Ihr KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem

Das ECM M-Files

Nie wieder Dokumente und Informationen suchen!

Wussten Sie, dass durchschnittlich 30% des Arbeitstages mit der Suche nach Informationen verschwendet werden? (Quelle: IDC) Häufig existieren zahllose Kopien einer Datei an verschiedenen Orten und keiner weiß mehr, wo er suchen muss und welche Version des Dokumentes die aktuelle ist. Zusätzlich sind die meisten Ablageorte nicht für alle Mitarbeiter zugänglich. Am Ende wird die falsche Version bearbeitet und das Versions-Chaos ist perfekt.

Wie wäre es, wenn Sie stattdessen alle unternehmensweiten Daten und Dokumente zentral in einem System managen und automatisch mit Metadaten klassifizieren könnten? So finden Sie die Inhalte so einfach wie in einer Suchmaschine, wobei die aktuelle Version des Dokumentes direkt erkennbar ist. Klingt wie ein Traum? Den machen wir mit der Plattform für intelligentes Dokumentenmanagement von M-Files wahr!

Informationen finden – unabhängig von Gerät und Speicherort

Mit dem KI-gestützten Dokumentenmanagementsystem M-Files suchen Sie nur noch nach dem WAS und nicht mehr nach dem WO. Es bietet eine metadatenbasierte Lösung für intelligentes Informationsmanagement – und das als benutzerfreundliche und intuitive Anwendung.

Die Klassifizierung der abgelegten Dokumente wird durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) unterstützt. Die KI identifiziert die beinhalteten Informationen und schlägt die passenden Metadaten für die Einordnung des Dokumentes vor.

Der Intelligent Metadata Layer (IML) ermöglicht die Verwaltung aller Daten aus den angeschlossenen Systemen direkt in M-Files. So brauchen Sie nur noch eine einzige Anwendung, um auf alle unternehmensweiten Daten und Dokumente zuzugreifen. Es ist keine Datenmigration nötig, da M-Files über verschiedene Konnektoren auf die Daten in vorhandenen Netzwerkordnern und Systemen wie DATEV, Vertec, SharePoint oder den Google Workspace zugreift. 

Video: Was verbirgt sich hinter dem sogenannten Intelligent Metadata Layer (IML)?

Video: Wie hilft mir das M-Files ECM?

Gesteigerte Produktivität durch automatisierte Prozesse

In M-Files lassen sich alle erdenklichen Prozesse, wie beispielsweise die Erstellung und Freigabe einer Rechnung, in Form von Workflows automatisieren. So gehen Sie sicher, dass sämtliche Abläufe eingehalten werden. Dabei können die verantwortlichen NutzerInnen über anstehende Aufgaben und ihre Fristen per E-Mail benachrichtigt werden und verpassen so keine Deadlines mehr. Sämtliche Bearbeitungsschritte eines Prozesses werden im Versionsverlauf aufgezeichnet, sodass Sie im Anschluss alles nachvollziehen können.

Noch nie war Informationsmanagement so einfach

M-Files ist auf jedem Gerät verfügbar. Daten können sowohl online als auch offline bearbeitet werden. Und auch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist intern und extern unkompliziert möglich. Dabei werden alle Korrekturen und Kommentare an einem Ort gesammelt. Die Zugriffsrechte können über Nutzergruppen, Eigenschaften oder ganz individuell vergeben werden.  Außerdem bieten Ihnen umfangreiche Sicherheitsoptionen Schutz gegen ungewollte externe Zugriffe.

Die Plattform kann als Service nahtlos in die eigene Serverinfrastruktur integriert werden (On-Premise), ist als Cloud-Lösung verfügbar oder lässt sich als Hybrid konfigurieren. Es besteht die Möglichkeit, On-Premises- und Cloud-Repositories frei zu kombinieren und jederzeit in die Cloud zu wechseln. Die Cloud ist nach ISO27001:2013 zertifiziert und wird auf der Microsoft Azure Cloud-Plattform gehostet. Vollautomatisch wird das System monatlich aktualisiert. So erhalten Sie neuste Funktions- und Sicherheitsupdates und sind immer auf dem neusten Stand!

M-Files auf allen Geräten

Ihr flexibles Dokumentenmanagementsystem

M-Files setzt auf ein Subscription-Lizenzmodell, wobei Sie flexibel sind, wie viele Lizenzen Sie erwerben. Sie können die Plattform durch vorkonfigurierte Templates erweitern, mit denen sie gängige Prozesse wie das Vertragsmanagement oder das Qualitätsmanagement abbildet.

Diese Templates gibt es bereits out-of-the-box – sie können aber auch komplett individualisiert werden. Zusätzlich haben wir einige hauseigene Entwicklungen ins Leben gerufen, mit denen Sie das Beste aus M-Files herausholen können!

Eine ausgezeichnete Lösung

Nucleus Research Logo

Nucleus Research hat 2022 zum neunten Mal in Folge M-Files als „Leader“ ausgezeichnet. Dafür verglichen sie 15 Anbieter aus dem Bereich Enterprise-Content-Management nach den Kriterien Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität. Laut der „Content Services and Collaboration Value Matrix 2022“ bleibt M-Files ein Vorreiter in der ECM-Branche vor allem im Bereich der internen wie auch externen Zusammenarbeit.

