DMS, ECM und EIM - wo liegt eigentlich der Unterschied?

Veröffentlicht am: 28. November 2016 – zuletzt aktualisiert am 14. Juni 2021

Wer sich über die elektronische Verwaltung und Bereitstellung von Daten und Dokumenten informiert, stolpert automatisch über die drei Akronyme DMS, ECM und EIM. Viele Unternehmen verwenden die Begrifflichkeiten Dokumentenmanagement-System (DMS), Enterprise-Content-Management-System (ECM) und Enterprise-Information-Management-System (EIM) häufig als Synonyme. Wieso aber drei Bezeichnungen für ein und das selbe? Wir erklären kurz und knapp, worum es geht!

Dokumentenmanagement-Systeme

Als Dokumentenmanagement-System oder auch DMS wird in der Regel ein System zur elektronischen Verwaltung von Dokumenten bezeichnet. Orientieren wir uns an der Definition der Association for Information and Image Management, so ist ein Dokumentenmanagement-System definiert als ein Computer-System bzw. eine Software zur Aufbewahrung, Verwaltung und Nachverfolgung elektronischer Dokumente. Im klassischen Sinne haben diese elektronischen Dokumente ihren Ursprung in papierbasierten Dokumenten, die mit Hilfe eines Scanners digitalisiert wurden. Heutzutage verwalten Dokumentenmanagement-Systeme natürlich auch eine Vielzahl weiterer elektronisch erstellter Dokumente. Ein DMS kann Unternehmen somit also z. B. bei der effizienten Verwaltung von Dokumenten durch eine beschleunigte Auffindbarkeit unterstützen.

Enterprise-Content-Management

Einen Schritt weiter gehen die sogenannten Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM). Diese übernehmen zwar ähnliche Aufgaben wie auch ein DMS, sind jedoch nicht nur auf die Verwaltung elektronischer Dokumente beschränkt. Ziel eines ECM-Systems ist die Speicherung, Sicherung, Bereitstellung und Verteilung von Informationen sowie die generelle Zusammenführung von unstrukturierten und strukturierten Informationen an einem zentralen Ort. Zur Vereinfachung können ECM-Systeme als eine übergeordnete Plattform zu einem DMS angesehen werden. Ein DMS bildet also einen eigenen untergeordneten Teil eines ECM-Systems.

Enterprise-Information-Management

Mittlerweile lässt sich jedoch eine weitere Form von ECM abbilden – das Enterprise-Information-Management. Das EIM gilt inzwischen als das ECM 2.0. Das heißt, DMS und ECM stellen die Basis dar, auf der Enterprise-Information-Management beruht. Der entscheidende Unterschied zu einem ECM-System ist, dass ein solches System zusätzlich die Bereiche der Zusammenarbeit (Kollaboration) und der generellen Verbesserung in der Prozessgestaltung innerhalb des Unternehmens unterstützt. So können auch komplexe Workflows und Arbeitsprozesse mit Hilfe eines EIM-Systems optimiert werden. Allerdings entwickeln sich die Enterprise-Content-Management-Systeme mit der Zeit ebenfalls weiter, ohne dass sie einen neuen Namen bekommen. Daher lassen sich die beiden Akronyme ECM und EIM kaum voneinander unterscheiden.

Fazit

Abschließend lässt sich festhalten: Auch wenn sich die Begrifflichkeiten in ihrer Definition eigentlich unterscheiden,  so werden sie im alltäglichen Sprachgebrauch oftmals synonym verwendet. Selbst viele Dokumentenmanagement-Systeme beinhalten mittlerweile die umfangreichen Funktionalitäten eines ECM-Systems. Informieren Sie sich also am besten über Softwarelösungen aus allen drei Bereichen, wenn Sie auf der Suche nach einem solchen System für Ihr Unternehmen sind.

Weitere Definitionen finden Sie in unserem Glossar: