Daten und Informationen rechtskonform und sicher verwalten
Seit September 2022 setzt der Bundesfinanzhof (BFH) im gesamten Rechtssprechungsbereich die elektronische Gerichtsakte ein. Reden wir hier von einem Vorreiter der Branche, weil das noch vor der verbindlichen Einführung im Jahr 2026 geschehen ist? Der Schein trügt leider, denn noch immer sorgt der aktuelle Digitalisierungsstandard der Rechtsbranche bei vielen für Unmut. Kein Wunder, denn laut einer Expertenbefragung braucht Deutschland – wenn wir so weiter machen wie bisher – noch knapp über ein Jahrzehnt, um den aktuellen Status Quo des digital führenden Landes (Weltweit: Singapur / In Europa: Großbritannien) zu erreichen.
Was ist mit Ihnen? Arbeiten Sie auch noch in dicken Aktenordnern mit viel Papier? Oder haben Sie sich vielleicht sogar schon an die digitale Aktenführung herangetraut, fühlen sich jedoch eher ausgebremst als unterstützt? Dann haben wir da etwas für Sie: Digitale Akten, die Ihnen zum einen dabei helfen, sich von dicken Aktenordnern und Papierbergen auf Ihrem Schreibtisch zu befreien. Und zum anderen können Sie Ihre Arbeit durch vielfältige Suchfunktionen, dokumentierte Änderungen an Dokumenten und der Abbildung von Geschäftsprozessen in Form von digitalen Workflows transparenter und effizienter gestalten.
Mit dem passenden System decken Sie aber nicht nur die digitale Aktenführung ab. Sie haben darüber hinaus eine Anwendung zur automatisierten Erfassung von Inhalten aus papierbasierten Dokumenten. Und mit ergänzenden Prozessen wie dem Vertragsmanagement oder dem automatisierten Posteingang runden Sie Ihre digitale Arbeit zusätzlich ab!
Transparente Fristen & Zugriffsrechte
Mit einem ECM haben Sie zu jeder Zeit den Überblick über alle wichtigen Fristen. Egal ob gesetzlich geregelte Aufbewahrungs- und Löschfristen oder vertraglich festgelegte Bearbeitungsfristen – lassen Sie sich einfach an wichtige Fristen erinnern und Sie verpassen keinen wichtigen Termin mehr! So fällt es Ihnen leichter, rechtskonform zu arbeiten.
Und auch die Sicherheit Ihrer Daten haben Sie in der Hand! Mit der individuellen Vergabe von Zugriffsrechten können Sie die Inhalte Ihrer digitalen Akte vor unbefugtem Zugriff bzw. unerlaubter Bearbeitung oder Löschung schützen – und das sowohl intern als auch extern. Diese Zugriffsrechte lassen sich schnell und flexibel vergeben, anpassen und wieder entziehen.
Die Arbeit mit digitalen Akten
Bilden Sie Akten jeder Art mit Hilfe eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM) digital ab. In dieser digitalen Umgebung können Sie Ihre gewohnte Aktenstruktur umsetzen und sämtliche Inhalte beispielsweise in Vorgangs- und Fallakten rechtskonform digital verwalten. Binden Sie Ihre bestehenden Fachanwendungen an Ihre digitalen Akten an und schaffen Sie sich so Ihre Single Source of Truth.
Der Vorteil: Sie können die digital erstellten Dokumente ohne Medienbruch weiterverarbeiten und gleich digital an Dritte wie Kanzleien oder das Gericht versenden. Digital eingehende Dokumente müssen Sie nicht mehr ausdrucken, sondern können diese ohne Umwege direkt in der digitalen Akte ablegen, wodurch Sie vermeiden, dass Informationen verloren gehen.
Verträge digital managen
In einem ECM können Sie Verträge und Daten Ihrer StakeholderInnen wie KlientInnen und anderen Parteien zentral managen. Angepasste Workflows und spezifische Funktionen wie die digitale Signatur unterstützen Sie bei dem Erstellen, Freigeben, Signieren und Verwalten von Verträgen und den zugehörigen Fristen – und das über den gesamten Lebenszyklus hinweg.
