Dokumentenmanagement in kleinen Unternehmen
Was ist digitales Dokumentenmanagement?
Als digitales Dokumentenmanagement wird die elektronische Verwaltung von Dokumenten bezeichnet. Dazu gehören folgende Prozesse:
- Papiergebundene Dokumente digitalisieren
- Inhalte erfassen und zur weiteren Bearbeitung bereitstellen
- Dokumente speichern und an zuständige Person/en weiterleiten
- Bearbeiten
- Revisionssicher archivieren und bei Bedarf zur Wiedervorlage zur Verfügung stellen
Um all diese Arbeitsschritte übersichtlich, sicher und nachvollziehbar erledigen zu können, greifen die meisten Unternehmen auf digitale Lösungen wie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) zurück. In großen Konzernen ist die Nutzung solcher Software schon länger Alltag und auch im Mittelstand finden DMS und ECM immer mehr Anklang.
Wer meist auf der Strecke bleibt: Kleinunternehmen.
Der digitale Wandel sorgt dafür, dass Unternehmen ihre Prozesse stetig analysieren und optimieren müssen, um den Unternehmenserfolg auch für die Zukunft sichern zu können. Größere Unternehmen haben komplexere Prozesse und je komplexer ein Prozess, desto umfangreicher das System, das ihn digital verwaltet. Der Markt wird dominiert von Software, die Unternehmen auf alle Eventualitäten vorbereitet. Für Sie, als kleines Unternehmen mit überschaubaren Prozessen, bedeutet das: ein Markt dominiert von Bloatware. Wie finden Sie also das passende System und von welchen Vorteilen können Sie dann profitieren?
Verabschieden Sie sich von...
- …langen Suchprozessen nach dem aktuellen und richtigen Dokument
- …hohen Druck- und Archivkosten
- …Papierchaos auf Schreibtischen und in Aktenschränken
- …fehlender Sicherheit für Ihre Daten
Der Einsatz einer digitalen DMS Lösung sichert nicht nur die Qualität Ihrer Arbeit. Sondern auch die Prozesse in Ihrem Unternehmen gestalten sich schneller, transparenter und unabhängig von Ort, Zeit oder Endgerät. Verwalten auch Sie Ihre Dokumente zentral in einer digitalen Lösung und profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
Reduzierte Kosten
Sie sparen nicht nur durch verkürzte Bearbeitungszeiten Geld, sondern auch durch die ressourcenschonende Arbeitsweise einer DMS Lösung. Sie benötigen weniger Papier, haben einen geringeren Druckaufwand und keine Archivkosten. Ihre Mitarbeitenden können gewinnbringend an anderen Aufgaben arbeiten , während sie ohne DMS weiterhin alles aufwändig manuell erledigen müssten.
Erhöhte Transparenz
Indem alle Dokumente digital in einer zentralen Anwendung verwaltet werden und es für alle beteiligten Personen klar definierte Strukturen und Abläufe gibt, gestalten sich Ihre Geschäftsprozesse transparent und nachvollziehbar, denn jederzeit können benötigte Dokumente gezielt gefunden und eingesehen werden.
Keine Fehler mehr
Klare Strukturen und hohe Transparenz sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden Ihres Teams zu jeder Zeit wissen, wo sie welche Daten abrufen können. Es gibt keine Medienbrüche, Fehlerquellen können schnell identifiziert und eliminiert werden und es haben immer nur die richtigen Personen Zugriff auf die entsprechenden Dokumente.
Intuitive Nutzung
Durch die minimalistische Funktionsweise des Dokumentenmanagementsystems und die Überschaubarkeit Ihrer Prozesse, ist es einfach einen Echtzeitüberblick über alle dokumentengetriebenen Prozesse in Ihrem Unternehmen zu haben.
Sichere Daten
Eine ausgefeilte und individuelle Rechtevergabe garantiert die datenschutz- und rechtskonforme Arbeit in Ihrem System. Heben Sie die Standards in Ihrem Unternehmen auf das höchste Niveau!
Sofort einsatzbereit
Keine lange Planungsphase oder komplexe Implementierung – unsere Lösungen sind auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet. Intuitive Nutzung, geringer Implementierungsaufwand und niedrige Kosten machen das Dokumentenmanagementsystem sofort in Ihrem Unternehmen einsatzbereit. Sie benötigen keine Schulungen und auch keine weiteren IT-Ressourcen.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
In unserem Portfolio bieten wir vielfältige Lösungen zur Digitalisierung Ihres Dokumentenmanagements an. Der schnellste Weg, um Ihre ideale Lösung zu finden: ein unverbindliches Erstgespräch mit unseren ExpertInnen! Wir nehmen uns die Zeit, um auf Ihre individuellen Bedürfnisse und Anforderungen einzugehen und gemeinsam mit Ihnen die perfekte Anwendung zu finden.
Aus diesen Gründen lohnt sich ein unverbindliches Gespräch:
- Schnell Klarheit: Wir verschaffen Ihnen einen Überblick über unser Produktangebot und finden gemeinsam heraus, welche Anwendung am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
- Komplett kostenfrei und unverbindlich: Nutzen Sie die Gelegenheit, ohne Risiko oder Verpflichtungen.
Besprechen Sie Ihr Vorhaben und aufkommende Fragen gerne direkt mit unseren ExpertInnen – unkompliziert und auf Augenhöhe.
