M-Files für SharePoint

Greifen Sie in Ihrer SharePoint Umgebung auf alle Geschäftsdaten zu

Intelligente Verknüpfung von SharePoint und M-Files

Sie haben bereits SharePoint im Einsatz, hätten aber gern ein zentrales System, um alle unternehmensweiten Daten und Dokumente zu managen, bei dem sich die Zugriffsrechte auf die abgelegten Inhalte automatisiert vergeben lassen? Dann integrieren Sie doch einfach Ihr SharePoint in das ECM von M-Files! So greifen Sie direkt in der Oberfläche von SharePoint auf alle unternehmensweiten Informationen unabhängig ihres Speicherortes zu. Die Berechtigungen zum Lesen und / oder Bearbeiten für jedes Dokument lassen sich unkompliziert auf Basis der Nutzereigenschaften oder Nutzergruppen vergeben. Somit fällt das umständliche Einladen der Kollegen in den Teamraum, in dem das Dokument liegt, weg. Sie vermeiden auch die Erstellung von Duplikaten, denn ein Dokument kann – ähnlich wie in einer Musikdatenbank – im Kontext von verschiedenen Projekten und Teams mehrmals angezeigt werden.

Bild: Verschmelzen Sie unkomplizierte Zusammenarbeit mit absoluter Kontrolle über Zugriffe, Änderungen und Prozesse. Zum Vergrößern einfach auf das Bild klicken.

Video: Nutzen Sie die Vorteile der Integration von SharePoint in das ECM von M-Files.

Mit M-Files finden Sie Inhalte so einfach wie mit Google. Denn M-Files organisiert die Informationen aus allen angeschlossenen Systemen basierend darauf, was sie sind – mit Hilfe von Metadaten. So müssen Sie nicht mehr danach suchen, wo die Inhalte abgelegt wurden, sondern finden sie über ein Suchfeld und verschiedene Filter unabhängig von ihrem Speicherort.

Durch die Nutzung von M-Files behalten Sie die Kontrolle. Bei vorgenommenen Änderungen an einem Dokument wird automatisch eine neue Version erstellt und alle Änderungen werden inklusive Autor und Zeitpunkt festgehalten.

Profitieren Sie von den Vorteilen sowohl von SharePoint als auch von M-Files durch eine intelligente Verschmelzung beider Systeme. So haben Sie ein zentrales Social Business Tool mit internen Wikis und Foren, eine gemeinsame Wissensdatenbank und ein intelligentes Enterprise-Content-Management-System (ECM) mit einer dynamischen Vergabe von Zugriffsrechten.

Zugriffsrechte managen leicht gemacht

Managen Sie die Zugriffsrechte ganz einfach über die Eigenschaften der Nutzer oder Nutzergruppen. So können Sie beispielsweise für gewisse Abteilungen oder Personen an einem bestimmten Ort automatisch definieren, wer die Dokumente lesen und / oder bearbeiten darf. In unserem Beispiel, das hier abgebildet ist, haben nur alle Labor-Mitarbeiter, die in München arbeiten, Zugriff auf das Dokument.

Das Anlegen eines Benutzers für einen neuen Mitarbeiters ist dank der automatischen Rechtevergabe so einfach wie noch nie. Der neue Nutzer hat sofort abhängig von seiner Abteilungszugehörigkeit und weiteren Eigenschaften Zugriff auf alle für ihn relevanten Dokumente und Daten. Somit entfällt die mühsame Einladung des Nutzers in die verschiedenen Teamräume und man muss nicht wissen, wo genau die relevanten Informationen abgelegt sind.

Dank dem Add-In für SharePoint gelten die in M-Files festgelegten Zugriffsrechte auch direkt in SharePoint. Das heißt, wenn ein Nutzer in M-Files nicht berechtigt ist, auf ein bestimmtes Dokument zuzugreifen, dann kann er es auch nicht in SharePoint öffnen.

Rechtevergabe in M-Files

Bild: Beispiel für die Vergabe der Zugriffsrechte auf Basis der Nutzereigenschaften. Hier haben alle Labor-Mitarbeiter am Standort in München Zugriff auf das Dokument.

Unbegrenzte Möglichkeiten

In M-Files können Sie mit wenigen Klicks sogenannte definierte Views erstellen. Diese bereiten alle dem hinterlegten Filter entsprechenden Inhalte auf und gewährleisten einen schnellen Zugriff auf die gerade benötigten Inhalte. Dafür lassen sich in M-Files die Metadaten für jede Dokumentenklasse beliebig anpassen. Neu hinzugefügte Eigenschaften wirken sich sofort auf die betroffenen Dokumente aus und können in Views zur Ansicht zusammengestellt werden.

In M-Files können Sie außerdem Ihre Geschäftsprozesse wie einen Freigabeprozess im graphischen Workflow-Designer automatisieren. Dort werden alle nötigen Schritte und bei Bedarf auch Fristen und verantwortliche Personen hinterlegt. So halten sich alle Mitarbeiter an die Vorschriften und gleichzeitig haben Sie automatisch einen dem Prozess zugehörigen Prüfpfad zur Hand.

Bei der Implementierung von M-Files entfällt auch die zeitaufwändige Migration Ihrer Daten, denn M-Files schließt die vorhandenen Systeme und Ablageorte an sich an und bereitet alle Daten und Informationen zentral auf. Das heißt, Sie können SharePoint ganz einfach an M-Files anschließen und als Alternative zu der SharePoint-Oberfläche auch in M-Files auf die dort hinterlegten Daten über Ihren Web-Browser, die Desktop-Anwendung oder die App zugreifen.

DMSFACTORY Jörg Eckhard
Jörg Eckhard
Leitung Vertrieb

Ihre Vorteile auf einen Blick

Dynamische Vergabe der Zugriffsrechte

Vergeben Sie die Zugriffsrechte automatisch, basierend auf Nutzergruppen, den Rollen der Mitarbeiter oder ganz individuell.

Onboarding neuer Mitarbeiter leicht gemacht

Legen Sie den neuen Mitarbeiter in M-Files an, versehen Sie ihn mit seinen Eigenschaften und schon hat er Zugriff auf alle relevanten Inhalte.

Zentrales Dokumentenmanagement

Managen Sie alle geschäftlichen Informationen, Daten und Dokumente aus der SharePoint Benutzeroberfläche heraus.

Entdecken Sie alle Funktionen von M-Files

Das ECM „M-Files Online“ ist ein KI-gestütztes Informationsmanagementsystem, das On-Premise oder in der Cloud verfügbar ist. Durch den Intelligent Metadata Layer (IML) werden die Daten ortsunabhängig verwaltet und bearbeitet. Die Dokumente können für eine einfache Kollaboration intern und extern geteilt werden.

Die Features der Integration von SharePoint in M-Files

Lernen Sie uns kennen

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Donnerstag den 22. Oktober um 11 Uhr

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Zeit für ECM! Deutschland digitalisiert

Erfahren Sie, wie Sie durch ein ECM von unternehmensweit vernetzten Informationen profitieren.

Aufzeichnung vom 21. November 2019

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