Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung

Ein effizientes Dokumentenmanagement bildet die Basis erfolgreicher Geschäftsprozesse

Rechnungen, Verträge, Arbeitspapiere – jedes Dokument enthält wichtige Informationen, die in einem bestimmten Kontext stehen und die für eine definierte Zeit verfügbar gehalten werden müssen.

Die manuelle Verwaltung papierbasierter Dokumente ist nicht nur zeit- und kostenaufwendig, sie birgt auch erhebliche Risiken: Oft sind solche Dokumente nur unzureichend vor Verlust oder dem Zugriff Unbefugter geschützt. Und auch an ein verteiltes Arbeiten ist mit papierbasierten Dokumenten kaum zu denken.

Doch auch mit einer einfachen Digitalisierung der Dokumente ist es nicht getan. Eine Vielzahl solcher Vorhaben scheitert an der Organisation und Verwaltung digitaler Dokumente. Für diese Zwecke sind elektronische Archiv- und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) die passende Technologie und das Herzstück jeder digitalen Dokumentenarchitektur.

M-Files ECM

Unsere Empfehlung: M-Files ECM

Mit M-Files erhalten Sie momentan das wahrscheinlich innovativste DMS/ECM-System auf dem Markt. Intuitiv in der Bedienung und vollständig in Windows integriert unterstützt es Sie mit Hilfe künstlicher Intelligenz im Arbeitsalltag.

Als Systemintegratoren konzentrieren wir uns seit 1995 auf Lösungen im Bereich des Dokumentenmanagements und können auf zahlreiche erfolgreiche Projekte zurückblicken. Als herstellerunabhängiger Lösungsanbieter erstellen wir mit Technologien marktführender Hersteller (unter anderem Saperion und M-Files) und eigenentwickelten Produkten ganzheitliche DMS- und Archivlösungen: Von der Dokumentenerfassung, über die Verwaltung der Dokumente mit Hilfe elektronischer Akten bis hin zur rechtskonformen Archivierung haben Sie mit der DMSFACTORY den richtigen Partner an der Hand!

Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) sparen Sie Zeit und Kosten!

Moderne Dokumentenmanagement-Systeme decken mittlerweile den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments ab. Extrahieren Sie geschäftsrelevante Informationen direkt beim Eingang des Dokuments und übermitteln Sie diese Informationen automatisch an weiterverarbeitende Systeme. Revisionssicher wird ihr Dokument anschließend im DMS erfasst, wobei der Zugriff auf sensible Informationen durch die Rechteverwaltung des Dokumentenmanagement-Sytems geschützt ist.

Erfolgen Annotationen, werden diese revisionssicher dokumentiert, bevor das Dokument rechtskonform archiviert wird. Bei allen Arbeitsschritten werden Sie durch durchdachte Funktionen wie der Volltextsuche nach Informationen oder der Wiedervorlage unterstützt.

Und was ist mit E-Mails? Auch dieses geschäftsrelevante Dokument wird konsequent in Ihrem DMS verwaltet, beispielsweise mit dem DMSFACTORY EmailStore!

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Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb