Fakten auf den Tisch: Was kostet es eigentlich, nicht papierlos zu arbeiten?

Wir rechnen ab!

Sie fragen sich, ob es sich überhaupt lohnt, papierlos zu arbeiten? Ein Blatt Papier kostet doch nur rund 6 Cent! Aber haben Sie auch an die Kosten der Weiterverarbeitung dieses bedruckten Blatt Papieres und die Lagerung gedacht? Wir haben für Sie nachgerechnet.

Für die folgenden Berechnungen nehmen wir an, ein Mitarbeiter im Backoffice bekommt einen Stundenlohn von 20€, arbeitet 20 Tage im Monat und 46 Wochen im Jahr. Bitte beachten Sie: aus Gründen der Einfachheit nutzen wir in diesem Artikel nur die männliche Version von „Mitarbeiter“ stellvertretend für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Die Kosten für das Drucken von Dokumenten:

Ein Mitarbeiter druckt durchschnittlich 25 Seiten am Tag aus (Quelle: Wirtschaftswoche). Das sind 125 Seiten in der Woche. 100 Seiten im Monat und… 23.000 Seiten im Jahr! Bei den durchschnittlichen Kosten pro gedruckte Seite von 6 Cent beläuft sich das auf 1.380€pro Mitarbeiter und Jahr. Bei einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitern sind

Gedruckte Seiten pro Woche * Kosten pro gedruckte Seite = Wöchentliche Druckkosten

Wöchentliche Druckkosten * 46 = Jährliche Druckkosten

Die Kosten für die Ablage und das Suchen nach Unterlagen

Wichtig an dieser Stelle zu vermerken: bei den reinen Kosten pro gedrucktem Dokument bleibt es selbstverständlich nicht. Denn ein Mitarbeiter in der Buchhaltung ist durchschnittlich 168 Minuten pro Tag allein mit der Ablage von Dokumenten beschäftigt (Quelle: https://www.cancom.info/), was 2,8 Stunden entspricht. Das verursacht Kosten von 56€ am Tag für die Ablage, die zu den reinen Druckkosten hinzugerechnet werden müssen Auf das komplette Jahr gerechnet (46 Arbeitswochen) macht das 12.880€ pro Mitarbeiter der Buchhaltung für die Ablage von gedruckten Dokumenten im Jahr.

Kosten-der-Suche-nach-Unterlagen

Anzahl Stunden, die zum Ablegen und Suchen pro Tag gebraucht werden * Stundenlohn des Mitarbeiters = Tägliche Kosten für die Ablage der Papierdokumente

Die Kosten der Lagerung der Papierakten im Aktenschrank

Die gedruckten Unterlagen müssen je nach Inhalt 6 bis 10 Jahre aufgehoben werden (Handels- und Geschäftsbriefe 6 Jahre; Rechnungen, Buchungsbelege, Aufzeichnungen uvm. 10 Jahre). Ein handelsüblicher Aktenschrank kostet um die 200€ und fasst 50 Aktenordner. Nehmen wir an, ein Unternehmen braucht pro Jahr aufgrund der wachsenden Papiermengen einen neuen Aktenschrank. Das sind Kosten von 200€ pro Jahr allein für den Schrank! Und diese nehmen auch noch Platz im Büro ein. Ca. 0,5 m² pro Schrank fallen somit an Bürofläche weg.

Anzahl Aktenschränke * 0,5m² * Mietpreis pro m² Bürofläche = Monatliche Einsparung für die Lagerung der Papierakten (oder Platz für andere schöne Dinge!)

Die Kosten der papierbasierenden Kreditorenbuchhaltung

Ein Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung ist am Tag 5 Stunden lang mit dem Drucken der per Mail eingehenden Rechnungen, dem Kopieren und Zustellen an die zuständigen Personen und dem Bearbeiten der Rechnungen beschäftigt. Dabei sucht er manuell in Aktenordnern nach den zu der Rechnung gehörigen Dokumenten und verfolgt den Bearbeitungsstatus der Rechnungen in der Regel händisch. Diese Arbeitsschritte der manuellen Bearbeitung von eingehenden Rechnungen kostet das Unternehmen pro Mitarbeiter in der Kreditorenbuchhaltung 5 * 20€ = 100€ am Tag und damit 500€ pro Woche.

Durch die digitale Bearbeitung der Eingangsrechnung lassen sich Berechnungen von Pitney Bowes zufolge 6,50€ pro Rechnung sparen (Quelle: Bitkom).

Anzahl der monatlich eintreffenden Rechnungen * 6,50€ = Monatliches Einsparpotential

Die Kosten menschlicher Fehler

Menschen machen Fehler. Das ist ganz natürlich. So auch in der Ablage von Papierunterlagen. Aber die Kosten pro falsch abgelegtem Dokument belaufen sich aufgrund der Zeit, die für die Suche nach dem Dokument verschwendet wird, auf rund 100€. Und pro verloren gegangenem Dokument, das neu erstellt werden muss, verdoppeln sich diese Kosten durch die Zeit der Suche und der neuen Erstellung auf rund 200€.

Durchschnittlich werden pro Woche 3 Dokumente falsch abgelegt, was Kosten von 300€ pro Woche verursacht. Rund ein Dokument dieser verlorenen Dokumente muss zwingend neu erstellt werden, weshalb nochmal 200€ dazu kommen. Das verursacht Kosten von 500€ pro Woche allein durch die falsche Ablage!

Kosten-verlorene-Dokumente

Durchschnittlich werden pro Woche 3 Dokumente falsch abgelegt, was Kosten von 300€ pro Woche verursacht. Rund ein Dokument dieser verlorenen Dokumente muss zwingend neu erstellt werden, weshalb nochmal 200€ dazu kommen. Das verursacht Kosten von 500€ pro Woche allein durch die falsche Ablage!

Die Kosten der fachmännischen Entsorgung

Nach 6 oder – je nach Inhalt – 10 Jahren müssen die Geschäftsunterlagen vernichtet werden. In einem handelsüblichen Aktenordner können ca. 350 Blatt Papier abgeheftet werden. Die Vernichtung der Inhalte von 30-35 Ordnern kostet rund 50€. Angenommen, Sie können den Inhalt von 33 Ordnern für 50€ vernichten lassen, so macht das 1,52€ pro Ordner.

Anzahl der jährlich zu vernichtenden Aktenordner * 1,52€ = Jährliches Einsparpotential der Aktenvernichtung

Fazit

Summiert man allein die Beträge für die Erstellung und die manuelle Ablage von Dokumenten, so erhält man ein Einsparpotential von Material- und Bearbeitungskosten von 12.949€ pro Backoffice-Mitarbeiter im Jahr. Die hohen Kosten der fehlerhaften Ablage sind in diesem Betrag nicht inbegriffen.

Dazu kommen die Lager- und Entsorgungskosten der Papierunterlagen sowie die aufwändige manuelle Verarbeitung der Kreditorenrechnungen.

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