Vernetzte Informationen in der Immobilien-Branche

Dank intelligentem Enterprise-Content-Management

Behalten Sie den Überblick!

In der Immobilienbranche haben Sie jede Menge wichtiger Unterlagen zu verwalten: Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Bauakten und viele mehr. Diese müssen alle dem richtigen Wohnobjekt, Mieter und Vermieter zugeordnet werden – keine leichte Aufgabe! Zusätzlich müssen sie wichtige Entscheidungen treffen. Welches Gebäude sollten wir als nächstes kaufen? Sollten wir dieses Gebäude renovieren oder so verkaufen? Und auch Ad-hoc Anfragen müssen zeitnah bearbeitet werden, damit ein exzellenter Service gewährleistet ist.

Wir haben da was für Sie: Eine Software-Lösung, in der Sie alle Unterlagen, Daten und Informationen zentral abspeichern können. Jedes Dokument wird nach seiner Art klassifiziert und kann Personen und Objekten zugeordnet werden. Darauf können Sie dann geräteunabhängig sogar mobil zugreifen. Und auch die Entscheidungsfindung wird erheblich erleichtert, denn so haben Sie alle Informationen und Dokumente über alle Gebäude, Geschäftspartner, Mieter usw. übersichtlich an einem Ort. Die Zeit, die Sie somit sparen, können Sie sinnvoller in Ihre Kunden, Mieter und in fundierte Entscheidungen investieren.

Für all das ist keine Migration notwendig! Ihre Daten und Dokumente können an ihrem ursprünglichen Ort bleiben, denn dank dem Intelligent Metadata Layer und den vielfältigen Konnektoren kann das ECM von M-Files, auf dem unsere Lösung basiert, auf alle unternehmensweiten Daten zugreifen und diese zentral abbilden.

Von der Eingangsrechnungsverarbeitung, dem Vertrags- und Mietermanagement bis hin zur Gebäudeinstandhaltung und dem Management von Anfragen können Sie alles in einem ECM abbilden.

Prozesse mit Workflows automatisieren

Egal ob es sich um die Erstellung eines neuen Vertrages, seine Verlängerung oder einen Kündigungsprozess handelt: in einem ECM lassen sich alle erdenklichen Prozesse als digitaler Workflow abbilden. Die Workflows stellen sicher, dass die richtige Person benachrichtigt wird, sobald sie eine Aufgabe erledigen muss und dass die Prozesse eingehalten werden.

Bei der Erstellung neuer Dokumente unterstützt Sie die Vorlagenfunktion. Sie können jedes Dokument als intelligente Vorlage definieren, mit denen Ihre Mitarbeiter dann mit wenigen Klicks einheitliche neue Dokumente erstellen können wobei dynamische Felder automatisch mit den aktuellen Informationen ausgefüllt werden. Das ausgeklügelte dynamische Management der Zugriffsrechte stellt dabei sicher, dass nur autorisierte Nutzer die vertraulichen Informationen einsehen und / oder bearbeiten können.

Effizientes Vertragsmanagement

Unsere Vertragsmanagement-Lösung unterstützt Sie über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg! Funktionen wie die Versionskontrolle bei der Erstellung eines neuen Vertrages, die Erinnerungsfunktion bei anstehenden Fristen oder die rechtssichere Archivierung ermöglichen Ihnen eine schnelle und fehlerfreie Arbeit.

Sensible Daten sicher aufbewahrt

Unternehmen in der Immobilienbranche müssen für gewöhnlich eine große Menge sensibler Daten über Immobilienbesitzer, Mieter und anderen Geschäftspartnern sicher speichern und zeitgleich den direkten Zugriff auf diese Daten gewährleisten. Mit einem ECM gelingt Ihnen dieser Spagat: Alle Dokumente und Daten werden zentral aufbewahrt und verwaltet, der Zugriff auf sie streng kontrolliert und protokolliert, während ein ausgeklügeltes Rechtesystem sicherstellt, dass auch nur autorisierte Nutzer die sensiblen Daten sehen und / oder bearbeiten können. Unser RetentionScheduler stellt außerdem sicher, dass die Aufbewahrungsfristen der Dokumente und Daten eingehalten werden und die Informationen bei Bedarf nach einer gewissen Zeit archiviert oder vernichtet werden.

Eingangsrechnungsverarbeitung leicht gemacht

Automatisieren Sie die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen enorm. Eingehende Rechnungen werden umgehend digitalisiert, sofern sie nicht bereits digital eintreffen, und anschließend automatisch mit Hilfe von OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Informationen wie Absender, Rechnungsnummer und Beträge werden erkannt und mit Ihren Stammdaten verglichen. Danach werden die ausgelesenen Rechnungsdaten an einen vorher definierten Freigabeworkflow gegeben, der die weitere Bearbeitung sicherstellt. Zu guter letzt wird die Rechnung mit allen enthaltenen Information revisionssicher im digitalen Archiv gespeichert.

