Ihren Posteingang einfach automatisieren

Die Digitalisierung Ihres Posteingangs sorgt für Ordnung im gesamten Unternehmen: Eingangspost wird digitalisiert, klassifiziert und zielgerichtet weitergeleitet für schnellere Prozesse ohne manuellen Aufwand.

Bei der Posteingangsautomatisierung werden Erfassung, Klassifizierung und Weiterleitung Ihrer eingehenden Post vom papierbasierten Brief bis zur digitalen Vorstufe in einem System gebündelt. Jedes Dokument wird gescannt oder digital erfasst, inhaltlich ausgelesen und automatisch sortiert.

So werden Medienbrüche zwischen Papierpost und System von Anfang an vermieden und alle relevanten Informationen stehen sofort für nachfolgende Geschäftsprozesse bereit. E-Mail-Eingänge lassen sich ergänzend über unsere Lösungen zum E-Mail-Management anbinden.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Reduzierte Fehlerquote: Die Erfassung läuft digital und systemgestützt ab, sodass menschliche Fehler in Ihren Prozessen entfallen und Sie Zeit sparen.
Gesenkte Kosten: Manuelle Weiterverarbeitung und physische Lagerung entfallen, Das spart Aufwand und Lagerkosten im gesamten Unternehmen.
Schnellere Bearbeitung:Verkürzen Sie die Durchlaufzeit Ihres Posteingangs. Ihre Mitarbeiter können schneller handeln und Anfragen zügiger beantworten.
Klare Zuständigkeiten: Jedes Dokument landet direkt bei der richtigen Abteilung. So werden Rechnungen, Verträge und Anfragen werden ohne Umwege zugestellt.
Volle Transparenz: Dank lückenloser Berichterstattung behalten Sie den digitalen Status jeder Sendung zu jeder Zeit im Blick.

Transparenz & Nachvollziehbarkeit

100 %

weniger Fehler

80 %

schnellere Suchprozesse

70 %

Unsicher welches Produkt zu Ihren Anforderungen passt?

Unser Produktfinder berücksichtigt Ihre Unternehmensgröße, Ihre Prozesse und Ihre IT-Infrastruktur. Nach weniger als 2 Minuten haben Sie die Lösung, die wirklich passt.

Produktfinder

Welche Lösung passt zu Ihnen?

Beantworten Sie 4 kurze Fragen. Wir empfehlen Ihnen die passende DMSFACTORY-Lösung.

ca. 2 Minuten

4 Fragen

DSGVO-konform

Frage 1 von 4

Wie viele Mitarbeiter hat Ihr Unternehmen?

Hilft uns, die skalierbare Lösung für Sie zu finden.

Frage 2 von 4

Was möchten Sie optimieren?

Mehrfachauswahl möglich – wählen Sie alles, was auf Sie zutrifft.

Frage 3 von 4

Nutzen Sie bereits ein DMS oder ECM?

Frage 4 von 4

Wie möchten Sie die Lösung betreiben?

Hinweis: SmartDocs ist ausschließlich als On-Premises-Lösung verfügbar.

Fast geschafft

Ihre Kontaktdaten

Wir melden uns innerhalb eines Werktags persönlich bei Ihnen.

Vielen Dank!

Wir haben eine individuelle Empfehlung für Sie gefunden.

So funktioniert der automatisierte Posteingang

Post digitalisieren

Ihre Papierpost wird einzeln oder in Stapelverarbeitung gescannt und digitalisiert. Das ist der erste Schritt hin zum durchgängigen Prozess.

Intelligente Klassifizierung

Erfassungslösungen wie ABBYY Smart Extraction oder die M-Files KI-Suite lesen den Inhalt jedes Dokuments aus und klassifizieren ihn zum Beispiel als Rechnung, Vertrag oder allgemeine Anfrage.

Automatisch sortieren und weiterleiten

Basierend auf der Klassifizierung sortiert das System jedes eingehende Dokument automatisch und leitet es direkt und ganz ohne manuellen Aufwand an die zuständige Abteilung weiter.

Workflows & Freigabe

Je nach Dokument durchläuft der Vorgang vordefinierte Workflows, wie einen Freigabeprozess für Rechnungen oder Verträge, und wird transparent protokolliert.

Revisionssicher archivieren

Nach Abschluss der Bearbeitung wird jede Unterlage revisionssicher archiviert. So ist sie zentral auffindbar für alle berechtigten Mitarbeiter und Abteilungen.

Und was bleibt für Sie zu tun?

Klassifizierung prüfen: Nur bei unklaren Fällen greifen Sie manuell ein, alle eindeutigen Dokumente Ihres Posteingangs werden automatisch sortiert und weitergeleitet.
Vorgänge abschließen: Sie erhalten die Unterlagen direkt an Ihrer zuständigen Stelle und schließen sie ohne Suchaufwand ab.
Freigeben: Nach kurzer Prüfung ist der Vorgang abgeschlossen, digital archiviert und jederzeit nachvollziehbar.

Wir haben die passende Lösung für Ihre Branche

Produktion & Fertigung

Öffentliche Verwaltungen & Hochschulen

Banken & Finanzdienstleister

Weitere Branchen

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte