Prozessdigitalisierung - Was steckt dahinter?
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Wenn Sie sich dazu entschließen, die eigenen Reihen zu digitalisieren und sich auf die Suche nach der passenden digitalen Lösung machen, kommt es durchaus vor, dass die technischen Fakten, das große und vielfältige Angebot und im Allgemeinen der große Informationsinput Sie erschlagen. Dann sind Sie vermutlich froh, wenn Sie Wörter hören / lesen, unter denen Sie sich sofort etwas vorstellen können – wie beispielsweise die Prozessdigitalisierung. Eben die Digitalisierung von Prozessen. Was relativ einseitig und einfach klingt, hat jedoch viel mehr zu bieten. Und wir können Ihnen versichern: Ein tieferer Blick unter die Oberfläche beantwortet Ihnen schon vorab sofort, wie Sie in Ihrem individuellen Projekt am besten vorgehen.
In diesem Artikel wagen wir genau diesen Blick und zeigen Ihnen, was eigentlich hinter dem Begriff Prozessdigitalisierung steckt.
Was ist Prozessdigitalisierung?
Bei der Prozessdigitalisierung geht es – wie der Begriff bereits vermuten lässt – darum, regelmäßig anstehende Aufgaben und Abläufe (auch Geschäftsprozesse genannt), die in Ihrem Unternehmen noch manuell ablaufen, in eine digitale Umgebung zu übertragen. Ganz allgemein lässt sich sagen, dass dieses Vorgehen nur mit Hilfe von Informationstechnik möglich ist. Darunter fallen unter anderem die IT-Infrastruktur innerhalb Ihres Unternehmens (also Server, Hardware, etc.) und die passende digitale Lösung, in der die Prozesse nach der Übertragung digital abgebildet werden.
So sollten Sie am besten vorgehen!
Bevor Sie richtig starten können, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, was Sie mit dem Digitalisieren Ihrer Geschäftsprozesse überhaupt erreichen möchten. Definieren Sie Ihre Ziele, Wünsche und Ansprüche und behalten Sie diese während allen Schritten der Prozessdigitalisierung im Hinterkopf!
Unsere Empfehlung ist es, mit einer Ist-Analyse zu starten. Hierfür erstellen Sie sich einen Katalog, in dem alle Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens aufgeführt und detailliert beschrieben werden. Anschließend verwenden Sie diesen Katalog, um besagte Prozesse nach ihrem Digitalisierungsgrad zu priorisieren.
Der Digitalisierungsgrad, oder auch Digitalisierungsindex genannt, bewertet Unternehmen oder ihre Prozesse danach, inwiefern sie bereits digitalisiert sind. Um das ermitteln zu können, werden in der Regel sogenannte Reifegradmodelle hinzugezogen.
Wenn Sie diese gesamte Priorisierungs- und Bewertungsphase durchlaufen haben, haben Sie einen perfekten Überblick über all Ihre Prozesse und vor allem sehen Sie auf einen Blick, welche Abläufe unbedingt als Erstes digitalisiert werden müssen. Schon ist die Prioritätenliste erstellt.
Im nächsten Schritt der Prozessdigitalisierung geht es endlich an die Digitalisierung selbst! Da Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Weise zu Arbeiten sehr individuell sind, können wir schon vorab sagen, dass es den einen universellen und für alle richtigen Weg nicht gibt. Umso schöner ist es, dass die Digitalisierung so vielfältige Möglichkeiten mit sich bringt, denn heutzutage gibt es für nahezu jeden Anwendungsfall die perfekte Lösung. Die Hauptsache ist also, dass Sie den ersten Schritt überhaupt wagen und Ihre vorab definierten Unternehmensziele dabei stets im Fokus behalten.
2 wichtige Tipps für die Umsetzungsphase
Weil wir Ihnen für die Vorbereitungs- und Umstellungsphase trotzdem etwas mit an die Hand geben möchten, haben wir im Folgenden einige Tipps und Informationen für Sie, die Ihnen das Angehen Ihres Digitalisierungsprojektes erheblich erleichtern werden:
Optimieren geht immer vor digitalisieren
Oftmals erfordert es die Digitalisierung, Prozesse an die neue Umgebung anzupassen und dementsprechend zu optimieren. Ja, auch die Prozesse, die „wir schon immer so machen“ und die „bisher aber doch immer gut gelaufen sind“. Denn solche Ausreden zählen jetzt nicht mehr!
Unsere Welt verändert sich stetig und Ihre routinierten Prozesse, die bereits seit Jahren vor sich hinlaufen, bleiben zurück. Wenn Sie solche Prozesse also digitalisieren, ohne sie zuvor zu optimieren, werden sie auch nach der Digitalisierung nicht besser, sondern eben nur mittelmäßig ablaufen – und dann können Sie sich von Ihrem Sprint gegenüber der Konkurrenz schnell verabschieden.
Bedeutet: Hinterfragen Sie Ihre bisherigen Abläufe kritisch. Läuft wirklich alles optimal? Wenn nicht, dann drehen Sie einfach an den entsprechenden Schrauben und optimieren Sie den Ablauf direkt mit und digitalisieren Sie dann!
Die Suche nach der passenden Lösung
Die Digitalisierung spielt heutzutage bei ALLEN eine riesige Rolle – sowohl im beruflichen als auch im privaten Umfeld. Aus diesem Grund hat sich das Angebot an digitalen Lösungen auf dem Markt in den letzten Jahren unfassbar erweitert. Sie haben individuelle Wünsche und Ansprüche? Dann seien Sie unbesorgt, denn es gibt definitiv eine Lösung, die genau passt!
Für eine erfolgreiche Suche empfehlen wir Ihnen, sich schon vorab im Klaren über Ihre Ziele und Anforderungen zu werden. Das Thema Unternehmensziele ist hier das Stichwort zum Erfolg: Definieren Sie möglichst genau, was Sie bis wann erreicht haben wollen. So entsteht ein Fahrplan, den Sie dann nur noch mit Leben füllen müssen, um wirklich alle Ziele zu erreichen. Mit der (Prozess-)Digitalisierung wird Ihnen das definitiv wesentlich schneller gelingen.
Die Vorteile der Prozessdigitalisierung
Anhand der wichtigsten Vorteile der Prozessdigitalisierung zeigen wir Ihnen, wieso es wichtig, dass auch Sie die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren – und zwar vollständig und nicht nur einzelne Bestandteile.
- Sie sparen Zeit und bares Geld
- Sie gestalten Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse transparenter
- Sie wissen, dass Ihre Daten zu jeder Zeit sicher sind
- Ihre Mitarbeitenden können orts-, zeit- und geräteunabhängig auf alle relevanten Inhalte des Systems zugreifen
Fazit
Prozessdigitalisierung – klingt einfach und ist in Wirklichkeit auch gar nicht so schwer! Da Sie nun alle relevanten Grundlagen der Prozessdigitalisierung haben, können Sie die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen endlich vorbereitet angehen.
Wenn Sie die Theorie aus diesem Artikel auch wirklich in die Praxis umsetzen möchten, stehen wir Ihnen als Ihr Lösungsanbieter und -partner gerne mit Rat und Tat zur Seite – sowohl während der Planung als auch der Durchführung – ganz wie es Ihnen am liebsten ist.
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