Digitalisierung im Projektmanagement
Wirklich alle Informationen an einem Ort
Digital über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg
Digitalisierung bedeutet auch im Projektmanagement massive Veränderungen im Bereich der Organisation und Kommunikation sowie der Geschäftsprozesse. Agile Vorgehen, sich ständig ändernde Anforderungen und immer kürzere Entwicklungs- und Produktzyklen beschleunigen unsere Art, zu arbeiten. Dazu kommt, dass die Menge der vorhandenen Informationen so groß ist wie nie zuvor und stetig wächst. Um das alles zu meistern, gibt es viele digitale Lösungen für die Erfassung von Informationen, das Management von Dokumenten und Daten sowie für den teamübergreifenden Austausch von Unterlagen. Meist sind diese Anwendungen jedoch nicht miteinander vernetzt. Informationssilos entstehen und die an einem Projekt beteiligten Personen sind mehr damit beschäftigt, die benötigten Informationen zu suchen, als zielführend am Projekt zu arbeiten.
Die Lösung: Eine Single Source of Truth, in der Sie alle Prozesse, Dokumente und Daten zusammenfassen und auf die alle Mitarbeitenden eines Projektes zu jeder Zeit und von überall aus zugreifen können. Hier eignet sich der Einsatz eines Enterprise-Content-Management-Systems (ECM), das nicht nur all Ihre Dokumente und Informationen zentral verwaltet, sondern über vielfältige Schnittstellen Ihre vorhandenen Anwendungen wie ERP, CRM und viele mehr an sich anschließen und die dort abgelegten Daten aufbereiten kann. Das zentrale Management aller projektbezogenen Informationen und die dynamische Vergabe von Zugriffsrechten erleichtern die Arbeit an einem Projekt – nicht nur über die verschiedenen Abteilungen, sondern auch über die Grenzen Ihres Unternehmens hinaus!
Verbesserte digitale Zusammenarbeit
Je größer und komplexer ein Projekt, desto mehr Personen arbeiten daran mit – und das übergreifend über Teams, Standorte und manchmal sogar Unternehmen. Durch den Einsatz eines ECM gelingt Ihnen die Zusammenarbeit an den Dokumenten spielend leicht, denn in ihm greift jeder zu jeder Zeit auf den aktuellen Informationsstand zu. Unsere Lösungen hierfür lassen sich flexibel an Ihre Strukturen anpassen. Organisieren Sie beispielsweise alle zu einem Projekt gehörenden Dokumente in digitalen Akten oder erweitern Sie Ihr ECM um ein digitales Portal, über das Sie den Austausch großer Datenmengen mit externen Beteiligten managen.
Das Ergebnis: Es entstehen keine Duplikate, Informationen sind so leicht auffindbar wie mit einer Suchmaschine, der Informations- und Wissensaustausch wird verbessert und Sie erhöhen die Produktivität Ihrer Teams immens.
Definierte Prozesse durch Workflows
Definieren Sie Ihre Geschäftsprozesse mit digitalen Workflows. In ihnen können Sie Regeln zur Sichtbarkeit von Inhalten festlegen, Aufgaben mit Fristen versehen und Verantwortlichkeiten für einzelne Bereiche definieren. Wie wäre es mit einem festgelegten Freigabeprozess, mit dem die erstellten Dokumente automatisch an die verantwortlichen NutzerInnen gelangen, die sogar mit einer digitalen Signatur die Freigabe nachweisbar erteilen? Ihrer Kreativität sind hierbei keine Grenzen gesetzt!
Sicheres Teilen von Dokumenten & Daten
Funktionen wie zentral vergebene Zugriffsrechte und protokollierte Änderungen an allen Inhalten erhöhen Transparenz und die Sicherheit Ihrer Dokumente, Daten und Informationen. Definieren Sie einfach Regeln, nach denen die Zugriffsrechte vergeben werden. Auch Externe können Zugriff auf die für sie freigegebenen Unterlagen erhalten und gemeinsam mit Ihnen daran arbeiten. So müssen keine Dokumente mehr per E-Mail hin und her geschickt oder über ein Sharing-Tool ausgetauscht werden, sondern bleiben zu jeder Zeit sicher in Ihrem ECM.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte
Ihre Vorteile auf einen Blick
Alle Informationen immer aktuell
Alle Dokumente und Daten liegen immer in der aktuellsten Version zentral ab, wodurch keiner mehr versehentlich mit alten Beständen arbeitet.
Schnell und transparent arbeiten
Ihre Prozesse sind klar definiert, Aufgaben werden den betroffenen NutzerInnen zugewiesen und mit Fristen versehen, wodurch nichts mehr liegen bleibt.
Eine Single Source of Truth
Vielfältige Schnittstellen ermöglichen es Ihnen, alle Informationen zentral zu verwalten und mit den Daten aus Ihren bestehenden Anwendungen zu verknüpfen.
Passende Lösungen für den Einsatz im Projektmanagement
Digitales Portal
Nutzen Sie ein digitales Portal als Plattform für die digitale Zusammenarbeit an Dokumenten mit externen Parteien.
Digitale Akten
Organisieren Sie Ihre Dokumente und Daten in digitalen Akten inklusive Aktenrücken und Ihrer gewohnten Aktenstruktur.
Integration in MS Teams
Verbinden Sie Ihr ECM mit MS Teams und teilen Sie intern und extern immer nur die Dokumente, die die anderen sehen dürfen.
Lernen Sie uns kennen
Online-Seminar
Die vier Säulen eines erfolgreichen ECM
Erfahren Sie in der kostenlosen Aufzeichnung, wie Sie ein Enterprise-Content-Management-System in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen.
Online-Seminar
Eingangsrechnungsverarbeitung
In unserer kostenlosen Aufzeichnung erfahren Sie, wie Ihren die Automatisierung des Rechnungseingangs mehr Effizienz bringt.
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Unsere Online-Seminare auf einen Blick
Hier finden Sie eine Übersicht über alle anstehenden Termine und Themen, sowie alle Aufzeichnungen. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!