Intelligentes Dokumentenmanagement mit M-Files

Informationsmanagement war nie so einfach

Mit M-Files nie wieder Dokumente und Informationen suchen!

Wussten Sie, dass durchschnittlich 30% des Arbeitstages mit der Suche nach Informationen verschwendet werden? (Quelle: IDC) Häufig existieren zahllose Kopien einer Datei an verschiedenen Orten und keiner weiß mehr, wo er suchen muss und welche Version des Dokumentes die aktuelle ist. Zusätzlich sind die meisten Ablageorte nicht für alle Mitarbeitenden zugänglich. Am Ende wird die falsche Version bearbeitet und das Versions-Chaos ist perfekt.

Wie wäre es, wenn Sie stattdessen alle unternehmensweiten Daten und Dokumente zentral in einem System managen und automatisch mit Metadaten klassifizieren könnten? So finden Sie die Inhalte ganz einfach wie in einer Suchmaschine, wobei die aktuelle Version des Dokuments direkt erkennbar ist. Klingt wie ein Traum? Den machen wir mit der Plattform für intelligentes Dokumentenmanagement von M-Files wahr!

M-Files revolutioniert die Art und Weise, wie Unternehmen Informationen organisieren, finden und nutzen – durch ein KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Entdecken Sie, wie Sie mit M-Files Ihre Prozesse automatisieren, Ihre Daten sicher strukturieren und Ihre Anwendungen effizienter nutzen.

Testen Sie M-Files 30 Tage lang kostenlos & unverbindlich

Sie haben die Wahl! Installieren Sie die M-Files Testversion auf Ihrem PC oder nutzen Sie die webbasierte Testversion ohne Installation.

In beiden Fällen haben Sie die Möglichkeit das System praxisnah, in Ihrer persönlichen Testumgebung auszuprobieren. Worauf warten Sie noch?

Was ist M-Files?

M-Files ist nicht nur ein intelligentes System zur Dokumentenverwaltung, sondern ein zukunftssicheres Fundament für modernes Dokumentenmanagement. Durch die vollständige Trennung von Speicherort und Inhalt hebt sich M-Files deutlich von klassischen DMS-Softwarelösungen ab.

Beim KI-gestützten Dokumentenmanagement suchen Sie nur noch nach dem WAS und nicht mehr nach dem WO. Im Gegensatz zu herkömmlichen Ansätzen im Dokumentenmanagement müssen NutzerInnen bei M-Files nicht mehr wissen, wo etwas gespeichert wurde – sondern nur, was sie suchen. M-Files bietet eine metadatenbasierte Lösung für intelligentes Informationsmanagement – und das als benutzerfreundliche und intuitive Anwendung. Die Kombination aus Metadaten, KI-Unterstützung und rollenbasierter Zugriffskontrolle schafft eine außergewöhnliche Benutzererfahrung, sowohl für Fachabteilungen als auch für die IT.

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Video: Sehen Sie selbst, wie M-Files Ihnen beim Informationsmanagement behilflich sein kann.

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Video: Lernen Sie den IML näher kennen.

Gesteigerte Produktivität durch automatisierte Prozesse

In M-Files lassen sich alle erdenklichen Prozesse, wie beispielsweise die Erstellung und Freigabe einer Rechnung, in Form von Workflows automatisieren. So gehen Sie sicher, dass sämtliche Abläufe eingehalten werden. Dabei können die verantwortlichen NutzerInnen über anstehende Aufgaben und ihre Fristen per E-Mail benachrichtigt werden und verpassen so keine Deadlines mehr. Sämtliche Bearbeitungsschritte eines Prozesses werden im Versionsverlauf aufgezeichnet, sodass Sie im Anschluss alles nachvollziehen können.

