Workflow und Prozess - Was ist der Unterschied?
- Veröffentlicht am
Workflow und Prozess – beides Begriffe, die vor allem im Rahmen des digitalen Dokumentenmanagements immer wieder Thema sind. Umso wichtiger ist es, sie sauber voneinander abgrenzen zu können.
Besonders heutzutage werden englische Begriffe oft fälschlicherweise synonym verwendet, weil sie seriöser oder innovativer klingen. So auch die Begriffe Workflow und Prozess.
Wir schauen für Sie genauer hin, denn auch wenn es auf den ersten Blick nicht so scheint, gibt es einen wichtigen Unterschied!
Was ist ein Prozess?
Der Begriff Prozess beschreibt aus fachlicher Sicht eine definierte Abfolge von Arbeitsschritten innerhalb eines vorgegebenen Zeitraums. Es geht dabei darum, was zu tun ist und wann es zu tun ist – mit dem Ziel ein bestimmtes Ergebnis zu erreichen.
Ein Beispiel:
Ein Prozess beschreibt also rein fachlich die Schritte und Regeln – ganz unabhängig von der technischen Umsetzung. Am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung sieht das Ganze so aus:
- Rechnungsempfang
- Erfassung und Weiterleitung an die zuständige Person
- Rechnungsprüfung
- Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung
- Zahlung
- Archivierung
Was ist ein Workflow?
Der Workflow geht einen Schritt weiter. Man könnte sagen er bildet die technische Umsetzung eines Prozesses und beschreibt somit nicht nur, was und wann etwas geschieht, sondern auch wer inwiefern daran beteiligt ist.
Der Workflow stellt sicher, dass der definierte Ablauf automatisiert systemgestützt und effizient ausgeführt wird – etwa durch Software fürs digitale Dokumentenmanagement wie ein DMS oder ECM mit entsprechenden Modulen und Templates. Dabei werden Aufgaben automatisch zugewiesen, Fristen gesetzt und die Einhaltung dieser überwacht.
Ein Beispiel aus dem DMS:
- Eingehende Rechnung wird automatisch erfasst (per E-Mail oder Scan mit OCR)
- Automatische Erfassung der Metadaten und Benachrichtigung der zuständigen Person
- Rechnungsprüfung und automatische Weiterleitung an die freigabeberechtigte Person
- Freigabe und automatische Übermittlung an die Buchhaltung
- Zahlungstermin wird automatisch hinterlegt und Erinnerung eingerichtet
- Revisionssichere Archivierung
Wie hängen Prozess und Workflow zusammen?
Jeder Workflow basiert auf einem Prozess. Der Prozess liefert die konzeptionelle Grundlage, die der Workflow dann technisch umsetzt.
Aber: Nicht jeder Prozess hat auch automatisch einen Workflow – zumindest nicht, solange die Abläufe noch manuell abgewickelt werden. In Unternehmen, die bereits ein DMS oder ECM im Einsatz haben, sind Prozesse in der Regel bereits definiert und idealerweise auch digitalisiert – somit hat dort auch jeder Prozess einen Workflow.
Warum ist das relevant für Ihr Unternehmen?
Sie spielen mit dem Gedanken, den Prozessen in Ihrem Unternehmen auch einen Workflow zu geben? Dann sollten Sie sich definitiv genauer mit der Prozessdigitalisierung beschäftigen. Was genau das ist und worauf Sie achten sollten, erklären wir Ihnen in unserem Blogartikel Prozessdigitalisierung - Was steckt dahinter?
Fazit
Einfach zusammengefasst: Prozesse definieren das WAS und WANN, Workflows übernehmen das WIE und WER. Im Zusammenspiel schöpfen sie das volle Potenzial aus den Abläufen Ihres Unternehmens.
Ihnen ist beim Lesen dieses Artikels ein Prozess eingefallen, für den in Ihrem Unternehmen noch der passende Workflow fehlt? Wir unterstützen Sie gerne! Mit unserem vielseitigen Lösungsportfolio im Bereich des papierlosen Büros helfen wir Ihnen, Ihre Abläufe zu digitalisieren und effizient zu gestalten.
Kontaktieren Sie uns!
DMSFACTORY GMBH
Telefon: +49 6074 86546-0
E-Mail: info.dms@dmsfactory.com
Montag – Freitag 9 bis 17 Uhr (gesetzliche Feiertage in Hessen ausgenommen)
Sie suchen einfach nur den Weg zu uns? Hier finden Sie unsere Anfahrtsbeschreibung.