Der Digital Workplace

Was? Warum? Wie? Wir klären auf!

Verwirrungen um den Digital Workplace

Das Verständnis eines Digital Workplace ist breit gefächert. Bei den einen geht es bei der Einführung des Digital Workplace einfach nur darum, neue Laptops inklusive Zubehör zu kaufen und als „Arbeitsplatz von morgen“ anzupreisen, weil es sich so nicht nur vom Schreibtisch im Büro aus arbeiten lässt. Für die anderen geht es darum, wie man seinen Arbeitsplatz zu Hause einrichtet, welche Tools man für die Arbeit im Homeoffice nutzen sollte und wie man trotz Verschmelzung von Arbeit und Privatleben durch die Arbeit von zu Hause aus auf sich achtet und etwas für seine eigene Gesundheit tut. Doch der Digital Workplace ist mehr als das! Die richtige Umsetzung ermöglicht Freiheit und Flexibilität für MitarbeiterInnen. Gleichzeitig erfordert er ein umfassendes Sicherheitskonzept seitens IT und Management sowie die Anpassungsfähigkeit und die Offenheit für Neues aller Beteiligten. Denn der Digital Workplace ist eben mehr als nur die Arbeit von zu Hause aus.

Was bedeutet "Digital Workplace"?

In unserem Glossar haben wir den Begriff „Digital Workplace“ wie folgt definiert: „Der Digital Workplace ist der „digitale Arbeitsplatz“ und stellt die Weiterentwicklung des räumlichen Büro-Arbeitsplatzes im Zuge der digitalen Transformation dar. Dabei handelt es sich um eine zentrale Arbeitsplattform, die Informationen, Tools und Services des Unternehmens zur Verfügung stellt, auf die orts- und meist auch zeitunabhängig zugegriffen werden kann. So stehen ArbeitnehmerInnen die Gesamtheit der notwendigen Mittel zur Verfügung, um die Arbeit unabhängig von Ort und Zeit auszuüben.“ (Quelle: Glossar – Digital Workplace). Er ist also nicht die Weiterentwicklung der etablierten Arbeitsweise, sondern erfordert ein komplettes Umdenken auf beiden Seiten: sowohl den ArbeitgeberInnen als auch den ArbeitnehmerInnen. Ziel ist die reibungslose Zusammenarbeit aller Mitarbeitenden, auch wenn sich diese nicht alle zur gleichen Zeit am gleichen Ort aufhalten, sondern (zum Teil) remote arbeiten. Und die Basis dafür bildet die passende informationstechnische Infrastruktur!

Warum sollte ich über den Digital Workplace nachdenken?

Die Vorteile der Arbeit im Sinne des Digital Workplace sind vielfältig. Durch das flexible und ortsunabhängige Arbeiten steigt die Mitarbeiterzufriedenheit und der schnellere Informationsaustausch in den Teams und auch über die Abteilungen hinweg. Das führt zu einer höheren Produktivität. Letztendlich fördert dies auch die Innovationsfähigkeit des gesamten Unternehmens. Eine Studie von Avanade besagt, dass 88% der Unternehmen, die mindestens eine Anwendung im Sinne des Digital Workplace eingeführt haben, rentabler sind als ihre Mitbewerber, die noch keinen Schritt in diese Richtung gegangen sind (Quelle: Studie zum digitalen Arbeitsplatz | Avanade DACH).

Die neuen Fach- und Führungskräfte fordern neues Arbeiten. Bieten Sie also Ihren MitarbeiterInnen ein innovatives Arbeitsumfeld und bleiben Sie als Arbeitgeber attraktiv für die heranwachsende Generation. Starre Arbeitsumgebungen und aus deren Perspektive veraltetes Arbeiten schrecken sie ab – sie wollen mehr Freiheit und Selbstständigkeit und sehen das flexible Arbeiten mit Laptop und Firmenhandy im Büro und im Homeoffice mittlerweile als normal an. Das belegt eine Aussage von Deloitte, nach der sich 64% der Angestellten einen schlechter bezahlten Job wählen würden, wenn sie in diesem nicht immer im Büro arbeiten müssen (Quelle: The_digital_workplace.pdf | Deloitte).

Ganz nebenbei schont der Digital Workplace auch noch die Umwelt, weil Sie zum einen nichts mehr drucken müssen und somit Papier sparen und zum anderen Fahrtwege durch Homeoffice und Online-Konferenzen sparen.

Wie führe ich den Digital Workplace ein?

Viele Unternehmen haben bereits verschiedene Lösungen rund um den Digital Workplace wie zum Beispiel Kollaborations-Tool wie Microsoft Teams oder Enterprise-Content-Management-Systeme wie M-Files eingeführt. So möchten sie den Dokumentenfluss im Unternehmen und die Kommunikation aufrecht halten, wenn die Mitarbeitenden nicht alle an einem Ort arbeiten. Doch schöpfen Sie das gesamte Potential Ihrer digitalen Lösungen bereits aus? Der Digital Workplace sollte Teil einer ganzheitlichen und unternehmensweiten Digitalisierungsstrategie sein und erfordert mehr als ein paar neue Anwendungen und neue Hardware. Dabei sollten Sie auch darauf achten, dass der ortsunabhängige Zugriff auf alle Dokumente und Informationen ermöglicht wird, aber gleichzeitig die Sicherheit dieser Informationen gewährleistet bleibt.

