen Version auch von unterwegs aus stets die volle Kontrolle.

Unterstützung über den gesamten Vertragslebenszyklus

In der Vertragsmanagement-Lösung verwalten Sie nicht nur Ihre Verträge nach Vertragsabschluss, Sie erhalten darüber hinaus auch Unterstützung bei der Vertragserstellung mit Vorlagen, der Freigabe sowie der sicheren Langzeitarchivierung – bei Bedarf als PDF/A. Auch die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen sind ein Kinderspiel. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden die Nutzung von freigegebenen Vertragsvorlagen und definieren Sie Freigabeprozesse. Das erhöht die Transparenz Ihrer Prozesse und optimiert Ihre internen Abläufe.

Unsere Vertragsmanagement-Lösung steht Ihnen in der Cloud und für Ihre lokale Installation (On-Premise) zur Verfügung.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Freigabeworkflows

Bereits bei der Erstellung der Verträge wird automatisch der entsprechende Genehmigungs- und Freigabeprozesse initiiert. Das stellt die Einhaltung Ihrer Prozesse sicher, reduziert Durchlaufzeiten und erhöht die Transparenz Ihrer Abläufe.

Digitale Signaturen

Vermeiden Sie Medienbrüche und unterschreiben Sie Ihre Verträge und andere Unterlagen digital. So gelingt der Vertragsabschluss ganz einfach von überall aus – auch aus dem Homeoffice.

Kollaboration

Die Co-Authoring Funktion ermöglicht Ihnen die gemeinsame Bearbeitung von Verträgen. Kommentieren Sie Entwürfe und behalten Sie dank Versionierung und Protokollierung alle Änderungen im Blick.

Mobiler Zugriff

Auch unterwegs haben Sie immer Zugriff auf alle Verträge und zugehörigen Daten. Mit der App für Ihr Smartphone oder Tablet greifen Sie auf die Dokumente und Aufgaben zu und bearbeiten diese von unterwegs aus.

Erinnerungen

Automatische Erinnerungen zu Aufgaben oder anstehenden Terminen wie eine Kündigungsfrist sorgen dafür, dass Sie keine Frist mehr versäumen und so finanzielle Verluste vermeiden.

Sichere Archivierung

Archivieren Sie alle Vertragsdokumente und dazugehörigen Informationen wie Anlagen und E-Mails revisions- und rechtssicher. Die zentral gesteuerten Zugriffsrechte schützen dabei die sensiblen Daten.

Die wichtigsten Features unserer Vertragsmanagement-Lösung

Machen Sie sich ein Bild vom Vertragsmanagement mit M-Files

Transparenz herstellen

Dank Volltextsuche in Verträgen und Metadaten sowie frei-konfigurierbaren dynamischen Ansichten haben Sie jederzeit alle Verträge im Blick. Mit der 360 Grad-Sicht erhalten Sie zudem eine vollständige Übersicht über alle mit den Verträgen verknüpften Dokumente und weiteren Informationen. Vertragsanlagen speichern Sie einfach direkt bei den Verträgen ab und verknüpfen Sie miteinander.

Alle Verträge im Blick

Alle Verträge werden Ihnen in dynamischen Ansichten übersichtlich dargestellt, sodass Sie sofort erkennen können, in welchem Status sich ein Vertrag befindet. Alle wichtigen Informationen wie z. B. verknüpfte Dokumente, Verpflichtungen oder Fristen sind damit verknüpft. Damit haben Sie jederzeit alle wichtigen Informationen parat.

Fristen wahren

Überwachen Sie alle verwalteten Verträge automatisch und lassen Sie sich rechtzeitig über anstehende Fristen oder Termine benachrichtigen. So können Sie sicher sein, dass Verträge rechtzeitig verlängert oder gekündigt werden.

Vorlagenverwaltung

Ermöglichen Sie Ihren MitarbeiterInnen die Verwendung von freigegeben Vertragsvorlagen. Das Einhalten gesetzlicher Vorschriften und unternehmensinterner Standards (z. B. in Bezug auf Gewährleistung und Haftung) ist somit denkbar einfach. Gleichzeitig minimieren Sie das Risiko für inhaltliche Fehler bei der Erstellung der Verträge.

Schutz sensibler Daten

Alle in M-Files verwalteten Verträge unterliegen strengen Zugriffskontrollen. Mit der integrierten Rechteverwaltung entscheiden Sie selbst, wer was sehen darf. So schützen Sie sensible Unternehmensinformationen und garantieren die Einhaltung von Datenschutzstandards.

Änderungen nachvollziehen

Zu jedem Zeitpunkt haben Sie die Möglichkeit, Änderungen an allen Verträgen nachzuvollziehen. Sie sehen nicht nur, wann und von wem ein Vertrag geändert wurde, sondern können auch die Vertragsinhalte der verschiedenen Versionen miteinander vergleichen.

Die Oberfläche

Inhalte finden

Weitere Videos

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Passende Produkte

Zwei Produkte und kein Unterschied erkennbar? Wir haben für jede Anforderung unserer KundInnen das Beste im Portfolio: genau das was Sie suchen! Daher verlassen wir uns nicht nur auf einen Software-Hersteller, sondern verwenden jeweils das für Sie passende Produkt. Dafür besprechen wir mit Ihnen Ihre Anforderungen an Ihre Vertragsmanagement-Lösung. So finden wir die für Sie perfekte Grundlage für Ihre digitale Arbeit!

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Die Vertragsmanagement -Software mit der Digitalisierungsplattform JobRouter®.

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