Automatisierte Rechnungsverarbeitung

So haben Sie Ihre Finanzen immer im Blick

Transparenteres und schnelleres Rechnungswesen

Was halten Sie von einem intelligenten System das Einsparungspotenzial automatisch erkennt und ausschöpft? Unsere Lösung zur automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung macht lange Laufzeiten, fehlende Transparenz, Skontoverluste und Mahngebühren zu einem Thema der Vergangenheit.

Ein transparentes Rechnungswesen erfordert schnelle Reaktions- und Prozesszeiten, parallelen Doku­mentenzugriff und Transparenz über alle laufenden Vorgänge. Dies lässt sich durch eine Digitali­sierung und Automatisie­rung des gesamten Pro­zesses der internen Rech­nungsbearbeitung realisieren.

Auch wenn heute immer mehr PDF-Rechnungen per E-Mail im Unternehmen eintreffen, bleibt die Heraus­forderung, die darin enthaltenen Daten auszulesen, mit internen Referenzwer­ten abzugleichen und basierend darauf den Zahlungsprozess anzustoßen.

Wir bieten Ihnen eine Komplettlösung von der Erfassung der Rechnungsdaten aus digitalen oder gedruckten Rechnungen, über die Verarbeitung in definierten Workflows bis hin zur Archivierung. Für eine schnelle und transparente Eingansrechnungsverarbeitung!

Rechnungen erfassen, verwalten und archivieren

Unsere Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung kombiniert hierfür Technologien für Document Capture, Workflow, Informationsmanagement und elektronische Archivierung. Die Rechnungen gelangen nach Erfassung und Datenabgleich zusammen mit den extrahierten Indexwerten an einen Freigabeworkflow. Dieser sorgt dafür, dass nach indivi­duell einstellbaren Regeln der richtige Mitarbeiter – Besteller, Kostenstellen­leiter oder Einkäufer – die Rechnung zur weiteren Bearbeitung erhält.

Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung
Abgebildeter Workflow in M-Files

Einsparpotenzial automatisch erkennen

Die Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen reduziert sich mit der Lösung zur automatisierten Rechnungsverarbeitung erheblich. Durch im Workflow festgelegte Eskalationsstufen wird jede Rechnung jederzeit angemessen behandelt. Zahlungsfristen lassen sich einhalten, Mahnungen vermeiden und Skontoerlöse maximieren. Die Finanzbuchhaltung gewinnt vollständige Kontrolle über alle Prozessschritte und der gesamte Arbeitsfluss im Unternehmen verbessert sich.

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

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Wir helfen Ihnen gerne weiter!

Ihre Vorteile auf einen Blick

  • Transparenz über Fälligkeiten, Rechnungsstatus und Zahlungen
  • Verarbeitung von Rechnungen in Papierform oder digital
  • Definierte Workflows
  • Bearbeitungszeit wird durch automatische Datenerkennung und -extraktion verkürzt
  • Einhaltung gesetzlicher Anforderungen zur Archivierung
  • Keine verlorenen oder doppelt bezahlten Rechnungen mehr
  • Inanspruchnahme der Skonti von Lieferanten durch termingerechte Bezahlung
  • und das alles unabhängig vom Endgerät!

So funktionert´s

Erfassung

Erfassung von Rechnungen in Papierform

Rechnungen im Papierformat werden stapelweise oder automatisch gescannt und digitalisiert.

Datenextraktion

Datenextraktion

Die Rechnungsdaten werden mittels OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Dabei werden wichtige Informationen wie Absender, Empfänger, Rechnungsnummer und Beträge automatisch erkannt und mit den Stammdaten abgeglichen. Eventuell auftretende Abweichungen werden hervorgehoben. Das System lernt aus den Werten, die es nicht eindeutig zuordnen kann, indem der Anwender die korrekten Werte einträgt.

Freigabe

Freigabe

Die Rechnung durchläuft einen definierten Freigabeworkflow. Behalten Sie stets den Überblick, wo und in welchem Status sich Ihre Rechnungen befinden. Prozesse und Aufgaben, Vieraugenprinzip, Vertreterregelungen und Eskalationsstufen unterstützen die regelkonforme Rechnungsbearbeitung.

Und einfach von unterwegs eine Rechnung ansehen und freigeben? Kein Problem – mit M-Files Online!

Archivierung

Archivierung

Das Dokument und alle enthaltenen Informationen werden rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert und sind jederzeit verfügbar.

Passende Produkte

Unsere Lösungen zur automatisierten Rechnungseingansverarbeitung basieren standardmäßig auf den Produkten unserer Partner ABBYY und Kofax im Bereich Document Capture und unseres Partners M-Files zum Content-Management.

Hier erfahren Sie mehr zu unseren empfohlenen  Produkten:

ABBYY Logo weiß

Datenerfassung & Dokumentenverarbeitung

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Geschäftsprozess-Management mit Capture-Funktion

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KI-gestütztes Enterprise-Content-Management-System

„Gestiegene Transparenz über den Rechnungsstatus und weniger Skontoverluste, […] Wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken.“

Ergänzende Downloads

Fallstudie: Mehr Transparenz und 5-stellige Skontogewinne dank ECM

Fallstudie

So konnte unser Kunde „City 1 Group“ für mehr Transparenz und fünfstellige Skontogewinne sorgen.

Automatisierte Eingansrechnungsverarbeitung

Eingangsrechnungsverarbeitung

Erfahren Sie alles um unsere betriebsbereite Lösung für Prozesse in Ihrer Kreditorenbuchhaltung.

M-Files Online: Produktinformation

Produktinformation M-Files

Laden Sie sich alle Informationen rund um die Basis „M-Files Online“ kostenlos als PDF herunter.

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Webinar

Automatisierte Eingangsrechnungs-verarbeitung

Erfahren Sie, wie Sie Ihr Rechnungswesen effizient gestalten können.

Donnerstag, 24.10.2019

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Zeit für ECM! Deutschland digitalisiert.

Erfahren Sie, wie Sie durch ein ECM von unternehmensweit vernetzten Informationen profitieren!

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Hier finden Sie eine Übersicht über unsere Veranstaltungen zu ECM und Dokumentenmanagement.

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