Ihr KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem
Das ECM M-Files
Nie wieder Dokumente und Informationen suchen!
Wussten Sie, dass durchschnittlich 30% des Arbeitstages mit der Suche nach Informationen verschwendet werden? (Quelle: IDC) Häufig existieren zahllose Kopien einer Datei an verschiedenen Orten und keiner weiß mehr, wo er suchen muss und welche Version des Dokumentes die aktuelle ist. Zusätzlich sind die meisten Ablageorte nicht für alle Mitarbeitenden zugänglich. Am Ende wird die falsche Version bearbeitet und das Versions-Chaos ist perfekt.
Wie wäre es, wenn Sie stattdessen alle unternehmensweiten Daten und Dokumente zentral in einem System managen und automatisch mit Metadaten klassifizieren könnten? So finden Sie die Inhalte so einfach wie in einer Suchmaschine, wobei die aktuelle Version des Dokumentes direkt erkennbar ist. Klingt wie ein Traum? Den machen wir mit der Plattform für intelligentes Dokumentenmanagement von M-Files wahr!
Informationen finden – unabhängig von Gerät und Speicherort
Mit dem KI-gestützten Dokumentenmanagementsystem M-Files suchen Sie nur noch nach dem WAS und nicht mehr nach dem WO. Es bietet eine metadatenbasierte Lösung für intelligentes Informationsmanagement – und das als benutzerfreundliche und intuitive Anwendung.
Die Klassifizierung der abgelegten Dokumente wird durch den Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) unterstützt. Die KI identifiziert die beinhalteten Informationen und schlägt die passenden Metadaten für die Einordnung des Dokumentes vor.
Der Intelligent Metadata Layer (IML) ermöglicht die Verwaltung aller Daten aus den angeschlossenen Systemen direkt in M-Files. So brauchen Sie nur noch eine einzige Anwendung, um auf alle unternehmensweiten Daten und Dokumente zuzugreifen. Es ist keine Datenmigration nötig, da M-Files über verschiedene Konnektoren auf die Daten in vorhandenen Netzwerkordnern und Systemen wie DATEV, Vertec, SharePoint oder den Google Workspace zugreift.
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Mehr InformationenVideo: Was verbirgt sich hinter dem sogenannten Intelligent Metadata Layer (IML)?
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Mehr InformationenVideo: Wie hilft mir das M-Files ECM?
Gesteigerte Produktivität durch automatisierte Prozesse
In M-Files lassen sich alle erdenklichen Prozesse, wie beispielsweise die Erstellung und Freigabe einer Rechnung, in Form von Workflows automatisieren. So gehen Sie sicher, dass sämtliche Abläufe eingehalten werden. Dabei können die verantwortlichen NutzerInnen über anstehende Aufgaben und ihre Fristen per E-Mail benachrichtigt werden und verpassen so keine Deadlines mehr. Sämtliche Bearbeitungsschritte eines Prozesses werden im Versionsverlauf aufgezeichnet, sodass Sie im Anschluss alles nachvollziehen können.
Noch nie war Informationsmanagement so einfach
M-Files ist auf jedem Gerät verfügbar. Daten können sowohl online als auch offline bearbeitet werden. Und auch das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten ist intern und extern unkompliziert möglich. Dabei werden alle Korrekturen und Kommentare an einem Ort gesammelt. Die Zugriffsrechte können über Nutzergruppen, Eigenschaften oder ganz individuell vergeben werden. Außerdem bieten Ihnen umfangreiche Sicherheitsoptionen Schutz gegen ungewollte externe Zugriffe.
Die Plattform kann nahtlos in Ihre eigene Serverinfrastruktur integriert werden (On-Premise), ist als Cloud-Lösung verfügbar oder lässt sich als Hybrid konfigurieren. Es besteht die Möglichkeit, On-Premises- und Cloud-Repositories frei zu kombinieren und jederzeit in die Cloud zu wechseln. Die Cloud ist nach ISO27001:2013 zertifiziert und wird auf der Microsoft Azure Cloud-Plattform gehostet. Vollautomatisch wird das System monatlich aktualisiert. So erhalten Sie neuste Funktions- und Sicherheitsupdates und sind immer auf dem neusten Stand!
Ihr flexibles Dokumentenmanagementsystem
M-Files setzt auf ein Subscription-Lizenzmodell, wobei Sie flexibel sind, wie viele Lizenzen Sie erwerben. Sie können die Plattform durch vorkonfigurierte Templates erweitern, mit denen sie gängige Prozesse wie das Vertragsmanagement oder das Qualitätsmanagement abbildet.
Diese Templates gibt es bereits out-of-the-box – sie können aber auch komplett individualisiert werden. Zusätzlich haben wir einige hauseigene Entwicklungen ins Leben gerufen, mit denen Sie das Beste aus M-Files herausholen können!
