Vertragsmanagement out-of-the box

Mit Fristenmanagement, digitalen Signaturen & Vorlagen

Verträge einfach und zentral managen

Vertragsmanagement spielt in jedem Unternehmen und nahezu jeder Abteilung eine zentrale Rolle. Verträge werden gemeinsam mit internen und externen Parteien erstellt, durch die berechtigte Personen unterzeichnet und müssen anschließend lückenlos überwacht werden. Vertragsmanagement dreht sich also nicht nur um die Verwaltung von Verträgen. Eine gute Vertragsmanagement Software unterstützt Sie beim Erstellen und Bearbeiten neuer Dokumente, dem schnellen Finden vorhandener Inhalte, dem Einhalten von Fristen sowie der revisions- und rechtssicheren Archivierung der Verträge. Und das unternehmensweit!

Ein effektives Vertragsmanagement birgt nicht nur große Einsparpotentiale an Arbeitszeit und Kosten, sondern ist auch eine Grundvoraussetzung für den unternehmerischen Erfolg. Unsere Lösung für Ihr Vertragsmanagement unterstützt Sie über den gesamten Lebenszyklus der Dokumente hinweg bei der Erstellung bis hin zur zentralen Verwaltung und sicheren Archivierung Ihrer Verträge im Unternehmen.

Alle Verträge auf einen Blick

Häufig werden Verträge oft nicht an einer zentralen Stelle verwaltet, sondern liegen in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens oder gar auf den PCs einzelner MitarbeiterInnen verstreut. Ein effektives zentrales Management werden Sie so nicht umsetzen können und es passiert schnell, dass Vertragsfristen nicht eingehalten werden oder Verträge nicht mehr aufzufinden sind. Kein Wunder also, dass mehr als jedes zehnte Unternehmen bereits betriebliche Verluste aufgrund mangelhaften Vertragsmanagements erlitten hat (Quelle: M-Files Contract Management Survey). Mit unserer Vertragsmanagement-Lösung verwalten Sie künftig alle Verträge an einem Ort und behalten so jederzeit den Überblick über deren Inhalte sowie die sich daraus ergebenden Verpflichtungen und Termine. Egal, ob diese bereits digital in Ihrem Unternehmen eintreffen oder in Papierform, denn die papierbasierten Unterlagen lassen sich einfach einscannen und mittels OCR wird der Vertragsinhalt in Handumdrehen durchsuchbar gemacht.

Einfacher Zugriff und schnelle Recherche

Vertragsverwaltung mit Hilfe von endlosen Excel-Tabellen war gestern. Mit unserer Vertragsmanagement-Lösung haben Sie jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Verträge. Dank Volltextsuche finden Sie benötigte Vertragsunterlagen in Sekundenschnelle. Dynamische Ansichten ermöglichen es, alle Dokumente, die bestimmte Kriterien erfüllen, auf einen Blick angezeigt zu bekommen. M-Files überwacht Fristen und (wiederkehrende) Aufgaben selbstständig und erinnert die zuständigen NutzerInnen an anstehende Aufgaben. Nutzen Sie außerdem die Möglichkeit der Standardisierung Ihrer Prozesse und behalten Sie dank der App und einer mobilen Version auch von unterwegs aus stets die volle Kontrolle.

Unterstützung über den gesamten Vertragslebenszyklus

In der Vertragsmanagement-Lösung verwalten Sie nicht nur Ihre Verträge nach Vertragsabschluss effektiv, Sie erhalten darüber hinaus auch Unterstützung bei der Vertragserstellung mit Vorlagen, der Freigabe sowie der sicheren Langzeitarchivierung – bei Bedarf im PDF/A-Format. Auch die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen sind dank Einsatz des DMSFACTORY RententionSchedulers ein Kinderspiel. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden die Nutzung von freigegebenen Vertragsvorlagen und definieren Sie Freigabeprozesse mit Hilfe der integrierten Workflows. Das erhöht die Transparenz Ihrer Prozesse, optimiert Ihre internen Abläufe und minimiert gleichzeitig Ihre betrieblichen Risiken.

Unsere Vertragsmanagement-Lösung steht Ihnen als Out-of-the-Box-Lösung oder als anpassbares Template in der Cloud und für Ihre lokale Installation zur Verfügung.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Freigabeworkflows

Bereits bei der Erstellung der Verträge wird automatisch der entsprechende Genehmigungs- und Freigabeprozesse initiiert. Das stellt die Einhaltung Ihrer Prozesse sicher, reduziert Durchlaufzeiten und erhöht die Transparenz Ihrer Abläufe.

Digitale Signaturen

Neben der Möglichkeit Verträge auszudrucken und zu unterschreiben können Sie Ihre Verträge auch digital mit Adobe Acrobat oder DocuSign signieren. So gelingt der Vertragsabschluss ganz einfach auch aus dem Homeoffice.

