Vertragsmanagement out-of-the box

Mit Fristenmanagement, digitalen Signaturen & Vorlagen

Verträge einfach über den gesamten Lebenszyklus managen

Vertragsmanagement spielt eine zentrale Rolle in jeder Art von Unternehmen. Verträge müssen in Zusammenarbeit erstellt und ausgehandelt, durch die berechtigte Personen unterzeichnet und anschließend lückenlos überwacht werden. Ein effektives Vertragsmanagement birgt nicht nur große Einsparpotentiale an Arbeitszeit und Kosten, sondern ist auch eine Grundvoraussetzung für den unternehmerischen Erfolg.

Dabei muss die Einführung einer solchen Vertragsverwaltung gar nicht kompliziert sein! M-Files für Vertragsmanagement unterstützt Sie effektiv über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente hinweg bei der Erstellung bis hin zur zentralen Handhabung und Verwaltung Ihrer Verträge im Unternehmen.

Alle Verträge auf einen Blick

In vielen Unternehmen werden Verträge oft nicht an einer zentralen Stelle verwaltet, sondern liegen in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens oder gar auf den PCs einzelner Mitarbeiter verstreut. Ein effektives zentrales Management der Verträge ist so unmöglich und es passiert schnell, dass Vertragsfristen nicht eingehalten werden oder Verträge nicht mehr aufzufinden sind. Kein Wunder also, dass mehr als jedes zehnte Unternehmen bereits betriebliche Verluste aufgrund mangelhaften Vertragsmanagements erlitten hat (Quelle: M-Files Contract Management Survey). Mit der Vertragsmanagement-Lösung von M-Files verwalten Sie künftig alle Verträge an einem Ort und behalten so jederzeit den Überblick über deren Inhalte sowie die sich daraus ergebenden Verpflichtungen und Termine.

Einfacher Zugriff und schnelle Recherche

Vertragsverwaltung mit Hilfe von endlosen Excel-Tabellen war gestern. Mit unserer Vertragsmanagement-Lösung haben Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Verträge. Dank Volltextsuche und dynamischen Ansichten finden Sie benötigte Vertragsunterlagen in Sekundenschnelle. Nutzen Sie auch die Möglichkeit der automatisierten Erinnerungen, um Ihre Prozesse zu standardisieren und keine Kündigungsfrist oder Vertragsverlängerung mehr zu versäumen. Und dank der App und einer mobilen Version haben Sie auch von unterwegs aus stets die volle Kontrolle.

Vertragslebenszyklus im Vertragsmanagement

Unterstützung über den gesamten Vertragslebenszyklus

Mit M-Files verwalten Sie nicht nur Ihre Verträge nach Vertragsabschluss effektiv, Sie erhalten darüber hinaus auch Unterstützung bei der Vertragserstellung, der Freigabe sowie der Archivierung Ihrer Verträge. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern die Nutzung von freigegebenen Vertragsvorlagen und definieren Sie Freigabeprozesse mit Hilfe der integrierten Workflows. Das erhöht die Transparenz Ihrer Prozesse, optimiert Ihre internen Abläufe und minimiert gleichzeitig Ihre betrieblichen Risiken.

Die Vertragsmanagement-Lösung von M-Files steht Ihnen als Out-of-the-Box-Lösung in der Cloud oder als anpassbares Template für Ihre lokale M-Files Installation zur Verfügung.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Freigabeworkflows

Anhand von Eingabewerten bei der Erstellung der Verträge wird automatisch der entsprechende Genehmigungs- und Freigabeprozesse initiiert. Das stellt die Einhaltung Ihrer Prozesse sicher, reduziert Durchlaufzeiten und vermeidet ungewollte Vertragsabschlüsse.

Digitale Signaturen

Neben der Möglichkeit Verträge auszudrucken und zu unterschreiben können Sie Ihre Verträge auch digital mit Adobe Acrobat oder DocuSign signieren.

Kollaboration

Die Co-Authoring Funktion ermöglicht Ihnen die gemeinsame Bearbeitung von Verträgen mit Ihren Kollegen. Kommentieren Sie Entwürfe und behalten Sie dank Versionierung und vollständiger Protokollierung sämtliche Änderungen alles im Blick. Mit einem Klick teilen Sie Dokumente mit Kollegen oder Vertragspartnern direkt aus M-Files heraus.

Mobiler Zugriff

Auch unterwegs haben Sie immer Zugriff auf alle Verträge. Mit den mobilen Anwendungen von M-Files nutzen Sie ihr Smartphone oder Tablet, um auf die entsprechenden Dokumente zuzugreifen und diese bei Bedarf auch zu bearbeiten.

Automatisierungen

Wiederkehrende Aufgaben und Prozesse können automatisiert werden. Mit überprüfbaren Nachweisen für Aufgabenerledigung und Erinnerung zur Ausführung der Aufgaben.

Sichere Archivierung

Archivieren Sie alle Vertragsdokumente und dazugehörigen Objekte wie E-Mails, Anlagen und vielen mehr revisions- und rechtssicher in M-Files.

