Einfach. Alles. Erfassen.
Die effiziente Verarbeitung eingehender Informationen wird immer wichtiger. Mit DMSFACTORY SmartCapturing bieten wir Ihnen eine leistungsfähige Ergänzung zu Ihrem ECM, mit der Sie eingehende Papierdokumente schnell und einfach scannen, aufbereiten und anschließend in Ihrem ECM weiterverarbeiten und archivieren können. Auch bereits digitale Dokumente lassen sich mit SmartCapturing erfassen, die geschäftsrelevanten Daten extrahieren und automatisch an das ECM zur Weiterverarbeitung übergeben.
SmartCapturing ermöglicht eine einfache und schnelle Erfassung und Digitalisierung Ihrer Dokumente, die dadurch durchsuchbar werden und für die weitere digitale Bearbeitung geeignet sind. Häufigster Anwendungsfall ist die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung. Unabhängig davon, ob in Ihrem Unternehmen die Rechnungen digital als E-Invoice (ZUGFeRD, XRechnung etc.), als PDF oder in Papierform eintreffen: SmartCapturing analysiert die Dokumente, erkennt einzelne Bestandteile wie Rechnungsnummern, Positionszeilen usw., extrahiert diese automatisch und überträgt die Daten in Ihr Folgesystem. Ob On-Premise oder in der Cloud – wir haben für jede Art der Installation eine Lösung!
Die erste Meile im papierlosen Büro
Und so funktioniert es: Zuerst werden die eingehenden Papierdokumente gescannt und an SmartCapturing übermittelt. Dabei greift die Software auf den Speicherordner des Scanners zu. Bereits digitale Dokumente können Sie direkt in die Anwendung laden. Das digitale Dokument wird anschließend automatisch mittels Bildverbesserung optimiert und seinem Inhalt entsprechend klassifiziert (Rechnung, Bestellung, Lieferschein, Antrag, Vertrag, o.Ä.). Aus den digitalen Dokumenten werden die einzelnen Informationen mittels OCR durchsuchbar gemacht und extrahiert. Am Ende gelangen diese Informationen gemeinsam mit den originalen Dokumenten und den entsprechenden Metadaten direkt in das für die weitere Verarbeitung verantwortliche System.
7 Schritte zur effizienten Dokumentenverarbeitung
- Eingang & Import: Papierdokumente werden gescannt und mittels OCR durchsuchbar gemacht. Bereits digitale Dokumente und Informationen werden importiert. Dabei spielt der Eingangskanal (E-Mail, Fax, MFP-Gerät, Brief) keine Rolle.
- Vorbereitung: Optimierung der eingescannten Dokumente. Mehrseitige Dokumente oder verschiedene Dokumenttypen können mit Barcodes oder Trennseiten voneinander getrennt werden, Knicke und Flecken werden mittels Bildbearbeitung automatisch entfernt.
- Klassifizierung: Erfasste Dokumente werden automatisch nach Art und Inhalt mittels Textanalyse klassifiziert (Rechnung, Anfrage, Angebot, Vertrag, …).
- Erkennung & Extraktion: Erfasste Dokumente werden ausgelesen und die Position der benötigten Daten bestimmt. Diese Daten werden erkannt und für Folgeprozesse extrahiert (bspw. Rechnungsnummer, Lieferantendaten, Beträge).
- Validierung: Überprüfung der Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit. Dafür werden vorher Regeln festgelegt, beispielsweise wie lang eine IBAN sein muss. Das reduziert Verarbeitungs- und Übertragungsfehler.
- Verifizierung: Bei Abweichungen von diesen Regeln werden diese den NutzerInnen angezeigt, damit diese die Fehler prüfen und korrigieren können.
- Export: Die erfassten Dokumente werden automatisch als durchsuchbare PDF-, PDF/A oder TIF-Dateien gemeinsam mit den extrahierten Werten als XML- oder CSV-Dateien an einem vorab definierten Ort abgelegt oder an Systeme zur Weiterverarbeitung übergeben (ECM, ERP oder FiBu-Lösung).
Eingangsrechnungsverarbeitung ab einem Anwender
DMSFACTORY SmartCapturing erkennt und extrahiert alle relevanten Bestandteile Ihrer eingehenden Rechnungen – unabhängig davon, ob die Rechnung in Papierform oder bereits digital eingeht. Durch die automatisierte Bearbeitung der Eingangsrechnungen verkürzen sich die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, die Effizienz wird gesteigert und Sie erlangen die volle Transparenz über alle Rechnungen und ihren jeweiligen Status.
Die Software ist zudem sicher: nachdem alle Daten erkannt wurden, werden diese über eine sichere Verbindung wieder in die jeweilige Backend-Anwendung importiert und eingebunden.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Zeit sparen
Der gesamte Prozess der Dokumentenerfassung verläuft automatisch. So sparen Sie viel Zeit auf der ersten Meile im papierlosen Büro.
Kosten senken
SmartCapturing lohnt sich bereits ab einem Anwender. Die schnelle Verarbeitung steigert die Produktivität und senkt die Bearbeitungskosten.
Fehler vermeiden
Keine Dokumente und Daten gehen mehr verloren und durch die automatisierte Bearbeitung vermeiden Sie Flüchtigkeitsfehler.
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Mehr InformationenSo funktioniert die Dokumentenerfassung mit DMSFACTORY SmartCapturing.
Ergänzende Informationen
Produktinformation DMSFACTORY SmartCapturing
Laden Sie sich die Produktinformationen als PDF herunter und erfahren Sie alles über unsere Dokumentenerfassungs-Lösung.
Produktinformation Eingangsrechnungsverarbeitung
Erfahren Sie alles über unsere Komplettlösung zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen.
Glossar-Beitrag: Was bedeutet Dokumentenerfassung?
In unserem Glossar definieren wir den Begriff „Dokumentenerfassung“ und was dafür eingesetzt wird.