KI-gestützte Dokumentenerfassung in ABBYY FlexiCapture mit DMSFACTORY SmartExtraction
Maximieren Sie die Leistung Ihres ABBYY FlexiCapture-Systems. Mit DMSFACTORY SmartExtraction ergänzen Sie die Präzision der regelbasierten Erfassung gezielt mit der Flexibilität von KI.
- Zuverlässige Dokumentenerfassung mit selektiver Anbindung an KI
- Einfache Konfiguration ohne Coding-Know-how
- Absolute Kontrolle durch das Maskieren unternehmenskritischer und personenbezogener Daten
- Auditfähige Protokolle
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Was gehört zu einer effizienten Dokumentenerfassung?
Eine automatisierte, sichere und zuverlässige Dokumentenerfassung ist der Grundstein für Ihre digitale Arbeit. Beim Erfassen und Klassifizieren von Inhalten werden jedoch noch oft bis zu zehn Prozent der Inhalte unvollständig oder fehlerhaft erfasst.
Gründe für eine erschwerte und fehlerbehaftete Dokumentenerfassung:
- Fehlende oder nur unzureichend vorhandene OCR-Daten
- Scheiternde statische Regeln durch von der Vorlage abweichende Formate oder Positionen bestimmter Werte
- Regelmäßige und aufwändige Nachbearbeitung der extrahierten Daten
- Unentdeckte relevante Informationen durch fehlenden Kontext
Die Folge: Aufwändiges Nachbearbeiten, vermeidbare Fehler und höhere Kosten.
Ihre Vorteile auf einen Blick
SmartExtraction ist eine KI-fähige Erweiterung für ABBYY FlexiCapture, die Dokumente semantisch analysiert und relevante Daten unabhängig vom Layout extrahiert. Die Technologie kombiniert OCR, Machine Learning und Kontextanalyse, um auch komplexe Dokumente automatisiert zu verarbeiten.
- Einfache Skalierung durch die hybride Einbindung in Ihr bestehendes ABBYY FlexiCapture-System
- Unterstützung von bewährten Sprachmodellen (LLM)
- Restriktive Prompt-Steuerung für verlässliche Datenqualität
- Erkennung variabler Dokumentenlayouts
- Auditfähige Verarbeitungsprotokolle zur durchgängigen Nachvollziehbarkeit und schnellen Analyse
- DSGVO-Konformität
- In der Cloud oder On-Premise verfügbar
Die Kernfunktionen von SmartExtraction
- Extraktion von Werten aus variablen Positionen
- Belegarten aus dem Kontext schließen
- Unterstützt sämtliche Dokumentsprachen
- Strukturierte Erfassung von Produktspezifikationen und individuellen Wünschen
- Präzise Zuordnung von Zusatzinformationen
- Qualitätsprüfungen bestehender Tabelleninhalte für eine frühzeitige Erkennung von möglichen Fehlerquellen
- Anpassbare Prompts
- Kein Programmieraufwand
- Umfassender Abgleich durch mehrfache Quelltextreferenzierungen
- Dynamische Erweiterung der Daten über virtuelle Felder für berechnete Werte
SmartExtraction vs. klassische OCR
DMSFACTORY SmartExtraction für ABBYY FlexiCapture ist eine Erweiterung, die die Grenzen der OCR übersteigt und so eine verlässliche und effiziente Dokumentenerfassung garantiert.
Warum klassische OCR manchmal an Grenzen stößt
- variable Layouts
- unstrukturierte Dokumente
- fehlende Datenfelder
- Kontextabhängigkeit
SmartExtraction erweitert klassische OCR um:
- semantisches Verständnis
- kontextbasierte Datenextraktion
- Layout-unabhängige Verarbeitung
So funktioniert DMSFACTORY SmartExtraction für ABBYY FlexiCapture
Während ABBYY FlexiCapture eine sehr gute Grundlage zur automatisierten Erfassung, Klassifizierung und Validierung von Daten bildet, geht SmartExtraction weiter! Die Erweiterung ergänzt Ihr System um die KI-gestützte Funktion, fehlende OCR-Texte, unregelmäßige Layoutänderungen und unsaubere Datenquellen auszugleichen und so eine fehlerfreie und verlässliche Dokumentenerfassung zu ermöglichen.
SmartExtraction ist ein Template für automatische FlexiCapture Workflow Stationen. Durch diese Erweiterung nutzen Sie Ihr ABBYY FlexiCapture hybrid und vereinen herkömmliche OCR mit moderner KI.
Aktivieren Sie SmartExtraction dann, wenn Sie merken, dass Ihnen immer wieder einige Inhalte fehlen oder es Fehler bei der Erfassung gibt.
