Die E-RechnungsSuite für M-Files

E-Rechnungen rechtssicher und nachvollziehbar bearbeiten

Was ist eine E-Rechnung?

Laut der europäischen Norm EN-16931 werden Rechnungen dann als E-Rechnung bezeichnet, wenn sie in einem standardisierten, strukturierten elektronischen Format erstellt, versendet und empfangen werden. Sie erfüllt dabei alle Anforderungen einer herkömmlichen Papierrechnung. So ist es möglich den gesamten Verarbeitungsprozess ohne Medienbrüche, umweltfreundlich und rechtskonform zu durchlaufen.

Alles, was keine E-Rechnung ist, wird künftig als sonstige Rechnung bezeichnet.

Wichtig: Bei der Kategorisierung einer Rechnung geht es nicht primär um die Art und Weise der Übermittlung, sondern vielmehr um die Erstellung und den Aufbau der Daten. So ist eine PDF-Rechnung, die per Mail versendet wird, immer noch bloß eine „sonstige Rechnung“.

Welche E-Rechnungs-Formate gibt es?

Aktuell gibt es nur zwei Formate, die als E-Rechnung deklariert werden: XRechnung und ZUGFeRD. Das sind die wichtigsten Unterschiede:

XRechnung

  • XML-basiertes semantisches Datenmodell für maschinenlesbare Rechnungen
  • Standard für öffentliche Verwaltungen, Unternehmen und Institutionen
  • Fokus liegt auf der automatisierten Verarbeitung und Weiterleitung der Daten über das standardisierte XML-Format

ZUGFeRD

  • Hybrides Format
  • Kombiniert ein Sichtdokument als PDF mit einer XML-Datei
  • Ist sowohl maschinen- als auch menschenlesbar
  • Verpackt strukturierte Daten in eine einfachere Visualisierung
  • Besonders Unternehmen, die wenige IT-Kenntnisse oder nicht die passende Infrastruktur haben profitieren von diesem Format

Während die XRechnung den Fokus auf die maschinelle Lesbarkeit legt, bietet ZUGFeRD den Vorteil, dass die Daten auch visuell erfasst und verstanden werden können.

Mit unserer DMSFACTORY E-RechnungsSuite haben wir eine M-Files Erweiterung geschaffen, mit der das Erfassen und Bearbeiten einer E-Rechnung für Sie zum Kinderspiel wird! Profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

Zeit sparen

Statt jede Rechnung einzeln zu erfassen, werden mit der E-RechnungsSuite alle relevanten Metadaten automatisch erfasst und in M-Files übernommen. Durch die Fähigkeit Mehrdateiendokumente zu analysieren und E-Rechnungen aus einer Dateisammlung herauszufiltern
reduziert die Bearbeitungszeit zusätzlich auf ein Minimum.

Nahtlose Integration

Die E-RechnungsSuite wird nahtlos in Ihre M-Files Umgebung implementiert. So können Sie weiter in Ihrer gewohnten Umgebung arbeiten und ersparen sich den Wechsel zwischen mehreren Anwendungen. Und auch die langfristige Umstellung von der Bearbeitung klassischer PDF-Rechnungen zu E-Rechnungen verläuft reibungslos.

Compliance

Mit der E-RechnungsSuite müssen Sie sich keine Gedanken mehr über die Compliance Ihrer Arbeit machen. Sie ist eine zukunftssichere Lösung, die alle Richtlinien und Standards zum Umgang mit E-Rechnungen erfüllt und Ihnen die Bearbeitung erheblich erleichtert.

Keine Fehler mehr

Das Risiko für Eingabefehler wird auf ein Minimum reduziert, da der gesamte Prozess kein menschliches Eingreifen mehr erfordert. Tippfehler oder fälschliche Zuordnungen gehören mit der E-RechnungsSuite der Vergangenheit an.

Mit dem Einsatz der DMSFACTORY E-RechnungsSuite können Sie zusätzlich zu herkömmlichen Rechnungen auch E-Rechnungen in gewohnter Umgebung visualisieren und bearbeiten und nahtlos in ihren Eingangsrechnungsverarbeitungsworkflow anbinden. So gestaltet sich der Übergang zur Verarbeitung digitaler Rechnungsformate für Sie viel einfacher und übersichtlicher.

