Ihr KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem

Das ECM M-Files Online

Nie wieder Dokumente und Informationen suchen!

Wussten Sie, dass durchschnittlich 30% des Arbeitstages mit der Suche nach Informationen verschwendet werden? (Quelle: IDC) Häufig existieren zahllose Kopien einer Datei an verschiedenen Orten und keiner weiß mehr, wo er suchen muss und welche Version des Dokumentes die aktuelle ist. Zusätzlich sind die meisten Ablageorte nicht für alle Mitarbeiter zugänglich. Am Ende wird die falsche Version bearbeitet und das Versions-Chaos ist perfekt.

Wie wäre es, wenn Sie stattdessen alle unternehmensweiten Daten und Dokumente zentral in einem System managen und automatisch mit Metadaten klassifizieren könnten? So finden Sie die Inhalte so einfach wie in einer Suchmaschine, wobei die aktuelle Version des Dokumentes direkt erkennbar ist.

Klingt wie ein Traum? Den machen wir wahr!

Informationen finden – unabhängig von Gerät und Speicherort

Was verbirgt sich hinter dem sogenannten Intelligent Metadata Layer (IML)? Wir klären Sie in unserem Video auf!

Mit dem KI-gestützten Dokumentenmanagementsystem M-Files Online suchen Sie nur noch nach dem WAS und nicht mehr nach dem WO. Es bietet eine metadatenbasierte, system- und repository-neutrale Lösung für intelligentes Informationsmanagement – und das als benutzerfreundliche und intuitive Anwendung.

Die Klassifizierung der Dokumente wird durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) unterstützt. Die KI identifiziert Informationen automatisch und schlägt die passenden Metadaten für die Einordnung des Dokumentes vor.

Der Intelligent Metadata Layer (IML) ermöglicht die Verwaltung aller Daten aus den angeschlossenen Systemen orts- und systemunabhängig in M-Files. So brauchen Sie nur noch eine einzige Anwendung, um auf alle unternehmensweiten Daten und Dokumente zuzugreifen. Es ist keine Datenmigration nötig, da M-Files über verschiedene Konnektoren auf die Daten in vorhandenen Netzwerkordnern und Systemen zugreift.

Gesteigerte Produktivität durch automatisierte Prozesse

In M-Files lassen sich alle erdenklichen Prozesse, wie beispielsweise die Erstellung und Freigabe einer Rechnung, in Form von Workflows automatisieren. So gehen Sie sicher, dass Ihre internen Abläufe eingehalten werden. Dabei können die verantwortlichen Nutzer über anstehende Aufgaben und ihre Fristen per E-Mail benachrichtigt werden und verpassen so keine Deadlines mehr. Sämtliche Bearbeitungsschritte eines Prozesses werden im Versionsverlauf aufgezeichnet.

Abgebildeter Workflow in M-Files
M-Files Online auf verschiedenen Geräte

Noch nie war Informationsmanagement so einfach

M-Files Online ist auf jedem Gerät verfügbar. Daten können sowohl online als auch offline bearbeitet werden.

Das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist durch internes und externes Teilen unkompliziert möglich. Alle Korrekturen und Kommentare werden an einem Ort gesammelt. Die Zugriffsrechte können über Nutzergruppen, Eigenschaften oder ganz individuell vergeben werden.  Außerdem bieten Ihnen umfangreiche Sicherheitsoptionen Schutz gegen ungewollte externe Zugriffe.

Das Dokumentenmanagementsystem lässt sich als Service nahtlos in die eigene Serverinfrastruktur integrieren (On-Premise), ist als Cloud-Lösung verfügbar oder lässt sich als Hybrid konfigurieren. Es besteht die Möglichkeit, On-Premises- und Cloud-Repositories innerhalb des Abos frei zu kombinieren und jederzeit in die Cloud zu wechseln.

Vollautomatisch wird das System monatlich aktualisiert. So erhalten Sie neuste Funktions und Sicherheits-Updates und sind immer automatisch auf dem neusten Stand!

Ihr flexibles Dokumentenmanagementsystem

M-Files setzt auf ein Subscription-Lizenzmodell, wobei Sie flexibel sind, wie viele Benutzerlizenzen Sie erwerben. Die Lösung kann auf Wunsch durch vorkonfigurierte Templates erweitert werden, mit denen sie gängige Prozesse wie das Vertragsmanagement oder das Qualitätsmanagement abbildet.

Diese Templates gibt es bereits out-of-the-box – sie können aber auch komplett individualisiert werden. Zusätzlich haben wir einige hauseigene Entwicklungen ins Leben gerufen, mit denen Sie das Beste aus M-Files herausholen können.

Eine ausgezeichnete Lösung

Nucleus Research Logo

Nucleus Research hat 2020 zum siebten Mal in Folge M-Files als „Leader“ ausgezeichnet. Dafür verglichen sie 17 Anbieter aus dem Bereich Enterprise-Content-Management nach den Kriterien Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität. Laut der „ECM Technology Value Matrix 2019“ bleibt M-Files der Vorreiter der ECM-Branche mit der besten Bewertung der Funktionalität.

Vergleichen Sie die Top Enterprise Content Management Hersteller! Hier können Sie sich den gesamten Bericht kostenlos herunterladen.