Konfiguration ohne Code
Zu erfüllende Aufgaben werden als Konfiguration im FlexiCapture-Workflow hinterlegt – individuell für jede Dokumentendefinition.
Prompt-Engineering
Sie definieren und verfeinern die System- und Feld-Prompts, um präzise Ergebnisse zu erzielen.
Vor der Übermittlung der Inhalte an KI werden Textsegmente klassifiziert und sensible Daten maskiert oder entfernt.
KI-Einsatz bei Bedarf
Nur wenn die regelbasierte Extraktion scheitert, wird die KI-Extraktion aktiviert. Das spart Token und KI-Kosten.
Auditfähige Protokolle
Jeder Verarbeitungsschritt und alle KI-Anfragen werden dokumentiert und sind so zu jeder Zeit nachvollziehbar.
Easy Rollback
So einfach wie auch die Aktivierung der SmartExtraction ist, lässt sie sich auch wieder deaktivieren – mit nur einem Klick, sobald Sie es wünschen.
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Beispiele aus der Praxis
- Bankdaten erkennen & entfernen, bevor ein Dokument an die KI geht
- Ust-IDs oder IBANs durch Platzhalter maskieren
- Nicht benötigte Inhalte wie AGB-Abschnitte ausblenden und die Datenmenge reduzieren
Sie möchten mehr erfahren?
„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“
Jörg Eckhard
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Produktinformationen
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DMSFACTORY Ideenschmiede
Sie haben eine Idee, wie wir Ihr Nutzungserlebnis noch intuitiver und effizienter gestalten. Dann ist unsere Ideenschmiede Ihre Anlaufstelle!
Produktionformation
Hier finden Sie alles zu ABBYY FlexiCapture for Mailrooms – die Lösung zur Automatisierung des Posteingangs.
Häufige Fragen zum Thema Dokumentenmanagement
Grundsätzlich werden alle LLM-Anbieter unterstützt. Sie haben also die freie Wahl und können sich ganz nach Ihren Ansprüchen richten. Beispiele hierfür sind:
- OpenAI GPT-4
- OpenAI-4 Turbo
- Azure OpenAI Service
- AWS Bedrock
- Anthropic
- … oder andere LLM-Services
Die Möglichkeiten von KI scheinen grenzenlos. Wenn Sie ChatGPT oder vergleichbare KI jedoch nach den Inhalten befragen, die ABBYY FlexiCapture nicht vollends erfassen konnte, werden Sie schnell merken, dass die Ergebnisse fehlerhaft sind. Zudem werden personen- und unternehmenskritische Inhalte unmaskiert weitergegeben, sodass Sie keine DSGVO-Konformität mehr gewährleisten können.
Greifen Sie deshalb zu DMSFACTORY SmartExtraction!
Nein, die Anwendung ist ein Template basiertes Add-On, das direkt in Ihre bestehenden ABBYY FlexiCapture-Workflows integriert wird.
Nein, denn Vantage ist die eigene KI-Plattform von ABBYY. Wenn Sie bestehende Lösungen ohne einen Plattformwechsel zu einem KI-fähigen, hybriden System machen möchten, ist die DMSFACTORY SmartExtraction also die richtige Wahl für Sie.
Ja, Sie können selbst bestimmen, welche Daten an die KI weitergegeben werden. Alle Textsegmente werden vor der Übergabe regelbasiert klassifiziert und bei Bedarf maskiert, ersetzt oder entfernt.
Die gesamte Verarbeitung Ihrer Daten bleibt im Rahmen Ihres FlexiCapture-Systems, sodass nur die bereinigten Textsegmente an einen LLM-Service geschickt werden.
Ja, das ist möglich. Sie können Azure OpenAI, AWS Bedrock, Anthropic oder andere LLM-Services anbinden. Außerdem haben Sie jederzeit die Möglichkeit, die KI zu wechseln, wenn Sie bessere oder günstigere Modelle entdecken.
Ja, Sie können sich Fragen wie „Wurde die Versicherung gekündigt – ja oder nein?” auch von SmartExtraction beantworten lassen. Die KI-Antwort wird dann in ein klassischen ABBYY FlexiCapture-Feld eingefügt und kann im klassischen Prozess weiterverarbeitet werden.
Ja, SmartExtraction greift auch bei handschriftlichen Dokumenten.
Handschrift ist und bleibt eine Herausforderung für herkömmliche OCR. Durch die KI-gestützte Kontextinterpretation von SmartExtraction kann die Erkennungsquote also auch bei handschriftlichen Dokumenten verbessert werden.
Ja, Sie können SmartExtraction mit einem Klick deaktivieren und Ihr ABBYY FlexiCapture läuft sofort wie gewohnt.