Die DMSFACTORY E-RechnungsSuite enthält zum aktuellen Zeitpunkt folgende Produkte:

DMSFACTORY E-RechnungsViewer

Der DMSFACTORY E-RechnungsViewer ist eine in M-Files integrierte Erweiterung, die E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD automatisch erkennt und deren Inhalt übersichtlich visualisiert. Enthält ein Dokument mehrere Dateien, durchsucht der E-RechnungsViewer diese Mehrdateiendokumente automatisch nach E-Rechnungen.

Er erscheint als zusätzlicher Viewer-Tab neben der Metadatenkarte und der Dokumentenvoransicht im Anzeigebereich des Clients.

DMSFACTORY E-RechnungsMetadataExtractor

Der DMSFACTORY E-RechnungsMetadataExtractor automatisiert die Datenextraktion relevanter Metadaten aus E-Rechnungen beim Import in M-Files. Die extrahierten Metadaten werden den Metadatenfeldern zugeordnet und können nach manueller Prüfung per Klick übernommen werden. Nach der Extraktion ist es möglich, die Metadaten zu verwenden, um Rechnungen direkt in bestehende Workflows zu leiten. Zusätzlich ermöglicht er den NutzerInnen, eine PDF-Datei auf Basis der extrahierten XML-Daten der E-Rechnung zu erstellen.

Er ist auf den gesetzlich vorgeschriebenen Empfang von E-Rechnungen im B2B-Geschäft ab dem 01.01.2025 ausgelegt.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Machen Sie sich ein Bild von der DMSFACTORY E-RechnungsSuite für M-Files

So sieht eine XRechnung im M-Files Desktop Client dann künftig aus – leicht erfassbar und die wichtigsten Positionen direkt in der Übersicht dank Metadatenkarte und der Anzeige der lesbaren E-Rechnung.

Auch im WebClient: Die ZUGFeRD Rechnungen lassen sich denkbar leicht direkt aus dem PDF heraus weiter verarbeiten. Die Ansicht der E-Rechnung hält alle wichtigen Informationen übersichtlich bereit.

Die kryptische Darstellung einer ZUGFeRD Rechnung mit xml Anhang ist kein Problem mehr – sowohl der Desktop Client, als auch der WebClient bieten Ihnen übersichtlich und einfach alle wichtigen Informationen auf einen Blick.

Sie nutzen noch kein M-Files?

Das KI-gestützte Enterprise-Content-Management-System M-Files unterstützt Sie beim digitalen Dokumentenmanagement. Es dient als zentrale Lösung zur Digitalisierung, Verwaltung, Bearbeitung und Bereitstellung, sowie Archivierung Ihrer digitalen Dokumente. Mit einer suchmaschinenähnlichen Suchfunktion finden Sie in M-Files alle Informationen spielendleicht und ohne im Chaos zu versumpfen.

Sie nutzen noch nicht das Enterprise-Content-Management-System M-Files, möchten Ihre Abläufe aber trotzdem  optimieren und digitalisieren? Kein Problem, im Folgenden haben wir Ihnen die wichtigsten Inhalte rund um M-Files und seine Vorteile und Möglichkeiten zusammengestellt:

M-Files Online

Verschaffen Sie sich jetzt einen Überblick über die wichtigsten Funktionen des digitalen Dokumentenmanagements mit dem Standardsystem M-Files Online und profitieren Sie vollumfänglich von allen genannten Vorteilen.

M-Files Erweiterungen

Das M-Files Standardsystem bietet eine umfangreiche Grundlage für Ihr Dokumentenmanagement. Durch unsere zahlreichen Erweiterungen lässt sich das ECM individuell auf Ihre Prozesse und Bedürfnisse anpassen.

M-Files Testversion

Sie haben sich bereits über alle Funktionen und Vorteile von M-Files informiert und möchten das System in Ihrem alltäglichen Umfeld auf Herz und Nieren prüfen? Dann laden Sie sich jetzt die kostenlose Testversion herunter.

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Häufig gestellte Fragen zur DMSFACTORY E-RechnungsSuite für M-Files

Sie möchten mehr Informationen zu unserer DMSFACTORY E-RechnungsSuite für M-Files?

