Unsere Lösung für Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung

DMSFACTORY SmartCapturing

Einfach. Alles. Erfassen.

Die effiziente Verarbeitung eingehender Informationen wird heutzutage immer wichtiger. Mit DMSFACTORY SmartCapturing bieten wir Ihnen eine leistungsfähige Ergänzung zu Ihrem ECM-System, mit der Sie eingehende Papierdokumente schnell und einfach scannen, indizieren und anschließend in Ihrem ECM weiterverarbeiten und archivieren können.

SmartCapturing ermöglicht eine einfache und schnelle Erfassung und Digitalisierung Ihrer Dokumente, die dadurch als Volltext durchsuchbar werden und für die weitere digitale Bearbeitung geeignet sind.

Häufigster Anwendungsfall ist die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung. Völlig unabhängig davon, ob in Ihrem Unternehmen die Rechnungen digital als E-Invoice (XML, ZUGFeRD, XRechnung etc.), als PDF oder in Papierform eintreffen: SmartCapturing analysiert die Dokumente, erkennt einzelne Bestandteile wie Rechnungsnummern, Positionszeilen usw., extrahiert diese vollautomatisch und überträgt die Daten in ein Folgesystem.

Die erste Meile im papierlosen Büro

DMSFACTORY SmartCapturing kümmert sich um die Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung geschäftsrelevanter Daten aus gescannten oder bereits digitalen Dokumenten.

Und so funktioniert es: Zuerst werden die eingehenden Papierdokumente gescannt und an SmartCapturing übermittelt. Dies geschieht automatisch, indem die Software auf den Speicherordner des Scanners zugreift. Bereits digitale Dokumente können direkt in das System geladen werden. Das gescannte Dokument wird anschließend automatisch mittels Bildverbesserung optimiert und seinem Inhalt entsprechend klassifiziert (Rechnung, Antrag, Vertrag, o.Ä.). Aus den digitalen Dokumenten werden die einzelnen Informationen mittels OCR durchsuchbar gemacht, ausgelesen und extrahiert. Am Ende gelangen diese Informationen gemeinsam mit den originalen Dokumenten und den entsprechenden Metadaten direkt in das für die weitere Verarbeitung verantwortliche System.

7 Schritte zur effizienten Dokumentenverarbeitung

  1. Eingang & Import: Papierdokumente werden gescannt und mittels OCR durchsuchbar gemacht. Bereits digitale Dokumente und Informationen werden importiert. Dabei spielt der Eingangskanal (E-Mail, Fax, MFP-Gerät, Brief) keine Rolle.
  2. Vorbereitung: Optimierung der eingescannten Dokumente. Mehrseitige Dokumente oder verschiedene Dokumenttypen können mit Barcodes oder Trennseiten voneinander getrennt werden, Knicke und Flecken werden mittels Bildbearbeitung automatisch entfernt.
  3. Klassifizierung: Erfasste Dokumente werden automatisch nach Art und Inhalt mittels Textanalyse klassifiziert (Rechnung, Anfrage, Angebot, Vertrag, …).
  4. Erkennung & Extraktion: Erfasste Dokumente werden ausgelesen und die Position der benötigten Daten werden bestimmt. Diese Daten werden erkannt und für Folgeprozesse extrahiert (bspw. Rechnungsnummer, Lieferantendaten, Beträge).
  5. Validierung: Überprüfung der Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit. Dafür werden vorher Regeln festgelegt, beispielsweise wie lang eine IBAN sein muss. Das reduziert Verarbeitungs- und Übertragungsfehler.
  6. Verifizierung: Bei Abweichungen von diesen Regeln werden diese dem Benutzer angezeigt, damit er die Fehler prüfen und korrigieren kann.
  7. Export: Die erfassten Dokumente werden automatisch als durchsuchbare PDF-, PDF/A oder TIF-Dateien gemeinsam mit den extrahierten Werten als XML- oder CSV-Dateien abgelegt oder an Systeme zur Weiterverarbeitung übergeben (ECM, ERP oder FiBu-Lösung).

Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung schon ab einem Anwender

DMSFACTORY SmartCapturing erkennt und extrahiert alle relevanten Bestandteile Ihrer eingehenden Rechnungen – unabhängig davon, ob die Rechnung in Papierform, digital oder digitalisiert eingeht. Durch die automatisierte Bearbeitung der Eingangsrechnungen verkürzen sich die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, die Effizienz wird gesteigert und Sie erlangen die volle Transparenz über alle Rechnungen und ihre jeweiligen Stati.

Die Software ist hoch sicher: nachdem alle Daten erkannt wurden, werden diese über eine sichere Verbindung wieder in die jeweilige Backend-Anwendung importiert und eingebunden.

Scannen und importieren
DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

Ihre Vorteile auf einen Blick

Zeit sparen

Der gesamte Prozess der Dokumentenerfassung verläuft automatisch. So sparen Sie viel Zeit auf der ersten Meile im papierlosen Büro.

Kosten senken

SmartCapturing lohnt sich bereits ab einem Anwender. Die schnelle Verarbeitung steigert die Produktivität und senkt die Bearbeitungskosten.

Weniger Fehler

Keine Dokumente gehen mehr verloren und die automatisierte Bearbeitung schützt vor Flüchtigkeitsfehlern.

Machen Sie sich ein Bild von SmartCapturing

In der Vorschau-Ansicht können Sie sich alle gescannten Dokumente anzeigen lassen.

Die Stapel-Liste bietet einen perfekten Überblick über alle gescannten Stapel und ihren jeweiligen Bearbeitungsstatus.

Werte, die nicht oder falsch erkannt wurden, lernt SmartCapturing im Trainingsmodus, um sie in Zukunft richtig zu erkennen.

Ergänzende Produkte

Der DMSFACTORY EmailStore

Ihr Tool für effizientes E-Mail-Management direkt in Microsoft Outlook.

Der DMSFACTORY SmartDocs

Modernes Dokumentenmanagement schon ab einem Anwender.

Der DMSFACTORY ContentServer

Die zentrale Verwaltung aller digitalen Unterlagen.

Ergänzende Downloads

Produktinformation SmartCapturing

Laden Sie sich die Produktinformationen als PDF herunter und erfahren Sie alles über unsere Dokumentenerfassungs-Lösung.

Produktinformation Eingangsrechnungsverarbeitung

Erfahren Sie alles über unsere Komplettlösung zur automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen.