Digitale Akten einfach einführen
Digitale Akten schaffen dort Ordnung, wo Papierordner, Netzlaufwerke und E-Mail-Postfächer bisher für Chaos sorgen. Dokumente werden zentral abgelegt, sekundenschnell gefunden und zuverlässig gesichert.
- Alle Dokumente an einem Ort - strukturiert, auffindbar und sicher
- Zuverlässige Archivierung mit GoBD-konformem Backup
- Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Akteninhalte - auch aus dem Homeoffice
-
Was sind digitale Akten? Eine kurze Erklärung
Digitale Akten, auch elektronische Akten oder E-Akten genannt, sind die digitale Entsprechung klassischer Papierakten. Sie bündeln alle Dokumente, E-Mails und Informationen zu einem Vorgang, einer Person oder einem Projekt in einer einheitlichen, durchsuchbaren Ablagestruktur.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet dabei die technische Basis: Es übernimmt die Erfassung eingehender Dokumente, klassifiziert sie automatisch, ordnet sie der richtigen Akte zu und stellt sie jederzeit zuverlässig bereit. Egal ob Personalakte, Kundenakte, Kreditakte oder Projektakte: Jede Aktenform lässt sich 1:1 in die digitale Welt übertragen.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Finden statt suchen: Per Volltextsuche und dynamischen Ansichten finden Sie jedes Dokument in Sekunden und unabhängig davon, in welcher Akte es abgelegt ist.
- Klare Zugriffsrechte und maximaler Datenschutz: Ein zentrales Rechte- und Rollensystem stellt sicher, dass nur autorisierte Personen DSGVO-konform und gemäß internen Compliance-Anforderungen auf sensible Akteninhalte zugreifen können.
- Ortsunabhängiger Zugriff: Ob im Büro, im Homeoffice oder am Zweitstandort: alle Akteninhalte sind jederzeit und von jedem Endgerät aus verfügbar, ohne Umwege über Netzlaufwerke oder Papierordner.
- Kein Dokumentenverlust mehr: Wasserschäden, Brände oder Serverausfälle können digitalen Akten nichts anhaben. Ein zuverlässiges Backup-System und revisionssichere Archivierung schützen Ihre Dokumente langfristig.
- Einfache Zusammenarbeit: Mehrere Personen können gleichzeitig auf eine Akte zugreifen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Alle Änderungen werden protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar.
Unsicher welches Produkt zu Ihren Anforderungen passt?
Unser Produktfinder berücksichtigt Ihre Unternehmensgröße, Ihre Prozesse und Ihre IT-Infrastruktur. Nach weniger als 2 Minuten haben Sie die Lösung, die wirklich passt.
Produktfinder
Welche Lösung passt zu Ihnen?
Beantworten Sie 4 kurze Fragen. Wir empfehlen Ihnen die passende DMSFACTORY-Lösung.
Wie viele Mitarbeiter hat Ihr Unternehmen?
Hilft uns, die skalierbare Lösung für Sie zu finden.
Was möchten Sie optimieren?
Mehrfachauswahl möglich – wählen Sie alles, was auf Sie zutrifft.
Nutzen Sie bereits ein DMS oder ECM?
Wie möchten Sie die Lösung betreiben?
Hinweis: SmartDocs ist ausschließlich als On-Premises-Lösung verfügbar.
Ihre Kontaktdaten
Wir melden uns innerhalb eines Werktags persönlich bei Ihnen.
Vielen Dank!
Wir haben eine individuelle Empfehlung für Sie gefunden.
Die passende digitale Akte für jeden Fall
Nach Abteilung
Die elektronische Personalakte ermöglicht eine sichere Ablage und Bearbeitung aller sensiblen personenbezogenen Dokumente und Daten von MitarbeiterInnen und BewerberInnen. Ob Bewerbungsunterlagen, Verträge, E-Mails, oder Dokumentationen erfolgter Weiterbildungen: mit der elektronischen Akte haben Sie direkten Zugriff unabhängig von Ort und Zeit.
Durch rollenbasierte oder individuelle Zugriffsrechte stellen Sie sicher, dass vertrauliche Informationen nicht in die falschen Hände geraten. So lassen sich alle geforderten Datenschutzregelungen einhalten. Konnektoren zu gängigen HR-Systemen sorgen für eine nahtlose Integration in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur.