Gartner Logo

Und auch Gartner stuft M-Files erneut als Visionär im 2021 Magic Quadrant für Content Services Platforms (CSP) ein. Die Einstufung der metadaten-zentrierten Lösung basiert auf der Vollständigkeit der Vision und der Umsetzungsstärke.

Hier können Sie sich Ihr Exemplar des Gartner-Reportes herunterladen.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Flexibles Hosting

Geräteunabhängiger Zugriff, online wie auch offline. In eigene Serverstruktur integrierbar (On-Premise), als Cloud-Anwendung verfügbar oder als Hybrid-Lösung erhältlich.

KI-gestützt

Automatische Klassifizierung der Inhalte durch künstliche Intelligenz: Die KI identifiziert und erschließt Informationen und schlägt die passenden Metadaten vor.

Keine Datenmigration

Durch Intelligent Metadata Layer (IML) werden Ihre Daten direkt in M-Files verwaltet und bearbeitet, unabhängig davon, wo sie ursprünglich gespeichert wurden.

Einfache Kollaboration

Unkompliziertes Teilen der Dateien intern und extern zur gemeinschaftlichen Bearbeitung. Dabei bleiben alle Korrekturen und Kommentare an einem Ort.

Endlose Flexibilität

Große Auswahl an zubuchbaren Modulen und Erweiterungen für jeden erdenklichen Anwendungsfall.

Immer Up-to-Date

Inklusive aller Updates rund um Features, Bug-Fixes und Sicherheit. Keine manuellen Updates erforderlich. Damit entgeht Ihnen nichts!

Unser Kunde ZIEGERT im Interview

Anja Nehse, IT Team Assistant bei der ZIEGERT Bank- und Immobilienconsulting GmbH, berichtet im Interview über ihre Erfahrungen mit M-Files Online und wie ihnen das ECM die tägliche Arbeit erleichtert. 

Schauen Sie sich jetzt das ganze Interview an!

Die wichtigsten Features von M-Files Online

Download-Icon

Testen Sie M-Files 30 Tage lang kostenlos & unverbindlich

Füllen Sie einfach das Formular auf unserer Download-Seite aus. Der Test läuft nach 30 Tagen automatisch aus.

Informationsmanagement mit M-Files

Startoberfläche

Dank Volltextsuche in Dokumenten und Metadaten sowie frei-konfigurierbaren dynamischen Ansichten haben Sie jederzeit alle Dokumente im Blick. Mit der 360 Grad-Sicht erhalten Sie zudem eine vollständige Übersicht von allen verknüpften Dokumenten und weiteren Informationen.

Metadatenkarte

Durch die Metadaten findet M-Files Dokumente, Daten und Informationen Repository-unabhängig. Ein Dokument kann nach vielen verschiedenen Punkten klassifiziert und eingeordnet werden. Die künstliche Intelligenz hilft bei der Einordnung und schlägt vor, wie das Dokument klassifiziert werden kann.

Repository-neutrale Suche

In M-Files finden Sie Dokumente unabhängig ihres Ablageortes. Suchfilter (rechte Seite) machen es möglich, dass Sie nur nach bestimmten Objekttypen suchen können und die Suchergebnisse so einschränken.

Volle Zugriffskontrolle

Alle in M-Files Online verwalteten Dokumente unterliegen einer strengen Zugriffskontrolle. Mit der integrierten Rechteverwaltung entscheiden Sie selbst, welche*r MitarbeiterIn welche Dokumente sehen darf. So schützen Sie sensible Unternehmensinformationen und garantieren die Einhaltung von Datenschutzstandards.

Vorlagenverwaltung

Ermöglichen Sie Ihren MitarbeiterInnen die Verwendung von freigegebenen Vorlagen. Das Einhalten gesetzlicher Vorschriften und unternehmensinterner Standards ist somit denkbar einfach. Gleichzeitig minimieren Sie das Risiko für inhaltliche Fehler bei der Erstellung von Dokumenten.

Vorlagen & Datenübernahme

M-Files füllt bestehende Vorlagen auf Basis vorhandener Metadaten zu einem Projekt, Kunden o.Ä. automatisch aus. So sparen Sie viel Zeit bei der Erstellung von Dokumenten.

Die Oberfläche

Inhalte finden

Weitere Videos

Sie möchten sich ein Bild von M-Files machen? Dann schauen Sie sich jetzt unsere Videos zu den Funktionen von M-Files an und lassen Sie sich von den zahlreichen Features überzeugen!

Ergänzende Informationen

Produktinformation

Laden Sie sich alle Informationen rund um das ECM M-Files Online kostenlos als PDF herunter.

Case Study

So konnte unser Kunde „AVLEE“ mit M-Files eine 360-Grad-Sicht auf alle Informationen erzeugen und M-Files an DATEV anbinden.

Kostenloses Online-Seminar

Erfahren Sie, wie Sie durch das M-Files ECM von unternehmensweit vernetzten Informationen profitieren!

M-Files Certified Delivery Partner DMSFACTORY
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