Vernetzte Informationen für Immobilien-Unternehmen

Mit einem intelligentem Dokumentenmanagementsystem

Behalten Sie den Überblick!

Als Unternehmen in der Immobilienbranche haben Sie jede Menge wichtiger Unterlagen zu verwalten: Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Bauakten und viele mehr. Diese müssen alle dem richtigen Wohnobjekt, Mieter und Vermieter zugeordnet werden – keine leichte Aufgabe! Zusätzlich müssen Sie wichtige Entscheidungen treffen. Welches Gebäude sollten wir als nächstes kaufen? Sollten wir dieses Gebäude renovieren oder so verkaufen? Und auch Ad-hoc Anfragen müssen zeitnah bearbeitet werden, damit ein exzellenter Service gewährleistet ist.

Sie sind auf der Suche nach etwas, das Ihnen den Arbeitsalltag erleichtert? Dann haben wir da was für Sie: eine Software-Lösung, in der Sie alle Unterlagen, Daten und Informationen zentral abspeichern können. Jedes Dokument wird nach seiner Art klassifiziert und kann Personen und Objekten zugeordnet werden. Darauf können Sie dann geräteunabhängig sogar mobil zugreifen. Und auch die Entscheidungsfindung wird erheblich erleichtert, denn so haben Sie alle Informationen und Dokumente über alle Gebäude, GeschäftspartnerInnen, MieterInnen usw. übersichtlich an einem Ort. Die Zeit, die Sie somit sparen, können Sie sinnvoller in Ihre KundInnen, MieterInnen und in fundierte Entscheidungen investieren.

Für all das ist keine Migration notwendig! Ihre Daten und Dokumente können an ihrem ursprünglichen Ort bleiben, denn dank dem Intelligent Metadata Layer und den vielfältigen Konnektoren kann das Enterprise-Content-Management-System (ECM) von M-Files, auf dem unsere Lösung basiert, auf alle unternehmensweiten Daten zugreifen und diese zentral abbilden.

Von der Eingangsrechnungsverarbeitung, dem Vertrags- und Mietermanagement bis hin zur Gebäudeinstandhaltung und dem Management von Anfragen können Sie alles in M-Files abbilden.

Prozesse mit Workflows automatisieren

Egal ob es sich um die Erstellung eines neuen Vertrages, seine Verlängerung oder einen Kündigungsprozess handelt – Sie können alle erdenklichen Prozesse in Form von digitalen Workflows abbilden. Die Workflows stellen sicher, dass die richtige Person benachrichtigt wird, sobald eine Aufgabe ansteht. So arbeiten Sie zuverlässig und halten stets alle Prozesse ein.

Bei der Erstellung neuer Dokumente werden Sie durch Vorlagen unterstützt. Jedes Dokument kann als Vorlage definiert werden, auf deren Basis mit wenigen Klicks einheitliche neue Dokumente erstellt werden können. Dynamische Felder werden dabei automatisch mit den aktuellen Informationen ausgefüllt. Das ausgeklügelte dynamische Management der Zugriffsrechte stellt dabei sicher, dass nur autorisierte NutzerInnen die vertraulichen Informationen sehen und / oder bearbeiten können.

Effizientes Vertragsmanagement

Unsere Vertragsmanagement-Lösung unterstützt Sie über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg! Funktionen wie die Versionskontrolle bei der Erstellung eines neuen Vertrages, die Erinnerungsfunktion bei anstehenden Fristen oder die rechtssichere Archivierung ermöglichen Ihnen eine schnelle und fehlerfreie Arbeit.

Sensible Daten sicher aufbewahrt

Unternehmen in der Immobilienbranche müssen für gewöhnlich eine große Menge sensibler Daten über Immobilienbesitzer, Mieter und anderen Geschäftspartnern sicher speichern und zeitgleich den Zugriff auf diese Daten gewährleisten. Mit einem ECM gelingt Ihnen dieser Spagat: Alle Dokumente und Daten werden zentral aufbewahrt und verwaltet, der Zugriff auf sie streng kontrolliert und protokolliert, während ein ausgeklügeltes Rechtesystem sicherstellt, dass auch nur autorisierte NutzerInnen die sensiblen Daten sehen und / oder bearbeiten können. Unser RetentionScheduler stellt außerdem sicher, dass Sie alle Aufbewahrungsfristen einhalten und die Informationen bei Bedarf nach einer gewissen Zeit archiviert oder vernichtet werden.

Eingangsrechnungsverarbeitung leicht gemacht

Automatisieren Sie die Verarbeitung der Kreditorenrechnungen. Eingehende Rechnungen werden umgehend digitalisiert, sofern sie nicht bereits digital eintreffen, und anschließend automatisch mit Hilfe von OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Informationen wie AbsenderIn, Rechnungsnummer und Beträge werden erkannt und mit den vorhandenen Stammdaten verglichen. Danach werden die ausgelesenen Rechnungsdaten an einen vorher definierten Freigabeworkflow gegeben, der die weitere Bearbeitung sicherstellt. Zu guter Letzt wird die Rechnung mit allen enthaltenen Informationen revisionssicher im digitalen Archiv gespeichert.

Und wenn Sie Rechnungen an Unternehmen der öffentlichen Hand stellen müssen oder welche von ihnen bekommen, dann nutzen Sie doch einfach unsere XRechnungs-Erweiterung. Mit ihr visualisieren Sie die kryptischen Rechnungen, ohne sie konvertieren zu müssen, und erstellen sie einfach aus Vorlagen heraus.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Fragen Sie mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

+49 6074 86546-222

E-Mail: info.dms@dmsfactory.com

Ihre Vorteile auf einen Blick

Alles auf einen Blick

Hier sammeln Sie Dokumente, Daten und Informationen rund um Ihre Immobilien oder Bauvorhaben.

Mobiler Zugriff

Dank der passenden App und einer Web-Anwendung können Sie von überall aus auf Ihre Dokumente und Daten zugreifen.

Rechtskonform arbeiten

Verträge werden rechtskonform erstellt und verwaltet. Alle Änderungen werden dabei protokolliert.

Kollaboration

Dank unkompliziertem Teilen der Dateien intern und extern gelingt die gemeinschaftliche Bearbeitung ganz einfach.

Automatisierung

Wiederkehrende Aufgaben und Prozesse können automatisiert werden. So sparen Sie Zeit und Geld.

Immer up-to-date

Inklusive aller Updates rund um Features, Bug-Fixes und Sicherheit. Sie müssen keine manuellen Updates vornehmen. Damit haben Sie wenig Aufwand und gleichzeitig entgeht Ihnen nichts!

„Gestiegene Transparenz über den Rechnungsstatus und weniger Skontoverluste, […] Wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken.“

Vassilios Farmakis

City 1 Group

So machte es die ZIEGERT Bank- und Immobilienconsulting GmbH

Anja Nehse von der ZIEGERT Bank- und Immobilienconsulting GmbH berichtet im Interview von der Zusammenarbeit mit uns, wie ein ECM das Problem mit der Übersicht über alle Daten und Informationen lösen konnte und wie sie die Papiernutzung minimieren konnten, und so ihrem Ziel der nachhaltigen Arbeit einen Schritt näher sind.

Schauen Sie sich jetzt das gesamte Video an und profitieren auch Sie von einem intelligenten ECM für alle unternehmensweiten Daten und Dokumente!

Lernen Sie uns kennen

Online-Seminar

Die vier Säulen eines erfolgreichen ECM

Erfahren Sie in der kostenlosen Aufzeichnung, wie Sie ein Enterprise-Content-Management-System in Ihrem Unternehmen erfolgreich einführen.