M-Files
M-Files verbindet Dokumentenmanagement mit intelligenten Metadaten und automatisierten Workflows. Suchen Sie Informationen nicht mehr über Ordnerstrukturen, sondern kontextbasiert und direkt in Geschäftsprozesse eingebunden.
- Informationen schneller finden
- Prozesse sicher und verlässlich automatisieren
- Compliance und Transparenz erhöhen
Ihre Vorteile mit M-Files
Flexibles Hosting
Geräteunabhängiger Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem, online wie auch offline. In eigene Serverstruktur integrierbar (On-Premise), als Cloud-Anwendung oder als Hybrid-Lösung erhältlich.
Einfache Kollaboration
Unkompliziertes Teilen der Dateien intern und extern zur gemeinschaftlichen Bearbeitung. Dabei bleiben alle Korrekturen und Kommentare an einem Ort.
Keine Datenmigration
Durch den Intelligent Metadata Layer (IML) werden alle Daten direkt in M-Files verwaltet und bearbeitet, unabhängig davon, wo sie ursprünglich gespeichert wurden.
KI-gestützt
Automatische Klassifizierung der Inhalte durch künstliche Intelligenz: Die KI identifiziert und erschließt Informationen und schlägt die passenden Metadaten vor.
Immer Up-to-Date
Inklusive aller Updates rund um Features, Bug-Fixes und Sicherheit Ihres Dokumentenmanagementsystems. Keine manuellen Updates der Software erforderlich. Damit entgeht Ihnen nichts!
Endlose Flexibilität
Ein DMS mit großer Auswahl an zubuchbaren Modulen und Erweiterungen für jeden erdenklichen Anwendungsfall in der Dokumentenverwaltung.
M-Files in der Praxis: Kundeninterview mit Schera GmbH
David Schellenberger von der Schera GmbH berichtet im Interview von der Zusammenarbeit mit uns, wie er auf die DMSFACTORY aufmerksam wurde, wie M-Files den Mitarbeitenden vom Backoffice bis in die Produktion bei der Informationssuche hilft und wie leicht er selbst Änderungen am Dokumentenmanagementsystem umsetzen kann.
Schauen Sie sich jetzt das ganze Interview an!
Die M-Files Features im Überblick
Workflowmanagement
Mit M-Files lassen sich dokumentenbasierte Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen automatisieren und standardisieren.
Ihre Dokumente werden automatisch durch vorab definierte Arbeitsschritte wie die Erfassung, Prüfung, Freigabe und Archivierung geleitet und zur richtigen Zeit an die verantwortliche Person weitergeleitet. Vollkommen automatisiert und entsprechend Ihrer Unternehmensstandards.
Manuelle, repetitive Aufgaben werden reduziert, Fehlerquellen eliminiert und Ihre Arbeitsabläufe noch transparenter, schneller und ressourcenschonender.
Effiziente Dokumentensuche
Dank der metadatenbasierten und KI-gestützten Suche von M-Files fragen Sie nicht mehr nach dem Wo? sondern nach dem Was?
Ähnlich wie bei einer klassischen Suchmaschine, finden Sie Ihre Inhalte in M-Files unabhängig vom Ablageort. Sie müssen also nur wissen, was Sie suchen.
Mittels OCR geht die Suchfunktion sogar über das klassische Durchsuchen der Metadaten hinaus. Denn Sie haben die Möglichkeit, Ihre Dokumente vollends durchsuchen zu lassen, um schnell und effizient ans Ziel zu kommen. Und das auch noch ohne eine fehlerhafte Ergebnisanzeige.
Dynamische Zugriffsrechte
Die Vergabe von dynamischen Zugriffsrechten sorgen dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Inhalte erhalten. Diese Rechte werden rollen- und kontextbasiert vergeben und können individuell angepasst werden.
Ihre Daten, Dokumente und Informationen werden dadurch geschützt, was besonders bei geschäftskritischen und personenbezogenen Daten eine große Rolle spielt.
Versions- & Änderungshistorie
Mit Hilfe der Versionierung und Änderungshistorie, dokumentiert M-Files alle Zugriffe und Änderungen auf und an einem Dokument nachvollziehbar und in Echtzeit.
So haben Sie zu jeder Zeit im Blick, wer was wann an welchem Dokument geändert hat und können bei Bedarf sogar auf frühere Versionen zurückgreifen.
Das verhindert Datenverluste und Missverständnisse und sorgt für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Künstliche Intelligenz
KI-Technologie unterstützt bei der automatischen Klassifizierung und Analyse Ihrer Dokumente. Inhalte werden erkannt, passende Metadaten vorgeschlagen und Informationen schneller auffindbar gemacht.
Die Verwaltung großer Informationsmengen wird so schnell, sicher und einfach wie noch nie.