Eine ausgezeichnete Lösung
Forrester zeichnet M-Files in seinem Report „The Forrester Wave™: Content Platforms, Q1 2023“ als „Strong Performer“ aus. In der Studie wurden die 13 relevantesten Content Platform Provider analysiert und bewertet. Laut dem weltweiten Marktforschungsunternehmen ist M-Files mit seinem Fokus auf die Metadaten einzigartig.
Nucleus Research hat 2023 zum zehnten Mal in Folge M-Files als „Leader“ ausgezeichnet. Dafür verglichen sie 15 Anbieter aus dem Bereich Enterprise-Content-Management nach den Kriterien Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität. Laut der „Content Services and Collaboration Value Matrix 2023“ bleibt M-Files ein Vorreiter in der ECM-Branche vor allem in den Bereichen maschinelles Lernen und KI-gestützte Suche.
Und auch Gartner stuft M-Files erneut als Visionär im 2021 Magic Quadrant für Content Services Platforms (CSP) ein. Die Einstufung der metadaten-zentrierten Lösung basiert auf der Vollständigkeit der Vision und der Umsetzungsstärke.
Hier können Sie sich Ihr Exemplar des Gartner-Reportes herunterladen.
Technische Details zu M-Files
Sie sind AdministratorIn und interessieren sich für technischere Informationen? Auf dieser Seite haben wir Ihnen alle wissenswerten Informationen rund um M-Files gesammelt, die Sie als IT-SpezialistInnen wissen wollen:
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Flexibles Hosting
Geräteunabhängiger Zugriff, online wie auch offline. In eigene Serverstruktur integrierbar (On-Premise), als Cloud-Anwendung verfügbar oder als Hybrid-Lösung erhältlich.
KI-gestützt
Automatische Klassifizierung der Inhalte durch künstliche Intelligenz: Die KI identifiziert und erschließt Informationen und schlägt die passenden Metadaten vor.
Keine Datenmigration
Durch den Intelligent Metadata Layer (IML) werden alle Daten direkt in M-Files verwaltet und bearbeitet, unabhängig davon, wo sie ursprünglich gespeichert wurden.
Einfache Kollaboration
Unkompliziertes Teilen der Dateien intern und extern zur gemeinschaftlichen Bearbeitung. Dabei bleiben alle Korrekturen und Kommentare an einem Ort.Endlose Flexibilität
Große Auswahl an zubuchbaren Modulen und Erweiterungen für jeden erdenklichen Anwendungsfall.Immer Up-to-Date
Inklusive aller Updates rund um Features, Bug-Fixes und Sicherheit. Keine manuellen Updates erforderlich. Damit entgeht Ihnen nichts!Sie sehen gerade einen Platzhalterinhalt von Youtube. Um auf den eigentlichen Inhalt zuzugreifen, klicken Sie auf den Button unten. Bitte beachten Sie, dass dabei Daten an Drittanbieter weitergegeben werden.
Mehr InformationenUnser Kunde ZIEGERT im Interview
Anja Nehse, IT Team Assistant bei der ZIEGERT Bank- und Immobilienconsulting GmbH, berichtet im Interview über ihre Erfahrungen mit M-Files Online und wie ihnen das ECM die tägliche Arbeit erleichtert.
Schauen Sie sich jetzt das ganze Interview an!
Die wichtigsten Features von M-Files Online
- Workflows
- Dynamische Zugriffsrechte
- Kollaboration
- Office-Integration
- Umfassende Suchfunktionen
- Mobil, im Web, und auf dem PC
- Offline verfügbar
- Versionierung & Änderungshistorie
- Künstliche Intelligenz
- Dokumentenvorlagen
Testen Sie M-Files 30 Tage lang kostenlos & unverbindlich
Füllen Sie einfach das Formular auf unserer Download-Seite aus. Der Test läuft nach 30 Tagen automatisch aus.
Informationsmanagement mit M-Files
Startoberfläche
Dank Volltextsuche in Dokumenten und Metadaten sowie frei-konfigurierbaren dynamischen Ansichten haben Sie jederzeit alle Dokumente im Blick. Mit der 360 Grad-Sicht erhalten Sie zudem eine vollständige Übersicht von allen verknüpften Dokumenten und weiteren Informationen.
Metadatenkarte
Durch die Metadaten findet M-Files Dokumente, Daten und Informationen immer in ihrem Kontext. Ein Dokument kann nach vielen verschiedenen Punkten klassifiziert und eingeordnet werden. Die künstliche Intelligenz hilft bei der Einordnung und schlägt vor, wie das Dokument klassifiziert werden kann.
Repository-neutrale Suche
In M-Files finden Sie Dokumente unabhängig ihres Ablageortes so einfach wie in einer Suchmaschine. Suchfilter machen es möglich, dass Sie nur nach bestimmten Objekttypen suchen können und die Suchergebnisse so einschränken.