Die wichtigsten Features vom Vertragsmanagement mit M-Files

Vertragsmanagement mit M-Files

Transparenz über alle Verträge im Unternehmen

Dank Volltextsuche in Verträgen und Metadaten sowie frei-konfigurierbaren dynamischen Ansichten haben Sie jederzeit alle Verträge im Blick. Mit der 360 Grad-Sicht erhalten Sie zudem eine vollständige Übersicht über alle mit den Verträgen verknüpften Dokumente und weiteren Informationen. Vertragsanlagen speichern Sie einfach direkt bei den Verträgen ab und verknüpfen Sie miteinander.

Alle Verträge im Blick

Alle Verträge werden Ihnen übersichtlich dargestellt, sodass Sie sofort erkennen können, in welchem Status sich ein Vertrag befindet. Zudem erhalten Sie alle wichtigen Informationen wie z. B. verknüpfte Dokumente, Verpflichtungen oder Fristen komprimiert dargestellt. Damit haben Sie jederzeit alle wichtigen Informationen parat.

Fristen werden gewahrt

Vertragsmanagement für M-Files überwacht alle verwalteten Verträge automatisch und benachrichtigt Sie rechtzeitig über anstehende Fristen oder Termine. So können Sie sicher sein, dass Verträge rechtzeitig verlängert oder gekündigt werden.

Vorlagenverwaltung

Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern die Verwendung von geprüften und freigegeben Vertragsvorlagen und Musterverträgen. Das Einhalten gesetzlicher Vorschriften und unternehmensinterner Standards (z. B. in Bezug auf Gewährleistung und Haftung) ist somit denkbar einfach. Gleichzeitig minimieren Sie das Risiko für inhaltliche Fehler bei der Erstellung der Verträge.

Sensible Daten werden geschützt

Alle in M-Files verwalteten Verträge unterliegen einer strengen Zugriffskontrolle. Mit der integrierten Rechteverwaltung entscheiden Sie selbst, welcher Mitarbeiter welche Verträge sehen darf. So schützen Sie sensible Unternehmensinformationen und garantieren die Einhaltung von Datenschutzstandards.

Alle Änderungen werden dokumentiert

Zu jedem Zeitpunkt haben Sie die Möglichkeit, Änderungen an allen Verträgen nachzuvollziehen. Sie sehen nicht nur, wann ein Vertrag zuletzt geändert wurde, sondern können ebenso die Vertragsinhalte der verschiedenen Versionen miteinander vergleichen.

Entdecken Sie die Basis des Vertragsmanagementsystems: M-Files Online

Die Basis des Vertragsmanagement-Systems bildet das ECM „M-Files Online“ – ein KI-gestütztes Informationsmanagementsystem, das On-Premise oder in der Cloud verfügbar ist. Durch den Intelligent Metadata Layer (IML) werden die Daten ortsunabhängig verwaltet und bearbeitet. 

Lassen Sie sich kostenfrei beraten

Vereinbaren Sie Ihren Beratungstermin bequem über unser Buchungstool. An dem vereinbarten Termin werden wir Sie telefonisch unter der von Ihnen angegebenen Telefonnummer kontaktieren und mit Ihnen alle Ihre Fragen durchgehen. Nach dem Termin werden keine Fragen mehr offen sein und Sie haben einen Eindruck darüber, wie Ihnen unsere Lösungen den Arbeitsalltag erleichtern können.

So geht´s:

  1. Wählen Sie einen für Sie passenden Termin.
  2. Füllen Sie die erforderlichen Kontaktfelder (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) aus.
  3. Teilen Sie uns gerne im Formular oder im Nachgang per E-Mail Ihre Fragen, Problemstellungen oder Erwartungen mit. So können wir uns bestens auf Ihre Anforderungen vorbereiten.
  4. Dann müssen Sie lediglich zu dem vereinbarten Termin telefonisch erreichbar sein. Sie brauchen nichts weiter vorzubereiten.

Selbstverständlich behandeln wir alle Daten streng vertraulich gemäß unserer Datenschutzerklärung.

Sie gehören zu den Kurzentschlossenen und möchten am liebsten jetzt gleich beraten werden? Dann rufen Sie uns einfach an: +49 6074 865460.

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  3. Teilen Sie uns gerne im Formular oder im Nachgang per E-Mail Ihre Fragen, Problemstellungen oder Erwartungen mit. So können wir uns bestens auf Ihre Anforderungen vorbereiten.

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Sie möchten uns lieber per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren und einen Termin für eine unverbindliche Produkt-Demo oder ein umfassendes Beratungsgespräch vereinbaren? Kein Problem, diese Möglichkeiten haben Sie auf unserer Kontakt-Seite.

Ergänzende Downloads

Produktinformation Vertragsmanagement

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So sorgte unser Kunde „First Stop GmbH“ für ein lückenloses Vertragsmanagement in allen Niederlassungen.

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