Unser Tipp: Wenden Sie sich an einen Experten und lassen Sie sich umfassend zur Umsetzung des Digital Workplace beraten. Denn dabei gibt es einige wichtige Rahmenbedingungen, die Sie beachten sollten, damit der Digital Workplace in Ihrem Unternehmen sein volles Potential entfalten kann.

Sie möchten mehr erfahren oder zweifeln noch?

„Der Digital Workplace funktioniert bei uns nicht und bringt uns keine Vorteile“ – Diese Aussage habe ich schon häufig gehört.  Sie möchten erfahren, wie wir mit Ihnen den Digital Workplace erfolgreich umsetzen würden? Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie und zeige Ihnen, wie Sie den maximalen Mehrwert herausholen!

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Unsere Impulse für Sie

Fernzugriff ist das A und O

Den Fernzugriff auf alle relevanten Dokumente und Daten zu ermöglichen ist der Dreh- und Angelpunkt des Digital Workplace. Wählen Sie hierfür eine unternehmensweite Lösung, die es ermöglicht, sämtliche Inhalte schnell zu finden, zu bearbeiten und gemeinsam zu nutzen – unabhängig davon, wo diese gespeichert sind (z.B. in Netzwerkordnern, ERP, CRM). Hier bietet Ihnen ein Enterprise-Content-Management-System (kurz ECM) die perfekte Basis. Durch die Nutzung eines zentralen ECM stellen Sie sicher, dass alle problemlos an den Dokumenten zusammenarbeiten können.

Sicherheit der Dokumente & Daten

Die Sicherheit der abgelegten Dokumente und Daten sollte jederzeit gewährleistet werden. Dafür sorgen rollenbasierte Zugriffsrechte, Audit Trails sowie Verschlüsselung von Unternehmensdateien während der Übertragung und bei der Speicherung. Nice to have: schauen Sie nach einem ECM, das für weitere Anwendungsfälle wie Vertragsmanagement oder Qualitätsmanagement ausbaufähig ist.

Anbindung der internen Kommunikation

Doch mit einem ECM alleine ist es häufig noch nicht getan. Einige Unternehmen nutzen für die interne Kommunikation das Kollaborations-Tool Microsoft Teams. Integrieren Sie einfach ein ECM in die Teams-Oberfläche und bringen Sie so Struktur und Sicherheit in die dynamische Umgebung und schützen Ihre IT-Infrastruktur und sensiblen Daten zuverlässig.

Ihre Vorteile durch den Digital Workplace

Zufriedenheit

Sorgen Sie durch flexibles Arbeiten für mehr Zufriedenheit und Produktivität unter Ihren MitarbeiterInnen.

Flexibilität

Ermöglichen Sie durch den zentralen Zugang zu allen Dokumenten und Daten von überall aus flexibles Arbeiten.

Informationssicherheit

Stellen Sie die Sicherheit Ihrer Dokumente und Daten sicher und vermeiden Sie die Entstehung von Schatten-IT.

Lassen Sie sich kostenfrei beraten

Vereinbaren Sie Ihren Beratungstermin bequem über unser Buchungstool. An dem vereinbarten Termin werden wir Sie telefonisch unter der von Ihnen angegebenen Telefonnummer kontaktieren und mit Ihnen alle Ihre Fragen durchgehen. Nach dem Termin werden keine Fragen mehr offen sein und Sie haben einen Eindruck darüber, wie Ihnen unsere Lösungen den Arbeitsalltag erleichtern können.

So geht´s:

  1. Wählen Sie einen für Sie passenden Termin.
  2. Füllen Sie die erforderlichen Kontaktfelder (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) aus.
  3. Teilen Sie uns gerne im Formular oder im Nachgang per E-Mail Ihre Fragen, Problemstellungen oder Erwartungen mit. So können wir uns bestens auf Ihre Anforderungen vorbereiten.
  4. Dann müssen Sie lediglich zu dem vereinbarten Termin telefonisch erreichbar sein. Sie brauchen nichts weiter vorzubereiten.

Selbstverständlich behandeln wir alle Daten streng vertraulich gemäß unserer Datenschutzerklärung.

Sie gehören zu den Kurzentschlossenen und möchten am liebsten jetzt gleich beraten werden? Dann rufen Sie uns einfach an: +49 6074 86546-222.

Lassen Sie sich kostenfrei beraten

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  1. Wählen Sie einen für Sie passenden Termin.
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  3. Teilen Sie uns gerne im Formular oder im Nachgang per E-Mail Ihre Fragen, Problemstellungen oder Erwartungen mit. So können wir uns bestens auf Ihre Anforderungen vorbereiten.

Selbstverständlich behandeln wir alle Daten streng vertraulich gemäß unserer Datenschutzerklärung.

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Sie möchten uns lieber per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren und einen Termin für eine unverbindliche Produkt-Demo oder ein umfassendes Beratungsgespräch vereinbaren? Kein Problem, diese Möglichkeiten haben Sie auf unserer Kontakt-Seite.

Wissen rund um den Digital Workplace

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Der Digital Workplace – Top oder flop? Woran scheitert die effiziente Zusammenarbeit trotz papierlosem Büro?

Blogartikel: Digital Workplace

Flexibel und ortsunabhängig arbeiten? Der Digital Workplace macht´s möglich! Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten sollten.

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