Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung
Für einen vereinfachten Rechnungsworkflow
Schnelle Prozesse dank digitaler Rechnungsverarbeitung
Das manuelle Erfassen eingehender Rechnungen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern verursacht auch hohe Kosten. Skonti können nicht genutzt werden und die fehlende Transparenz macht es den Verantwortlichen zusätzlich schwer, bei Problemen nachzuvollziehen, wo genau es hakt.
Doch das Rechnungswesen erfordert schnelle Reaktions- und Prozesszeiten, parallelen Dokumentenzugriff und Transparenz über alle laufenden Vorgänge. All das können Sie durch die Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Prozesses der Eingangsrechnungsverarbeitung erreichen: Eingehende Rechnungen werden unabhängig ihres Formates (Papier, PDF, XRechnung, ZUGFeRD, usw.) automatisch erkannt, mit den vorhandenen Daten abgeglichen, verarbeitet und archiviert. Die ausgelesenen Rechnungsdaten werden dank der vielfältigen Schnittstellen direkt an Ihr Buchhaltungssystem (ERP, FiBu usw.) übermittelt und der Zahlungsprozess wird nach Freigabe der Rechnung direkt angestoßen.
Die Komplettlösung aus einer Hand
Wir bieten Ihnen eine Komplettlösung von der intelligenten Extraktion der Rechnungsdaten aus digitalen und gedruckten Rechnungen, über die Buchung bis hin zur revisions- und rechtssicheren Archivierung. Dafür kombinieren wir Technologien für Document Capture, Workflow, Informationsmanagement und elektronische Archivierung. Die Rechnungen gelangen nach Erfassung und Datenabgleich zusammen mit den extrahierten Indexwerten an einen Freigabeworkflow. Dieser sorgt dafür, dass nach individuell einstellbaren Regeln der/die richtige MitarbeiterIn – BestellerIn, KostenstellenleiterIn oder EinkäuferIn – die Rechnung zur weiteren Bearbeitung erhält.
Rechnungen erfassen, verwalten und archivieren
Gelangen Rechnungen im Papierformat in Ihr Unternehmen, müssen Sie diese stapelweise oder automatisch einscannen. Daraufhin kommen sie gemeinsam mit den bereits digitalen Rechnungen in den nächsten Bearbeitungsschritt, der Datenextraktion. Hier werden die Rechnungsdaten mittels OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Dabei werden wichtige Informationen wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Beträge automatisch erkannt und mit den Stammdaten abgeglichen. Eventuell auftretende Abweichungen werden hervorgehoben. Das System lernt aus den Werten, die es nicht eindeutig zuordnen kann, indem Sie die korrekten Werte eintragen. Anschließend werden die Daten mit den Bestell- und Vertragsdaten abgeglichen (sofern vorhanden).
Nun durchläuft die Rechnung einen definierten Freigabeworkflow. Dabei behalten Sie stets den Überblick, wo und in welchem Status sich Ihre Rechnungen befinden. Prozesse und Aufgaben, Vieraugenprinzip, Vertreterregelungen und Eskalationsstufen unterstützen die regelkonforme Rechnungsbearbeitung. Rechnungen von unterwegs aus ansehen und freigeben ist ebenfalls kein Problem. Zum Schluss werden das Dokument und alle enthaltenen Informationen rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert und sind jederzeit für Sie verfügbar.
Einsparpotenzial automatisch erkennen
Die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen reduziert sich mit der Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung erheblich. Durch im Workflow festgelegte Eskalationsstufen wird jede Rechnung jederzeit angemessen behandelt. So können Sie Zahlungsfristen einhalten, Mahnungen vermeiden und Skontoerlöse maximieren. Ihre Finanzbuchhaltung gewinnt vollständige Kontrolle über alle Prozessschritte und der gesamte Arbeitsfluss in Ihrem Unternehmen verbessert sich.
Der XRechnungsViewer
Arbeiten Sie mit den XRechnungen wie gewohnt, sparen Sie Zeit, vermeiden Sie Fehler und erfüllen Sie die gesetzliche Anforderung an Unternehmen der öffentlichen Hand. Mit unserem integrierten XRechnungsViewer können Sie problemlos Rechnungen im XML-Format direkt in M-Files visuell erfassen, ohne das Format konvertieren zu müssen, und sie weiterverarbeiten.
Aus dem kryptischen XML-Format…
… wird eine lesbare Rechnung!
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Kosten sparen
Durch die schnelle Bearbeitung eingehender Rechnungen sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können auch die Skonti der Lieferanten in Anspruch nehmen.
Transparenz
Stellen Sie die Transparenz über Fälligkeiten, Rechnungsstatus und Zahlungen im digitalen Rechnungseingangsbuch her. So gehen keine Rechnungen mehr verloren oder werden doppelt bezahlt.
Fristen einhalten
Verkürzen Sie die Bearbeitungszeit mit Hilfe von automatischer Erkennung und Extraktion. Durch automatische Erinnerung an verantwortliche Nutzer bleibt nichts mehr liegen.
Flexibel
Egal, ob Ihre Rechnungen in Papierform oder digital in Ihr Unternehmen kommen: verarbeiten Sie diese flexibel und unabhängig vom Endgerät sogar von unterwegs aus.
Automatisierung
Definierte Prozesse in Form von Workflows und eine automatische Routineprüfung im Hintergrund sorgen für die (Teil-)Automatisierung Ihrer geschäftlichen Prozesse.
Qualität
Das automatisierte Auslesen der Daten sorgt für eine optimierte Datenqualität. Dabei halten Sie auch sämtliche gesetzliche Anforderungen zur Archivierung ein.
So funktionert´s
Erfassung von Rechnungen in Papierform
Erfassen Sie Rechnungen im Papierformat, indem Sie sie stapelweise oder automatisch scannen und digitalisieren.
Datenextraktion & Validierung
Die Rechnungsdaten werden mittels OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Dabei werden wichtige Informationen wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Beträge automatisch erkannt und mit den Stammdaten abgeglichen. Eventuell auftretende Abweichungen werden für Sie hervorgehoben. Das System lernt aus den Werten, die es nicht eindeutig zuordnen kann, indem Sie die korrekten Werte eintragen. Anschließend werden die Daten mit den Bestell- und Vertragsdaten abgeglichen (sofern vorhanden).
Prüfung & Freigabe
Die Rechnung durchläuft einen definierten Freigabeworkflow. Behalten Sie stets den Überblick, wo und in welchem Status sich Ihre Rechnungen befinden. Prozesse und Aufgaben, Vieraugenprinzip, Vertreterregelungen und Eskalationsstufen unterstützen die regelkonforme Rechnungsbearbeitung. Rechnungen von unterwegs aus ansehen und freigeben ist ebenfalls kein Problem!
Archivierung
Das Dokument und alle enthaltenen Informationen werden rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert und sind jederzeit für Sie verfügbar.
Passende Produkte
Unsere Lösungen zur automatisierten Rechnungseingansverarbeitung basieren standardmäßig auf den Produkten ABBYY FlexiCapture, DMSFACTORY SmartCapturing oder Kofax im Bereich Document Capture und M-Files oder JobRouter® zur weiteren Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen.
Hier erfahren Sie mehr zu unseren empfohlenen Produkten:
Ergänzende Informationen
Case Study
So konnte unser Kunde „City 1 Group“ für mehr Transparenz und fünfstellige Skontogewinne sorgen.
Eingangsrechnungsverarbeitung
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