Vorlagenmanagement
Mit M-Files können Sie standardisierte Dokumentenvorlagen bereitstellen und so die Erstellung neuer Dokumente nach internen Richtlinien und gesetzlichen Vorgaben garantieren.
Zu Beginn müssen die verschiedenen Dokumententypen und Textbausteine definiert und rechtlich geprüft werden. So können Sie und Ihr Team anschließend konforme Dokumente klassisch nach dem Baukastensystem erstellen.
Mehr zur automatisierten Dokumentenerstellung mit M-Files Ment
Office Integration
Durch die Integration von M-Files in die Microsoft Office-Anwendungen, können Sie Dokumente direkt aus den Ihnen vertrauten Tools wie Word, Excel oder Outlook bearbeiten und ablegen.
Der Vorteil: Sie und Ihr Team können weiterhin in gewohnter Arbeitsumgebung arbeiten, während M-Files im Hintergrund automatisch angebunden wird.
Unabhängiger Zugriff
M-Files kann sowohl in der Cloud als auch On-Premise oder als Hybridlösung betrieben werden. Es ist über den Desktop- und Web-Client erreichbar und kann auch auf mobilen Endgeräten genutzt werden.
Diese flexiblen Anwendungsmöglichkeiten bieten Ihnen die Möglichkeit zeit-, orts- und geräteunabhängig auf Ihre Daten zugreifen zu können, egal ob im Homeoffice, auf der Baustelle oder ganz klassisch am Büroschreibtisch.
Testen Sie M-Files 30 Tage lang kostenlos & unverbindlich
Sie haben die Wahl! Installieren Sie die M-Files Testversion auf Ihrem PC oder nutzen Sie die webbasierte Testversion ohne Installation.
In beiden Fällen haben Sie die Möglichkeit das System praxisnah, in Ihrer persönlichen Testumgebung auszuprobieren. Worauf warten Sie noch?
Perfekte Integration in Ihre Systemlandschaft
M-Files lässt sich flexibel an Ihre bestehende Software-Umgebung anbinden – z. B. Microsoft 365, Teams, ERP, CRM oder branchenspezifische Anwendungen. So bleiben Ihre Mitarbeiter in ihren gewohnten Tools – und profitieren dennoch von den Vorteilen eines modernen DMS-/ECM-Ansatzes.
Selbstverständlich ist auch die Nutzung verschiedener Endgeräte kein Problem.
M-Files vs. klassische DMS-Lösungen
| Feature | Klassische DMS-Lösungen |  |
| Struktur | Ordnerbasiert | Metadatenbasiert |
| KI-Unterstützung | Selten | Integriert |
| Zugriff & Suche | Manuell | Intelligent & automatisch |
| Integration in Drittsysteme | Eingeschränkt | Umfassend |
| Compliance – Funktion | Manuell | Automatisiert mit Sicherheitsfunktionen |
Für wen ist M-Files geeignet?
M-Files bietet skalierbares Dokumentenmanagement, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Ob Sie einen dezentralen Datenbestand strukturieren, Prozesse digitalisieren oder revisionssichere Archivierung sicherstellen möchten – die Plattform lässt sich individuell anpassen und jederzeit ausbauen.
Durch die enge Verzahnung mit anderen Systemen sowie durch eine einheitliche Metadatenstrukturen entsteht ein zentraler Informationsraum, der das Silodenken ablöst – ein entscheidender Schritt in Richtung integriertes Unternehmenswissen projektorientierter Unternehmen mit hohem Dokumentendurchlauf.
Dokumente und Informationen fallen in jedem Unternehmen an – M-Files hilft in jeder Branche, bei jeder Unternehmensgröße und bei nahezu allen Anforderungen das Optimum an Effizienz und Sicherheit bei Ihrer Arbeit herauszuholen.
- Projektorientierte Unternehmen mit hohem Dokumentendurchlauf
- Produktion & Industrie mit komplexen Datenstrukturen
- Kanzleien, Beratungen & Notariate mit hohen Anforderungen an Sicherheitsfunktionen
- Öffentliche Einrichtungen mit klar definierten Anwendungen und Prozessen
M-Files Auszeichnungen
Sichern Sie sich alle Informationen zu M-Files
Case Study
So konnte unser Kunde “AVLEE” mit M-Files eine 360-Grad-Sicht auf alle Informationen erzeugen und M-Files an DATEV anbinden.
Produktinformation
Laden Sie sich alle Informationen rund um das ECM M-Files Online kostenlos als PDF herunter.
Kostenlose Webinar-Aufzeichnung
Erfahren Sie, wie Sie durch das M-Files ECM von unternehmensweit vernetzten Informationen profitieren!
