Ihr E-Mail Management Tool als vollständige Outlook Integration
Wozu ein E-Mail Management Tool?
Noch immer der beliebteste Kommunikationsweg: Die E-Mails. Sei es zur Kundenkommunikation, im Support oder innerhalb des eigenen Teams – Täglich werden Milliarden geschäftliche E-Mails gesendet und empfangen. Nicht selten werden E-Mails ausgedruckt und abgelegt oder verlieren sich in den Tiefen der Papierstapel auf dem Schreibtisch. Diese Praxis ist jedoch laut GoBD nicht zulässig, denn diese besagt, dass per E-Mail empfangene und versendete geschäftsrelevante Dokumente elektronisch und ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden müssen. Doch selbst wenn Sie Ihre E-Mails bereits digital lassen, werden die eingehenden E-Mails ohne eine angemessene Verwaltung häufig im Posteingang aufbewahrt, wodurch die enthaltenen wichtigen Informationen für andere nicht erreichbar sind, sobald Sie nicht am Arbeitsplatz sind. Die Lösung: Ein geregeltes E-Mail-Management!
E-Mail-Management - Was ist das?
Das E-Mail-Management deckt die Organisation, Verwaltung, Bereitstellung und Bearbeitung von E-Mails ab. Dabei wird ein besonderer Fokus auf den Compliance-konformen und optimalen Umgang mit den elektronischen Nachrichten gelegt. Das ist dann der Fall, wenn:
- Klar ist, welche E-Mails Sie unter welchen Bedingungen archivieren oder löschen müssen
- Die Bearbeitungszeit auf ein Minimum reduziert wird, sodass Sie alle Anliegen verlässlich erledigen können und keine Deadline mehr verpassen.
- Ein einheitliches und geeignetes Ablagesystem im Ganzen Unternehmen etabliert wurde
Ihr Tool für effizientes E-Mail-Management
Mit der richtigen Software ist all das spielendleicht möglich! Selbstverständlich haben wir die perfekte Lösung für Sie: Den DMSFACTORY EmailStore. Er verknüpft Ihr DMS oder ECM – wie z.B. M-Files, Saperion oder DMSFACTORY SmartDocs – mit Ihrem Outlook-Postfach. Vollständig in die vertraute Microsoft Outlook Umgebung integriert und sofort einsatzbereit begeistert der EmailStore AnwenderInnen und IT-ExpertInnen zugleich. In ihm haben Sie die Möglichkeit, Ihre geschäftsrelevanten und auch Ihre persönlichen E-Mails rechtskonform in Ihrem DMS zu archivieren und zu recherchieren, ohne dafür die gewohnte Umgebung in Microsoft Outlook verlassen zu müssen. Übergeben Sie einfach die Informationen und Anhänge Ihrer E-Mails direkt aus Outlook heraus an Ihr DMS bzw. ECM und sparen Sie so viel Zeit.
Ihre Vorteile auf einen Blick
E-Mails sind ständige Begleiter bei unserer digitalen Arbeit. Sie sind der gängigste Kommunikationsweg im Arbeitsalltag, weshalb es umso wichtiger ist, dass das E-Mail-Management Ihres Unternehmens effizient, sicher und intuitiv abläuft. Mit unserer Lösung, dem DMSFACTORY EmailStoreprofitieren Sie in Ihrem Unternehmen von folgenden Vorteilen:
Integration in Outlook
Sie können Ihre geschäftsrelevanten und persönlichen E-Mails schnell und einfach in Ihrem DMS oder ECM archivieren. Und das sogar ohne die Oberfläche von Outlook verlassen zu müssen.
Direkte Suchfunktion
Auch für die Suche nach bereits archivierten E-Mails und Anhängen müssen Sie Outlook nicht verlassen. Geben Sie die gesuchten Schlagworte wie gewohnt in der Suchmaske der Outlook-Oberfläche ein und schon erhalten Sie alle Ergebnisse in einer Liste zusammengefasst.
