Vernetzte Informationen in der Immobilien-Branche

Dank intelligentem Enterprise-Content-Management

Behalten Sie den Überblick!

In der Immobilienbranche haben Sie jede Menge wichtiger Unterlagen zu verwalten: Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Bauakten und viele mehr. Diese müssen alle dem richtigen Wohnobjekt, Mieter und Vermieter zugeordnet werden – keine leichte Aufgabe! Zusätzlich müssen sie wichtige Entscheidungen treffen. Welches Gebäude sollten wir als nächstes kaufen? Sollten wir dieses Gebäude renovieren oder so verkaufen? Sollten wir diesen Vertrag hier verlängern? Und auch Ad-hoc Kundenanfragen müssen zeitnah bearbeitet werden, damit ein exzellenter Service gewährleistet ist.

Wir haben da was für Sie: Ein System, in dem Sie alle Unterlagen, Daten und Informationen zentral abspeichern können. Jedes Dokument wird dabei nach seiner Art klassifiziert und kann Personen und Objekten zugeordnet werden. Darauf können Sie dann geräteunabhängig sogar mobil zugreifen. Und auch die Entscheidungsfindung wird erheblich erleichtert, denn so haben Sie alle Informationen und Dokumente über alle Gebäude, Geschäftspartner, Kunden, Mieter und so weiter übersichtlich an einem Ort – und das über Ihre verschiedenen Geschäftssysteme hinweg. Die Zeit, die Sie somit sparen, können Sie sinnvoller in Ihre Kunden, Mieter und in fundierte Entscheidungen investieren.

Für all das ist keine Migration notwendig! Ihre Daten und Dokumente können an ihrem ursprünglichen Ort bleiben, denn dank dem Intelligent Metadata Layer und den vielfältigen Konnektoren kann M-Files auf alle unternehmensweiten Daten zugreifen und diese zentral abbilden.

Von der Eingangsrechnungsverarbeitung, dem Vertrags- und Mietermanagement bis hin zur Gebäudeinstandhaltung und dem Management von Anfragen können Sie alles in M-Files abbilden.

Wiederkehrende Prozesse mit Workflows automatisieren

Egal ob es sich um die Erstellung eines neuen Vertrages, seine Verlängerung oder einen Kündigungsprozess handelt: in M-Files lassen sich alle erdenklichen Prozesse als digitaler Workflow abbilden. Die Workflows stellen sicher, dass die richtige Person benachrichtigt wird, sobald sie eine Aufgabe erledigen muss – sei es die Freigabe eines Vertrages, die Einhaltung eines wichtigen Meilensteines oder die einer Frist – und dass die Prozesse eingehalten werden.

Bei der Erstellung neuer Dokumente unterstützt Sie die Vorlagenfunktion. Sie können jedes Dokument als intelligente Vorlage definieren, mit denen Ihre Mitarbeiter dann mit wenigen Klicks einheitliche neue Dokumente erstellen können wobei dynamische Felder automatisch mit den aktuellen Informationen ausgefüllt werden. Das ausgeklügelte dynamische Management der Zugriffsrechte stellt dabei sicher, dass nur autorisierte Nutzer die vertraulichen Informationen einsehen und / oder bearbeiten können.

Abgebildeter Workflow in M-Files

Effizientes Vertragsmanagement

Unsere Vertragsmanagement-Lösung unterstützt Sie über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg! Funktionen wie die Versionskontrolle bei der Erstellung eines neuen Vertrages, die Erinnerungsfunktion bei anstehenden Fristen oder die rechtssichere Archivierung ermöglichen Ihnen eine schnelle und fehlerfreie Arbeit.

Sensible Daten sicher aufbewahrt

Unternehmen in der Immobilienbranche müssen für gewöhnlich eine große Menge sensibler Daten über Immobilienbesitzer, Mieter und anderen Geschäftspartnern sicher speichern und zeitgleich den direkten Zugriff auf diese Daten gewährleisten. Mit M-Files gelingt Ihnen dieser Spagat: Alle Dokumente und Daten werden zentral aufbewahrt und verwaltet, der Zugriff auf sie streng kontrolliert und protokolliert, während ein ausgeklügeltes Rechtesystem sicherstellt, dass auch nur autorisierte Nutzer die sensiblen Daten sehen und / oder bearbeiten können. Der RetentionScheduler stellt außerdem sicher, dass die Aufbewahrungsfristen der Dokumente und Daten eingehalten werden und die Informationen bei Bedarf nach einer gewissen Zeit archiviert oder vernichtet werden.

