Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung
Für die schnelle Bearbeitung eingehender Rechnungen
Schnelle Prozesse dank digitaler Rechnungsverarbeitung
Das manuelle Erfassen eingehender Rechnungen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern verursacht auch hohe Kosten. Skonti können nicht genutzt werden und die fehlende Transparenz macht es den Verantwortlichen zusätzlich schwer, bei Problemen nachzuvollziehen, wo genau es hakt.
Doch das Rechnungswesen erfordert schnelle Reaktions- und Prozesszeiten, parallelen Dokumentenzugriff und Transparenz über alle laufenden Vorgänge. All das können Sie durch die Digitalisierung und Automatisierung des gesamten Prozesses der Eingangsrechnungsverarbeitung erreichen: Eingehende Rechnungen werden unabhängig ihres Formates (Papier, PDF, XRechnung, ZUGFeRD, usw.) automatisch erkannt, mit den vorhandenen Daten abgeglichen, verarbeitet und archiviert. Die ausgelesenen Rechnungsdaten werden dank der vielfältigen Schnittstellen direkt an Ihr Buchhaltungssystem (ERP, FiBu usw.) übermittelt und der Zahlungsprozess wird nach Freigabe der Rechnung direkt angestoßen.
Die Komplettlösung aus einer Hand
Wir bieten Ihnen eine Komplettlösung von der intelligenten Extraktion der Rechnungsdaten aus digitalen und gedruckten Rechnungen, über die Buchung bis hin zur revisions- und rechtssicheren Archivierung. Dafür kombinieren wir Technologien für Document Capture, Workflow, Informationsmanagement und elektronische Archivierung. Die Rechnungen gelangen nach Erfassung und Datenabgleich zusammen mit den extrahierten Indexwerten an einen Freigabeworkflow. Dieser sorgt dafür, dass nach individuell einstellbaren Regeln der/die richtige MitarbeiterIn – BestellerIn, KostenstellenleiterIn oder EinkäuferIn – die Rechnung zur weiteren Bearbeitung erhält.
Rechnungen erfassen, verwalten und archivieren
Gelangen Rechnungen im Papierformat in Ihr Unternehmen, müssen Sie diese stapelweise oder automatisch einscannen. Daraufhin kommen sie gemeinsam mit den bereits digitalen Rechnungen in den nächsten Bearbeitungsschritt, der Datenextraktion. Hier werden die Rechnungsdaten mittels OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Dabei werden wichtige Informationen wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Beträge automatisch erkannt und mit den Stammdaten abgeglichen. Eventuell auftretende Abweichungen werden hervorgehoben. Das System lernt aus den Werten, die es nicht eindeutig zuordnen kann, indem Sie die korrekten Werte eintragen. Anschließend werden die Daten mit den Bestell- und Vertragsdaten abgeglichen (sofern vorhanden).
Nun durchläuft die Rechnung einen definierten Freigabeworkflow. Dabei behalten Sie stets den Überblick, wo und in welchem Status sich Ihre Rechnungen befinden. Prozesse und Aufgaben, Vieraugenprinzip, Vertreterregelungen und Eskalationsstufen unterstützen die regelkonforme Rechnungsbearbeitung. Rechnungen von unterwegs aus ansehen und freigeben ist ebenfalls kein Problem. Zum Schluss werden das Dokument und alle enthaltenen Informationen rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert und sind jederzeit für Sie verfügbar.
Einsparpotenzial automatisch erkennen
Die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen reduziert sich mit der Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung erheblich. Durch im Workflow festgelegte Eskalationsstufen wird jede Rechnung jederzeit angemessen behandelt. So können Sie Zahlungsfristen einhalten, Mahnungen vermeiden und Skontoerlöse maximieren. Ihre Finanzbuchhaltung gewinnt vollständige Kontrolle über alle Prozessschritte und der gesamte Arbeitsfluss in Ihrem Unternehmen verbessert sich.