Häufige Fragen zu M-Files
Beides! Wir installieren M-Files gerne bei Ihnen On-Premises. Oder Sie beziehen M-Files aus der Cloud. Die Bereitstellungsoption, die Instanz von Microsoft Azure SQL Database selbst zu verwalten, ermöglicht es Ihnen, Ihre Datenbank-Engine selbst zu hosten.
Die dritte Option ist eine hybride Installation. Somit profitieren Sie von den Vorteilen beider Bereitstellungsoptionen.
Ja. Mit Hilfe des Intelligent Metadata Layers (IML) können Sie sämtliche Drittanwendungen an M-Files anbinden. Somit haben Sie alle Daten und Informationen zentral in einer Anwendung: M-Files.
Ja! In folgende Drittsysteme können Sie M-Files integrieren:
- Salesforce
- Microsoft Teams
- SharePoint
- Google Workspace
- Microsoft 365
Ja, M-Files ist vollständig kompatibel mit Autodesk AutoCAD.
Der M-Files Client beinhaltet eine Komponente für die Integration von AutoCAD, die den XREF- und Bildzugriff in AutoCAD überwachen und Beziehungen zwischen den Dokumenten entsprechend aktualisieren kann. Es gibt ebenso Funktionen wie die automatische Aktualisierung des Titels und Textfelderb mit Eigenschaften des Dokuments.
Darüber hinaus sind die folgenden M-Files-Funktionen in den Versionen 2007-2014 von Autodesk AutoCAD und AutoCAD LT verfügbar:
- Aus M-Files öffnen
- In M-Files speichern
- Auschecken
- Einchecken
- Auschecken rückgängig machen
Diese Funktionen sind auch in fachspezifischen Produkten verfügbar, die auf AutoCAD basieren, wie AutoCAD Architecture, AutoCAD Civil 3D, AutoCAD Map 3D und AutoCAD MEP.
M-Files kann auch den Inhalt von DWG-Dateien indizieren. Hierfür benötigen Sie ein zusätzliches IFilter-Plugin auf dem M-Files Server.
Weitere Informationen dazu finden Sie im M-Files Handbuch: Funktionen in AutoCAD (m-files.com)
Ja, Sie können das Farbschema von M-Files flexibel im Theme-Editor anpassen.
Ihre Arbeit mit M-Files entspricht zu jeder Zeit den höchsten Compliance-Anforderungen. Das stellt M-Files durch folgende Zertifizierungen sicher:
ISO 27001:2013
Die ISO 27001:2013 legt die Anforderungen an ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) fest, um so den integren Zugriff auf Dateien, Dokumente und Informationen in einem Unternehmen gewährleisten zu können. Von einem unabhängigen Dritten wurde M-Files zertifiziert, um die Anforderungen der ISO 27001:2013 zu erfüllen. Diese Zertifizierung umfasst die M-Files Cloud Operations.
ISO 9001:2015
Auch bezüglich der ISO 9001:2015 wurde M-Files von einem unabhängigen Dritten zertifiziert. Die Zertifizierung für diese Norm umfasst Design, Entwicklung, Bereitstellung und Support von Informationsmanagementsystemen und den damit einhergehenden Dienstleistungen.
DSGVO
Sowohl die DMSFACTORY als auch M-Files als System und Unternehmen arbeitet zu jeder Zeit DSGVO-konform. Personenbezogene Daten werden bei allen relevanten Arbeiten gemäß den rechtlichen Vorschriften erhoben, verarbeitet, gelöscht und geschützt.
ISO 27017:2015
In Kombination mit der ISO 27001 bietet die ISO 27017 erweiterte Kontrollen der Cloud-Services. M-Files verwendet die Cloud von Microsoft Azure, welche für den Betrieb in ISMS-Systemen gemäß der ISO 27017 zertifiziert wurde.
ISO 27018:2014
Die ISO 27018 dient erweiterten Kontrollen für Anbieter von Public-Cloud-Computing-Diensten, die persönlich identifizierbare Informationen verarbeiten. Auch diesbezüglich wurde die Microsoft Azure Cloud zertifiziert.
Weitere Zertifizierungen, die M-Files vorweist und detaillierte Informationen zur Compliance erhalten Sie hier.
M-Files verfolgt einen einzigartigen Metadaten-basierten Ansatz zur Organisation von Daten und Dokumenten. Alle in M-Files abgelegten Inhalte werden mit Metadaten versehen und werden anschließend jeweils im passenden Kontext angezeigt. Das können Sie sich in etwa wie in Ihrer Musikdatenbank vorstellen, in der jedes Lied auch nur einmal abgelegt ist, aber z.B. in verschiedenen Playlists angezeigt werden kann.
Sie finden das Benutzerhandbuch hier: https://www.m-files.com/user-guide/latest/deu/index.html
Noch Fragen zu M-Files? Unsere Experten sind jederzeit für Sie da