Die digitale Bewerberakte umfasst alle Unterlagen und Informationen, die das Unternehmen von den sich bewerbenden Personen bekommen hat. Das sind im ersten Schritt meist Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. Mit der Zeit können in der digitalen Bewerberakte aber auch E-Mail-Korrespondenzen, Probearbeiten und weitere Unterlagen abgelegt werden. Mit ihr vermeiden Sie lange Suchprozesse und Wartezeiten während der Bewerbungsphase. Ist der oder die BewerberIn geeignet und wird eingestellt, lässt sich die Bewerberakte mit einem Klick in eine Personalakte wandeln.
Behalten Sie stets den Überblick über Ihre KundInnen und zugehörigen Daten! In der elektronischen Kundenakte sind Dokumente wie Präsentationen, Verträge, Kaufbelege, Rechnungen, Angebote und E-Mails schnell auffindbar. Das Wissen über den oder die KundIn und die Geschäftsbeziehung ist von überall zugänglich und erleichtert dem Vertrieb seine Arbeit. Die nahtlose Verbindung zwischen Dokumentenverwaltung und zentraler Verkaufsplattform ermöglicht ein schnelles und flexibles Arbeiten. Auch das Teilen von Dokumenten ist durch die ECM-Integration so kinderleicht! Ob man dem oder der KundIn ein Dokument zusenden oder ein Dokument mit KollegInnen zusammen bearbeiten will – alles wird nahtlos dokumentiert und organisiert. Somit sind alle MitarbeiterInnen jederzeit darüber informiert, was den KundInnen bereits vorliegt, und was noch versendet werden muss.
Mit der digitalen Vertragsakte verwalten Sie alle Verträge zentral in einem System von der Erstellung bis hin zur Handhabung und Verwaltung. So können Sie alle Vertragsfristen einhalten und haben jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand Ihrer Verträge. Erfahren Sie mehr über unsere Lösung für das Vertragsmanagement.
Behalten Sie den Überblick über alle zu einem Projekt gehörenden Dokumente, E-Mails und Informationen. So sichern Sie die maximale Transparenz über alle Vorgänge und ermöglichen den Teammitgliedern den Zugriff auf alle projektbezogenen Unterlagen – von überall aus und wann immer sie diese benötigen.
Die digitale Auftragsakte dient der Strukturierung und Verwaltung von Aufträgen. In ihr werden Auftrags-, Produktionspapiere, Protokolle und Verträge abgelegt und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet.
Produktakten enthalten für gewöhnlich sämtliche technische Daten, Seriennummern und weitere Informationen zu Produkten, die im Unternehmen gefertigt werden. Sie dokumentieren quasi den Lebenslauf eines Produkts und dienen der Nachvollziehbarkeit sämtlicher Schritte. Die digitale Produktakte verwaltet diese Unterlagen und Informationen sicher an einem zentralen Ort und macht sie so für alle Beteiligten zugänglich.
Die digitale Produktionsakte, bzw. Fertigungsakte, dient der lückenlosen Dokumentation eines Herstellungsprozesses. Sie ist die Sammlung aller Dokumente, die während eines Herstellungsprozesses anfallen.
Die digitale Lieferantenakte fasst sämtliche Informationen und Funktionen zum Lieferanten an einer zentralen Stelle zusammen. Diese Informationen werden aus verschiedenen Quellen zusammengetragen (z.B. E-Mails, Internet etc.). Beispiele für Inhalte dieser Akte sind EK-Infosätze, Anfragen, Angebote, Bestellungen, Rechnungen, etc.
Zu jedem Fahrzeug gibt es eine Menge Unterlagen: Kauf-oder Leasingverträge, Versicherungsunterlagen, Zulassungen, Rechnungen, Belege von Reparaturen und Inspektionen, TÜV Bescheinigungen, Tankkarten und Quittungen, Fahrtenbücher, Kfz-Steuer-Bescheid und vieles mehr. Fällt ein Schaden an, muss auch dieser dokumentiert und mit dem Fahrzeug verknüpft werden.
Alle Schäden innerhalb des Fuhrparks eines Unternehmens können ebenfalls in der digitalen Fahrzeugakte dokumentiert werden. Versicherungsunterlagen, Schadenshergang und Beteiligte, Schadensmeldung bei der Versicherung und die Antwort der Versicherung sind so alle an einem Ort.