Zentrale Dokumentenverwaltung

Der Intelligent Metadata Layer (IML) ermöglicht die Verwaltung aller Daten aus den angeschlossenen Systemen direkt in M-Files. So brauchen Sie nur noch eine einzige Software, um auf alle unternehmensweiten Daten und Dokumente zuzugreifen. Es ist keine Datenmigration nötig, da M-Files über verschiedene Konnektoren auf die Daten in vorhandenen Netzwerkordnern und Systemen wie DATEV, Vertec, SharePoint oder den Google Workspace zugreift.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Flexibles Hosting

Geräteunabhängiger Zugriff auf das Dokumentenmanagementsystem, online wie auch offline. In eigene Serverstruktur integrierbar (On-Premise), als Cloud-Anwendung verfügbar oder als Hybrid-Lösung erhältlich.

KI-gestützt

Automatische Klassifizierung der Inhalte durch künstliche Intelligenz: Die KI identifiziert und erschließt Informationen und schlägt die passenden Metadaten vor.

Keine Datenmigration

Durch den Intelligent Metadata Layer (IML) werden alle Daten direkt in M-Files verwaltet und bearbeitet, unabhängig davon, wo sie ursprünglich gespeichert wurden.

Einfache Kollaboration

Unkompliziertes Teilen der Dateien intern und extern zur gemeinschaftlichen Bearbeitung. Dabei bleiben alle Korrekturen und Kommentare an einem Ort.

Endlose Flexibilität

Ein DMS mit großer Auswahl an zubuchbaren Modulen und Erweiterungen für jeden erdenklichen Anwendungsfall in der Dokumentenverwaltung.

Immer Up-to-Date

Inklusive aller Updates rund um Features, Bug-Fixes und Sicherheit Ihres Dokumentenmanagementsystems. Keine manuellen Updates der Software erforderlich. Damit entgeht Ihnen nichts!

Machen Sie sich keine Gedanken mehr über die Compliance

Bei Ihrer Arbeit unterstützen sowohl M-Files als auch wir von der DMSFACTORY Sie dabei, konform aller gesetzlichen Normen und Regelungen zu arbeiten – und das ohne großen Aufwand!

Das Standardsystem M-Files ist bereits gemäß den relevanten Normen und Regelungen zertifiziert. Darunter fallen beispielsweise:

ISO 27001:2013
ISO 9001:2015
ISO 27017:2015
ISO 27018:2014
und noch viele weitere.

Für mehr Informationen werfen Sie gerne einen Blick in unser FAQ am Ende der Seite.

Flexibles Lizenzmodell mit vorkonfigurierten Templates

M-Files setzt auf ein transparentes Subscription-Lizenzmodell. Sie entscheiden selbst, wie viele Softwarelizenzen Sie benötigen – flexibel und skalierbar.

Für einen schnellen Einstieg stehen Ihnen zahlreiche Templates out-of-the-box zur Verfügung, z. B. für:

Die wichtigsten Features von M-Files

Integration in Ihre Systemlandschaft

M-Files lässt sich flexibel an Ihre bestehende Software-Umgebung anbinden – z. B. Microsoft 365, Teams, ERP, CRM oder branchenspezifische Anwendungen. So bleiben Ihre Mitarbeiter in ihren gewohnten Tools – und profitieren dennoch von den Vorteilen eines modernen DMS-/ECM-Ansatzes.

Selbstverständlich ist auch die Nutzung verschiedener Endgeräte kein Problem.

Technische Details zu M-Files

Sie sind AdministratorIn und interessieren sich für technischere Informationen? Auf dieser Seite haben wir Ihnen alle wissenswerten Informationen rund um M-Files gesammelt, die Sie als IT-SpezialistInnen wissen wollen:

M-Files vs. klassische DMS-Lösungen

Feature	Klassisches DMS	M-Files
Struktur	Ordnerbasiert	Metadatenbasiert
KI-Unterstützung	Selten	Integriert
Zugriff & Suche	Manuell	Intelligent & automatisch
Integration in Drittsysteme	Eingeschränkt	Umfassend
Compliance – Funktion	Manuell	Automatisiert mit Sicherheitsfunktionen

Für wen ist M-Files geeignet?