Digitales Dokumentenmanagement mit SmartDocs
DMSFACTORY SmartDocs lohnt sich schon ab einem Anwender
- Standalone- oder Netzwerk-Installation
- Rechtskonforme Archivierung gemäß GoBD
- E-Rechnungen visualisieren und ablegen
- Änderungshistorie
- Benutzer- und Gruppenrechte auf Archive & Funktionen
- Definierte Scan- und Importprofile für Ad-hoc-Verarbeitung oder Stapelverarbeitung
- Automatisierte Wiedervolage von Dokumenten zur Einhaltung von Fristen
- Individuelle Nachverfolgung von Dokumenten und Akten
- Und vieles mehr…
Er erscheint als zusätzlicher Viewer-Tab neben der Metadatenkarte und der Dokumentenvoransicht im Anzeigebereich des Clients.
Die All-in-one-Dokumentenerfassung SmartCapturing
DMSFACTORY SmartCapturing ist eine leistungsfähige Ergänzung zu Ihrem DMS, mit der Sie Papierdokumente scannen und diese anschließend aufbereiten und für Ihr DMS bereitstellen. Aber auch digitale Dokumente lassen sich mit SmartCapturing erfassen, die geschäftsrelevanten Daten extrahieren und automatisch an Ihr DMS zur Weiterverarbeitung übergeben.
Häufiger Anwendungsfall: Eingangsrechnungsverarbeitung
DMSFACTORY SmartCapturing erkennt und extrahiert alle relevanten Bestandteile eingehender Rechnungen. Durch die automatisierte Bearbeitung der Eingangsrechnungen verkürzen sich die Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten, die Effizienz wird gesteigert und Sie erlangen die volle Transparenz über alle Rechnungen und ihren jeweiligen Status.
Dokumentenerfassung mit KOFAX
Häufig gestellte Fragen zum Dokumentenmanagement in kleinen Unternehmen
Sie möchten mehr Informationen zum Thema Dokumentenmanagement in kleinen Unternehmen?
Die meistgestellten Fragen haben wir Ihnen hier zusammengestellt und beantwortet. Sollten Sie dennoch Fragen haben, die wir hier nicht beantworten, dann senden Sie uns jederzeit eine Anfrage über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter der Telefonnummer +49 6074 86546-0
Für die Suche nach einem System, das den Anforderungen von kleinen Unternehmen entspricht, empfehlen wir:
Vermeiden Sie Bloatware
Nutzen Sie Software, die sich wirklich nur auf die Funktionen konzentriert, die Sie in Ihrem Alltag benötigen. Alles weitere könnte Sie in der Effizienz Ihrer Prozesse zurückwerfen.
Achten Sie auf eine einfache und schnelle Implementierung.
Mit einem System, das sich einfach und schnell implementieren lässt, sparen Sie sich Zeit, Geld und müssen keine weiteren IT-Ressourcen aufbringen.
Nutzen Sie intuitive Systeme
Je intuitiver die Bedienung des Systems, desto einfacher fällt Ihnen die Integration in Ihren Arbeitsalltag. Es bedarf keiner weiteren Schulungen und die Übergangsphase verläuft nahtlos, ohne das Unternehmensgeschehen zu beeinflussen.
Der größte Unterschied zwischen kleinen Unternehmen und großen Konzernen ist die Verfügbarkeit von Ressourcen. Während die Einführung einer teuren DMS-Lösung für große Konzerne meist kein allzu großes Problem ist, müssen kleine Unternehmen und auch der Mittelstand Chancen und Risiken abwägen, finanzielle und technische Ressourcen aufbringen und alteingesessenen Mitarbeitende von den positiven Aspekten der anstehenden Veränderungen überzeugen.
Mit dem passenden System sind all diese Herausforderungen aber gut zu bewältigen.
DMSFACTORY SmartDocs kann wie auch andere Dokumentenmanagementsysteme, die auf kleine und mittelständische Unternehmen ausgerichtet sind, bis zu einer bestimmten Unternehmensgrößte genutzt werden. Wenn sich Ihre Anforderungen zu einem späteren Zeitpunkt verändern oder die Anzahl der NutzerInnen überhandnimmt, sollten Sie überlegen, inwiefern die aktuelle Lösung noch zu Ihren Prozessen passt.
Für einen solchen Fall haben wir vorgesorgt, denn wir haben Schnittstellen für SmartDocs entwickelt, die einen nahtlosen Übergang in ein anderes System wie z.B. das ECM M-Files ermöglichen.
Unser Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit und vereinbaren Sie ein kostenloses, unverbindliches Beratungsgespräch mit unseren ExpertInnen – so finden wir gezielt heraus, welches System zum aktuellen Zeitpunkt oder auch perspektivisch am besten zu Ihrem Unternehmen passt.
Ergänzende Informationen
Whitepaper
Verschaffen Sie sich mit unserem Whitepaper “Digitales Dokumentenmanagement in kleinen Unternehmen” einen Überblick über alle relevanten Informationen und wie Sie sich durch digitales Arbeiten echte Vorteile verschaffen können.
Checkliste
Diese Checkliste dient Ihnen begleitend zu dem passenden Whitepaper als Leitfaden, der Sie bei der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements anleitet und unterstützt.
