Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung

Für einen vereinfachten Rechnungsworkflow

Schnelle Prozesse dank digitaler Rechnungsverarbeitung

Das manuelle Erfassen eingehender Rechnungen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern verursacht auch hohe Kosten. Skonti können nicht genutzt werden und die fehlende Transparenz macht es den Verantwortlichen zusätzlich schwer, bei Problemen nachzuvollziehen, wo genau es hakt.

Doch das Rechnungswesen erfordert schnelle Reaktions- und Prozesszeiten, parallelen Dokumentenzugriff und Transparenz über alle laufenden Vorgänge. Dies lässt sich durch die Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Prozesses der Eingangsrechnungsverarbeitung erzielen: Eingehende Rechnungen werden unabhängig ihres Formates (Papier, PDF, XRechnung, ZUGFeRD, usw.) automatisch erkannt, mit den vorhandenen Daten abgeglichen, verarbeitet und archiviert. Die ausgelesenen Rechnungsdaten werden dank der vielfältigen Schnittstellen direkt an Ihr Buchhaltungssystem (ERP, FiBu usw.) übermittelt und der Zahlungsprozess wird nach Freigabe der Rechnung direkt angestoßen.

Die Komplettlösung aus einer Hand

Wir bieten Ihnen eine Komplettlösung von der intelligenten Extraktion der Rechnungsdaten aus digitalen und gedruckten Rechnungen, über die Buchung bis hin zur revisions- und rechtssicheren Archivierung. Dafür kombinieren wir Technologien für Document Capture, Workflow, Informationsmanagement und elektronische Archivierung. Die Rechnungen gelangen nach Erfassung und Datenabgleich zusammen mit den extrahierten Indexwerten an einen Freigabeworkflow. Dieser sorgt dafür, dass nach individuell einstellbaren Regeln der richtige Mitarbeiter – Besteller, Kostenstellenleiter oder Einkäufer – die Rechnung zur weiteren Bearbeitung erhält.

Rechnungen erfassen, verwalten und archivieren

Gelangen Rechnungen im Papierformat in das Unternehmen, werden sie stapelweise oder automatisch gescannt, digitalisiert und kommen gemeinsam mit den bereits digitalen Rechnungen in den nächsten Bearbeitungsschritt, der Datenextraktion. Hier werden die Rechnungsdaten mittels OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Dabei werden wichtige Informationen wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Beträge automatisch erkannt und mit den Stammdaten abgeglichen. Eventuell auftretende Abweichungen werden hervorgehoben. Das System lernt aus den Werten, die es nicht eindeutig zuordnen kann, indem der Anwender die korrekten Werte einträgt. Anschließend werden die Daten mit den Bestell- und Vertragsdaten abgeglichen (sofern vorhanden).

Nun durchläuft die Rechnung einen definierten Freigabeworkflow. Dabei behalten Sie stets den Überblick, wo und in welchem Status sich Ihre Rechnungen befinden. Prozesse und Aufgaben, Vieraugenprinzip, Vertreterregelungen und Eskalationsstufen unterstützen die regelkonforme Rechnungsbearbeitung.  Rechnungen von unterwegs aus ansehen und freigeben ist ebenfalls kein Problem. Zum Schluss werden das Dokument und alle enthaltenen Informationen rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert und sind jederzeit verfügbar.

Einsparpotenzial automatisch erkennen

Die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen reduziert sich mit der Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung erheblich. Durch im Workflow festgelegte Eskalationsstufen wird jede Rechnung jederzeit angemessen behandelt. Zahlungsfristen lassen sich einhalten, Mahnungen vermeiden und Skontoerlöse maximieren. Die Finanzbuchhaltung gewinnt vollständige Kontrolle über alle Prozessschritte und der gesamte Arbeitsfluss im Unternehmen verbessert sich.

Der XRechnungsViewer

Arbeiten Sie mit den XRechnungen wie gewohnt, sparen Sie Zeit, vermeiden Sie Fehler und erfüllen Sie die gesetzliche Anforderung an Unternehmen der öffentlichen Hand. Mit unserem integrierten XRechnungsViewer können Sie problemlos Rechnungen im XML-Format direkt in M-Files visuell erfassen, ohne das Format konvertieren zu müssen, und sie weiterverarbeiten.