Der XRechnungsViewer
Arbeiten Sie mit den XRechnungen wie gewohnt, sparen Sie Zeit, vermeiden Sie Fehler und erfüllen Sie die gesetzliche Anforderung an Unternehmen der öffentlichen Hand. Mit unserem integrierten XRechnungsViewer können Sie problemlos Rechnungen im XML-Format direkt in M-Files visuell erfassen, ohne das Format konvertieren zu müssen, und sie weiterverarbeiten.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Kosten sparen
Durch die schnelle Bearbeitung eingehender Rechnungen sparen Sie nicht nur Zeit, sondern können auch die Skonti der Lieferanten in Anspruch nehmen.
Transparenz
Stellen Sie die Transparenz über Fälligkeiten, Rechnungsstatus und Zahlungen im digitalen Rechnungseingangsbuch her. So gehen keine Rechnungen mehr verloren oder werden doppelt bezahlt.
Fristen einhalten
Verkürzen Sie die Bearbeitungszeit mit Hilfe von automatischer Erkennung und Extraktion. Durch automatische Erinnerung an verantwortliche Nutzer bleibt nichts mehr liegen.
Flexibel
Egal, ob Ihre Rechnungen in Papierform oder digital in Ihr Unternehmen kommen: verarbeiten Sie diese flexibel und unabhängig vom Endgerät sogar von unterwegs aus.
Automatisierung
Definierte Prozesse in Form von Workflows und eine automatische Routineprüfung im Hintergrund sorgen für die (Teil-)Automatisierung Ihrer geschäftlichen Prozesse.
Qualität
Das automatisierte Auslesen der Daten sorgt für eine optimierte Datenqualität. Dabei halten Sie auch sämtliche gesetzliche Anforderungen zur Archivierung ein.
So funktionert´s
Erfassung von Rechnungen in Papierform
Erfassen Sie Rechnungen im Papierformat, indem Sie sie stapelweise oder automatisch scannen und digitalisieren.
Datenextraktion & Validierung
Die Rechnungsdaten werden mittels OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Dabei werden wichtige Informationen wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Beträge automatisch erkannt und mit den Stammdaten abgeglichen. Eventuell auftretende Abweichungen werden für Sie hervorgehoben. Das System lernt aus den Werten, die es nicht eindeutig zuordnen kann, indem Sie die korrekten Werte eintragen. Anschließend werden die Daten mit den Bestell- und Vertragsdaten abgeglichen (sofern vorhanden).
Prüfung & Freigabe
Archivierung
Die Eingangsrechnungsverarbeitung mit M-Files
Mit der DMSFACTORY ContextView können Sie sich die eingehende Rechnung in der Vorschau anschauen und zeitgleich in der ContextView die Positionen erfassen.
Über einen vorab definierten Workflow werden die Eingangsrechnungen geprüft und freigegeben. Die verantwortlichen Personen können zentral vorgegeben oder individuell eingetragen werden.
Schauen Sie sich die Buchung einer eingehenden Rechnung in M-Files mit der DMSFACTORY ContextView in Aktion an.
Die Eingangsrechnungsverarbeitung mit JobRouter®
Das Dashboard der Digitalisierungsplattform JobRouter® lässt sich individuell an die Anforderungen jedes Nutzenden anpassen.
Im ersten Bearbeitungsschritt wird die Rechnung der für die Buchung zuständigen Person zugeteilt.
Im letzten Schritt wird die Rechnung sachlich geprüft und für die Bezahlung freigegeben.
Passende Produkte
Unsere Lösungen zur automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung basieren standardmäßig auf den Produkten ABBYY FlexiCapture, DMSFACTORY SmartCapturing oder Kofax im Bereich Document Capture und M-Files oder JobRouter® zur weiteren Verarbeitung und Archivierung der Rechnungen.
Hier erfahren Sie mehr zu unseren empfohlenen Produkten:
Ergänzende Informationen
Flyer: JobRouter®
Erfahren Sie alles um unsere betriebsbereite Lösung für die Verarbeitung eingehender Rechnungen mit JobRouter®.
Flyer: M-Files
Erfahren Sie alles um unsere betriebsbereite Lösung für die Verarbeitung eingehender Rechnungen mit M-Files.
Kostenloses Whitepaper
Erfahren Sie, wie Sie in sechs Schritten zur Optimierung & Automatisierung Ihres Vertragsmanagements kommen.
Kostenloses Online-Seminar
Sehen Sie sich unsere Lösung für die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung live an.