Unsere Lösung für Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung

DMSFACTORY SmartCapturing

Einfach. Alles. Erfassen.

Die effiziente Verarbeitung eingehender Informationen wird heutzutage immer wichtiger. Mit dem DMSFACTORY SmartCapturing bieten wir Ihnen eine leistungsfähige Ergänzung zu Ihrem ECM-System, mit der Sie eingehende Papierdokumente schnell und einfach scannen, indizieren und anschließend in Ihrem ECM weiterverarbeiten und archivieren können.

SmartCapturing ermöglicht eine einfache und schnelle Erfassung und Digitalisierung Ihrer Dokumente, die dadurch als Volltext durchsuchbar werden und für die weitere digitale Bearbeitung geeignet sind.

Häufigster Anwendungsfall ist die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung. Völlig unabhängig davon, ob in Ihrem Unternehmen die Rechnungen digital als E-Invoice (XML, ZUGFeRD, XRechnung etc.), in digitaler Form als PDF oder in Papierform eintreffen: SmartCapturing analysiert die Dokumente, erkennt einzelne Bestandteile wie Rechnungsnummern, Positionszeilen usw., extrahiert diese vollautomatisch und überträgt die Daten in ein Folgesystem.

Die erste Meile im papierlosen Büro

DMSFACTORY SmartCapturing kümmert sich um die Erfassung, Aufbereitung und Verarbeitung geschäftsrelevanter Daten aus gescannten oder bereits digitalen Dokumenten.

Und so funktioniert es: Zuerst werden die eingehenden Papierdokumente gescannt und das gescannte Dokument automatisch mittels Bildverbesserung optimiert – bereits digitale Dokumente werden direkt in das System geladen. Anschließend werden sie ihrem Inhalt entsprechend klassifiziert (Rechnung, Antrag, Vertrag o.Ä.). Aus den digitalen Dokumenten werden die einzelnen Informationen mittels OCR durchsuchbar gemacht, ausgelesen und extrahiert. Am Ende gelangen diese Informationen gemeinsam mit den originalen Dokumenten und den entsprechenden Metadaten direkt in das für die weitere Verarbeitung verantwortliche System.

Der besondere Vorteil: Unsere Capture-Lösung kann als Cloud-Service in Anspruch genommen werden. Das macht sie besonders für kleine Unternehmen und geringe Dokumentenvolumen noch attraktiver!

7 Schritte zur effizienten Dokumentenverarbeitung

  1. Eingang & Import: Papierdokumente werden gescannt und mittels OCR durchsuchbar gemacht. Bereits digitale Dokumente und Informationen werden importiert. Dabei spielt der Eingangskanal (E-Mail, Fax, Brief) keine Rolle.
  2. Vorbereitung: Optimierung der eingescannten Dokumente. Mehrseitige Dokumente oder verschiedene Dokumenttypen können mit Barcodes oder Trennseiten voneinander getrennt werden, Knicke und Flecken werden mittels Bildbearbeitung automatisch entfernt.
  3. Klassifizierung: Erfasste Dokumente werden automatisch nach Art und Inhalt mittels Textanalyse klassifiziert (Rechnung, Anfrage, Angebot, Vertrag, …).
  4. Erkennung & Extraktion: Erfasste Dokumente werden ausgelesen und die Position der benötigten Daten werden bestimmt. Diese Daten werden erkannt und für Folgeprozesse extrahiert (bspw. Rechnungsnummer, Lieferantendaten, Beträge)
  5. Validierung: Überprüfung der Daten auf Vollständigkeit und Korrektheit. Dafür werden vorher Regeln festgelegt, beispielsweise wie lang eine IBAN sein muss. Das reduziert Verarbeitungs- und Übertragungsfehler.
  6. Verifizierung: Bei Abweichungen von diesen Regeln werden diese dem Benutzer angezeigt, damit er die Fehler prüfen und korrigieren kann
  7. Export: Die erfassten Dokumente werden automatisch als durchsuchbare PDF-, PDF/A oder TIF-Dateien gemeinsam mit den extrahierten Werten als XML- oder CSV-Dateien abgelegt oder an Systeme zur Weiterverarbeitung übergeben (ECM, ERP oder FiBu-Lösung).

Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung in der Cloud

DMSFACTORY SmartCapturing erkennt und extrahiert alle relevanten Bestandteile Ihrer eingehenden Rechnungen – unabhängig davon, ob die Rechnung in Papierform, digital oder digitalisiert eingeht. Durch die automatisierte Bearbeitung der Eingangsrechnungen verkürzen sich die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, die Effizienz wird gesteigert und Sie erlangen die volle Transparenz über alle Rechnungen und ihre jeweiligen Stati.

Durch die Nutzung von eCapture-as-a-Service, also der Cloud-basierten Dokumentenerfassung nach Bedarf, wird der Erkennungsprozess der eingehenden Rechnungen vollständig automatisiert. Sie sparen sich die Installation und Wartung der traditionellen On-Premise-Software. Die Software ist hoch sicher: nachdem alle Daten erkannt wurden, werden diese über eine sichere Verbindung wieder in die jeweilige Backend-Anwendung importiert und eingebunden.

Scannen und importieren
DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

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Ihre Vorteile auf einen Blick

Direkt einsatzbereit

Sparen Sie sich die ewigen Installations- und Einrichtungszeiten dank SaaS. Der Service ist leicht zu bedienen und direkt startklar.

Kosten senken

SmartCapturing lohnt sich bereits ab einem Anwender. Die schnelle Verarbeitung steigert die Produktivität und senkt die Bearbeitungskosten.

Weniger Fehler

Keine Dokumente gehen mehr verloren und die automatisierte Bearbeitung schützt vor Flüchtigkeitsfehlern.

Ergänzende Produkte

Der DMSFACTORY EmailStore

Ihr Tool für effizientes E-Mail-Management direkt in Microsoft Outlook.

Der DMSFACTORY SmartDocs

Modernes Dokumentenmanagement schon ab einem Anwender.

Der DMSFACTORY ContentServer

Die zentrale Verwaltung aller digitalen Unterlagen.

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Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung.

So gestalten Sie Ihren Rechnungseingang einfach fehlerfrei und effizient!

Donnerstag, 24.10.2019

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