Und wenn Sie Rechnungen an Unternehmen der öffentlichen Hand stellen müssen oder von ihnen bekommen, dann nutzen Sie doch einfach unsere XRechnungs-Erweiterung. Mit ihr visualisieren Sie die kryptischen Rechnungen, ohne sie konvertieren zu müssen, und erstellen sie einfach aus Vorlagen heraus.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Alles auf einen Blick

Hier sammeln Sie Dokumente, Daten und Informationen rund um Ihre Immobilien oder Bauvorhaben.

Mobiler Zugriff

Dank der passenden App und einer Web-Anwendung können Sie von überall aus auf Ihre Dokumenten und Daten zugreifen.

Rechtskonform arbeiten

Verträge werden rechtskonform erstellt und verwaltet. Alle Änderungen werden dabei protokolliert.

Kollaboration

Dank unkompliziertem Teilen der Dateien intern und extern gelingt die gemeinschaftliche Bearbeitung ganz einfach.

Automatisierung

Wiederkehrende Aufgaben und Prozesse können automatisiert werden. So sparen Sie Zeit und Geld.

Immer up-to-date

Inklusive aller Updates rund um Features, Bug-Fixes und Sicherheit. Keine manuellen Updates erforderlich. Damit entgeht Ihnen nichts!

„Gestiegene Transparenz über den Rechnungsstatus und weniger Skontoverluste, […] Wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken.“
Unser Kunde City-1-Group
Vassilios Farmakis
City 1 Group

So machte es die ZIEGERT Bank- und Immobilienconsulting GmbH

Anja Nehse von der ZIEGERT Bank- und Immobilienconsulting GmbH berichtet im Interview von der Zusammenarbeit mit uns, wie ein ECM das Problem mit der Übersicht über alle Daten und Informationen lösen konnte und wie sie die Papiernutzung minimieren konnten, und so ihrem Ziel der nachhaltigen Arbeit einen Schritt näher sind.

Schauen Sie sich jetzt das gesamte Video an und profitieren auch Sie von einem intelligenten ECM für alle unternehmensweiten Daten und Dokumente!

Lassen Sie sich kostenfrei beraten

Vereinbaren Sie Ihren Beratungstermin bequem über unser Buchungstool. An dem vereinbarten Termin werden wir Sie telefonisch unter der von Ihnen angegebenen Telefonnummer kontaktieren und mit Ihnen alle Ihre Fragen durchgehen. Nach dem Termin werden keine Fragen mehr offen sein und Sie haben einen Eindruck darüber, wie Ihnen unsere Lösungen den Arbeitsalltag erleichtern können.

So geht´s:

  1. Wählen Sie einen für Sie passenden Termin.
  2. Füllen Sie die erforderlichen Kontaktfelder (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) aus.
  3. Teilen Sie uns gerne im Formular oder im Nachgang per E-Mail Ihre Fragen, Problemstellungen oder Erwartungen mit. So können wir uns bestens auf Ihre Anforderungen vorbereiten.
  4. Dann müssen Sie lediglich zu dem vereinbarten Termin telefonisch erreichbar sein. Sie brauchen nichts weiter vorzubereiten.

Selbstverständlich behandeln wir alle Daten streng vertraulich gemäß unserer Datenschutzerklärung.

Sie gehören zu den Kurzentschlossenen und möchten am liebsten jetzt gleich beraten werden? Dann rufen Sie uns einfach an: +49 6074 86546-222.

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  1. Wählen Sie einen für Sie passenden Termin.
  2. Füllen Sie die erforderlichen Kontaktfelder (Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer) aus.
  3. Teilen Sie uns gerne im Formular oder im Nachgang per E-Mail Ihre Fragen, Problemstellungen oder Erwartungen mit. So können wir uns bestens auf Ihre Anforderungen vorbereiten.

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Sie möchten uns lieber per E-Mail oder Kontaktformular kontaktieren und einen Termin für eine unverbindliche Produkt-Demo oder ein umfassendes Beratungsgespräch vereinbaren? Kein Problem, diese Möglichkeiten haben Sie auf unserer Kontakt-Seite.

Lernen Sie uns kennen

Online-Seminar

Die digitale Bauakte

Erfahren Sie, Sie mit der digitalen Bauakte immer den Überblick behalten.

Donnerstag den 10. Dezember um 11 Uhr

Online-Seminar

Zeit für ECM! Deutschland digitalisiert

Erfahren Sie, wie Sie durch ein ECM von unternehmensweit vernetzten Informationen profitieren.

Aufzeichnung vom 21. November 2019

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Unsere Online-Seminare auf einen Blick

Hier finden Sie eine Übersicht über alle anstehenden Termine und Themen, sowie alle Aufzeichnungen.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

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