Automatisierte Rechnungsverarbeitung

So haben Sie Ihre Finanzen immer im Blick

Transparenteres und schnelleres Rechnungswesen

Was halten Sie von einem intelligenten System das Einsparungspotenzial automatisch erkennt und ausschöpft? Unsere Lösung zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung macht lange Laufzeiten, fehlende Transparenz, Skontoverluste und Mahngebühren zu einem Thema der Vergangenheit.

Ein transparentes Rechnungswesen erfordert schnelle Reaktions- und Prozesszeiten, parallelen Dokumentenzugriff und Transparenz über alle laufenden Vorgänge. Dies lässt sich durch eine Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Prozesses der internen Rechnungsbearbeitung realisieren.

Auch wenn heute immer mehr PDF-Rechnungen per E-Mail im Unternehmen eintreffen, bleibt die Herausforderung, die darin enthaltenen Daten auszulesen, mit internen Referenzwerten abzugleichen und basierend darauf den Zahlungsprozess anzustoßen.

Wir bieten Ihnen eine Komplettlösung von der Erfassung der Rechnungsdaten aus digitalen oder gedruckten Rechnungen, über die Verarbeitung in definierten Workflows bis hin zur Archivierung. Für eine schnelle und transparente Eingansrechnungsverarbeitung!

Rechnungen erfassen, verwalten und archivieren

Unsere Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung kombiniert hierfür Technologien für Document Capture, Workflow, Informationsmanagement und elektronische Archivierung. Die Rechnungen gelangen nach Erfassung und Datenabgleich zusammen mit den extrahierten Indexwerten an einen Freigabeworkflow. Dieser sorgt dafür, dass nach individuell einstellbaren Regeln der richtige Mitarbeiter – Besteller, Kostenstellenleiter oder Einkäufer – die Rechnung zur weiteren Bearbeitung erhält.

Einsparpotenzial automatisch erkennen

Die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen reduziert sich mit der Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung erheblich. Durch im Workflow festgelegte Eskalationsstufen wird jede Rechnung jederzeit angemessen behandelt. Zahlungsfristen lassen sich einhalten, Mahnungen vermeiden und Skontoerlöse maximieren. Die Finanzbuchhaltung gewinnt vollständige Kontrolle über alle Prozessschritte und der gesamte Arbeitsfluss im Unternehmen verbessert sich.

Jörg Eckhard

Leitung Vertrieb

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Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Ihre Vorteile auf einen Blick

Transparenz über Fälligkeiten, Rechnungsstatus und Zahlungen
Verarbeitung von Rechnungen in Papierform oder digital
Definierte Workflows
Bearbeitungszeit wird durch automatische Datenerkennung und -extraktion verkürzt

Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zur Archivierung
Keine verlorenen oder doppelt bezahlten Rechnungen mehr
Inanspruchnahme der Skonti von Lieferanten durch termingerechte Bezahlung
und das alles unabhängig vom Endgerät!

So funktionert´s

Erfassung von Rechnungen in Papierform

Rechnungen im Papierformat werden stapelweise oder automatisch gescannt und digitalisiert.

Datenextraktion

Die Rechnungsdaten werden mittels OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Dabei werden wichtige Informationen wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Beträge automatisch erkannt und mit den Stammdaten abgeglichen. Eventuell auftretende Abweichungen werden hervorgehoben. Das System lernt aus den Werten, die es nicht eindeutig zuordnen kann, indem der Anwender die korrekten Werte einträgt.

Freigabe

Die Rechnung durchläuft einen definierten Freigabeworkflow. Behalten Sie stets den Überblick, wo und in welchem Status sich Ihre Rechnungen befinden. Prozesse und Aufgaben, Vieraugenprinzip, Vertreterregelungen und Eskalationsstufen unterstützen die regelkonforme Rechnungsbearbeitung.

Und einfach von unterwegs eine Rechnung ansehen und freigeben? Kein Problem – mit M-Files Online!

Archivierung

Das Dokument und alle enthaltenen Informationen werden rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert und sind jederzeit verfügbar.

Passende Produkte

Unsere Lösungen zur automatisierten Rechnungseingansverarbeitung basieren standardmäßig auf den Produkten unserer Partner ABBYY und Kofax im Bereich Document Capture und unseres Partners M-Files zum Content-Management.

Hier erfahren Sie mehr zu unseren empfohlenen Produkten:

Datenerfassung & Dokumentenverarbeitung

Geschäftsprozess-Management mit Capture-Funktion

KI-gestütztes Enterprise-Content-Management-System

„Gestiegene Transparenz über den Rechnungsstatus und weniger Skontoverluste, […] Wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken.“