Eingangsrechnungsverarbeitung einfach digitalisieren
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung sorgt für reibungslose Abläufe im Rechnungswesen. Rechnungen werden schneller verarbeitet, transparenter gesteuert und zuverlässig archiviert mit deutlich weniger manuellem Aufwand.
- Klare, strukturierte Prozesse vom Rechnungseingang bis zur Archivierung
- Schnelle Freigaben und volle Transparenz über alle Rechnungsstände
- Rechnungen genau dort verfügbar, wo sie geprüft und freigegeben werden
Finden Sie Ihre Dokumente schnell und einfach, ohne langes Überlegen.
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Was ist die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung? Eine kurze Erklärung
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung automatisiert den gesamten Rechnungsprozess vom Eingang der Rechnung über die Erfassung, Prüfung und Freigabe bis zur revisionssicheren Archivierung. Ziel ist es, Durchlaufzeiten erheblich zu verkürzen, Fehler auf ein Minimum zu reduzieren und Finanzprozesse nachhaltig zu entlasten.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Durchgängige digitale Prozesse vom Rechnungseingang bis zur Archivierung
- Schnelle und nachvollziehbare Freigaben ohne Medienbrüche
- Zentrale Übersicht über alle Rechnungen und Bearbeitungsstände
- Entlastung von Buchhaltung und Fachabteilungen
- Revisionssichere Ablage und klare Dokumentation
- Intelligente Verarbeitung von E-Rechnungen und digitalen Belegen durch KI-gestützte Automatisierung
Das sagen unsere Kundinnen und Kunden...
„Von früher bis zu sieben Tagen ist die Durchlaufzeit unserer Eingangsrechnungen auf heute einen Tag geschrumpft"
„Auf diese Weise können wir sehr effizient unsere Einkaufspreise optimieren.“
Skontogewinne und keinen Cent Mahngebühren sind ein wesentlicher Vorteil des schnellen Durchlaufs mit der neuen Lösung. So kann sich der Einkauf per Mausklick alle Rechnungen vom Lieferanten X im Zeitraum Y anzeigen und sie mit jenen aus Zeitraum Z vergleichen lassen.
So funktioniert die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung verlagert die operative Arbeit vom Menschen auf das System. Rechnungen werden automatisch erfasst, geprüft, weitergeleitet und archiviert. Der manuelle Aufwand reduziert sich auf ein Minimum, während die Transparenz und Prozesssicherheit erheblich steigen.
Der digitale Rechnungsprozess im Hintergrund
Rechnungseingang & intelligente Erfassung
Rechnungen erreichen das System auf unterschiedlichen Wegen – etwa per E-Mail, als elektronische Rechnung oder über einen Scan. Unabhängig vom Eingangskanal erkennt das System die Rechnung automatisch und liest relevante Inhalte wie Rechnungsnummer, Beträge, Lieferanten oder Zahlungsziele aus.
Durch Texterkennung und lernende Mechanismen werden Informationen strukturiert aufbereitet und stehen unmittelbar für die Weiterverarbeitung zur Verfügung.
Neben PDF- und gescannten Rechnungen verarbeitet das System auch strukturierte elektronische Rechnungen wie XRechnung oder ZUGFeRD. Diese können in der gewohnten Anwendungsumgebung visualisiert, geprüft und bearbeitet werden – ohne Medienbruch.
Automatische Klassifizierung & Zuordnung
Nach der Erfassung ordnet das System die Rechnung selbstständig zu. Anhand definierter Regeln oder historischer Daten erkennt es, um welche Rechnungsart es sich handelt und welcher Vorgang, welche Kostenstelle oder welches Projekt betroffen ist.
Wiederkehrende Rechnungen werden automatisch erkannt und korrekt eingeordnet, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
KI-gestützte Mechanismen erkennen Rechnungsinhalte automatisch, klassifizieren Belege dynamisch und ermitteln relevante Metadaten. Das System lernt aus wiederkehrenden Mustern und sorgt für eine schnelle, fehlerfreie und einheitliche Erfassung.
Prüfung & Validierung der Rechnungsdaten
Das System prüft die erfassten Daten auf Vollständigkeit, Plausibilität und formale Richtigkeit. Abweichungen, fehlende Angaben oder Unstimmigkeiten werden automatisch identifiziert.
So lassen sich Fehler frühzeitig erkennen und gezielt bearbeiten, bevor sie in nachgelagerte Prozesse gelangen.
Workflow- & Freigabesteuerung
Basierend auf vordefinierten Regeln steuert das System den gesamten Freigabeprozess. Rechnungen werden automatisch an die richtigen Stellen weitergeleitet, Zuständigkeiten klar zugeordnet und Bearbeitungsstände transparent dokumentiert.
Freigaben, Rückfragen oder Eskalationen erfolgen strukturiert und nachvollziehbar – ohne manuelles Nachverfolgen.
Verbuchung & revisionssichere Archivierung
Nach Abschluss des Freigabeprozesses werden Rechnungsdaten an angebundene Systeme übergeben. Gleichzeitig sorgt das DMS für eine revisionssichere Archivierung aller relevanten Dokumente.
Rechnungen bleiben langfristig auffindbar, vollständig dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar abrufbar.
KI-gestützte Eingangsrechnungsverarbeitung & E-Rechnung
Moderne Eingangsrechnungsverarbeitung geht über klassische Automatisierung hinaus. KI-gestützte Lösungen ermöglichen eine dynamische Erkennung von Rechnungsinhalten, eine intelligente Klassifikation sowie die nahtlose Integration strukturierter E-Rechnungsformate in bestehende Workflows.
