Ein Dokumentenmanagementsystem einführen

Dokumente sicher archivieren und Prozesse einhalten

Wir lassen Sie nicht allein

Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) für das effektive Management von Dokumenten und Dateien, die sichere Archivierung von Unterlagen und die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Doch auch wenn Entscheider bereits wissen, dass ihnen ein DMS den Arbeitsalltag deutlich erleichtert, stehen sie häufig vor der großen Frage: wie gehe ich vor, damit mir das DMS den größtmöglichen Nutzen liefert?

Auf dieser Seite finden Sie alle Informationen, die Ihnen die Einführung eines DMS erleichtern. Laden Sie sich unser Checkliste herunter und informieren Sie sich darüber, wie Sie die Einführung eines DMS vorbereiten können und auf was Sie achten sollten, damit Ihr Projekt reibungslos von statten geht. 

DMS oder ECM - worüber reden wir hier überhaupt? Die Abkürzungen werden häufig synonym verwendet. Um Ihnen das für Sie perfekte System zu bieten, schauen wir uns gemeinsam mit Ihnen an, was Ihre Anforderungen sind und ob sich dafür eher ein klassisches DMS oder ein umfangreicheres ECM eignet. Vorab lässt sich sagen: ein DMS eignet sich für die Verwaltung elektronischer Dokumente. Ein ECM deckt zusätzlich Funktionen wie Workflows und das Zusammenführen von Dokumenten und Daten ab. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Blogartikel DMS, ECM, EIM - wo liegt eigentlich der Unterschied?

Die Einführung eines DMS ist nicht nur die Einführung „einer neuen Software“, sondern bedarf auch begleitendes Change-Management, die Schulung der AnwenderInnen und die Verdeutlichung der Auswirkung der neuen Software auf ihre tägliche Arbeit. Somit ist es umso wichtiger, sich bei der Einführung eines DMS im Vorfeld Gedanken über die Vorbereitung, konkrete Umsetzung und nachfolgenden Änderungen im Betriebsablauf zu machen, um diese anschließend klar kommunizieren zu können.

Unsere Checkliste für Ihren Erfolg

Mit dieser Checkliste geben wir Ihnen ein Tool an die Hand, mit dem Sie sich bestens für das Projekt der Einführung eines DMS in Ihrem Unternehmen vorbereiten können. Es gliedert sich in die verschiedenen Stufen der Vorbereitung und in verschiedene Bereiche der Planung. Einige der Fragen werden Sie vermutlich nicht im Voraus direkt alleine, sondern erst nach einer Beratung mit Ihrem Anbieter beantworten können. Wir empfehlen Ihnen trotzdem, sich bereits erste Gedanken dazu zu machen. So sind Sie auch für Rückfragen Ihres Lösungs-Anbieters gewappnet. Nehmen Sie sich die Zeit und beantworten Sie die Fragen ausführlich  – so sind Sie fundiert und gut für den Projektstart vorbereitet.

Und das Beste daran: Sie können sich die Checkliste kostenlos als PDF herunterladen, dort die erledigten Punkte abhaken und während des Projektes bequem nochmal zur Hand nehmen um nach den Grundlagen, Ausführungen und Bewertungen in der Vorbereitungsphase des Projektes zu schauen. In ihr finden Sie noch viele weitere hilfreiche Fragen und zusätzliche Expertentipps!

  • Zu Beginn des Projektes sollten Sie den Projektrahmen und alle Verantwortlichkeiten definieren und anschließend alle Betroffenen ins Boot holen.
    Zur Vorbereitung eignen sich Fragen wie: Haben wir einen Zeitplan und einen Budgetrahmen? Wer ist die verantwortliche Person für das Projekt? Wer sind die Vertreter aus dem Management, der IT und dem Anwenderbereich? Wer kommuniziert die Neuerungen an die MitarbeiterInnen? Wer ist der/die AnsprechpartnerIn für Fragen (intern und extern)? Wer organisiert die Schulung der MitarbeiterInnen?

  • Um die Anforderungen an die neue Lösung bestmöglich zu definieren, eignet sich eine Analyse des aktuellen Zustandes. Darauf basierend können Sie die für Ihr Unternehmen passende Anwendung finden.
    Hierfür sollten Sie sich Fragen stellen wie: Welche Systeme nutzen wir im Unternehmen und wofür? Was haben wir für Anwendergruppen und auf welche Inhalte müssen sie zugreifen? Welche Art von Dokumenten haben wir vorliegen? Wie lang müssen die aufbewahrt werden? Welche Dokumente müssen von alten in das neue System übertragen werden?

  • Nun geht es an die Zieldefinition. Das Ziel dient nicht nur ihren AnwenderInnen dabei, sich mit der Einführung einer neuen Anwendung anzufreunden, sondern fungiert während des gesamten Einführungs-Prozesses als Wegweiser.
    Orientierung bieten Ihnen folgende Fragen: Was ist das Hauptziel der Einführung eines DMS? Was ist zusätzlich wünschenswert? Welche Verbesserungen ergeben sich für die AnwenderInnen?

