M-Files für Microsoft Teams

Kombinieren Sie Ihre interne Kommunikation mit intelligentem Informationsmanagement

Intelligente Verknüpfung von MS Teams und M-Files

Nutzen Sie das Beste aus beiden Welten und schaffen Sie den idealen digital Workplace: effektive interne Kommunikation, Zusammenarbeit und Projektabsprachen über Microsoft Teams kombiniert mit intelligentem Informations- und Dokumentenmanagement mit dem M-Files ECM. So ermöglichen Sie den Nutzern direkt aus MS Teams heraus den Zugriff auf alle relevanten Informationen und Daten – immer auf die aktuellste Version im entsprechenden Kontext und selbstverständlich Compliance-konform. Und das unabhängig davon, wo diese Informationen eigentlich gespeichert sind.

Standardmäßig sind in Teams alle Dokumente, die in einem Kanal hochgeladen werden, für alle Team-Mitglieder sichtbar. Alle geteilten Dokumente werden dann in der entsprechenden Teamsite in SharePoint gespeichert, auf die nur das entsprechende Team Zugriff hat. Wenn ein Dokument mit jemandem außerhalb des Teams geteilt werden muss, wird diesem eine Kopie des Dokumentes geschickt oder er wird in das Team eingeladen. Dadurch erhält dieser Nutzer aber auch auf alle anderen diesem Team vorliegenden Dokumente Zugriff – was gerade bei externen Personen und sensiblen internen Informationen ein Problem sein kann.

Schluss mit dem Zugriffs-Chaos

Video: So ermöglicht M-Files Nutzern von MS Teams den Zugriff auf die relevanten Informationen, unabhängig ihres Speicherortes, und stellt sicher, dass sensible Informationen geschützt bleiben.

Mit der Integration von M-Files können Sie alle Dokumente und Informationen aus verschiedenen Anwendungen, Systemen und Speicherorten über die Oberfläche von Microsoft Teams suchen, auf sie zugreifen, sie bearbeiten und verwalten. Das können Dokumente aus anderen Teams, aber auch SharePoint Sites oder freigegebenen Ordnern im Netzwerk sein. So kann zum Beispiel die Rechtsabteilung die aktuelle Version einer Vereinbarung in M-Files bearbeiten und gleichzeitig kann das Projektteam über eine Seite in SharePoint auf dieselbe Datei zugreifen, während der Kundensupport die Informationen aus dieser Vereinbarung über einen Channel direkt in Teams erfasst.

So geben Sie Nutzern Zugriff auf die Informationen, die sie sehen müssen, zu dem Zeitpunkt, an dem sie diese brauchen.

Automatisierte Prozesse in Form von Workflows tragen außerdem dazu bei, die Effizienz der täglichen Arbeit zu steigern und die Aufgaben automatisch zu verteilen. So können Sie beispielsweise Vertragsgenehmigungen und die Erstellung von Standardarbeitsanweisungen automatisieren und den Status eines Dokumentes in seinem Workflow direkt in Teams ändern.

Mit dem M-Files Add-in für Teams kann ein und dasselbe Dokument gleichzeitig an verschiedenen Orten in MS Teams angezeigt werden. Haben Sie beispielsweise einen kunden- und einen projektspezifischen Kanal in Teams und suchen einen bestimmten Vertrag bezüglich des Projektes, dann finden Sie diesen einen Vertrag in beiden Kanälen. Zusätzlich kann zum Beispiel Ihre Rechtsabteilung einen eigenen Kanal für die Vertragsverwaltung erstellen, in dem auch sie auf die aktuelle Version dieses Vertrages zugreifen.

Dank M-Files müssen Sie sich keine Gedanken mehr darüber machen, wo neue Dokumente und Informationen gespeichert werden sollen. Speichern Sie die Daten ganz einfach in M-Files und fügen Sie die zugehörigen beschreibenden Metadaten hinzu. M-Files zeigt den Inhalt den richtigen Nutzern immer im richtigen Kontext an. Zusätzlich werden die Metadaten für die automatische Vergabe der Zugriffsrechte genutzt. Das bedeutet, dass jeder Nutzer nur die Informationen und Inhalte angezeigt bekommt, auf die er entsprechend der individuellen Zugriffsrechte auch zugreifen darf – unabhängig seines Teams oder des Speicherortes. Greifen Sie direkt in MS Teams über den M-Files-Reiter auf alle in M-Files sowie auf alle in den angeschlossenen Systemen liegende Dokumente und Daten zu – sofern es die Zugriffsrechte eben zulassen.

Lernen Sie von innovativen Unternehmen, unterstützen Sie Ihre Teams, erschaffen Sie ein produktives Arbeitsumfeld für konzentriertes Arbeiten und verbreiten Sie den „Flow“. Denn eine gute Zusammenarbeit in Teams ermöglicht ein agiles Arbeiten!

Bild: Die Integration aller Dokumente und Daten direkt in Microsoft Teams (klicken Sie auf das Bild für eine größere Ansicht).

