SmartDocs
DMSFACTORY SmartDocs ist das DMS für alle, bei denen sich Papierstapel häufen, die Suche nach dem passenden Dokument eindeutig zu lange dauert und sowohl Transparenz als auch Nachvollziehbarkeit der Prozesse stark leiden.
- Dokumente sicher, einfach und ordentlich ablegen
- Gemäß DSGVO und GoBD
- E-Rechnungen ablegen
- Ohne großen Planungs- und Implementierungsaufwand
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Was gilt es beim Dokumentenmanagement im kleinen Mittelstand zu beachten?
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist es erforderlich, dass Dokumentenmanagementsysteme einfach in die bestehende Unternehmensstruktur integriert und anschließend intuitiv von allen Beteiligten genutzt werden können. Die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen wie Revisionssicherheit, DSGVO und GoBD sollte systemseitig gegeben bzw. unterstützt werden. Ein DMS für KMU muss nicht alles können, aber es muss praxisnah, skalierbar und transparent sein.
Hürden der Digitalisierung im kleinen Mittelstand
Fehlendes Know-how
Keine Digitalisierungsstrategie
Fehlende Priorisierung
Ihre Vorteile mit SmartDocs
Zentrale Bereitstellung
Die zentrale Bereitstellung Ihrer digitalen Dokumente sorgt für optimierte Suchprozesse und klare Ablagestrukturen.
Sofort einsatzbereit
Durch seinen geringen Implementierungsaufwand und die niedrigen Anschaffungskosten ist SmartDocs sofort einsatzbereit.
Einfache Kollaboration
Durch Ad-hoc Weiterleitungen ermöglicht SmartDocs eine zielgerichtete und einfache Kollaboration mit anderen Nutzerinnen, Nutzern und Dritten.
Intuitive Nutzung
Die intuitive Nutzung des System und die minimalistischen Prozesse verschaffen Ihnen einen klaren Überblick in Echtzeit.
Hohe Sicherheit
Die Dokumentenverwaltung in SmartDocs richtet sich nach hohen Datenschutz- und Sicherheitsstandards.
On-Premise-Nutzung
SmartDocs ist kein Cloudsystem. Durch die On-Premise-Nutzung liegt die Kontrolle über Ihre Daten und das gesamte DMS voll und ganz in Ihren Händen.
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard
Die Kernfunktionen von SmartDocs
Nahtlose Prozesse vom Eingang bis zur Archivierung
Archivieren Sie Ihre Dokumente rechtskonform, so wie es DSGVO und GoBD verlangen. Durch die individuelle Vergabe von Zugriffsberechtigungen, eine unbegrenzte Anzahl an elektronischen Akten, zwischen denen Sie mit einem Klick wechseln können und die integrierte Volltextsuche gestalten Sie Ihre Archivbereiche nachvollziehbar und sicher.
Scannen und importieren
Dokumente und Daten können sowohl als Ad-Hoc-Verarbeitung als auch im Stapel importiert werden. Mit Hilfe von Scan- und Importprofilen können Sie den Prozess der Datenfassung ohne großen Aufwand automatisieren. Bei Bedarf können Sie beim Scannen zusätzlich eine Texterkennung (Optical Character Recognition) durchführen. So werden die gescannten Dokumente für die Volltextsuche durchsuchbar.
Dokumentenprotokoll
Sobald ein Dokument in SmartDocs aufgenommen wurde, werden sämtliche Änderungen im Dokumentenprotokoll erfasst. So können Sie zu jedem Zeitpunkt nachvollziehen, wann ein Dokument hinzugefügt, entfernt oder editiert wurde.
Mit der Nachverfolgungs-Funktion behalten Sie Änderungen an wichtigen Dokumenten und Akten und durch Wiedervorlage-Option sämtliche Dokumente, Akten und vor allem Fristen immer im Blick.
E-Rechnungen visualisieren, verschlagworten und ablegen
Sie stehen vor der Herausforderung auf E-Rechnungen umzustellen und wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? SmartDocs unterstützt Sie auch in diesen Belangen! Sie haben die Möglichkeit, E-Rechnungen im DMS zu visualisieren und automatisch mit Hilfe eines Importprofils als E-Rechnung zu verschlagworten.
Mit Sicherheit effizient
SmartDocs kann als Standalone-Installation auf einem PC genutzt oder als Netzwerk-Installation mit mehreren Arbeitsplätzen betrieben werden. Um sensible Daten noch besser schützen zu können, bietet SmartDocs neben dem Zugriffsschutz auch die Möglichkeit der Private Encryption an. Verschlüsseln Sie einzelne Archivbereiche zusätzlich, sodass nur autorisierte Personen Zugriff haben.
Förderungen für Ihr DMS nutzen
Die digitale Weiterentwicklung von Unternehmen wird gerade für KMU auf vielen Wegen staatlich gefördert. Informieren Sie sich, welche Zuschüsse und Förderprogramme Ihnen für die Einführung eines DMS zur Verfügung stehen. Bund und Länder bieten Ihnen attraktive Angebote, um Ihre Geschäftsprozesse effizienter und zukunftssicher zu gestalten – auch mit SmartDocs.
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Sie möchten direkt durchstarten?
Unser SmartDocs Startpaket wird Ihnen die Integration von SmartDocs in Systemlandschaft und Arbeitsalltag erheblich erleichtern.
SmartDocs Pakete im Überblick
Wir bieten Flexibilität für jeden Anspruch – Wählen Sie das passende Softwarepaket für Ihr Unternehmen.
| Features | SmartDocs Einzel | SmartDocs Mehrplatz | SmartDocs Server |
| Lizenzen | Lizenz SmartDocs Einzelplatz |
Lizenz SmartDocs Mehrplatz (5 User) |
Keine Lizenzen Benötigte Lizenzen müssen zusätzlich als separates Paket gebucht werden. |
| Server | Synology Diskstation NAS (4x 8TB Storage & 32GB RAM) Inklusive eingerichteter SmartDocs Datenbank und Dokumentenablage, sowie Datensicherung. |
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LayoutDesigner Der LayoutDesigner unterstützt bei der Erstellung neuer Archivbereiche und der individuelle Gestaltung von Datenmasken und Dokumentenlisten. Dank der zahlreichen Feld-Funktionstypen besteht die Möglichkeit, jedes Feld individuell anzupassen und frei auf der Datenmaske zu positionieren. | |||
AdminConsole Die AdminConsole unterstützt bei der Verwaltung und Pflege von Nutzern sowie den zugehörigen Berechtigungen für Archivbereiche und Programmfunktionen. Zudem ermöglicht sie die Einrichtung und Organisation von Arbeitsbereichen für den sicheren Dokumentenaustausch und die Konfiguration der Tiefe des Systemprotokolls für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit | |||
ProtokollViewer Der ProtokollViewer regelt den Zugriff auf die in der Systemdatenbank gespeicherten Daten des Systemprotokolls. Über eine Suchmaske lassen sich gezielt Filter setzen, um die Suchprozesse zu verkürzen. So können die Daten exportiert und beispielsweise für Dokumentationszwecke verwendet werden. | |||
| Softwaremaintenance Verpflichtende Mindestlaufzeit 12 Monate, mit automatischer Verlängerung. | 120€ netto / Jahr |
580€ netto / Jahr Jede weitere Lizenz 500€ netto zzgl. 20% Softwaremaintenance. |
Einzel
Mehrplatz
Server
Direkt durchstarten
SmartDocs Start
Mit unserem DMSFACTORY SmartDocs Starterpaket ermöglichen wir Ihnen den umgehenden Einsatz Ihres Systems und selbstverständlich auch weiteren Support im Rahmen von bis zu insgesamt 16 Stunden. Folgende Inhalte können Sie dabei in diesem Rahmen nutzen:
- Remote Installation
- Grundkonfiguration/ Customizing
- Support und Schulungen
Wir übernehmen also nicht nur die Installation und Grundkonfiguration Ihrer SmartDocs Lizenz per Remotezugriff und gehen gemeinsam mit Ihnen die ersten Schritte, sondern stehen Ihnen auch noch während des Betriebes für Fragen und deren Lösung zur Verfügung. So steht einer erfolgreichen Nutzung nichts mehr im Weg.
Testen Sie SmartDocs 30 Tage lang kostenlos & unverbindlich
Füllen Sie einfach das Formular auf unserer Download-Seite aus, um eine kostenlose, 4-wöchige Testversion von SmartDocs herunterzuladen. Der Test läuft nach Ablauf des Testzeitraums automatisch aus.
Sichern Sie sich alle Informationen
Whitepaper
In diesem Whitepaper erfahren Sie, was kleine Unternehmen beim Dokumentenmanagement beachten müssen.
Produktinformation
Laden Sie sich alle Infos rund um das ECM SmartDocs bequem und kostenlos als PDF herunter.
Glossar: DMS
In unserem Glossar definieren wir den Begriff „Dokumenten-Management-System“.
Häufige Fragen zu SmartDocs
Sie möchten mehr Informationen zu unserem DMSFACTORY SmartDocs?