M-Files bietet skalierbares Dokumentenmanagement, das mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Ob Sie einen dezentralen Datenbestand strukturieren, Prozesse digitalisieren oder revisionssichere Archivierung sicherstellen möchten – die Plattform lässt sich individuell anpassen und jederzeit ausbauen.

Durch die enge Verzahnung mit anderen Systemen sowie durch eine einheitliche Metadatenstrukturen entsteht ein zentraler Informationsraum, der das Silodenken ablöst – ein entscheidender Schritt in Richtung integriertes Unternehmenswissen projektorientierter Unternehmen mit hohem Dokumentendurchlauf.

Dokumente und Informationen fallen in jedem Unternehmen an – M-Files hilft in jeder Branche, bei jeder Unternehmensgröße und bei nahezu allen Anforderungen das Optimum an Effizienz und Sicherheit bei Ihrer Arbeit herauszuholen.

Projektorientierte Unternehmen mit hohem Dokumentendurchlauf
Produktion & Industrie mit komplexen Datenstrukturen
Kanzleien, Beratungen & Notariate mit hohen Anforderungen an Sicherheitsfunktionen
Öffentliche Einrichtungen mit klar definierten Anwendungen und Prozessen

Eine ausgezeichnete Lösung

Forrester zeichnet M-Files in seinem Report „The Forrester Wave™: Content Platforms, Q1 2023“ als „Strong Performer“ aus. In der Studie wurden die 13 relevantesten Content Platform Provider analysiert und bewertet. Laut dem weltweiten Marktforschungsunternehmen ist M-Files mit seinem Fokus auf die Metadaten einzigartig.

Und auch Gartner stuft M-Files in seiner Gartner Peer Insights-Studie 2024 als Strong Performer ein. Die Einstufung der metadaten-zentrierten Lösung basiert auf Kundenstimmen. Besonderen Bezug nehmen diese auf das Gesamtnutzungserlebnis, die umfassenden Funktionalitäten des Systems und den Support.

Hier können Sie sich Ihr Exemplar des Gartner-Reportes herunterladen.

Nucleus Research hat 2023 zum zehnten Mal in Folge M-Files als “Leader” ausgezeichnet. Dafür verglichen sie 15 Anbieter aus dem Bereich Enterprise-Content-Management nach den Kriterien Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität. Laut der “Content Services and Collaboration Value Matrix 2023” bleibt M-Files ein Vorreiter in der ECM-Branche vor allem in den Bereichen maschinelles Lernen und KI-gestützte Suche.

Auch Aragon Research betitelt M-Files in seinem sechsten Aragon Research Globe™ for Enterprise Content Platforms als Leader. Der Gründer und Geschäftsführer von M-Files, Antti Nivala, sagt dazu: “We believe being named a Leader in Aragon Research’s Globe for Enterprise Content Platforms, 2024 underscores our dedication to helping companies stay at the forefront of GenAI innovation with cutting-edge technology that aims to drive improved productivity and efficiency in the modern workplace”.

Auch im IDC MarketScape Worldwide Intelligent Content Services Report 2024 wurde M-Files basierend auf seiner Strategie und Fähigkeiten als Leader eingestuft. Mit seiner innovativen KI-Technologie, der intelligenten Automatisierung und der Integration in Microsoft 365 bildet M-Files die Grundlage zur Automatisierung von Wissensarbeit und unterstützt Unternehmen bei der Steigerung der Produktivität und Effizienz ihrer Geschäftsprozesse.

Sie möchten mehr erfahren?

„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

+49 6074 86546-222

E-Mail: info.dms@dmsfactory.com

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M-Files ist der Praxis: Kundeninterview mit Schera

David Schellenberger von der Schera GmbH berichtet im Interview von der Zusammenarbeit mit uns, wie er auf die DMSFACTORY aufmerksam wurde, wie M-Files den Mitarbeitenden vom Backoffice bis in die Produktion bei der Informationssuche hilft und wie leicht er selbst Änderungen am Dokumentenmanagementsystem umsetzen kann.

Schauen Sie sich jetzt das ganze Interview an!