Intuitive Bedienung
Der DMSFACTORY EmailStore lässt sich schnell und nahtlos in Ihre bestehende Softwarelandschaft integrieren. Zusätzlich ist die Erweiterung einfach und intuitiv zu bedienen. Aus diesen Gründen benötigen Sie keine Schulungen oder eine intensive Einarbeitungszeit.
Nahtloser Übergang
Mit dem EmailStore haben Sie die Wahl! Entweder Sie nutzen die Drag&Drop-Funktion zur Ablage Ihrer E-Mails Oder Sie legen sie direkt aus Outlook heraus in Ihrem DMS oder ECM kontextbasiert ab. Bei dieser Vorgehensweise müssen Sie nicht zwischen mehreren Anwendungen hin- und herwechseln.
Unabhängiger Zugriff
Durch die Automatisierung der Ablage Ihrer E-Mails haben autorisierte Personen jederzeit Zugriff auf alle abgelegten Mails. So kann beispielsweise während einer Abwesenheit garantiert werden, dass Geschäftsprozesse nicht unterbrochen und so alle Fristen eingehalten werden.
Rechtssicherheit
Auch E-Mail-Anhänge werden automatisch in rechtssichere Formate konvertiert und in Ihrem DMS oder ECM abgelegt. Durch diese Funktion ist die Rechtskonformität auch in Ihrem E-Mail-Postfach zu jeder Zeit garantiert!
Outlook als direkte Verbindung zum DMS / ECM
Ziehen Sie Ihre vorgangsbezogenen E-Mails in Outlook auf den Archivordner, ergänzen Sie die ggf. noch nicht definierten Indexwerte und alles andere geschieht automatisch: Von der Formatkonvertierung der Anhänge bis hin zur sicheren Ablage im DMS / ECM. Und wenn Sie nach einer archivierten E-Mail suchen wollen, dann natürlich auch direkt in Outlook: über das Suchfeld durchsucht der EmailStore alle archivierten E-Mails inklusive Anhänge.
Dabei bleiben die mit dem EmailStore archivierten E-Mails auch E-Mails. Sie können sie jederzeit in den Posteingang zurück übernehmen oder an andere weiterleiten.
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Mehr InformationenVideo: Der DMSFACTORY EmailStore
Für Datenschützer und IT-Experten
Beim Einsatz von Software im Unternehmen sollten Sie besonderen Wert auf die Sicherheit Ihrer Daten legen. Auch für uns hat die Sicherheit höchste Priorität. Daher erfüllt der DMSFACTORY EmailStore zusammen mit Ihrem DMS / ECM die rechtlichen Ansprüche an die elektronische Langzeitarchivierung von geschäftsrelevanten Dokumenten, wie sie sich unter anderem aus den GoBD ergeben. Auch der Datenschutz wird großgeschrieben, weshalb wir auf ausgeklügelte Verschlüsselung setzen und damit zu jeder Zeit das Maximum an Sicherheit garantieren.
Mit dem EmailStore archivierte E-Mails unterliegen dem Rechtesystem Ihres DMS / ECM. Zusätzlich werden alle E-Mails mit AccessControlLists gegen unbefugten Zugriff geschützt. Durch den Einsatz von Sicherheitsstandards wie von OWASP (Open Web Application Security Project) vorgeschlagen gewährleisten wir außerdem einen umfassenden Schutz vor potenziellen Angriffen. Dazu schützt die Token-basierte Authentifizierung vor unbefugtem Zugriff und minimiert den Austausch sicherheitsrelevanter Daten. Die archivierten E-Mails werden außerdem vollständig aus dem Exchange-Kontext entfernt, wodurch Ihre Exchange-Datenbank stets schlank und schnell bleibt.
Einfach. Genial. Abgelegt.