Die meistgestellten Fragen haben wir Ihnen hier zusammengestellt und beantwortet. Sollten Sie dennoch Fragen haben, die wir hier nicht beantworten, dann senden Sie uns jederzeit eine Anfrage über unser Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter der Telefonnummer +49 6074 86546-0
Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) ist es erforderlich, dass Dokumentenmanagementsysteme folgende Anforderungen erfüllen:
- Einfache Integration in bestehende IT-Infrastruktur und Arbeitsprozesse
- Intuitive, einfache und übersichtliche Nutzung
- Revisionssicher, DSGVO- und GoBD-konform
- Einsetzbar und anpassbar ohne technisches Know-how und zusätzliche IT-Ressourcen
Sie haben die Möglichkeit das Dokumentenmanagementsystem DMSFACTORY SmartDocs in vier verschiedenen Paketen zu erwerben. Diese Pakete unterscheiden sich maßgeblich in der Anzahl der NutzerInnen und der Lokalität der Datenbank. Hier eine Übersicht:
Einzelplatzinstallation
Die Datenbank und der Speicher befinden sich lokal auf dem PC, der als Client ausgewählt wurde. Die Lizenz ist nur auf diesem Gerät nutzbar.
Mehrplatzinstallation
Die Datenbank und der Speicher befinden sich auf einem PC und alle anderen Clients greifen darauf zu. Der PC, auf dem die Lizenz installiert ist, muss laufen, um Zugriff auf die Installation zu haben. Sobald Sie mehr als nur einen Arbeitsplatz nutzen möchten, empfiehlt sich mindestens dieses Paket.
NAS-Installation
Die Datenbank und der Speicher befinden sich auf einem Network Attached Storage (NAS). Ähnlich wie bei der Mehrplatzinstallation greifen alle Clients auf den NAS zu. Diese Option ist vor allem für Unternehmen geeignet, die keinen eigenen Server haben.
Mit dem Exporttool für unser DMSFACTORY SmartDocs bieten wir Ihnen die Möglichkeit, alle Daten nahtlos für den Umstieg auf ein Enterprise-Content-Management-System (ECM) bereitzustellen.
Wann ist das notwendig?
DMSFACTORY SmartDocs ist vor allem auf die Bedürfnisse von kleinen Unternehmen ausgerichtet. Sobald Sie Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse weiterentwickeln, verändern sich auch die Anforderungen an Ihr Dokumentenmanagement. Meist rückt der Fokus dann auf die Automatisierung von Prozessen und die nahtlose Einbindung dieser in Ihre Arbeitsabläufe. Um dann das volle Potenzial aus Ihrer Arbeit holen zu können, ist die nächste Stufe erforderlich: Ein Enterprise-Content-Management-System.
Sobald Sie vom einfachen DMS auf das umfassende ECM wechseln wollen, steht unser Exporttool bereit und ermöglicht Ihnen einen nahtlosen und unkomplizierten Übergang.
Der LayoutDesigner in SmartDocs unterstützt Sie bei der Erstellung neuer Archivbereiche sowie der individuellen Gestaltung von Datenmasken und Dokumentenlisten. Diese werden unter anderem bei der Verschlagwortung, Suche und Bearbeitung von Dokumenten in SmartDocs verwendet.
Dank der zahlreichen Feld-Funktionstypen haben Sie die Möglichkeit, jedes Feld individuell und optimal an Ihre Bedürfnisse anzupassen und frei auf der Datenmaske zu positionieren – für maximale Flexibilität und optimaler Nutzerfreundlichkeit.
Die AdminConsole ist das zentrale Werkzeug, um NutzerInnen zu verwalten und die zugehörigen Berechtigungen für Archivbereiche und Programmfunktionen in SmartDocs abzubilden und zu pflegen. Über die intuitive Oberfläche haben AdministratorInnen die Möglichkeit alle Zugriffsrechte einfach und effizient zu steuern. Im Fokus steht also die Verwaltung von Berechtigungsprofilen, die flexibel einzelnen NutzerInnen oder ganzen Gruppen zugewiesen werden können.
Darüber hinaus haben Sie mit der AdminConsole die Möglichkeit, folgende Funktionalitäten abzubilden:
- Einrichtung und Organisation von Arbeitsbereichen für den sicheren Dokumentenaustausch
- Konfiguration der Tiefe des Systemprotokolls für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Der ProtokollViewer regelt den Zugriff auf die in der Systemdatenbank gespeicherten Daten des Systemprotokolls von SmartDocs. Über eine Suchmaske lassen sich gezielt Filter setzen, um die Suchprozesse zu verkürzen. So können die Daten exportiert und beispielsweise für Dokumentationszwecke verwendet werden.