Vertragsmanagement-Software
Mit Fristenmanagement, digitalen Signaturen & Vorlagen
Verträge einfach und zentral managen
Das Vertragsmanagement spielt in jedem Unternehmen eine wichtige Rolle. Verträge werden gemeinsam mit internen und externen Parteien erstellt, durch die berechtigten Personen unterzeichnet und müssen nach Inkrafttreten lückenlos überwacht werden. Vertragsmanagement dreht sich also nicht nur um die Verwaltung von Verträgen. Eine gute Vertragsmanagement Software unterstützt Sie beim Erstellen und Bearbeiten neuer Verträge, dem schnellen Finden vorhandener Inhalte, dem Einhalten von Fristen sowie der revisions- und rechtssicheren Archivierung der Verträge.
Vertragsverwaltung mit Hilfe von endlosen Excel-Tabellen war gestern. Unsere digitale Vertragsmanagement Lösungen unterstützen Sie über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente hinweg von der Erstellung bis hin zur zentralen Verwaltung und sicheren Archivierung Ihrer Verträge. Legen Sie den Grundstein für Ihren unternehmerischen Erfolg und sparen zeitgleich Zeit und Geld!
Alle Verträge auf einen Blick
Häufig werden Verträge nicht an einer zentralen Stelle verwaltet, sondern liegen in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens oder auf den PCs einzelner MitarbeiterInnen verstreut vor. Durch die dezentrale Ablage passiert es schnell, dass Vertragsfristen nicht eingehalten werden oder Verträge nicht aufzufinden sind. Kein Wunder also, dass mehr als jedes zehnte Unternehmen bereits betriebliche Verluste aufgrund mangelhaften Vertragsmanagements erlitten hat (Quelle: M-Files Contract Management Survey).
Mit unserer Vertragsmanagement-Software verwalten Sie alle Verträge in einer Anwendung und behalten so jederzeit den Überblick über deren Inhalte sowie die sich daraus ergebenden Verpflichtungen und Termine. Egal, ob diese bereits digital in Ihrem Unternehmen eintreffen oder in Papierform, denn die papierbasierten Unterlagen können Sie sich einfach einscannen. Mittels OCR wird der Vertragsinhalt in Handumdrehen durchsuchbar gemacht und sind schnell und einfach auffindbar.
Einfacher Zugriff und schnelle Recherche
Mit unserer Vertragsmanagement-Lösung haben Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Verträge. Dank Volltextsuche finden Sie benötigte Vertragsunterlagen in Sekundenschnelle. Die Vertragsmanagement-Software überwacht Fristen und (wiederkehrende) Aufgaben selbstständig und erinnert die zuständigen NutzerInnen an anstehende Aufgaben. Nutzen Sie außerdem die Möglichkeit der Standardisierung Ihrer Prozesse und behalten dank der App und einer mobilen Version auch von unterwegs aus stets die volle Kontrolle über die Verträge und Aufgaben.
Unterstützung über den gesamten Vertragslebenszyklus
In der Vertragsmanagement-Lösung verwalten Sie nicht nur Ihre Verträge nach Vertragsabschluss. Sie erhalten darüber hinaus auch Unterstützung bei der Vertragserstellung mit Vorlagen, der Freigabe sowie der sicheren Langzeitarchivierung – bei Bedarf als PDF/A. Auch die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen sind ein Kinderspiel. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden die Nutzung von freigegebenen Vertragsvorlagen und definieren Sie Freigabeprozesse. Das erhöht die Transparenz Ihrer Prozesse und optimiert Ihre internen Abläufe.
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„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Freigabeworkflows
Bereits bei der Erstellung der Verträge wird automatisch der entsprechende Genehmigungs- und Freigabeprozesse initiiert. Das stellt die Einhaltung Ihrer Prozesse sicher, reduziert Durchlaufzeiten und erhöht die Transparenz Ihrer Abläufe.
Digitale Signaturen
Vermeiden Sie Medienbrüche und unterschreiben Sie Ihre Verträge und andere Unterlagen digital. So gelingt der Vertragsabschluss ganz einfach von überall aus – auch aus dem Homeoffice.
Kollaboration
Die Co-Authoring Funktion ermöglicht Ihnen die gemeinsame Bearbeitung von Verträgen. Kommentieren Sie Entwürfe und behalten Sie dank Versionierung und Protokollierung alle Änderungen im Blick.
Mobiler Zugriff
Auch unterwegs haben Sie immer Zugriff auf alle Verträge und zugehörigen Daten. Mit der App für Ihr Smartphone oder Tablet greifen Sie auf die Dokumente und Aufgaben zu und bearbeiten diese von unterwegs aus.
Erinnerungen
Automatische Erinnerungen zu Aufgaben oder anstehenden Terminen wie eine Kündigungsfrist sorgen dafür, dass Sie keine Frist mehr versäumen und so finanzielle Verluste vermeiden.
Sichere Archivierung
Archivieren Sie alle Vertragsdokumente und dazugehörigen Informationen wie Anlagen und E-Mails revisions- und rechtssicher. Die zentral gesteuerten Zugriffsrechte schützen dabei die sensiblen Daten.
Die wichtigsten Features unserer Vertragsmanagement-Lösung
- On-Premise oder in der Cloud
- Schnelle & intuitive Suche
- Digitale Signaturen
- Aufgabenerinnerungen
- Zentrale Vergabe von Zugriffsrechten
- Microsoft Office Integration
- Vorlagenverwaltung
- Abdeckung des gesamten Vertragslebenszyklus
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