Nach Branchen
Mit der digitalen Bauakte haben Sie alle Informationen rund um Ihre Baustellen immer verfügbar. Unsere Lösung bietet Ihnen die perfekte Plattform für all Ihre Bedürfnisse: vom digitalen Bautagebuch, über automatische Workflows zur Abarbeitung wiederkehrender Aufgaben bis hin zum cleveren E-Mail-Management haben wir an alles gedacht!
Gerade Patientenakten enthalten hochsensible Informationen, die vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen. Verwalten Sie Ihre Patientenakten digital und halten Sie alle rechtlichen Anforderungen an die Aufbewahrungsfristen sowie die Sicherheit ein!
Die digitale Kreditakte sammelt eine große Zahl an Unterlagen zu einem Kreditantrag zentral. Über die Definition von Pflichtdokumenten haben Sie immer im Blick, welche Dokumente für den Antrag noch fehlen. Die Bearbeitung ist gesteuert und nachvollziehbar und der Antrag ist von Beginn an sicher archiviert. Mehr über die erfolgreiche Implementierung einer digitalen Kreditakte bei unserem Kunden Starpool erfahren Sie in unserer Case Study: https://www.dmsfactory.com/fallstudie-schnellere-baufinanzierung/
Mit einer Blutspende geht auch immer ein hoher Dokumentationsaufwand einher. Die E-Akte beschleunigt die Erfassung von wichtigen Daten und regelt den Zugriff auf diese – zur Sicherstellung höchster Qualitätsansprüche.
Die Unterlagen werden digitalisiert, vollautomatisch erfasst und von diesem Zeitpunkt an ausschließlich elektronisch verwaltet. Der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist entsprechend werden die Spenderakten schließlich revisionssicher archiviert.
Die digitale Immobilienakte unterstützt Sie bei der Verwaltung von ganzen Immobilien und einzelnen Mieteinheiten. In ihr lassen sich alle Dokumente, die beim Austausch mit MaklerInnen, HandwerkerInnen und Banken entstehen, sammeln und nach Immobilie, MieterInnen, EigentümerInnen etc. strukturiert managen. Diese Unterlagen sind zum Beispiel Mietverträge, Rechnungen, Grundrisse, Mahnungen und E-Mail-Korrespondenzen.
Öffentliche Institutionen und Behörden haben viele verschiedene Arten an Akten. Diese lassen sich ganz einfach in den digitalen Raum übertragen und somit zentral verwalten. Dazu gehören zum Beispiel digitale Akten für Steuerunterlagen, die digitale Aktenführung im Jugendamt mit der Dokumentation aller fall- und personenbezogenen Daten wie Kontaktdaten, Anträge und E-Mail-Verläufe, sowie eine digitale Einbürgerungs- oder Flüchtlingsakte. Diese verschafft einen Überblick über alle Dokumente eines ausländischen Bürgers mit allen Informationen zu Staatsangehörigkeit, Herkunft usw. Mit ihr lassen sich sämtliche Anträge und Formulare zur Einbürgerung verknüpfen und bei Bedarf mit einer Bearbeitungsfrist versehen.
Produktakten enthalten für gewöhnlich sämtliche technische Daten, Seriennummern und weitere Informationen zu Produkten, die im Unternehmen gefertigt werden. Sie dokumentieren quasi den Lebenslauf eines Produkts und dienen der Nachvollziehbarkeit sämtlicher Schritte. Die digitale Produktakte verwaltet diese Unterlagen und Informationen sicher an einem zentralen Ort und macht sie so für alle Beteiligten zugänglich.
Gerade in Laboren ist Papier manchmal völlig fehl am Platz. Dokumente zur Vorgangsbearbeitung, Probenverwaltung und Probencharakterisierung müssen ausgefüllt und zugeordnet werden, Gutachten und Berichte geschrieben und verschickt werden. Hierbei unterstützt Sie die digitale Laborakte.
Von ihr profitieren Fachbereiche wie Biologische Diagnostik, Klinische Chemie, Toxikologie, Lebensmitteluntersuchungen, Umweltanalytik, Kriminaltechnik, Pharmazie und viele mehr.
