Transparenteres und schnelleres Rechnungswesen
Was halten Sie von einem intelligenten System, das Einsparungspotenzial automatisch erkennt und ausschöpft? Unsere Lösung zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung macht lange Laufzeiten, fehlende Transparenz, Skontoverluste und Mahngebühren zu einem Thema der Vergangenheit. Außerdem steigern Sie die Qualität Ihrer Daten und verbessern den Cash-Flow.
Ein transparentes Rechnungswesen erfordert schnelle Reaktions- und Prozesszeiten, parallelen Dokumentenzugriff und Transparenz über alle laufenden Vorgänge. Dies lässt sich durch eine Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Prozesses der internen Rechnungsbearbeitung realisieren.
Auch wenn heute immer mehr PDF-Rechnungen per E-Mail im Unternehmen eintreffen, bleibt die Herausforderung, die darin enthaltenen Daten auszulesen, mit internen Referenzwerten abzugleichen und basierend darauf den Zahlungsprozess anzustoßen.
Wir bieten Ihnen eine Komplettlösung von der Erfassung der Rechnungsdaten aus digitalen oder gedruckten Rechnungen, über die Verarbeitung in definierten Workflows bis hin zur Archivierung. Die Prozesse der Rechnungsverarbeitung werden vom Eingang der Rechnung bis zur finalen Buchung durch die intelligente Datenextraktion, die automatische Rechnungsklassifizierung und Extraktion der Rechnungsdaten sowie die Validierung der Rechnung automatisiert und optimiert. Somit hat Ihre Buchhaltung Zeit für Rechnungen, die besondere Aufmerksamkeit benötigen.
Rechnungen erfassen, verwalten und archivieren
Unsere Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung kombiniert hierfür Technologien für Document Capture, Workflow, Informationsmanagement und elektronische Archivierung. Die Rechnungen gelangen nach Erfassung und Datenabgleich zusammen mit den extrahierten Indexwerten an einen Freigabeworkflow. Dieser sorgt dafür, dass nach individuell einstellbaren Regeln der richtige Mitarbeiter – Besteller, Kostenstellenleiter oder Einkäufer – die Rechnung zur weiteren Bearbeitung erhält.
Einsparpotenzial automatisch erkennen
Die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen reduziert sich mit der Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung erheblich. Durch im Workflow festgelegte Eskalationsstufen wird jede Rechnung jederzeit angemessen behandelt. Zahlungsfristen lassen sich einhalten, Mahnungen vermeiden und Skontoerlöse maximieren. Die Finanzbuchhaltung gewinnt vollständige Kontrolle über alle Prozessschritte und der gesamte Arbeitsfluss im Unternehmen verbessert sich.
Der XRechnungsViewer
Arbeiten Sie mit den XRechnungen wie gewohnt, sparen Sie Zeit, vermeiden Sie Fehler und erfüllen Sie die gesetzliche Anforderung an Unternehmen der öffentlichen Hand. Mit unserem integrierten XRechnungsViewer können Sie problemlos Rechnungen im XML-Format direkt in M-Files visuell erfassen, ohne das Format konvertieren zu müssen, und sie weiterverarbeiten.
Aus dem kryptischen XML-Format…
… wird eine lesbare Rechnung!
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Transparenz über Fälligkeiten, Rechnungsstatus und Zahlungen im digitalen Rechnungseingangsbuch
- Verarbeitung von Rechnungen in Papierform oder digital
- Automatische Routineprüfungen im Hintergrund
- Definierte Workflows
- Verkürzte Bearbeitungszeit durch automatische Erkennung und Extraktion
- Kosten und Ressourcen sparen
- Automatische Erinnerung an verantwortliche Nutzer
- Optimierte Datenqualität
- Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zur Archivierung
- Keine verlorenen oder doppelt bezahlten Rechnungen mehr
- Inanspruchnahme der Skonti von Lieferanten durch termingerechte Bezahlung
- und das alles unabhängig vom Endgerät!
So funktionert´s
Erfassung von Rechnungen in Papierform
Rechnungen im Papierformat werden stapelweise oder automatisch gescannt und digitalisiert.
Datenextraktion & Validierung
Die Rechnungsdaten werden mittels OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Dabei werden wichtige Informationen wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Beträge automatisch erkannt und mit den Stammdaten abgeglichen. Eventuell auftretende Abweichungen werden hervorgehoben. Das System lernt aus den Werten, die es nicht eindeutig zuordnen kann, indem der Anwender die korrekten Werte einträgt. Anschließend werden die Daten mit den Bestell- und Vertragsdaten abgeglichen (sofern vorhanden).
Prüfung & Freigabe
Die Rechnung durchläuft einen definierten Freigabeworkflow. Behalten Sie stets den Überblick, wo und in welchem Status sich Ihre Rechnungen befinden. Prozesse und Aufgaben, Vieraugenprinzip, Vertreterregelungen und Eskalationsstufen unterstützen die regelkonforme Rechnungsbearbeitung.
Und einfach von unterwegs eine Rechnung ansehen und freigeben? Kein Problem – mit dem ECM von M-Files!
Archivierung
Das Dokument und alle enthaltenen Informationen werden rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert und sind jederzeit verfügbar.
Passende Produkte
Unsere Lösungen zur automatisierten Rechnungseingansverarbeitung basieren standardmäßig auf den Produkten unserer Partner ABBYY und Kofax im Bereich Document Capture und unseres Partners M-Files zum Content-Management.
Hier erfahren Sie mehr zu unseren empfohlenen Produkten:
Ergänzende Downloads
Fallstudie
So konnte unser Kunde „City 1 Group“ für mehr Transparenz und fünfstellige Skontogewinne sorgen.
Eingangsrechnungsverarbeitung
Erfahren Sie alles um unsere betriebsbereite Lösung für Prozesse in Ihrer Kreditorenbuchhaltung.
Produktinformation M-Files
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