Private Encryption des ECMClients

Eingangsrechnungsverarbeitung leicht gemacht

Die Digitalisierung erleichtert Ihnen die Verarbeitung der eingehenden Kreditorenrechnungen enorm. Eingehende Rechnungen werden umgehend digitalisiert, sofern sie nicht bereits digital eintreffen, und anschließend automatisch mit Hilfe von OCR (Optical Character Recognition) ausgelesen. Informationen wie Absender, Rechnungsnummer und Beträge werden erkannt und mit Ihren Stammdaten verglichen. Danach werden die ausgelesenen Rechnungsdaten an einen vorher definierten Freigabeworkflow gegeben, der die weitere regelkonforme Bearbeitung sicherstellt. Zu guter letzt wird die Rechnung mit allen enthaltenen Information revisionssicher im digitalen Archiv gespeichert.

Und wenn Sie Rechnungen an Unternehmen der öffentlichen Hand stellen müssen oder von ihnen bekommen, dann nutzen Sie doch einfach unseren XRechnungsViewer. Mit ihm visualisieren Sie die kryptischen Rechnungen, ohne sie konvertieren zu müssen. 

So profitieren Sie von einer schnellen und effizienten Verarbeitung der eingehenden Rechnungen und können ab sofort alle Skonti nutzen und die Arbeitszeit sinnvoller einsetzen!

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

Ihre Vorteile auf einen Blick

Alles auf einen Blick

Hier sammeln Sie Dokumente, Daten und Informationen rund um Ihre Immobilien oder Bauvorhaben.

Mobiler Zugriff

Dank der passenden App und einer Web-Anwendung können Sie von überall aus auf Ihre Dokumenten und Daten zugreifen.

Rechtskonforme Verwaltung

Verträge werden rechtskonform erstellt und verwaltet. Alle Änderungen werden dabei protokolliert.

Kollaboration

Dank unkompliziertem Teilen der Dateien intern und extern gelingt die gemeinschaftliche Bearbeitung ganz einfach.

Automatisierungen

Wiederkehrende Aufgaben und Prozesse können automatisiert werden. So sparen Sie Zeit und Geld.

Immer up to date

Inklusive aller Updates rund um Features, Bug-Fixes und Sicherheit. Keine manuellen Updates erforderlich. Damit entgeht Ihnen nichts!

„Gestiegene Transparenz über den Rechnungsstatus und weniger Skontoverluste, […] Wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken.“
Unser Kunde City-1-Group
Vassilios Farmakis
City 1 Group

So machte es die ZIEGERT Bank- und Immobilienconsulting GmbH

Anja Nehse von der ZIEGERT Bank- und Immobilienconsulting GmbH berichtet im Interview von der Zusammenarbeit mit uns, wie M-Files das Problem mit der Übersicht über alle Daten und Informationen lösen konnte und wie sie die Papiernutzung minimieren konnten, und so ihrem Ziel der nachhaltigen Arbeit einen Schritt näher sind.

Schauen Sie sich jetzt das gesamte Video an und profitieren auch Sie von einem intelligenten ECM für alle unternehmensweiten Daten und Dokumente!

Lernen Sie uns kennen

Online-Seminar

Qualitätsmanagement leicht gemacht

So halten Sie interne Prozesse ein, schulen das Personal und sichern die Compliance!

Donnerstag den 23. Juli um 11 Uhr

Online-Seminar

Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung

So gestalten Sie Ihren Rechnungseingang fehlerfrei und effizient.

Donnerstag den 20. August um 11 Uhr

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Unsere Online-Seminare auf einen Blick

Hier finden Sie eine Übersicht über alle anstehenden Termine und Themen, sowie alle Aufzeichnungen.

Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!