Das digitale Vertragsmanagement umfasst alle Abläufe, die mit Verträgen innerhalb Ihres Unternehmens zu tun haben: die Erstellung auf Basis genehmigter Vorlagen, die Verhandlung und Kollaboration mit internen und externen Parteien, die Freigabe durch den Workflow, die digitale Unterzeichnung, die laufende Überwachung von Fristen und Pflichten sowie die revisionssichere Archivierung. Alles in einem zentralen System, ohne Medienbrüche.

Unsere Lösung unterstützt alle Arten von Unternehmensverträgen: Lieferanten- und Kundenverträge, Miet- und Leasingverträge, Arbeitsverträge, NDAs, Wartungsvereinbarungen, Rahmenverträge und viele mehr. Die Lösung ist flexibel konfigurierbar und lässt sich an Ihre spezifischen Vertragstypen und -prozesse anpassen.

Das System überwacht alle im Vertrag definierten Fristen automatisch: Laufzeiten, Kündigungsfristen, Verlängerungsoptionen und wiederkehrende Aufgaben. Über konfigurierbare Erinnerungszeiträume (z. B. 90, 60 und 30 Tage vor Ablauf) werden die zuständigen Personen automatisch per E-Mail oder direkt im System benachrichtigt.

Die Freigabe von Verträgen erfolgt entlang vordefinierter Workflows. Das System leitet Vertragsentwürfe automatisch an die zuständigen Personen von Rechtsabteilung, Einkauf oder Geschäftsführung weiter. Alle Beteiligten können kommentieren, Änderungen vorschlagen oder freigeben. Bearbeitungsstände und Entscheidungen werden transparent und in Echtzeit dokumentiert.

Ja. Die integrierte digitale Signatur entspricht den Anforderungen der eIDAS-Verordnung. Je nach Anforderung können einfache, fortgeschrittene oder qualifizierte elektronische Signaturen verwendet werden. Der gesamte Signaturprozess wird lückenlos protokolliert und ist jederzeit nachvollziehbar.

Ja. Alle Vertragsdokumente werden revisionssicher archiviert. Die Lösung erfüllt die Anforderungen der GoBD, DSGVO und weiterer relevanter Vorschriften. Der vollständige Versionsverlauf jedes Vertrags bleibt nachvollziehbar und kann jederzeit eingesehen werden.

Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Management-Systeme bilden die zentrale Plattform für das digitale Vertragsmanagement. Sie übernehmen Erfassung, Klassifizierung, Workflow-Steuerung, Fristenüberwachung und Archivierung und sorgen für durchgängige, nachvollziehbare Prozesse.

In der Regel lassen sich ERP-, CRM- und weitere Unternehmenssysteme problemlos anbinden. So können Vertragsdaten mit Kunden-, Lieferanten- oder Projektdaten verknüpft und Prozesse ganzheitlich abgebildet werden.

Digitales Vertragsmanagement eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche – überall dort, wo regelmäßig Verträge erstellt, verwaltet und überwacht werden müssen. Besonders profitieren Unternehmen mit großem Vertragsvolumen, komplexen Freigabeprozessen oder hohem Compliance-Anspruch.

Der manuelle Aufwand reduziert sich durch den Einsatz einer digitalen Lösung erheblich. Anwenderinnen und Anwender greifen in der Regel nur noch bei Freigaben, Verhandlungen oder Ausnahmesituationen ein, während der Großteil des Prozesses (Klassifizierung, Fristenüberwachung, Erinnerungen, Archivierung) automatisiert im Hintergrund abläuft.