Software für ECM und Informationsmanagement
Enterprise Content Management (ECM) geht nach dem Dokumentenmanagement noch einen Schritt weiter. Denn eine Software für das ECM, das ebenfalls ECM genannt wird, umfasst neben dem Management von Dokumenten den gesamten Lebenszyklus sämtlicher Informationen im Unternehmen jeglicher Form: Dokumente, E-Mails, Daten und andere Informationen. Es vereint strukturierte und unstrukturierte Daten an einem Ort und trägt somit maßgeblich zum funktionierenden Informationsfluss im Unternehmen bei. Dazu kommen Funktionen für die digitale Zusammenarbeit, Workflows zur Abbildung und Automatisierung von Prozessen und Aufgaben zur Sicherstellung der Compliance. All das macht ein ECM zu einem zentralen Teil des unternehmensweiten Informationsmanagements.
Immer & überall
Von der Erfassung bis zur Langzeitarchivierung oder Vernichtung: In einem ECM ist alles abgedeckt. Es erfasst, verwaltet und speichert Informationen und macht diese überall für die autorisierten Nutzenden zugänglich. Durch die maximale Flexibilität können Sie Ihr ECM für nahezu jeden erdenklichen Anwendungsfall konfigurieren und Ihre gesamten administrativen Aufgaben unternehmensweit vereinfachen, beschleunigen und transparenter gestalten.
Digitale Zusammenarbeit mit einem ECM
Funktionen für die digitale Kollaboration ermöglichen es Ihren Teams, die an verschiedenen Standorten oder zum Teil im Homeoffice arbeiten, gemeinsam an digitalen Inhalten zu arbeiten. Versehen Sie Dokumente mit Kommentaren, erstellen Sie Ad-hoc-Aufgaben oder erweitern Sie Ihr ECM um Hubshare und ermöglichen Sie somit auch die einfache Zusammenarbeit mit externen Parteien wie KundInnen. All das erleichtert die Kollaboration deutlich!
Sicher automatisiert
Definieren Sie Ihre Prozesse in Form von Workflows und versehen Sie Aufgaben mit Bearbeitungsfristen. Somit wird die tägliche Arbeit transparenter gestaltet und jeder weiß zu jeder Zeit, was zu tun ist. Änderungen werden protokolliert und sind somit auch rückblickend nachvollziehbar. Mit einem ECM können Sie zum Beispiel einen Freigabeprozess abbilden. Dadurch gelangt das Dokument, das freigegeben werden soll, immer automatisch an die berechtigten Personen.
Ein ECM - viele Anwendungsfälle
Vertragsmanagement
Managen Sie Ihre Verträge über den gesamten Lebenszyklus hinweg digital in Ihrem ECM – inklusive vieler auf das Vertragsmanagement spezialisierter Funktionen.
Qualitätsmanagement
Definieren Sie sämtliche Prozesse, schulen Sie die Mitarbeitenden und sichern Sie die Compliance. In einem digitalen Qualitätsmanagementsystem (QMS) basierend auf einem ECM haben Sie alle qualitätsrelevanten Dokumente und Daten zentral in einer Anwendung und sind jederzeit für Audits bereit.
Digitale Akten
Bilden Sie Ihre Akten 1:1 digital ab und sorgen Sie so für einen verbesserten Informationsfluss und überall verfügbare Informationen.
Personalmanagement
Verwalten Sie alle Personaldaten und Dokumente digital und zentral in einer Anwendung und automatisieren Sie Prozesse wie das Beantragen von Urlaub und viele mehr.
Eingangsrechnungsverarbeitung
Verarbeiten Sie Ihre eingehenden Rechnungen automatisiert und archivieren Sie diese sicher in Ihrem ECM.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Mehr Produktivität
Der schnelle Zugriff auf alle Dokumente und Informationen erspart langes Suchen. Sie können Ihre Zeit in wichtigere Aufgaben stecken und produktiver arbeiten.
Reduzierte Kosten
Durch die zügige Bearbeitung von Prozessen und dem schnellen Finden von Dokumenten und Informationen sparen Sie bares Geld.
Sicherer Zugriff
Die ausgefeilte Vergabe von Zugriffsrechten sowie protokollierte Änderungen an allen Inhalten sorgen für Sicherheit und die Einhaltung von Compliance-Vorschriften.
Workflows
Mit Hilfe von Workflows lassen sich Prozesse definieren und automatisiert bearbeiten und dabei Bearbeitungsfristen vergeben. Somit weiß jede/r immer, was gerade zu tun ist.
Zusammenarbeit
In einem ECM können alle auch Team-übergreifend gemeinsam an den Inhalten arbeiten: im Büro, im Homeoffice und an unterschiedlichen Standorten.
Flexibilität
Ein ECM lässt sich zum einen durch Workflows und die individuelle Einrichtung flexibel konfigurieren und zum anderen für verschiedene Anwendungsfälle erweitern.
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Ergänzende Informationen
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