Gartner Logo

Und auch Gartner stuft M-Files erneut als Visionär im 2019 Magic Quadrant für Content Services Platforms (CSP) ein. Die Einstufung der metadaten-zentrierten Lösung basiert auf der Vollständigkeit der Vision und der Umsetzungsstärke.

Hier können Sie sich Ihr Exemplar des Gartner-Reportes herunterladen.

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

Ihre Vorteile auf einen Blick

On-Premise oder in der Cloud

Geräteunabhängiger Zugriff, online wie auch offline. In eigene Serverstruktur integrierbar (On-Premise), als Cloud-Anwendung verfügbar oder als Hybridllösung erhältlich.

KI-gestützt

Automatische Klassifzierung der Inhalte durch künstliche Intelligenz: Die KI identifiziert und erschließt Informationen und schlägt die passenden Metadaten vor.

Keine Datenmigration

Durch Intelligent Metadata Layer (IML) werden die Daten ortsunabhängig verwaltet und bearbeitet. Inklusive Konnektor zu Files Share (um beliebige Schnittstellen erweiterbar).

Einfache Kollaboration

Unkompliziertes Teilen der Dateien intern und extern zur gemeinschaftlichen Bearbeitung. Dabei bleiben alle Korrekturen und Kommentare an einem Ort.

Endlose Flexibilität

Große Auswahl an zubuchbaren Modulen und Erweiterungen für jeden erdenklichen Anwendungsfall.

Immer Up-to-Date

Inklusive aller Updates rund um Features, Bug-Fixes und Sicherheit. Keine manuellen Updates erforderlich. Damit entgeht Ihnen nichts!

Unser Kunde ZIEGERT im Interview

Anja Nehse, IT Team Assistant bei der ZIEGERT Bank- und Immobilienconsulting GmbH, berichtet im Interview über ihre Erfahrungen mit M-Files Online und wie ihnen das ECM die tägliche Arbeit erleichtert. 

Schauen Sie sich jetzt das ganze Interview an!

Logo_der_Baugruppe_Peter_Gross
Kunde City 1 Group
Kunde Schnorpfeil
Logo-Schera-Raffaello-Rossi
Unser Kunde Ziegert
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Die wichtigsten Features von M-Files Online

Informationsmanagement mit M-Files

Startoberfläche

Dank Volltextsuche in Dokumenten und Metadaten sowie frei-konfigurierbaren dynamischen Ansichten haben Sie jederzeit alle Dokumente im Blick. Mit der 360 Grad-Sicht erhalten Sie zudem eine vollständige Übersicht von allen verknüpften Dokumenten und weiteren Informationen.

Metadatenkarte

Durch die Metadaten findet M-Files Dokumente, Daten und Informationen Repository-unabhängig. Ein Dokument kann nach vielen verschiedenen Punkten klassifiziert und eingeordnet werden. Die künstliche Intelligenz hilft bei der Einordnung und schlägt vor, wie das Dokument klassifiziert werden kann.

Repository-neutrale Suche

In M-Files finden Sie Dokumente unabhängig ihres Ablageortes. Suchfilter (rechte Seite) machen es möglich, dass Sie nur nach bestimmten Objekttypen suchen können und die Suchergebnisse so einschränken.

Volle Zugriffskontrolle

Alle in M-Files Online verwalteten Dokumente unterliegen einer strengen Zugriffskontrolle. Mit der integrierten Rechteverwaltung entscheiden Sie selbst, welcher Mitarbeiter welche Dokumente sehen darf. So schützen Sie sensible Unternehmensinformationen und garantieren die Einhaltung von Datenschutzstandards.

Vorlagenverwaltung

Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern die Verwendung von freigegeben Vorlagen. Das Einhalten gesetzlicher Vorschriften und unternehmensinterner Standards ist somit denkbar einfach. Gleichzeitig minimieren Sie das Risiko für inhaltliche Fehler bei der Erstellung von Dokumenten.

Automatisches Ausfüllen von Vorlagen

M-Files füllt bestehende Vorlagen auf Basis vorhandener Metadaten zu einem Projekt, Kunden o.Ä. automatisch aus. So sparen Sie viel Zeit bei der Erstellung von Dokumenten.

Lassen Sie sich kostenfrei beraten

So geht´s:

  1. Wählen Sie einen für Sie passenden Termin.
  2. Füllen Sie die erforderlichen Kontaktfelder (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) aus.
  3. Teilen Sie uns gerne im Formular oder im Nachgang per E-Mail Ihre Fragen, Problemstellungen oder Erwartungen mit. So können wir uns bestens auf Ihre Anforderungen vorbereiten.

Sie gehören zu den Kurzentschlossenen und möchten am liebsten jetzt gleich beraten werden? Dann rufen Sie uns einfach an: +49 6074 865460

Selbstverständlich behandeln wir alle Daten streng vertraulich gemäß unserer Datenschutzerklärung.

Sie möchten uns lieber per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren und einen Termin für eine unverbindliche Produkt-Demo oder ein umfassendes Beratungsgespräch vereinbaren? Kein Problem, diese Möglichkeiten haben Sie auf unserer Kontakt-Seite.

Ergänzende Inhalte

Produktinformation

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Fallstudie

So konnte unser Kunde „City 1 Group“ durch M-Files für mehr Transparenz und fünfstellige Skontogewinne sorgen.

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Erfahren Sie, wie Sie durch das M-Files ECM von unternehmensweit vernetzten Informationen profitieren!

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