Sie entscheiden selbst, welche E-Mails archiviert werden und für welche KollegInnen sichtbar sein sollen. So verzögern Abwesenheiten nicht mehr länger Arbeiten am Projekt, denn durch die Ablage im DMS sind alle Informationen stets verfügbar. Das Geschäft läuft also auch bei Ihren Dienstreisen oder während Ihres Urlaubs und Sie erleben keine bösen Überraschungen, wenn Sie (gut erholt) wieder an Ihren Schreibtisch zurückkehren.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Machen Sie sich ein Bild vom EmailStore
Der EmailStore fügt sich perfekt in Outlook ein. So können Sie die Funktionen direkt aus Ihrem E-Mail-Programm heraus nutzen und E-Mails, Informationen und Anhänge in Ihr DMS / ECM übertragen.
Die Verschlagwortung einer Mail inkl. Anhang erfolgt direkt in der Ansicht der E-Mail. Diese Angaben werden anschließend in das DMS / ECM übertragen. So wird die Mail kategorisiert und kann ganz einfach wieder gefunden werden
Auch über die Auswahl im Kontextmenü einer E-Mail ist die Archivierung über wenige Klicks möglich.
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Mehr InformationenDer EmailStore in Aktion! Sehen Sie, wie einfach Sie eine E-Mail mit Hilfe des EmailStore in M-Files archivieren können.
Vergleichen Sie den EmailStore mit anderen Integrationen für Email-Management Tools
Ergänzende Informationen
DMSFACTORY EmailStore Flyer
Erfahren Sie alles über unseren EmailStore und effektives E-Mail-Management, nahtlos in Outlook integriert.
Glossar: E-Mail Management
In unserem Glossar definieren wir den Begriff „E-Mail Management“ und geben Ihnen Fragen zur Umsetzung mit.
Sichere E-Mail-Archivierung
Erfahren Sie mehr über die sichere Archivierung Ihrer geschäftsrelevanten E-Mails.
Häufig gestellte Fragen zum DMSFACTORY EmailStore
Sie möchten mehr Informationen zu unserem DMSFACTORY EmailStore?
Die meistgestellten Fragen haben wir Ihnen hier zusammengestellt und beantwortet. Sollten Sie dennoch Fragen haben, die wir hier nicht beantworten, dann senden Sie uns jederzeit eine Anfrage über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter der Telefonnummer +49 6074 86546-0
Die meisten Dokumentenmanagementsysteme oder Enterprise-Content-Management-Systeme können E-Mails ablegen und zur Nachvollziehbarkeit von Prozessen bereitstellen.
Der DMSFACTORY EmailStore erweitert dieses Ablageprinzip um folgende Aspekte:
- Sie haben die Wahl! Legen Sie Ihre E-Mails per Drag&Drop in Ihrem DMS / ECM ab oder nehmen Sie die Ablage vor, ohne die Outlook-Oberfläche verlassen zu müssen
- Die in Ihrem DMS / ECM abgelegten E-Mails können in Outlook aufgelistet und angezeigt werden. Sie müssen also nicht erst in Ihrem System nach der passenden Nachricht suchen
- Die Eigenschaften Ihrer E-Mails können noch in Outlook hinterlegt und abgeändert werden
- Eine gefilterte Suche ist über genau diese E-Mail Eigenschaften (in Outlook) möglich
Der DMSFACTORY EmailStore untersützt folgende Outlook Versionen:
- Outlook 2007 32 Bit
- Outlook 2010 (32 Bit)
- Outlook 2010 (64 Bit)
- Outlook 2013 (32 Bit)
- Outlook 2013 (64 Bit)
- Outlook 2016 (32 Bit) (neuere auf Anfrage)
- Outlook 2016 (64 Bit) (neuere auf Anfrage)
Verwenden Sie eine der vom DMSFACTORY EmailStore unterstützten Outlook Versionen, werden darüber hinaus noch folgende Komponenten für die Verwendung der Erweiterung vorausgesetzt:
- .net Framework 4.0 inkl. Language-Pack
- Visual Studio Tools for Office Runtime (VSTOR)
- c++ redistributable
Und bei der Verwendung des EmailStores mit unserem ECM M-Files:
- M-Files ab 2015.1 bis 2024.2 (neuere auf Anfrage)