Transparentes und schnelles Rechnungswesen
Was halten Sie von einem intelligenten System, das Einsparungspotenzial automatisch erkennt und ausschöpft? Unsere Lösung zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung macht lange Laufzeiten, fehlende Transparenz, Skontoverluste und Mahngebühren zu einem Thema der Vergangenheit. Außerdem steigern Sie die Qualität Ihrer Daten und verbessern den Cash-Flow.
Ein transparentes Rechnungswesen erfordert schnelle Reaktions- und Prozesszeiten, parallelen Dokumentenzugriff und Transparenz über alle laufenden Vorgänge. Dies lässt sich durch eine Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Prozesses der internen Rechnungsbearbeitung realisieren.
Auch wenn heute immer mehr PDF-Rechnungen per E-Mail im Unternehmen eintreffen, bleibt die Herausforderung, die darin enthaltenen Daten auszulesen, mit internen Referenzwerten abzugleichen und basierend darauf den Zahlungsprozess anzustoßen.
Die Komplettlösung aus einer Hand
Wir bieten Ihnen eine Komplettlösung von der Erfassung der Rechnungsdaten aus digitalen oder gedruckten Rechnungen, über die Verarbeitung in definierten Workflows bis hin zur Archivierung. Die Prozesse der Rechnungsverarbeitung werden vom Eingang der Rechnung bis zur finalen Buchung durch die intelligente Datenextraktion, die automatische Rechnungsklassifizierung und Extraktion der Rechnungsdaten sowie die Validierung der Rechnung automatisiert und optimiert. Somit hat Ihre Buchhaltung Zeit für Rechnungen, die besondere Aufmerksamkeit benötigen.
Rechnungen erfassen, verwalten und archivieren
Einsparpotenzial automatisch erkennen
Der XRechnungsViewer
Arbeiten Sie mit den XRechnungen wie gewohnt, sparen Sie Zeit, vermeiden Sie Fehler und erfüllen Sie die gesetzliche Anforderung an Unternehmen der öffentlichen Hand. Mit unserem integrierten XRechnungsViewer können Sie problemlos Rechnungen im XML-Format direkt in M-Files visuell erfassen, ohne das Format konvertieren zu müssen, und sie weiterverarbeiten.
Aus dem kryptischen XML-Format…
… wird eine lesbare Rechnung!
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Kosten sparen
Durch die schnelle Bearbeitung eingehender Rechnungen sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können auch die Skonti der Lieferanten in Anspruch nehmen.
Transparenz
Stellen Sie die Transparenz über Fälligkeiten, Rechnungsstatus und Zahlungen im digitalen Rechnungseingangsbuch her. So gehen keine Rechnungen mehr verloren oder werden doppelt bezahlt.
Fristen einhalten
Verkürzen Sie die Bearbeitungszeit durch automatische Erkennung und Extraktion. Durch automatische Erinnerung an verantwortliche Nutzer bleibt nichts mehr liegen.
Flexibel
Egal, ob Ihre Rechnungen in Papierform oder digital in Ihr Unternehmen kommen: verarbeiten Sie diese flexibel und unabhängig vom Endgerät sogar von unterwegs aus.
Automatisierung
Definierte Prozesse in Form von Workflows und eine automatische Routineprüfungen im Hintergrund sorgt für die (Teil)Automatisierung Ihrer geschäftlichen Prozesse.
Qualität
Das automatisierte Auslesen der Daten sorgt für eine optimierte Datenqualität. Dabei halten Sie auch sämtliche gesetzliche Anforderungen zur Archivierung ein.
So funktionert´s
Erfassung von Rechnungen in Papierform
Rechnungen im Papierformat werden stapelweise oder automatisch gescannt und digitalisiert.
Datenextraktion & Validierung
Die Rechnungsdaten werden mittels OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Dabei werden wichtige Informationen wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Beträge automatisch erkannt und mit den Stammdaten abgeglichen. Eventuell auftretende Abweichungen werden hervorgehoben. Das System lernt aus den Werten, die es nicht eindeutig zuordnen kann, indem der Anwender die korrekten Werte einträgt. Anschließend werden die Daten mit den Bestell- und Vertragsdaten abgeglichen (sofern vorhanden).
Prüfung & Freigabe
Die Rechnung durchläuft einen definierten Freigabeworkflow. Behalten Sie stets den Überblick, wo und in welchem Status sich Ihre Rechnungen befinden. Prozesse und Aufgaben, Vieraugenprinzip, Vertreterregelungen und Eskalationsstufen unterstützen die regelkonforme Rechnungsbearbeitung. Rechnungen von unterwegs aus ansehen und freigeben ist ebenfalls kein Problem!
Archivierung
Das Dokument und alle enthaltenen Informationen werden rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert und sind jederzeit verfügbar.
Passende Produkte
Unsere Lösungen zur automatisierten Rechnungseingansverarbeitung basieren standardmäßig auf den Produkten unserer Partner ABBYY und Kofax im Bereich Document Capture und unseres Partners M-Files zum Enterprise-Content-Management.
Hier erfahren Sie mehr zu unseren empfohlenen Produkten:
Ergänzende Downloads
Case Study
So konnte unser Kunde „City 1 Group“ für mehr Transparenz und fünfstellige Skontogewinne sorgen.
Eingangsrechnungsverarbeitung
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Produktinformation M-Files
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