  • Im nächsten Schritt geht es um die Wahl des passenden Anbieters und der passenden Anwendung. Hier kommt die Anforderungsliste auf Basis Ihrer Ziele zum Tragen, die Sie mit folgenden Fragen vorbereiten können:
    Kann das DMS Dateien jeglicher Art aus jedem System erfassen und Dokumente automatisch klassifizieren, während das ursprüngliche Format bestehen bleibt? Können zusätzliche Informationen (Anmerkungen, Notizen etc.) hinzugefügt werden? Ist ein schneller, zentraler und ortsunabhängiger Zugriff auf wichtige Informationen gewährleistet? Ist die Oberfläche personalisierbar?

  • Mit einem klaren Ziel vor Augen, definierten Anforderungen und dem für Sie perfekt passenden System geht es nun an die Umsetzung. Bei der Implementierung der neuen Lösung arbeiten wir in enger Abstimmung mit Ihnen zusammen und lassen Sie Teil unseres Teams werden. Sie bekommen Stück für Stück mit, wie Ihr DMS umgesetzt wird und sich perfekt in Ihre Infrastruktur einfügt.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Wie geht es weiter?

Informieren Sie sich umfassend

Mit unserer kostenlosen Checkliste „Projekt ECM“ geben wir Ihnen ein Tool an die Hand, mit dem Sie sich bestens für das Projekt der Einführung eines ECM in Ihrem Unternehmen vorbereiten können. Sie gliedert sich in verschiedene Abschnitte von der Vorbereitung, über die Einbeziehung der Anwender bis zur Suche nach dem für Ihre Anforderungen passenden System.

Schauen Sie sich unser Online-Seminar an

In unserem kostenlosen Online-Seminar „Die vier Säulen eines erfolgreichen ECM“ erfahren sie Schritt für Schritt, wie Sie das Projekt der Einführung eines ECM erfolgreich umsetzen. Wir beantworten Ihnen die häufigsten Fragen rund um die Einführung, präsentieren die vier Säulen, die ein ECM erfolgreich machen und enthüllen die entscheidende Komponente für die reibungslose Inbetriebnahme.

Buchen Sie unser Starterpaket

Mit unserem Starterpaket steht der erfolgreichen Einführung Ihrer digitalen Lösung nichts mehr im Wege. Wir starten mit einem eintägigen Workshop, in dem wir gemeinsam mit Ihnen Ihre Anforderungen erheben. Darauf basierend erstellen wir Ihnen eine genaue Kosten- und Zeitabschätzung und eine Roadmap für die Durchführung des Projektes. Hierbei profitieren Sie von unserer Erfahrung aus unzähligen erfolgreichen Projekten.

Machen Sie jetzt den ersten Schritt

Vereinbaren Sie Ihren Beratungstermin bequem über unser Buchungstool. An dem vereinbarten Termin werden wir Sie telefonisch unter der von Ihnen angegebenen Telefonnummer kontaktieren und mit Ihnen alle Ihre Fragen rund um die Einführung eines DMS durchgehen. Nach dem Termin werden keine Fragen mehr offen sein und Sie wissen, wie die nächsten Schritte für Sie aussehen können.

So geht´s:

  1. Wählen Sie einen für Sie passenden Termin.
  2. Füllen Sie die erforderlichen Kontaktfelder (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) aus.
  3. Teilen Sie uns gerne im Formular oder im Nachgang per E-Mail Ihre Fragen, spezifischen Problemstellungen oder Erwartungen mit. So können wir uns bestens auf Ihre Anforderungen vorbereiten.
  4. Dann müssen Sie lediglich zu dem vereinbarten Termin telefonisch erreichbar sein. Sie brauchen nichts weiter vorzubereiten.

Selbstverständlich behandeln wir alle Daten streng vertraulich gemäß unserer Datenschutzerklärung.

Sie gehören zu den Kurzentschlossenen und möchten am liebsten jetzt gleich beraten werden? Dann rufen Sie uns einfach an: +49 6074 86546-222.

Lassen Sie sich kostenfrei beraten

Vereinbaren Sie Ihren Beratungstermin bequem über unser Buchungstool. An dem vereinbarten Termin werden wir Sie telefonisch unter der von Ihnen angegebenen Telefonnummer kontaktieren und mit Ihnen alle Ihre Fragen rund um die Einführung eines DMS durchgehen. Nach dem Termin werden keine Fragen mehr offen sein und Sie wissen, wie die nächsten Schritte für Sie aussehen können.

So geht´s:

  1. Wählen Sie einen für Sie passenden Termin.
  2. Füllen Sie die erforderlichen Kontaktfelder (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) aus.
  3. Teilen Sie uns gerne im Formular oder im Nachgang per E-Mail Ihre Fragen, spezifischen Problemstellungen oder Erwartungen mit. So können wir uns bestens auf Ihre Anforderungen vorbereiten.
  4. Dann müssen Sie lediglich zu dem vereinbarten Termin telefonisch erreichbar sein. Sie brauchen nichts weiter vorzubereiten.

Selbstverständlich behandeln wir alle Daten streng vertraulich gemäß unserer Datenschutzerklärung.

Sie gehören zu den Kurzentschlossenen und möchten am liebsten jetzt gleich beraten werden? Dann rufen Sie uns einfach an: +49 6074 86546-222.

Wissen rund um die DMS-Einführung

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Die perfekte Vorbereitung für die Einführung Ihres DMS / ECM inklusive Tipps vom Experten.

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Informationen zum Starterpaket

Laden Sie sich alle Informationen rund um unseren Starterpaket kostenlos als PDF herunter.

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