XRechnung XML-Datei

Aus dem kryptischen XML-Format…

XRechnungsViewer Ansicht

… wird eine lesbare Rechnung!

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Kosten sparen

Durch die schnelle Bearbeitung eingehender Rechnungen sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können auch die Skonti der Lieferanten in Anspruch nehmen.

Transparenz

Stellen Sie die Transparenz über Fälligkeiten, Rechnungsstatus und Zahlungen im digitalen Rechnungseingangsbuch her. So gehen keine Rechnungen mehr verloren oder werden doppelt bezahlt.

Fristen einhalten

Verkürzen Sie die Bearbeitungszeit durch automatische Erkennung und Extraktion. Durch automatische Erinnerung an verantwortliche Nutzer bleibt nichts mehr liegen.

Flexibel

Egal, ob Ihre Rechnungen in Papierform oder digital in Ihr Unternehmen kommen: verarbeiten Sie diese flexibel und unabhängig vom Endgerät sogar von unterwegs aus.

Automatisierung

Definierte Prozesse in Form von Workflows und eine automatische Routineprüfungen im Hintergrund sorgt für die (Teil)Automatisierung Ihrer geschäftlichen Prozesse.

Qualität

Das automatisierte Auslesen der Daten sorgt für eine optimierte Datenqualität. Dabei halten Sie auch sämtliche gesetzliche Anforderungen zur Archivierung ein.

So funktionert´s

Erfassung von Rechnungen in Papierform

Rechnungen im Papierformat werden stapelweise oder automatisch gescannt und digitalisiert.

Datenextraktion & Validierung

Die Rechnungsdaten werden mittels OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Dabei werden wichtige Informationen wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Beträge automatisch erkannt und mit den Stammdaten abgeglichen. Eventuell auftretende Abweichungen werden hervorgehoben. Das System lernt aus den Werten, die es nicht eindeutig zuordnen kann, indem der Anwender die korrekten Werte einträgt. Anschließend werden die Daten mit den Bestell- und Vertragsdaten abgeglichen (sofern vorhanden).

Prüfung & Freigabe

Die Rechnung durchläuft einen definierten Freigabeworkflow. Behalten Sie stets den Überblick, wo und in welchem Status sich Ihre Rechnungen befinden. Prozesse und Aufgaben, Vieraugenprinzip, Vertreterregelungen und Eskalationsstufen unterstützen die regelkonforme Rechnungsbearbeitung.  Rechnungen von unterwegs aus ansehen und freigeben ist ebenfalls kein Problem!

Archivierung

Das Dokument und alle enthaltenen Informationen werden rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert und sind jederzeit verfügbar.

Passende Produkte

Unsere Lösungen zur automatisierten Rechnungseingansverarbeitung basieren standardmäßig auf den Produkten unserer Partner ABBYY und Kofax im Bereich Document Capture und unseres Partners M-Files zum Enterprise-Content-Management.

Hier erfahren Sie mehr zu unseren empfohlenen Produkten:

Datenerfassung & Dokumentenverarbeitung

Logo DMSFACTORY weiss

Eingangsrechnungsvereinbarung als SaaS mit SmartCapturing

Geschäftsprozess-Management mit Capture-Funktion

KI-gestütztes Enterprise-Content-Management-System

„Gestiegene Transparenz über den Rechnungsstatus und weniger Skontoverluste, […] Wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken.“

Ergänzende Informationen

Fallstudie: Mehr Transparenz und 5-stellige Skontogewinne dank ECM

Case Study

So konnte unser Kunde „City 1 Group“ für mehr Transparenz und fünfstellige Skontogewinne sorgen.

Flyer DMSFACTORY Eingangsrechnungsverarbeitung

Eingangsrechnungsverarbeitung

Erfahren Sie alles um unsere betriebsbereite Lösung für Prozesse in Ihrer Kreditorenbuchhaltung.

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