Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?
Die digitale Lösung schlechthin: Das Dokumentenmanagementsystem, kurz auch DMS genannt. Ein weitverbreiteter Begriff, aber wissen Sie auch wirklich, was dahinter steckt? Genau das klären wir jetzt!
Ob Rechnungen, Verträge oder Arbeitspapiere – jedes Dokument enthält wichtige Informationen. Diese stehen in einem bestimmten Kontext, müssen für eine gewisse Zeit verfügbar bleiben und gegebenenfalls anschließend vernichtet werden. Die manuelle Verwaltung papierbasierter Dokumente ist nicht nur zeit- und kostenaufwendig, sie birgt auch erhebliche Risiken: Oft sind solche Dokumente nur unzureichend vor Verlust oder dem Zugriff Unbefugter geschützt. Und auch an ein gemeinsames standortübergreifendes Bearbeiten ist mit gedruckten Dokumenten kaum zu denken. Doch auch mit der Digitalisierung aller Unterlagen ist es nicht getan. Denn nachdem Sie alle Dokumente digitalisiert haben, liegen diese digital überall verstreut, sodass die mühselige Suche vom Keller auf den Server verlagert wird.
Die Lösung: Das Dokumentenmanagementsystem! Hierbei handelt es sich um eine Anwendung, die Sie bei der digitalen Verwaltung elektronischer Daten, Dokumente und Informationen unterstützt.
Die zentralen Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems im Überblick
Das Dokumentenmanagementsystem fokussiert sich auf folgende Aufgaben:
- Aufbewahrung und Archivierung
- Verwaltung und Bereitstellung
- Dokumentation und Nachverfolgung
Laut einer Studie verbringen ArbeitnehmerInnen täglich etwa 30% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen und Dokumenten. Ist das bei Ihnen genauso? Dann können Sie dem jetzt dank effizientem Dokumentenmanagement ein Ende bereiten
Denn mit dem passenden Dokumentenmanagementsystem im Einsatz könnte die Dokumentenablage in ihrem Arbeitsalltag schon bald ganz einfach aussehen:
- Das eingehende Papierdokument wird gescannt.
- Das KI-basierte DMS liest die wichtigsten Inhalte heraus und weist dem Dokument anhand dessen passende Metadaten zu.
- Das Dokument wird abgelegt und geht bei Bedarf einer weiteren Bearbeitung in den nächsten Schritt des entsprechenden Bearbeitungsworkflows (abhängig von der Dokumentenart) über.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems sorgt dafür, dass alle wichtigen Informationen schnell, transparent unabhängig von Ort, Zeit oder Gerät zur Verfügung stehen. Das alles macht es zu einer digitalen Lösung, die kaum mehr aus unserem Alltag wegzudenken ist. Sorgen auch Sie dafür, dass die Effizienz in Ihrem Unternehmen großgeschrieben wird und profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
Reduzierte Kosten
Sie sparen Geld! Und das nicht nur durch die schnellere Bearbeitung, sondern auch durch den geringeren Platzbedarf und den gesenkten Zeitaufwand. Fassen wir zusammen: Geringerer Papierverbrauch, weniger Druckaufwand und der Entfall von Archivhaltungskosten. Hinzu kommt ein gewinnbringenderer Einsatz Ihrer HR-Ressourcen!
Erhöhte Transparenz
Durch das einheitliche Ablagesystem, das die Struktur eines DMS seinen NutzerInnen vorgibt, gestalten sich Ihre Geschäftsprozesse viel transparenter. Änderungen und Zugriffe werden zu jeder Zeit dokumentiert und alle Berechtigten sehen, wer wann was zu tun hat oder bereits getan hat.
Keine Fehler mehr
Eine erhöhte Transparenz sorgt dafür, dass alle Mitarbeitenden zu jeder Zeit wissen, wo sie welche Daten abrufen können. Das ermöglicht es wiederum, Fehlerquellen schnell zu identifizieren und anschließend zu eliminieren.
Mehr Produktivität
Der schnelle Zugriff auf alle Dokumente und Informationen erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitenden lange Suchprozesse. Sie können Ihre Zeit nun in wertschöpfendere Aufgaben stecken und sich voll und ganz auf die produktive Arbeit fokussieren.
Sicherer Zugriff
Sie blicken bei den ganzen Zertifizierung nicht mehr durch? Kein Problem, wir sorgen dafür, dass Ihr System allen Ansprüchen entspricht! Denn der Schutz Ihrer Daten wird bei uns großgeschrieben! Durch eine ausgefeilte Rechtevergabe in unserem DMS garantieren wir Ihnen Datenschutzkonformität auf höchstem Niveau!
Umweltschonend
Mit einer digitalen Lösung wie dem DMS legen Sie den Fokus auf umweltbewusstes Arbeiten! Zusätzliche Vorteile für Sie: Sie reduzieren Ihren Papierverbrauch auf ein Minimum, haben einen niedrigeren Verschleiß an Druckmaterialien und die Archivhaltungskosten entfallen zudem komplett.
Besonders Ihre Mitarbeitenden werden Ihnen die Einführung eines DMS danken! Denn durch die vereinfachten Geschäftsprozesse verbessert sich nicht nur die Produktivität in Ihrem Unternehmen, sondern auch die Arbeitsatmosphäre. Machen Sie es Ihrem Team leicht und erleichtern Sie allen Beteiligten den Umgang mit geschäftskritischen, digitalen Informationen im Alltag – und das mit wenig Aufwand, aber einer nachhaltigen Wirkung!