- Verarbeitung von XRechnung, ZUGFeRD und weiteren E-Rechnungsformaten
- KI-basierte Metadatenermittlung für eine einheitliche Datenstruktur
- Direkte Anbindung an bestehende Workflows und Buchhaltungssysteme
Und was bleibt für Sie zu tun?
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung nimmt Ihnen den repetitiven, lästigen Teil Ihrer Arbeit ab. Für Anwenderinnen und Anwender reduziert sich der Prozess auf wenige, gezielte Aufgaben. Komplexe Abläufe, Prüfmechanismen und Weiterleitungen laufen automatisiert im Hintergrund.
Rechnungen erfassen & freigeben
Sie prüfen Rechnungen nur noch dort, wo eine Entscheidung erforderlich ist. Freigaben oder Rückfragen erfolgen direkt im System statt per Weiterleitungen als E-Mail oder in Papierform – ganz ohne Medienbrüche.
Überblick behalten
Sie können immer alle Rechnungen und Bearbeitungsstände transparent und in Echtzeit in Ihrem System einsehen. Offene, freigegebene oder abgeschlossene Vorgänge lassen sich schnell überblicken.
Bei Ausnahmen eingreifen
Bei Abweichungen oder Sonderfällen ist eine manuelle Prüfung notwendig. Das System weist gezielt darauf hin. Sie können schnell und flexibel reagieren und werden von der Software bei der Fehleridentifikation und -behebung unterstützt.
360-Grad-Sicht durch M-Files-Anbindung an DATEV | AVLEE
Der Abwasserverband Langen/Egelsbach/Erzhausen (AVLEE) verarbeitet jährlich rund 1.000 Bestellvorgänge mit einer Vielzahl begleitender Dokumente und Rechnungen.
- Zentrale Verwaltung von Bestellungen, Dokumenten und Rechnungen in M-Files
- Anbindung von M-Files an DATEV für durchgängige Rechnungsprozesse
- Erweiterung des Bestellwesens um die Verarbeitung von XRechnungen
- Transparente Abläufe von Bestellung bis Rechnungsarchivierung
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„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard
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Mit Hilfe dieser Checkliste können Sie sich bestens auf die Umstellung hin zu einer Lösung für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung vorbereiten.
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Häufige Fragen zum Thema Eingangsrechnungsverarbeitung
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung automatisiert den gesamten Rechnungsprozess vom Eingang über Erfassung, Prüfung und Freigabe bis zur revisionssicheren Archivierung. Ziel ist es, Durchlaufzeiten erheblich zu verkürzen, Fehler auf ein Minimum zu reduzieren und Finanzprozesse nachhaltig zu entlasten.
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung unterstützt unterschiedliche Formate wie PDF-Rechnungen, gescannte Papierrechnungen sowie strukturierte elektronische Rechnungen, etwa XRechnungen oder ZUGFeRD. Somit gibt es für sämtliche Varianten Ihrer Eingangsrechnungen eine Verarbeitungsmöglichkeit.
Dokumentenmanagement- und Enterprise-Content-Managementsystem bilden die zentralen Plattformen für die Verarbeitung von Rechnungen. Sie übernehmen Erfassung, Strukturierung, Workflow-Steuerung und Archivierung und sorgen für durchgängige, nachvollziehbare Prozesse.
Mit dem Einsatz dieser digitalen Lösungen erreichen Sie ein vollkommen neues Level an Effizienz und Sicherheit in Ihrem Rechnungswesen.
Das System liest die relevanten Rechnungsinhalte automatisiert aus und ordnet sie anhand individuell definierter Regeln den entsprechenden Metadaten und Kategorien zu. Dazu gehören zum Beispiel Lieferanten, Kostenstellen oder Projekte.
So halten Sie automatisch Ihre eigens definierte Ablagestruktur ein und haben zu jeder Zeit genau im Blick, welche Rechnung wo und wie zu finden ist – schnell und ohne großen manuellen Aufwand.
Die Freigabe von Rechnungen erfolgt entlang vordefinierter Workflows. Das System leitet Rechnungen automatisch an zuständige Personen weiter und dokumentiert Bearbeitungsstände sowie Entscheidungen transparent und in Echtzeit. So ist für alle Beteiligten zu jeder Zeit klar, in welchem Verantwortungsbereich sich die Rechnung befindet.
Ja. Mit unseren Lösungen werden Rechnungen revisionssicher archiviert und bleiben langfristig unveränderbar, vollständig und nachvollziehbar abrufbar – entsprechend geltender rechtlicher Anforderungen wie GoBD oder DSGVO.
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung eignet sich für Unternehmen und Organisationen jeder Größe und Branche, aber vor allem dort, wo regelmäßig viele Rechnungen verarbeitet werden oder komplexe Freigabeprozesse bestehen.
In der Regel lassen sich ERP-, Finanz- oder Buchhaltungssysteme problemlos an unsere Systeme anbinden. So können Ihre Rechnungsdaten medienbruchfrei weiterverarbeitet und Prozesse ganzheitlich abgebildet werden.
Der manuelle Aufwand reduziert sich durch den Einsatz einer digitalen Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung deutlich. Anwenderinnen und Anwender greifen in der Regel nur noch bei Freigaben oder Ausnahmen ein, während der Großteil des Prozesses automatisiert abläuft. Sicherheit und Nachvollziehbarkeit werden trotz der Automatisierung priorisiert und immer eingehalten.
Ja. Gerade öffentliche Verwaltungen und Institutionen profitieren von klaren, nachvollziehbaren Prozessen, der Verarbeitung von E-Rechnungen und einer revisionssicheren Archivierung.