Vernetzte Informationen für Immobilien-Unternehmen

Mit intelligentem Enterprise-Content-Management

Behalten Sie den Überblick!

Als Unternehmen in der Immobilienbranche haben Sie jede Menge wichtiger Unterlagen zu verwalten: Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Bauakten und viele mehr. Diese müssen alle dem richtigen Wohnobjekt, der / dem MieterIn und VermieterIn zugeordnet werden – keine leichte Aufgabe! Zusätzlich müssen Sie wichtige Entscheidungen treffen. Welches Gebäude sollten wir als Nächstes kaufen? Sollten wir dieses Gebäude vor dem Verkauf renovieren oder nicht?

Sie sind auf der Suche nach etwas, das Ihnen den Arbeitsalltag erleichtert? Dann haben wir da was für Sie: eine Software-Lösung, in der Sie alle Unterlagen, Daten und Informationen zentral abspeichern können. Jedes Dokument wird nach seiner Art klassifiziert und kann Personen und Objekten zugeordnet werden. Darauf können Sie sogar mobil zugreifen. Und auch die Entscheidungsfindung wird erheblich erleichtert, denn Sie haben alle Informationen und Dokumente über alle Gebäude, GeschäftspartnerInnen, MieterInnen usw. übersichtlich an einem Ort. Die Zeit, die Sie somit sparen, können Sie sinnvoller in Ihre KundInnen, MieterInnen und in fundierte Entscheidungen investieren.

Von der Eingangsrechnungsverarbeitung, dem Vertrags- und Mietermanagement bis hin zur Gebäudeinstandhaltung und dem Management von Anfragen können Sie alles in M-Files abbilden.

Prozesse mit Workflows automatisieren

Egal ob es sich um die Erstellung eines neuen Vertrages, seine Verlängerung oder einen Kündigungsprozess handelt – Sie können alle erdenklichen Prozesse in Form von digitalen Workflows abbilden. Diese stellen sicher, dass die richtige Person benachrichtigt wird, sobald eine Aufgabe ansteht. So arbeiten Sie zuverlässig und halten stets alle Vorgaben rund um Ihre Prozesse ein.

Bei der Erstellung neuer Dokumente werden Sie durch Vorlagen unterstützt. Dynamische Felder werden dabei automatisch mit den aktuellen Informationen ausgefüllt. Das ausgeklügelte Management der Zugriffsrechte stellt anschließend sicher, dass nur autorisierte NutzerInnen die vertraulichen Informationen sehen und / oder bearbeiten können. So können Sie sogar komplizierte Prozesse wie das gesamte Vertragsmanagement komplett digital abbilden.

Sensible Daten sicher aufbewahrt

Unternehmen in der Immobilienbranche müssen für gewöhnlich eine große Menge sensibler Daten über ImmobilienbesitzerInnen, MieterInnen und andere GeschäftspartnerInnen sicher speichern und zeitgleich den Zugriff auf diese Daten gewährleisten. Mit einem ECM gelingt Ihnen dieser Spagat: Alle Dokumente und Daten werden zentral aufbewahrt und verwaltet, der Zugriff auf sie streng kontrolliert und protokolliert, während ein ausgeklügeltes Rechtesystem sicherstellt, dass auch nur autorisierte NutzerInnen die sensiblen Daten sehen und / oder bearbeiten können. Unser RetentionScheduler sorgt außerdem dafür, dass Sie alle Aufbewahrungsfristen einhalten und die Informationen bei Bedarf nach einer gewissen Zeit archiviert oder vernichtet werden.

Eingangsrechnungsverarbeitung leicht gemacht

Automatisieren Sie die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen. Eingehende Rechnungen werden umgehend digitalisiert, sofern sie nicht bereits digital eintreffen, und anschließend automatisch mit Hilfe von OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Informationen wie AbsenderIn, Rechnungsnummer und Beträge werden erkannt und mit den vorhandenen Stammdaten verglichen. Danach werden die ausgelesenen Rechnungsdaten an einen vorher definierten Freigabeworkflow gegeben, der die weitere Bearbeitung sicherstellt. Zu guter Letzt wird die Rechnung mit allen enthaltenen Informationen revisionssicher archiviert.

Und wenn Sie Rechnungen an Unternehmen der öffentlichen Hand stellen müssen oder welche von ihnen bekommen, dann nutzen Sie doch einfach unsere XRechnungs-Erweiterung. Mit ihr visualisieren Sie die kryptischen Rechnungen, ohne sie konvertieren zu müssen, und erstellen sie einfach aus Vorlagen heraus.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Alles auf einen Blick

Hier sammeln Sie Dokumente, Daten und Informationen rund um Ihre Immobilien oder Bauvorhaben.

Mobiler Zugriff

Greifen Sie Dank der App und einer Web-Anwendung von überall aus auf Ihre Dokumente und Daten zu; sogar offline.

Rechtskonform arbeiten

Verträge werden rechtskonform erstellt und verwaltet und alle Änderungen dabei protokolliert.

Kollaboration

Durch unkompliziertes Teilen der Dateien intern wie auch extern gelingt die gemeinschaftliche Bearbeitung ganz einfach.

Automatisierung

Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben und Prozesse und sparen Sie so Zeit und Geld.

Immer up-to-date

Inklusive aller Updates rund um Features, Bug-Fixes und Sicherheit. Sie müssen keine manuellen Updates vornehmen. So bleibt Ihr Aufwand minimal!

„Gestiegene Transparenz über den Rechnungsstatus und weniger Skontoverluste, […] Wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken.“
Unser Kunde City-1-Group
Vassilios Farmakis
City 1 Group

So machte es die ZIEGERT Bank- und Immobilienconsulting GmbH

Anja Nehse von der ZIEGERT Bank- und Immobilienconsulting GmbH berichtet im Interview von der Zusammenarbeit mit uns, wie ein ECM das Problem mit der Übersicht über alle Daten und Informationen lösen konnte und wie sie die Papiernutzung minimieren konnten, und so ihrem Ziel der nachhaltigen Arbeit einen Schritt näher sind.

Schauen Sie sich jetzt das gesamte Video an und profitieren auch Sie von einem intelligenten ECM für alle unternehmensweiten Daten und Dokumente!

Lernen Sie uns kennen

Online-Seminar

Die vier Säulen eines erfolgreichen ECM

Erfahren Sie in der kostenlosen Aufzeichnung, wie Sie ein Enterprise-Content-Management-System in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen.

Online-Seminar

Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung

In unserer kostenlosen Aufzeichnung vom 17. März 2022 erfahren Sie, wie Sie Ihren Rechnungseingang effizient gestalten.

Alle Online-Seminare

Unsere Online-Seminare auf einen Blick

Hier finden Sie eine Übersicht über alle anstehenden Termine und Themen, sowie alle Aufzeichnungen. Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

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