Dokumentenmanagement beginnt beim richtigen System
Das richtige System bringt Struktur in dokumentenreiche Prozesse und schafft eine Grundlage, auf der Ihre Mitarbeitenden unternehmensübergreifend, effizient und zuverlässig arbeiten können:
- Ordnung in informationsintensiven Prozessen schaffen
- Komplexität reduzieren
- Suchzeiten verkürzen
Finden Sie Ihre Dokumente schnell und einfach, ohne langes Überlegen.
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Was ist Dokumentenmanagement? Eine kurze Erklärung
Dokumentenmanagement beschreibt die strukturierte Erfassung, Ablage, Organisation und langfristige Archivierung digitaler Dokumente. Ziel ist es, Informationen bereitzustellen, wo sie benötigt werden – konsistent, nachvollziehbar und sicher.
Ein modernes Dokumentenmanagementsystem (DMS) reduziert Suchzeiten auf ein Minimum, verbessert die unternehmensweite Zusammenarbeit und schafft klare Abläufe bei der Arbeit mit dokumentengetriebenen Geschäftsprozessen. Typische Einsatzfelder reichen vom Rechnungswesen und dem Vertragsmanagement bis hin zu Personal- oder Projektangelegenheiten.
DMS vs. ECM: Das ist der Unterschied
Viele Unternehmen stehen vor der Frage, ob ein klassisches DMS ausreicht oder ob ein umfassenderes Enterprise-Content-Management-System (ECM) die bessere Wahl ist. Beide Systeme dienen der strukturierten Verwaltung von Dokumenten – unterscheiden sich jedoch im Fokus und im Funktionsumfang.
Während sich das DMS primär auf die Verwaltung elektronischer Dokumente fokussiert, geht das ECM einen Schritt weiter. Hier steht die Automatisierung ganzer Geschäftsprozesse im Fokus.
Wer Prozesse digital steuern, Vorgänge automatisieren und dokumentengetriebene Abläufe zentral abbilden möchte, benötigt häufig ein ECM, kein reines DMS.
- Dokumente erfassen
- Informationen strukturiert ablegen
- Inhalte sicher wiederfinden
- Langfristige, revisionssichere Archivierung
- Dokumente verwalten & mit Workflows weiterverarbeiten
- Workflows & Freigaben automatisieren
- Prozessstandards zentral abbilden
- Inhalte abteilungsübergreifend nutzbar machen
Wenn der Fokus auf automatisierten Freigaben, komplexen Vorgängen oder prozessgesteuerten Abläufen liegt, empfiehlt sich der Blick auf unsere ECM-Lösungen.
Die Arbeitsschritte mit einem DMS
Dokumentenablage
Informationen werden logisch zugeordnet und in klaren Strukturen abgelegt.
Workflows & Prozesse
Vorgänge werden automatisch gesteuert, geprüft und systematisch weitergeführt.
(Fokus in ECM-Systemen)
Dokumentenarchivierung
Dokumente werden langfristig, revisionssicher und nachvollziehbar gespeichert.
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„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard
Häufige Fragen zum Thema Dokumentenmanagement
Metadaten sind mehr als nur relevante Zusatzinformationen, die es zu dokumentieren gilt. Sie bilden die Grundlage eines effizienten digitalen Dokumentenmanagements. Systeme wie DMS und ECM arbeiten metadatenbasiert, um eine nachvollziehbare, einheitliche Strukturierung ohne die klassische Ordnerstruktur zu ermöglichen.
In metadatenbasierten Systemen fragen NutzerInnen nicht mehr nach dem wo, sondern nach dem was. Das sorgt für eine bessere Datenqualität, schnellere Suchprozesse und mehr Flexibilität bei zunehmenden Datenmengen.
Die Revisionssicherheit von elektronischen Daten und Dokumenten beschreibt die Aufbewahrung digitaler Daten unter Berücksichtigung der rechtlichen Anforderungen in Bezug auf
- Ordnungsmäßigkeit: Die archivierten Dokumente müssen eindeutig zuzuordnen sein. Eine strukturierte Klassifikation der Daten ist somit zwingend erforderlich.
- Vollständigkeit: Es ist wichtig, dass alle Dokumente bei der Archivierung vollständig und korrekt abgelegt werden.
- Sicherheit: Die Datensicherheit muss auch nach der Archivierung noch gewährleistet sein, solange eine Aufbewahrungsfrist besteht.
- Verfügbarkeit: Die archivierten Dokumente müssen innerhalb kürzester Zeit auffindbar und lesbar sein, unabhängig von Veränderungen in der IT-Infrastruktur.
- Nachvollziehbarkeit: Ein vollständiger Audit-Trail ist erforderlich, um die Nachvollziehbarkeit des Dokumentenlebenszyklus garantieren zu können.
- Unveränderlichkeit: Archivierte Dokumente dürfen, nachdem sie archiviert wurden, nicht mehr verändert werden. Änderungen müssen somit also lückenlos dokumentiert und versioniert werden.
- Zugriffsschutz: Ein zuvor definierter und streng regulierter rollenbasierter Zugriffschutz ist erforderlich. Dieser verhindert unbefugte Zugriffe.
Für Unternehmen und Institutionen ist es heutzutage nahezu unumgänglich Geschäftsprozesse zu digitalisieren und damit auch die eigenen Unterlagen digital zu verwalten. Wir empfehlen somit allen, mindestens eine digitale Lösung zur Ablage, Verwaltung und Archivierung der Unternehmensinhalte – also die Nutzung eines DMS.
Sind die Ansprüche an die digitale Lösung komplexer, ist eine Prozessdigitalisierung und -automatisierung erforderlich oder gewünscht oder stellen die stetig wachsenden Datenmengen ein DMS vor Herausforderungen, empfehlen wir eine Stufe weiterzugehen und ein ECM einzusetzen.
Für eine individuelle Handlungsempfehlung, setzen sich unsere ExpertInnen in einem persönlichen Beratungsgespräch gerne mit Ihren Ansprüchen auseinander. Jetzt Termin buchen!
Während sich das Dokumentenmanagementsystem (DMS) auf die strukturierte Ablage und den geregelten Zugriff auf elektronische Dokumente fokussiert, hat es das Enterprise-Content-Management-System (ECM) als Ziel, ganze Geschäftsprozesse zu automatisieren. Von der Eingangsrechnungsverarbeitung über das Vertragsmanagement bis hin zu QM-Prozessen – die Einsatzszenarien sind unternehmensweit abgedeckt.