3 Anzeichen dafür, dass Sie Ihr Vertragsmanagement automatisieren sollten
So gewinnen Sie den Überblick zurück
Veröffentlicht am: 05. September 2019
Sollte ich mein Vertragsmanagement automatisieren?
Verträge sind der Kern eines jeden Unternehmens. Ohne Verträge kein Gebäude, keine MitarbeiterInnen, keine Fahrzeuge, Geräte, Maschinen, PCs, keine Lieferanten und Kunden – es gibt Verträge in allen Organisationsebenen und sie betreffen viele tägliche Unternehmensaktivitäten.
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Mehr Informationender Unternehmen verwalten ihre Vertragslaufzeiten manuell und laufen so Gefahr, wichtige Unterlagen zu verlegen und Fristen zu verpassen. Das war das Ergebnis einer Umfrage von M-Files.
Unternehmen hat bereits finanzielle Verluste durch mangelhaftes Vertragsmanagement erfahren. Das ging aus einer Umfrage der IACCM hervor.
Einigen stellt sich nun die große Frage: Sollte ich mein Vertragsmanagement automatisieren? Wir haben Ihnen drei Fragen vorbereitet, mit deren Hilfe Sie erkennen, ob Sie Ihr Vertragsmanagement automatisieren sollten.
Wie sieht es bei Ihnen aus?
Bei der Vorbereitung eines Vertrages sind häufig KollegInnen aus verschiedenen Abteilungen beteiligt. Der Vertragsentwurf wird dafür meist per E-Mail hin und her geschickt, bis er freigegeben und an den externen Vertragspartner gesendet werden kann. Bereits an diesem Punkt liegt der Vertrag bei jedem Beteiligten schon in verschiedenen überarbeiteten Versionen vor. Dann kommt er unterschrieben zurück, wird zum Unterschreiben eventuell ausgedruckt und anschließend wieder eingescannt. So entstehen bis zum Inkrafttreten des Vertrages viele Versionen, die alle aus Gründen der Nachvollziehbarkeit der Entstehung des Vertrages aufgehoben werden – ebenso die finale und unterschriebene Vertragsversion.
Bei der anschließenden Verwaltung der aktiven Verträge in endlosen Excel-Tabellen und mit Kalendereinträgen wird es schwierig, die Vertragsbedingungen nachzuverfolgen und alle damit einhergehenden Fristen einzuhalten. Das Ergebnis: verpasste Fristen wie Kündigung oder Erneuerung des Vertrages. Dies wiederum zieht ungeplante Mehrkosten nach sich.
Sie kennen das Szenario? Dann sollten auch Sie über die Automatisierung Ihres Vertragsmanagements nachdenken! In unserem kostenlosen Whitepaper „6 Schritte zur Optimierung & Automatisierung des Vertragsmanagements“ zeigen wir Ihnen, wie Sie die Verträge in Ihrem Unternehmen sicher managen können. Hier kommen Sie zum kostenlosen Download (Klick).
Sind Sie bereit für die Automatisierung?
Wir haben drei Fragen als Richtlinie für die Entscheidung für eine Software für Ihr Vertragsmanagement vorbereitet:
Haben Sie Schwierigkeiten, bestimmte Verträge zu finden?
Wie sieht die Organisation rund um den Vertragslebenszyklus aus?
Sind die zu einem Vertrag gehörenden Daten leicht auffindbar?
Haben Sie Schwierigkeiten, bestimmte Verträge zu finden?
Vor Beginn der Digitalisierung des Vertragsmanagements wurden Verträge in Papierform abgeheftet und über Notizzettel oder Kalkulationstabellen verwaltet, um wichtige Termine und Meilensteine zu verfolgen. Eine von M-Files durchgeführte Umfrage hat gezeigt, dass heutzutage viele Unternehmen ihre Verträge in einer digitalen Version speichern und zusätzlich als Papierdokument ablegen – “nur um auf Nummer sicher zu gehen”. Dieses mehrfache Speichern kann für die weitere Arbeit mit den Verträgen zu einem Problem werden. Wie kann man schnell alle Verträge finden, die zu einem bestimmten Termin auslaufen, oder alle Verträge mit einem bestimmten Lieferanten?
Das digitale Vertragsmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, sämtliche Verträge basierend auf ihren Inhalten, ihrer Funktion und weiteren Eigenschaften zu verwalten. Hierbei spielt die Nutzung von Metadaten eine wichtige Rolle. Diese beschreiben den abgelegten Vertrag und fügen ihm Informationen hinzu, wie z. B. die Vertragsparteien, Fristen und das Datum des Inkrafttretens. Alle diese Informationen können anschließend als Kriterien zum Suchen von Verträgen verwendet werden. Kurz gesagt, Sie können nach Verträgen suchen, basierend darauf „was“ sie sind (Inhalte und Kontext) anstatt darauf „wo“ (in welchem Ordner) sie gespeichert sind.
Wie sieht die Organisation über den gesamten Vertrageslebenszyklus aus?
Wenn Sie den Lebenszyklus Ihrer Verträge über E-Mails, Excel-Tabellen und Einträge in Ihrem Kalender managen, sollten Sie eine Lösung zur Automatisierung der Vertragsverwaltung in Betracht ziehen. Excel-Tabellen werden schnell zu komplex und unübersichtlich, E-Mails werden übersehen und was passiert, wenn Sie einmal unterwegs oder krank sind? Ihre digitale Vertragsmanagement-Lösung sollte die gängigen Prozesse wie zum Beispiel einen Genehmigungsprozess abbilden und automatisieren können. So stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen den Entwurf prüfen und genehmigen und Vertragslaufzeiten, Meilensteine und Fristen wirklich eingehalten werden. In unserem kostenlosen Whitepaper „6 Schritte zur Optimierung & Automatisierung des Vertragsmanagements“ zeigen wir Ihnen, wie Sie sämtliche Prozesse im Vertragsmanagement optimieren können. Hier kommen Sie zum kostenlosen Download (Klick).
Netter Nebeneffekt: durch die Automatisierung dieser Prozesse verringern Sie die Zeit der Verhandlungen bis zur Unterzeichnung sowie die Transaktionskosten.
Sind die zu einem Vertrag gehörenden Daten leicht auffindbar?
Nein? Dann verlassen Sie sich bei Ihrem Vertragsmanagement vermutlich auf eine Kombination aus E-Mail-Kommunikation, der Ablage der Dokumente in Netzwerkordnern und bestimmten Daten aus dem ERP- oder CRM-System, genau wie viele andere Unternehmen.
Wenn Sie aber stattdessen eine Software für Ihr Vertragsmanagement nutzen, die sich nahtlos in Ihre vorhandenen Geschäftssysteme integriert, haben Sie alle Informationen rund um Ihre Verträge an einem Ort. Sie ermöglichen den einfachen Zugriff auf die Daten, die in den verschiedenen Systemen liegen, und müssen diese nicht aufwändig an einer weiteren Stelle mit den entsprechenden Verträgen verknüpfen. Ein Vertragsmanagementsystem kombiniert die wichtigen Daten, die in den verschiedenen Systemen gespeichert sind, in einem einfach zu verarbeitenden Format, sodass Sie alle wichtigen Informationen immer an einem Ort verfügbar haben.
Fazit
Wenn Ihnen die hier aufgezeigten Situationen aus Ihrer täglichen Arbeit nur allzu gut bekannt sind, sollten Sie sich Gedanken über die Anschaffung einer Software für Ihr Vertragsmanagement machen. Achten Sie dabei darauf, eine benutzerfreundliche Lösung zur Automatisierung Ihrer Vertragsabläufe auszuwählen, die den gesamten Vertragslebenszyklus abdeckt und sich nahtlos in Ihre Infrastruktur einfügt. So müssen Sie nicht wieder etliche verschiedene Systeme anschaffen und darauf achten, dass diese miteinander kompatibel sind.
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