In der digitalen Versicherungsakte können sämtliche Versicherungsdokumente nach bestimmten Kriterien abgelegt und mit den Kontaktdaten der Versicherungsnehmer verknüpft werden, was ein schnelles Auffinden aller Dokumente und schnellen Zugriff ermöglicht. So haben Sie immer die Übersicht darüber, welche Risiken wie und wo versichert sind.
Versicherungsfälle wie zum Beispiel Schäden lassen sich in separaten Schadens-Akten erfassen und können darüber bearbeitet werden.
Für ein Vermessungs-Projekt im Rahmen der Errichtung neuer Gebäude fallen jede Menge Daten wie Liegenschafts- und Flurkarten und Kartographien von Flur- und Grundstücksgrenzen an. Dazu kommen Skizzen der räumlichen Lage von Grundstücken, exakte Maße der Gebäude und ein genauer Grenzverlauf. Digitalisieren Sie all diese Unterlagen direkt von Anfang an und verwalten Sie diese in der digitalen Vermessungsakte. So haben Sie immer die perfekte Basis für eine genaue Berechnung und ein erfolgreiches Projekt!
So funktionieren digitale Akten
Dokumente erfassen & digitalisieren
Papierdokumente werden gescannt und durch OCR-Texterkennung vollständig durchsuchbar gemacht. Digital eingehende Dokumente, z.B. per E-Mail, Upload oder aus Fachanwendungen, werden automatisch erkannt und zur Verarbeitung bereitgestellt.
Definierte Postfächer und Eingangsregeln sorgen dafür, dass E-Mails und Anhänge direkt und ohne manuellen Eingriff der richtigen Akte zugeordnet werden.
Automatische Klassifizierung & Ablage
Das System erkennt anhand definierter Regeln und KI-gestützter Mechanismen, um welches Dokument es sich handelt und welcher Akte es zugehört. Metadaten wie Name, Datum, Vorgangsnummer oder Kategorie werden automatisch ausgelesen und gepflegt.
Konsistent, fehlerfrei und ohne manuellen Klassifizierungsaufwand landet so jedes Dokument genau dort, wo es hingehört.
Strukturierte Verwaltung in der digitalen Akte
Die digitale Akte bildet die gewohnte Aktenstruktur 1:1 ab: mit Registern, Pflichtdokumenten und verknüpften Informationen aus angebundenen Systemen. Auf einen Blick ist sichtbar, welche Unterlagen vorhanden sind und welche noch fehlen.
Benachrichtigungen und Aufgaben stellen sicher, dass nichts liegen bleibt und alle Beteiligten immer auf dem aktuellen Stand sind.
Bearbeitung, Freigabe & Zusammenarbeit
Dokumente können direkt in der Akte bearbeitet, kommentiert und für die Freigabe in Umlauf gebracht werden. Workflows steuern den Prozess automatisch von der Prüfung bis zur finalen Freigabe.
Alle Schritte werden lückenlos protokolliert: Wer hat was wann bearbeitet oder freigegeben? Die vollständige Versionshistorie ist jederzeit abrufbar.
Revisionssichere Archivierung & Löschfristen
Abgeschlossene Vorgänge werden revisionssicher, also unveränderbar, vollständig und entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, archiviert. GoBD, DSGVO und branchenspezifische Anforderungen werden automatisch eingehalten.
Löschfristen können hinterlegt werden, sodass abgelaufene Dokumente fristgerecht und dokumentiert entfernt werden – ohne manuellen Pflegeaufwand.
Und was bleibt für Sie zu tun?
- Dokumente einpflegen & prüfen: Sie prüfen Akten und Dokumente nur dort, wo eine Entscheidung erforderlich ist. Eingehende Dokumente laufen automatisch in die richtige Akte. Sie greifen nur bei Rückfragen oder Ausnahmen ein.
- Überblick behalten: Alle Akten und Bearbeitungsstände sind jederzeit transparent einsehbar. Fehlende Dokumente, offene Aufgaben oder anstehende Fristen werden automatisch angezeigt.
- Bei Ausnahmen eingreifen: Bei unklarer Zuordnung oder fehlenden Pflichtdokumenten weist das System gezielt darauf hin. Sie reagieren schnell gezielt und unterstützt von der Software.