Volle Zugriffskontrolle
Alle in M-Files verwalteten Dokumente unterliegen einer strengen Zugriffskontrolle. Mit der integrierten Rechteverwaltung entscheiden Sie selbst, welche*r MitarbeiterIn welche Dokumente sehen darf. So schützen Sie sensible Informationen und garantieren die Einhaltung von Datenschutzstandards.
Vorlagenverwaltung
Ermöglichen Sie Ihren MitarbeiterInnen die Verwendung von freigegebenen Vorlagen. Das Einhalten gesetzlicher Vorschriften und unternehmensinterner Standards ist somit denkbar einfach. Gleichzeitig minimieren Sie das Risiko für inhaltliche Fehler bei der Erstellung von Dokumenten.
Vorlagen & Datenübernahme
M-Files füllt bestehende Vorlagen auf Basis vorhandener Metadaten zu einem Projekt, Kunden o.Ä. automatisch aus. So sparen Sie viel Zeit bei der Erstellung von Dokumenten.
Die Oberfläche
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Mehr InformationenInhalte finden
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Mehr InformationenWeitere Videos
Sie möchten sich ein Bild von M-Files machen? Dann schauen Sie sich jetzt unsere Videos zu den Funktionen von M-Files an und lassen Sie sich von den zahlreichen Features überzeugen!
Häufig gestellte Fragen zu M-Files
Beides! Wir installieren M-Files gerne bei Ihnen On-Premises. Oder Sie beziehen M-Files aus der Cloud. Die Bereitstellungsoption, die Instanz von Microsoft Azure SQL Database selbst zu verwalten, ermöglicht es Ihnen, Ihre Datenbank-Engine selbst zu hosten.
Die dritte Option ist eine hybride Installation. Somit profitieren Sie von den Vorteilen beider Bereitstellungsoptionen.
Ja. Mit Hilfe des Intelligent Metadata Layers (IML) können Sie sämtliche Drittanwendungen an M-Files anbinden. Somit haben Sie alle Daten und Informationen zentral in einer Anwendung: M-Files.
Ja! In folgende Drittsysteme können Sie M-Files integrieren:
- Salesforce
- Microsoft Teams
- SharePoint
- Google Workspace
- Microsoft 365
Ja, M-Files ist vollständig kompatibel mit Autodesk AutoCAD.
Der M-Files Client beinhaltet eine Komponente für die Integration von AutoCAD, die den XREF- und Bildzugriff in AutoCAD überwachen und Beziehungen zwischen den Dokumenten entsprechend aktualisieren kann. Es gibt ebenso Funktionen wie die automatische Aktualisierung des Titels und Textfelderb mit Eigenschaften des Dokuments.
Darüber hinaus sind die folgenden M-Files-Funktionen in den Versionen 2007-2014 von Autodesk AutoCAD und AutoCAD LT verfügbar:
- Aus M-Files öffnen
- In M-Files speichern
- Auschecken
- Einchecken
- Auschecken rückgängig machen
Diese Funktionen sind auch in fachspezifischen Produkten verfügbar, die auf AutoCAD basieren, wie AutoCAD Architecture, AutoCAD Civil 3D, AutoCAD Map 3D und AutoCAD MEP.
M-Files kann auch den Inhalt von DWG-Dateien indizieren. Hierfür benötigen Sie ein zusätzliches IFilter-Plugin auf dem M-Files Server.
Weitere Informationen dazu finden Sie im M-Files Handbuch: Funktionen in AutoCAD (m-files.com)
Ja, Sie können das Farbschema von M-Files flexibel im Theme-Editor anpassen.
M-Files verfolgt einen einzigartigen Metadaten-basierten Ansatz zur Organisation von Daten und Dokumenten. Alle in M-Files abgelegten Inhalte werden mit Metadaten versehen und werden anschließend jeweils im passenden Kontext angezeigt. Das können Sie sich in etwa wie in Ihrer Musikdatenbank vorstellen, in der jedes Lied auch nur einmal abgelegt ist, aber z.B. in verschiedenen Playlists angezeigt werden kann.
Sie finden das Benutzerhandbuch hier: https://www.m-files.com/user-guide/latest/deu/index.html
Wir haben Ihnen auf unserer Seite alle Informationen zusammengefasst: Neues M-Files Desktop User-Interface
Dort finden Sie neben den Informationen auch Bilder der neuen M-Files UI.
Ergänzende Informationen
Produktinformation
Laden Sie sich alle Informationen rund um das ECM M-Files Online kostenlos als PDF herunter.
Case Study
So konnte unser Kunde „AVLEE“ mit M-Files eine 360-Grad-Sicht auf alle Informationen erzeugen und M-Files an DATEV anbinden.
Kostenloses Online-Seminar
Erfahren Sie, wie Sie durch das M-Files ECM von unternehmensweit vernetzten Informationen profitieren!