Informationsmanagement mit M-Files

Startoberfläche

Dank Volltextsuche in Dokumenten und Metadaten sowie frei-konfigurierbaren dynamischen Ansichten haben Sie jederzeit alle Dokumente im Blick. Mit der 360 Grad-Sicht erhalten Sie zudem eine vollständige Übersicht von allen verknüpften Dokumenten und weiteren Informationen.

Metadatenkarte

Durch die Metadaten findet M-Files Dokumente, Daten und Informationen immer in ihrem Kontext. Ein Dokument kann nach vielen verschiedenen Punkten klassifiziert und eingeordnet werden. Die künstliche Intelligenz hilft bei der Einordnung und schlägt vor, wie das Dokument klassifiziert werden kann.

Repository-neutrale Suche

In M-Files finden Sie Dokumente unabhängig ihres Ablageortes so einfach wie in einer Suchmaschine. Suchfilter machen es möglich, dass Sie nur nach bestimmten Objekttypen suchen können und die Suchergebnisse so einschränken.

Volle Zugriffskontrolle

Alle in M-Files verwalteten Dokumente unterliegen einer strengen Zugriffskontrolle. Mit der integrierten Rechteverwaltung entscheiden Sie selbst, welche*r MitarbeiterIn welche Dokumente sehen darf. So schützen Sie sensible Informationen und garantieren die Einhaltung von Datenschutzstandards.

Vorlagenverwaltung

Ermöglichen Sie Ihren MitarbeiterInnen die Verwendung von freigegebenen Vorlagen. Das Einhalten gesetzlicher Vorschriften und unternehmensinterner Standards ist somit denkbar einfach. Gleichzeitig minimieren Sie das Risiko für inhaltliche Fehler bei der Erstellung von Dokumenten.

Vorlagen & Datenübernahme

M-Files füllt bestehende Vorlagen auf Basis vorhandener Metadaten zu einem Projekt, Kunden o.Ä. automatisch aus. So sparen Sie viel Zeit bei der Erstellung von Dokumenten.

Die Oberfläche

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Weitere Videos

Sie möchten sich ein Bild von M-Files machen? Dann schauen Sie sich jetzt unsere Videos zu den Funktionen von M-Files an und lassen Sie sich von den zahlreichen Features überzeugen!

Häufig gestellte Fragen zu M-Files

Kann ich M-Files On-Premise installieren oder in der Cloud beziehen?

Beides! Wir installieren M-Files gerne bei Ihnen On-Premises. Oder Sie beziehen M-Files aus der Cloud. Die Bereitstellungsoption, die Instanz von Microsoft Azure SQL Database selbst zu verwalten, ermöglicht es Ihnen, Ihre Datenbank-Engine selbst zu hosten.

Die dritte Option ist eine hybride Installation. Somit profitieren Sie von den Vorteilen beider Bereitstellungsoptionen.

Kann ich M-Files an Drittsysteme anbinden?

Ja. Mit Hilfe des Intelligent Metadata Layers (IML) können Sie sämtliche Drittanwendungen an M-Files anbinden. Somit haben Sie alle Daten und Informationen zentral in einer Anwendung: M-Files.

Kann ich Drittsysteme in M-Files integrieren?

Ja! In folgende Drittsysteme können Sie M-Files integrieren:

Salesforce
Microsoft Teams
SharePoint
Google Workspace
Microsoft 365

Ist M-Files mit AutoCAD kompatibel?

Ja, M-Files ist vollständig kompatibel mit Autodesk AutoCAD.

Der M-Files Client beinhaltet eine Komponente für die Integration von AutoCAD, die den XREF- und Bildzugriff in AutoCAD überwachen und Beziehungen zwischen den Dokumenten entsprechend aktualisieren kann. Es gibt ebenso Funktionen wie die automatische Aktualisierung des Titels und Textfelderb mit Eigenschaften des Dokuments.