Zeit sparen, Sicherheit gewährleisten & Fehler vermeiden
In einem DMS sind alle Informationen zentral gesammelt, sodass Sie jederzeit den Überblick über Ihre Rechnungen, Verträge und vieles mehr haben – und das nur mit wenigen Klicks. Extrahieren Sie geschäftsrelevante Informationen direkt beim Eingang eines Dokumentes und übermitteln Sie diese automatisch an Ihr Dokumentenmanagementsystem. Dort wird das Dokument revisionssicher gespeichert und der Zugriff auf sensible Informationen durch nutzerbasierte Zugriffsrechte geschützt.
Volltextsuche, Navigation durch Akten, automatische Wiedervorlagen und vieles mehr machen das Arbeiten mit digitalen Dokumenten in einem DMS einfach. Informationen finden Sie schnell und intuitiv, teilen diese mit Kollegen und / oder verbinden sie miteinander zu digitalen Akten, ohne auch nur ein Duplikat erstellen zu müssen.
Welche Arten von Dokumentenmanagementsystemen gibt es?
Dokumentenmanagementsysteme funktionieren immer ähnlich. Ein gescanntes oder bereits digital eintreffendes Dokument wird erfasst, abgelegt und zur weiteren Verarbeitung bereitgestellt. Grundlegend unterscheiden sich die meisten Systeme in ihrer Ausrichtung und Zielgruppe.
Während es mit dem einen System beispielsweise möglich ist, automatisierte Workflows im Rechnungswesen anzustoßen, fokussiert sich ein anderes wiederum auf die reine Ablage und Archivierung. Wählen Sie einfach je nach Unternehmensgröße und den individuellen Anforderungen im Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeitenden die passende Software aus.
Passende Produkte für das Dokumentenmanagement
Welches System passt am besten zu Ihnen?
Um herauszufinden, welches System am besten zu ihren Anforderungen, Wünschen und Bedürfnissen passt, haben wir auf unserer Webseite mehrere Whitepaper und Checklisten zum Thema „Wie finde ich das passende System?“. Wenn Sie zusätzlich zu den von uns zur Verfügung gestellten Inhalten eine individuelle Beratung wünschen, kontaktieren Sie uns gerne! Wir führen Sie durch unser Produktportfolio und finden gemeinsam die perfekte Lösung für Sie!
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Häufig gestellte Fragen zum Thema Dokumentenmanagementsystem
Ein großes Digitalisierungsprojekt wie die Einführung einer Lösung für das digitale Dokumentenmanagement kann Sie vor einige Herausforderungen stellen. Um Sie bestens auf alle Eventualitäten vorzubereiten haben wir mit unserem Whitepaper „Die Einführung eines ECM – Wie das Projekt „Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems“ zum vollen Erfolg wird“ einen ausführlichen Leitfaden geschaffen, der Ihnen als Orientierung in Ihrem persönlichen Digitalisierungsprojekt helfen wird.
Begleitend zum Whitepaper gibt es exklusiv auf unserer Webseite unsere Checkliste „Projekt ECM – Wie Sie perfekt für die Einführung eines Enterprise-Content-Management-Systems vorbereitet sind“. Hiermit bieten wir Ihnen ein Tool, passend zur umfassenden Theorie aus dem Whitepaper, das Ihnen dabei hilft, Ihr neues System erfolgreich in Ihrem Unternehmen zu etablieren.
Als ganzheitliches System bezeichnen wir eine Lösung, die in Ihrem Unternehmen abteilungsübergreifend und unabhängig von einzelnen Anwendungsbereichen und Prozessen eingesetzt werden kann. Solch ein System erfüllt die Herausforderung flexibel und skalierbar zu sein. Im Falle des Dokumentenmanagementsystems von M-Files lässt sich die Grundanwendung unternehmensweit integrieren und zusätzlich durch passende M-Files Erweiterungen auf einzelne Prozesse anpassen. Das Ganze nennt sich auch Single Source of Truth (ein System, das als allgemeingültige Informationsquelle bezeichnet und angesehen wird).
Wieso ist eine Single Source of Truth so effizient?
Indem im gesamten Unternehmen nur ein System für das gesamte Dokumentenmanagement eingesetzt wird, vereinheitlichen sich grundlegende Prozesse eines Unternehmens. Somit werden Daten, Dokumente und Informationen schneller aufgefunden, alle greifen auf den gleichen und aktuellen Informationsstand zu und durch die Skalierbarkeit des Systems zahlen Sie auch immer nur für das, was sie wirklich benötigen.
Sie möchten mehr über eine Single Source of Truth erfahren? Dann lesen Sie unseren Artikel „Single Source of Truth – Was ist das und was hat ein ECM damit zu tun?“
Die Antwort ist einfach: Nerven, Zeit und bares Geld!
Arbeiten Sie in unserer digitalen Welt noch stark papierbasiert, werden Sie früher oder später merken, dass Sie mehr investieren als nötig ist, um das gleiche, oder vielleicht sogar ein schlechteres Ergebnis zu erzielen.
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