Auf alle Informationen zentral zugreifen

Die Nutzer haben dank dem Intelligent Metadata Layer (IML) von M-Files direkt aus Teams heraus nicht nur Zugriff auf in M-Files verwaltete Daten und Dokumente, sondern auch auf in externen Repositories und Anwendungen gespeicherte Inhalte. Dafür gibt es gehören Konnektoren zu Netzwerkordnern, OneDrive for Business, SharePoint Server, Dropbox, Google Drive und verschiedene CRM- und ERP-Anwendungen einschließlich Salesforce und Microsoft Dynamics 365. Mit dem IML müssen die Daten nicht migriert werden, sondern können an ihrem Ursprungsort bleiben.

Mit M-Files schaffen Sie eine zentrale Datenbasis und verknüpfen alle Office 365-Inhalte mit ihren Geschäftsprozessen!

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

Kombinieren Sie das Beste beider Welten

Feature Microsoft Teams Microsoft Teams mit M-Files
Integration in Drittsysteme Einbindung von Microsoft Office365 vorhanden. Anbindung einiger Drittsysteme möglich, aber nur mit eingeschränkter Zugriffskontrolle. Verbindet sich mit verschiedenen Geschäftssystemen (ERP, CRM usw.) und Archiven (Dropbox, GSuite usw.) und sichert gleichzeitig die Zugriffskontrolle.
Vermeidung von Duplikaten Wenn ein Dokument von verschiedenen Teams benötigt wird, muss dieses Dokument dupliziert werden. Es existiert eine einzige Version eines Dokumentes, auf die in verschiedenen Teams zugegriffen werden kann, inklusive Versionshistorie und Audit-Trail.
Management des Lebenszyklus von Informationen Die Dokumente bleiben statisch an einem Ort und müssen manuell zum Review, zur Freigabe oder zur Archivierung verschoben werden. Workflows ermöglichen es, Dokumente automatisch von einem Status zu einem anderen zu bewegen, ohne sie zu verschieben oder zu verschicken.
Vermeidung von Datenlecks Wenn ein Nutzer in einem Team ist, erhält er automatisch Zugriff auf alle Dokumente, die sich in der entsprechenden SharePoint Bibliothek befinden. Mithilfe der Azure AD ist es möglich, den verschiedenen Nutzern unterschiedliche Zugriffsrechte in gleichen Team zu geben. Das gilt auch für externe Nutzer.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Vergabe der Zugriffsrechte

Dank Single Sign-on haben alle Nutzer direkt Zugriff auf alle Informationen, die sie benötigen. Die Zugriffsrechte werden zentral in M-Files verwaltet, sodass die Nutzer wirklich nur das sehen, was sie sehen dürfen.

Inhalte einfach finden

Finden Sie Dokumente und Informationen dank Metadaten immer in ihrem Kontext unabhängig des eigentlichen Speicherortes über alle Teams hinweg. Das ermöglicht ein effizientes Arbeiten ohne langes Suchen.

Verbesserte Compliance

Erstellte Dokumente können mittels definierter Workflows automatisch zur Korrektur und Freigabe gegeben werden. Durch die Versionshistorie und einen kompletten Audit-Trail behalten Sie immer den Überblick.

Risikomanagement

Sensible Dokumente & Daten können nur von Nutzern gesehen werden, die dafür autorisiert sind. Informationen werden entsprechend der Gesetze und Vorschriften direkt in Teams gemanaged.

Zeit sparen

Die einfache Suche erleichtert das Finden der gesuchten Dokumente & Informationen. Definierte Workflows und der schnelle Zugriff auf alle benötigten Informationen führen zu einer schnelleren Bearbeitung.

Hohe Nutzerakzeptanz

Die Nutzer können in der gewohnten Arbeitsumgebung von MS Teams bleiben und gleichzeitig alle Vorteile aus der Nutzung von Teams und die eines ECM genießen.

Entdecken Sie alle Funktionen von M-Files

Das ECM „M-Files Online“ ist ein KI-gestütztes Informationsmanagementsystem, das On-Premise oder in der Cloud verfügbar ist. Durch den Intelligent Metadata Layer (IML) werden die Daten ortsunabhängig verwaltet und bearbeitet. Die Dokumente können für eine einfache Kollaboration intern und extern geteilt werden.

Lernen Sie uns kennen

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Donnerstag den 22. Oktober um 11 Uhr

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Aufzeichnung vom 21. November 2019

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Hier finden Sie eine Übersicht über alle anstehenden Termine und Themen, sowie alle Aufzeichnungen.

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Ergänzende Downloads

Fact-Sheet: M-Files und Teams

Erfahren Sie alles über die Integration von M-Files in Microsoft Teams auf einer Seite zusammengefasst.

Whitepaper: Zusammenarbeit in Teams

So managen Sie die größten Herausforderungen mit der Informationssicherheit in Microsoft Teams.

Produktinformation M-Files

Laden Sie sich alle Informationen rund um das ECM von M-Files kostenlos als PDF herunter.