Darüber hinaus sind die folgenden M-Files-Funktionen in den Versionen 2007-2014 von Autodesk AutoCAD und AutoCAD LT verfügbar:

Aus M-Files öffnen
In M-Files speichern
Auschecken
Einchecken
Auschecken rückgängig machen

Diese Funktionen sind auch in fachspezifischen Produkten verfügbar, die auf AutoCAD basieren, wie AutoCAD Architecture, AutoCAD Civil 3D, AutoCAD Map 3D und AutoCAD MEP.

M-Files kann auch den Inhalt von DWG-Dateien indizieren. Hierfür benötigen Sie ein zusätzliches IFilter-Plugin auf dem M-Files Server.

Weitere Informationen dazu finden Sie im M-Files Handbuch: Funktionen in AutoCAD (m-files.com)

Kann ich die Oberfläche von M-Files optisch an unser CI anpassen?

Ja, Sie können das Farbschema von M-Files flexibel im Theme-Editor anpassen.

Ist M-Files zertifiziert?

Ihre Arbeit mit M-Files entspricht zu jeder Zeit den höchsten Compliance-Anforderungen. Das stellt M-Files durch folgende Zertifizierungen sicher:

ISO 27001:2013

Die ISO 27001:2013 legt die Anforderungen an ein Informationssicherheitsmanagementsystem (ISMS) fest, um so den integren Zugriff auf Dateien, Dokumente und Informationen in einem Unternehmen gewährleisten zu können. Von einem unabhängigen Dritten wurde M-Files zertifiziert, um die Anforderungen der ISO 27001:2013 zu erfüllen. Diese Zertifizierung umfasst die M-Files Cloud Operations.

ISO 9001:2015

Auch bezüglich der ISO 9001:2015 wurde M-Files von einem unabhängigen Dritten zertifiziert. Die Zertifizierung für diese Norm umfasst Design, Entwicklung, Bereitstellung und Support von Informationsmanagementsystemen und den damit einhergehenden Dienstleistungen.

DSGVO

Sowohl die DMSFACTORY als auch M-Files als System und Unternehmen arbeitet zu jeder Zeit DSGVO-konform. Personenbezogene Daten werden bei allen relevanten Arbeiten gemäß den rechtlichen Vorschriften erhoben, verarbeitet, gelöscht und geschützt.

ISO 27017:2015

In Kombination mit der ISO 27001 bietet die ISO 27017 erweiterte Kontrollen der Cloud-Services. M-Files verwendet die Cloud von Microsoft Azure, welche für den Betrieb in ISMS-Systemen gemäß der ISO 27017 zertifiziert wurde.

ISO 27018:2014

Die ISO 27018 dient erweiterten Kontrollen für Anbieter von Public-Cloud-Computing-Diensten, die persönlich identifizierbare Informationen verarbeiten. Auch diesbezüglich wurde die Microsoft Azure Cloud zertifiziert.

Weitere Zertifizierungen, die M-Files vorweist und detaillierte Informationen zur Compliance erhalten Sie hier.

Was macht M-Files so einzigartig?

M-Files verfolgt einen einzigartigen Metadaten-basierten Ansatz zur Organisation von Daten und Dokumenten. Alle in M-Files abgelegten Inhalte werden mit Metadaten versehen und werden anschließend jeweils im passenden Kontext angezeigt. Das können Sie sich in etwa wie in Ihrer Musikdatenbank vorstellen, in der jedes Lied auch nur einmal abgelegt ist, aber z.B. in verschiedenen Playlists angezeigt werden kann.

Wo finde ich das M-Files Benutzerhandbuch?

Sie finden das Benutzerhandbuch hier: https://www.m-files.com/user-guide/latest/deu/index.html

Ergänzende Informationen

Produktinformation

Laden Sie sich alle Informationen rund um das ECM M-Files Online kostenlos als PDF herunter.

Case Study

So konnte unser Kunde “AVLEE” mit M-Files eine 360-Grad-Sicht auf alle Informationen erzeugen und M-Files an DATEV anbinden.

Kostenloses Online-Seminar

Erfahren Sie, wie Sie durch das M-Files ECM von unternehmensweit vernetzten Informationen profitieren!