Die meistgestellten Fragen haben wir Ihnen hier zusammengestellt und beantwortet. Sollten Sie dennoch Fragen haben, die wir hier nicht beantworten, dann senden Sie uns jederzeit eine Anfrage über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter der Telefonnummer +49 6074 86546-0

E-Rechnungen werden standardisiert, strukturiert und elektronisch erstellt, versendet und empfangen. Zum aktuellen Zeitpunkt gibt es zwei Formate, die als E-Rechnung deklariert werden:

  • X-Rechnung: Der XML-basierte Standard für öffentliche Verwaltungen, Unternehmen und Institutionen
  • ZUGFeRD: Hybrides Rechnungsformat, das eine XML-Datei mit einem Sichtdokument (PDF) kombiniert.

Die E-RechnungsSuite ist eine M-Files Erweiterung, die speziell entwickelt wurde, um E-Rechnungen innerhalb der gewohnten M-Files Oberfläche visualisieren und bearbeiten zu können. Sie umfasst folgende zwei Module:

E-RechnungsViewer

Der DMSFACTORY E-RechnungsViewer erkennt E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD automatisch und visualisiert deren Inhalte übersichtlich. Enthält ein Dokument mehrere Dateien, durchsucht der E-RechnungsViewer diese Mehrdateiendokumente automatisch nach E-Rechnungen. Er erscheint als zusätzlicher Viewer-Tab neben der Metadatenkarte und der Dokumentenvoransicht im Anzeigebereich des Clients.

E-RechnungsMetadataExtractor

Der DMSFACTORY E-RechnungsMetadataExtractor automatisiert die Datenextraktion relevanter Metadaten aus E-Rechnungen beim Import in M-Files. Die extrahierten Metadaten werden den Metadatenfeldern zugeordnet und können nach manueller Prüfung per Klick übernommen werden. Nach der Extraktion ist es möglich, die Metadaten zu verwenden, um Rechnungen direkt in bestehende Workflows zu leiten. Zusätzlich ermöglicht er den NutzerInnen, eine PDF-Datei auf Basis der extrahierten XML-Daten der E-Rechnung zu erstellen.

Die DMSFACTORY E-RechnungsSuite ist eine M-Files Erweiterung, die das Standardsystem um die Funktionen zum Visualisieren und Verarbeiten von E-Rechnungen ergänzt. Diese Erweiterung bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Durch die automatische Erfassung der relevanten Metadaten sparen Sie erheblich Zeit.
  • Die nahtlose Integration in M-Files ermöglicht es Ihnen, weiterhin in gewohnter Umgebung zu arbeiten.
  • Ihre Arbeit entspricht jederzeit allen Compliance-Anforderungen.
  • Das Risiko von Fehlern durch manuelles Eingreifen wird deutlich minimiert.

Zum aktuellen Zeitpunkt unterstützt die E-RechnungsSuite die beiden Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD. Es werden regelmäßig Updates bereitgestellt, um weitere Formate und künftige Anforderungen abzudecken.

Die DMSFACTORY E-RechnungsSuite ist eine M-Files Erweiterung, die sich auf die Erfassung und Verarbeitung von E-Rechnungen spezialisiert. Die Verarbeitung von sonstigen Rechnungen im PDF-Format ist im M-Files Standardsystem möglich.

Das Template der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung lässt sich jedoch nahtlos an die E-RechnungsSuite anbinden, sodass E-Rechnungen nach der Datenextraktion in vordefinierte Workflows zur Prüfung, Zahlung und Archivierung übergeben werden.

Ja, wenn eine E-Rechnung keine lesbare PDF-Datei enthält, erstellt der E-RechnungsMetadataExtractor eine PDF-Datei, die optisch einer herkömmlichen Rechnung ähnelt.

Ja, die DMSFACTORY E-RechnungsSuite ist bereits auf die gesetzlichen Anforderungen zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich ausgerichtet. Mit der M-Files Erweiterung sind Sie bestens auf die ab dem 1. Januar 2025 geltende Umstellung vorbereitet.

Dank der nahtlosen Integration unserer M-Files Erweiterungen in Ihre bestehende Systemlandschaft, ist die E-RechnungsSuite schnell implementiert. Sie können sie ohne aufwändige Schulungen oder Anpassungen nutzen, da Sie weiterhin in Ihrer bekannten M-Files Oberfläche arbeiten werden.

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