Wir haben die passende Lösung für Ihre Branche
Automobilindsutrie
Bau
Finanzwesen
Gesundheitswesen
Immobilienbranche
Logistik & Transport
Projektmanagement
Pharmazie & Life Sciences
Rechtswesen
Vertrieb
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard
Nicht nur Ihre Aktenstruktur profitiert von der Digitalisierung
Sichern Sie sich alle Informationen zu digitalen Akten
Whitepaper
In diesem kostenlosen Whitepaper erfahren Sie, wie Sie sich mit digitalen Akten den Alltag in Ihrem Unternehmen erheblich erleichtern können.
Produktinformation
Die digitale Personalakte ist nur eines vieler Beispiele für die Einsatzszenarien von digitalen Akten. Mehr Informationen zu unseren Lösungen finden Sie im Produktflyer.
Kostenlose Webinar-Aufzeichnung
So arbeiten Sie mit digitalen Akten – strukturiert und optimiert für effiziente Geschäftsprozesse.
Häufige Fragen zu digitalen Akten
Digitale Akten – auch elektronische Akten oder E-Akten genannt – sind die digitale Entsprechung klassischer Papierakten. Sie enthalten alle Dokumente, E-Mails und Informationen zu einem Vorgang, einer Person oder einem Projekt und sind in einer einheitlichen, durchsuchbaren Struktur abgelegt. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bildet dabei die technische Basis.
Nahezu jede Aktenform lässt sich digital abbilden: Personalakten, Kundenakten, Vertragsakte, Kreditakten, Projektakten, Bauakten, Lieferantenakten, Patientenakten und viele mehr. Die Lösung ist flexibel konfigurierbar und passt sich Ihren spezifischen Aktenstrukturen und Anforderungen an.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist die technische Plattform, auf der digitale Akten verwaltet werden. Die digitale Akte ist die inhaltliche Struktur, also die geordnete Sammlung aller Dokumente und Informationen zu einem Vorgang. Das DMS sorgt für Erfassung, Klassifizierung, Suche, Zugriffsschutz und Archivierung.
Papierdokumente werden gescannt und durch OCR-Texterkennung vollständig durchsuchbar gemacht. KI-gestützte Mechanismen erkennen den Dokumententyp automatisch, lesen relevante Metadaten aus und ordnen das Dokument der richtigen Akte und dem richtigen Register zu – ohne manuellen Aufwand.
Ein zentrales Rechte- und Rollensystem stellt sicher, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Akten oder Dokumente zugreifen können. Zugriffsrechte können rollenbasiert oder individuell vergeben werden. Alle Zugriffe und Änderungen werden lückenlos und nach DSGVO und weiteren Datenschutzanforderungen protokolliert.
Ja. Digitale Akten werden revisionssicher archiviert. Die Lösung erfüllt die Anforderungen der GoBD, DSGVO und weiterer branchenspezifischer Vorschriften.
Dank Volltextsuche und frei konfigurierbarer dynamischer Ansichten finden Sie jedes Dokument in Sekunden (egal ob nach Name, Datum, Vorgangsnummer, Kategorie oder beliebigen anderen Metadaten). Durch OCR sind auch gescannte Dokumente vollständig durchsuchbar.
Ja. ERP-, HR-, CRM- und weitere Unternehmenssysteme können problemlos angebunden werden. So werden Daten aus bestehenden Fachanwendungen automatisch in die digitale Akte übernommen. So werden Informationssilos aufgebrochen und alle relevanten Inhalte sind an einem Ort verfügbar.
Digitale Akten eignen sich für Unternehmen jeder Größe und Branche und überall dort, wo regelmäßig Dokumente zu Personen, Vorgängen oder Projekten verwaltet werden müssen. Besonders profitieren Unternehmen mit hohem Dokumentenaufkommen, strengen Compliance-Anforderungen oder mehreren Standorten.
Die Einführung erfolgt in enger Abstimmung mit Ihrem Team. Wir analysieren Ihre bestehenden Aktenstrukturen, konfigurieren die digitalen Akten nach Ihren Anforderungen und begleiten Sie bei der Migration bestehender Dokumente sowie der Schulung der Mitarbeitenden. Die gewohnten Ablagestrukturen werden dabei 1:1 in die digitale Welt übertragen.