Kollaboration

Die Co-Authoring Funktion ermöglicht Ihnen die gemeinsame Bearbeitung von Verträgen mit Ihren KollegInnen. Kommentieren Sie Entwürfe und behalten Sie dank Versionierung und vollständiger Protokollierung sämtliche Änderungen im Blick.

Mobiler Zugriff

Auch unterwegs haben Sie immer Zugriff auf alle Verträge. Mit der mobilen Anwendung nutzen Sie Ihr Smartphone oder Tablet, um auf die entsprechenden Dokumente zuzugreifen und diese von unterwegs aus zu bearbeiten.

Erinnerungen

Erinnerungen zur Ausführung der Aufgaben oder anstehende Termine wie eine Kündigungsfrist sorgen dafür, dass Sie keine Frist mehr versäumen und so finanzielle Verluste vermeiden.

Sichere Archivierung

Archivieren Sie alle Vertragsdokumente und dazugehörigen Objekte wie E-Mails und Anlagen revisions- und rechtssicher. Die zentral gesteuerten Zugriffsrechte schützen dabei die sensiblen Daten.

Die wichtigsten Features unserer Vertragsmanagement-Lösung

Machen Sie sich ein Bild von der Vertragsmanagement-Lösung

Transparenz herstellen

Dank Volltextsuche in Verträgen und Metadaten sowie frei-konfigurierbaren dynamischen Ansichten haben Sie jederzeit alle Verträge im Blick. Mit der 360 Grad-Sicht erhalten Sie zudem eine vollständige Übersicht über alle mit den Verträgen verknüpften Dokumente und weiteren Informationen. Vertragsanlagen speichern Sie einfach direkt bei den Verträgen ab und verknüpfen Sie miteinander.

Alle Verträge im Blick

Alle Verträge werden Ihnen übersichtlich dargestellt, sodass Sie sofort erkennen können, in welchem Status sich ein Vertrag befindet. Zudem erhalten Sie alle wichtigen Informationen wie z. B. verknüpfte Dokumente, Verpflichtungen oder Fristen komprimiert dargestellt. Damit haben Sie jederzeit alle wichtigen Informationen parat.

Fristen wahren

Überwachen Sie alle verwalteten Verträge automatisch und lassen Sie sich rechtzeitig über anstehende Fristen oder Termine benachrichtigen. So können Sie sicher sein, dass Verträge rechtzeitig verlängert oder gekündigt werden.

Vorlagenverwaltung

Ermöglichen Sie Ihren MitarbeiterInnen die Verwendung von geprüften und freigegeben Vertragsvorlagen und Musterverträgen. Das Einhalten gesetzlicher Vorschriften und unternehmensinterner Standards (z. B. in Bezug auf Gewährleistung und Haftung) ist somit denkbar einfach. Gleichzeitig minimieren Sie das Risiko für inhaltliche Fehler bei der Erstellung der Verträge.

Schutz sensibler Daten

Alle in M-Files verwalteten Verträge unterliegen einer strengen Zugriffskontrolle. Mit der integrierten Rechteverwaltung entscheiden Sie selbst, welche/r MitarbeiterIn welche Verträge sehen darf. So schützen Sie sensible Unternehmensinformationen und garantieren die Einhaltung von Datenschutzstandards.

Änderungen nachvollziehen

Zu jedem Zeitpunkt haben Sie die Möglichkeit, Änderungen an allen Verträgen nachzuvollziehen. Sie sehen nicht nur, wann ein Vertrag zuletzt geändert wurde, sondern können ebenso die Vertragsinhalte der verschiedenen Versionen miteinander vergleichen.

Die Oberfläche

Inhalte finden

Weitere Videos

Sie möchten sich ein Bild von der Vertragsmanagement-Lösung machen? Dann schauen Sie sich jetzt unsere Video-Produkttour an und lassen Sie sich von den zahlreichen Features überzeugen!

Entdecken Sie die Basis des Vertragsmanagementsystems: M-Files Online

Die Basis des Vertragsmanagement-Systems bildet das ECM „M-Files Online“ – ein KI-gestütztes Informationsmanagementsystem, das On-Premise oder in der Cloud verfügbar ist. Durch den Intelligent Metadata Layer (IML) werden die Daten ortsunabhängig verwaltet und bearbeitet. 

Ergänzende Downloads

Produktinformation

Vertragsmanagement Out-of-the-Box! Unsere Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Verträgen.

Kostenloses Whitepaper

Erfahren Sie, wie Sie in sechs Schritten zur Optimierung & Automatisierung Ihres Vertragsmanagements kommen.

Kostenloses Online-Seminar

Erleben Sie unsere Vertragsmanagement-Lösung live und mit verschiedenen Beispielszenarien.

Scroll to Top