Posteingang & Rechnungsverarbeitung automatisieren
Unsere Lösung für die Dokumentenerfassung nimmt Ihnen von der Erfassung der Inhalte, über die automatische Zuordnung und entsprechende Ablage des Dokumentes, bis zur inhaltlichen Extraktion aller relevanten Inhalte einiges an Arbeit ab. Und das nicht nur von Post und Rechnungen in Papierform, sondern auch in digitaler Form. So stehen die beinhalteten Informationen den NutzerInnen jederzeit und ortsunabhängig zur Verfügung. Durch die automatische Erfassung reduzieren Sie die Fehlerquote bei der Übertragung von Daten und verkürzen die Durchlaufzeiten, wodurch Sie die Möglichkeit haben, viel schneller handeln zu können.
Die spezialisierte Form: Unsere Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung. Automatisieren Sie die Verarbeitung eingehender Rechnungen in sämtlichen Formaten wie PDF, XML (XRechnung) oder ZUGFeRD. Dafür sorgt eine Kombination aus einer Anwendung für die Dokumentenerfassung und einer Anwendung für die Verarbeitung der Rechnungen. Diese lassen sich selbstverständlich an Ihre individuellen Anforderungen und Ihre bestehende Infrastruktur anpassen. So profitieren Sie von einer erhöhten Transparenz, einer geringeren Fehlerquote und einer deutlich kürzeren Bearbeitungszeit.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Informationen immer verfügbar
Sie können zu jeder Zeit unabhängig von ihrem Standort oder Endgerät auf alle Dokumente und Daten in Ihren Akten zugreifen. Egal ob mobil per App, über den Webbrowser oder über die Desktop-Anwendung.
Transparente Fristenübersicht
Sie können alle wichtigen Fristen zu jeder Zeit einsehen. Außerdem gibt es die Möglichkeit, sich eine Erinnerung anzeigen zu lassen, sodass Sie in Zukunft keine Fristen mehr verpassen.
Zentrales System und einfacher Zugriff
Indem Sie ein zentrales System nutzen, können Sie all Ihre Inhalte an einem Ort ablegen. So vermeiden Sie Informationssilos und wissen zu jeder Zeit, welche Daten, Dokumente und Informationen wo zu finden sind.
Mehr Sicherheit mit Zugriffsrechten
Ihre Daten sind sowohl extern als auch intern vor unbefugtem Zugriff, nicht genehmigter Bearbeitung, Archivierung oder Löschung geschützt.
Definierte und transparente Prozesse
Ihre Prozesse sind klar definiert, sämtliche Änderungen an Dokumenten werden nachvollziehbar dokumentiert. So sind die Versionen der Inhalte stets korrekt und alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand.
Keine Medienbrüche mehr
Durch die durchgängig digitale Verarbeitung der Dokumente und Daten vermeiden Sie Medienbrüche und somit ebenfalls den Verlust von Informationen.
Passende Produkte für den Einsatz im Rechtswesen
ABBYY FlexiCapture ist die Plattform für intelligente Dokumentenerfassung für Eingangsrechnungen und den Posteingang.
Unsere All-in-One-Lösung für die Erfassung von Dokumenten mit dem Schwerpunkt auf der Eingangsrechnungsverarbeitung.
Kofax bietet Ihnen vielfältige Lösungen für die schnelle, genaue und kosteneffiziente Erfassung von Dokumenten.
M-Files ist das intelligente Enterprise-Content-Managementsystem (ECM) für das Management von Informationen jeder Art.
Das Saperion ECM von Hyland ist der Alleskönner im Bereich Enterprise-Content-Management-Systeme mit digitalen Akten und vielen mehr.
Mit der Digitalisierungsplattform JobRouter® können Sie Ihre Geschäftsprozesse digital abbilden und automatisieren.
Ergänzende Informationen
Kostenloses Online-Seminar zur Eingangsrechnungsverarbeitung
In diesem Online-Seminar erfahren Sie, wie Sie Ihren Rechnungseingang fehlerfrei und effizient gestalten.
Kostenloses Online-Seminar zu digitalen Akten
In diesem Online-Seminar erfahren Sie, wie Sie mit digitalen Akten strukturiert und optimiert arbeiten.
Kostenloses Online-Seminar zu Enterprise-Content-Management
In diesem Online-Seminar erfahren Sie, wie Sie von unternehmensweit vernetzten Informationen profitieren.