Was ist ein Vorlagenmanagement?
Das sogenannte Vorlagenmanagement deckt die Erstellung, Verwaltung und Bereitstellung von Vorlagen für Dokumente, Grafiken und andere Dateien innerhalb eines Unternehmens ab. Dabei wird nicht nur definiert, welchem Corporate Design die Inhalte entsprechen müssen, sondern auch welche Textbausteine in welchem Dokument enthalten sein müssen und welche bspw. optional sind.
Aber auch die Vergabe von Zugriffsrechten bildet einen wichtigen Baustein des Vorlagenmanagements. So sollte klar definiert sein, wer welche Vorlage einsehen, bearbeiten, löschen oder zur Erstellung neuer Inhalte verwenden darf.
Wieso ist ein effizientes Vorlagenmanagement so wichtig?
Die Rechtsgültigkeit der von Ihnen erstellten und verbreiteten Dokumente kann schon mit nur einem falsch platzierten Wort hinfällig sein! Um genau das zu vermeiden, ist es wichtig, ein zentrales Vorlagenmanagement zu haben, das dafür sorgt, dass immer alle Vorlagen aktuell, korrekt und sicher zur Verfügung gestellt werden können. Aber wie können Sie Ihr Vorlagenmanagement so effizient gestalten? Die Lösung liegt auf der Hand: Mit der Automatisierung Ihrer Dokumentenerstellung und den weiteren Schritten eines Dokumentenlebenszyklus.
Was ist die automatisierte Dokumentenerstellung?
Viele Menschen unterschätzen, wie wichtig eine konforme Dokumentenerstellung für den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes ist. Weil jedes externe Dokument ein Aushängeschild Ihres Unternehmens ist und alle internen Dokumente so gestaltet sein sollten, dass sie schnell verstanden und effizient bearbeitet werden können, ist es mit copy & paste definitiv nicht getan!
Es gibt eine Möglichkeit, um beim Erstellen neuer Dokumente rechtskonform, zuverlässig und transparent zu bleiben und dabei entsprechend des Corporate Designs Ihres Unternehmens zu handeln: Die Automatisierung des gesamten Prozesses der Dokumentenerstellung!
Als Corporate Design wird ein wichtiger Teil der Corporate Identity, der Unternehmensidentität, bezeichnet. Er umfasst die visuelle und sprachliche Gestaltung einer Marke und verfolgt das Ziel, die Identität und Werte eines Unternehmens, wie einen roten Faden, in allen Inhalten an KundInnen, Interessierte und Co. zu transportieren.
Wie funktioniert das Ganze?
Zu Beginn müssen die verschiedenen Dokumententypen und Textbausteine definiert und rechtlich geprüft werden. So können Sie und Ihr Team anschließend konforme Dokumente klassisch nach dem Baukastensystem erstellen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Die Automatisierung der Dokumentenerstellung sorgt dafür, dass Sie in Ihrem Unternehmen ein einheitliches und sicheres Vorlagenmanagement vorweisen können und alle Dokumente in Ihren Prozessen aktuell und korrekt sind. Worauf warten Sie noch? Profitieren auch Sie von folgenden Vorteilen:
Reduzierte Kosten
Mit der Automatisierung der Erstellung Ihrer Dokumente sparen Sie Geld! Denn ab jetzt lassen sich Dokumente schnell und einfach erstellen. Sie können Ihre HR-Ressourcen gewinnbringender einsetzen und sparen so bares Geld!
Einfache Kollaboration
Die ideale Software bietet die Möglichkeit auch Externe direkt in den Erstellungsprozess neuer Dokumente miteinzubeziehen und so sparen Sie sich lange und missverständliche Abstimmungsschleifen.
Keine Fehler mehr
Ihre Vorlagen sind immer up-to-date und es liegen immer die korrekten Informationen und Textbausteine bereit. Alle neu erstellten Dokumente entsprechen ihrer Vorlage und Fehlerpotenzial gibt es keins mehr!
Sie sparen Zeit
Automatisieren Sie den Prozess der Dokumentenerstellung, sparen Sie sich viel Zeit. Vor allem die Zusammenstellung der Inhalte, sowie Überarbeitungen und Prüfungen laufen schneller ab und die lange Suche nach passenden Inhalten gehört der Vergangenheit an.
Mehr Sicherheit
Mit den vorgefertigten und zuvor (rechtlich) geprüften Textbausteinen sorgen Sie dafür, dass auch alle neu erstellten Dokumente rechtskonform und nachvollziehbar erstellt werden. Die Vergabe von Zugriffsrechten runden das Ganze dann ab.
Flexibilität
Indem Sie immer direkt die richtige und aktuelle Vorlage parat haben und genau wissen, welche Bestandteile im zu erstellenden Dokument unabdingbar sind, können Sie flexibel und unabhängig von Zeit und Ort neue Dokumente erstellen.
So können Sie Ihr Vorlagenmanagement automatisieren
Nun fragen Sie sich, wo Sie anfangen sollen und wie auch Sie Ihr Vorlagenmanagement bzw. die Dokumentenerstellung automatisieren können? Ganz einfach: Mit M-Files Ment – Dem No Code Self-Service-Tool zur automatisierten Dokumentenerstellung! Und das Gute daran ist, dass die Nutzung von M-Files Ment in nur 15 Minuten erlernt werden kann. Bedeutet:
- Keine lange Planung vorab
- Keine aufwändige Einführungsphase
- Keine MitarbeiterInnen, die mit der Nutzung nicht vertraut sind
- Und noch viele weitere Herausforderungen, die Sie und Ihr Team sich mit M-Files Ment sparen können!
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte