Ist das klassische ECM abgeschrieben
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Digitale Lösungen wie Enterprise-Content-Management- (ECM) und Dokumentenmanagementsysteme (DMS) werden mit dem Anspruch entwickelt, flexibel und zukunftssicher zu sein. Sie unterstützen Unternehmen dabei, in einer dynamischen und digitalen Arbeitswelt effizient, transparent und gesetzeskonform mit unternehmenskritischen Inhalten zu arbeiten – und das möglichst lange, ohne regelmäßige Anpassungen und Systemwechsel zu benötigen. Um genau das leisten zu können, ist es entscheidend, neue Begrifflichkeiten und technische Weiterentwicklungen im Auge zu behalten und richtig einzuordnen.
Aktuell entstehen genau dabei Unsicherheiten und Verwirrung. Durch das Aufkommen von Content Services Platforms (CPS) stellen sich viele Unternehmen die Frage, welche Rolle CSP übernehmen werden und ob Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) davon beeinträchtigt werden. Ebendiese Fragen beantworten wir Ihnen in folgendem Artikel.
ECM vs. Content Services Platform
Ein ECM fokussiert sich darauf, Ihre Dokumente, Daten und Informationen zentral, strukturiert und sicher zu verwalten. Es bietet Ihnen eine klare Ablagestruktur, automatisiert Geschäftsprozesse und unterstützt Sie dabei, sämtliche Compliance-Anforderungen einzuhalten – und das alles in einer zentralen Anwendung.
Warum zentral?
Wird eine Anwendung als zentrale Datenquelle genutzt, bezeichnet man diese als Single Source of Truth. Das bedeutet:
- einheitliche Ablagestrukturen
- keine Duplikate und Mehrarbeit
- schnelle Auffindbarkeit durch zeit- und ortsunabhängigen Zugriff
- vereinfachte Zusammenarbeit
- höhere Transparenz und Nachvollziehbarkeit im gesamten Unternehmen
Diese zentrale Verwaltung ist die Grundlage eines ECM. Der Ansatz von Content Services Platforms denkt über den Tellerrand hinaus und vereint die Vorteile eines ECM mit denen einer vielfältigen IT-Infrastruktur mit mehreren Anwendungen.
Was ist eine Content Services Platform?
Mit zunehmender Systemvielfalt innerhalb des Unternehmens steigen die Anforderungen an die Flexibilität und Effizienz der IT-Infrastruktur – genau hier beginnt der Ansatz von Content-Services Platforms (CSP).
Laut Definition des Marktforschungsunternehmens Gartner ist eine Content Services Platform eine Plattform, die durch integrierte oder separate Dienste Dateninhalte und Ressourcen über Schnittstellen nutzt. So können Inhalte unabhängig Ihres Speicherorts bereitgestellt werden.
Eine CSP ist also keine einzelne Software, wie ein ECM, sondern vielmehr eine modulare Systemarchitektur, die Inhalte aus mehreren Anwendungen verbindet und kontextbezogen bereitstellt.
Das zeichnet eine CSP aus
- Modular, flexibel & skalierbar: Services und Funktionen werden bei Bedarf flexibel ergänzt.
- Kommunikation über Schnittstellen: Über Schnittstellen kommunizieren die unterschiedlichen Services direkt miteinander. So werden Medienbrüche, ähnlich wie beim ECM, vermieden.
- Mehrere Repositories statt ein zentraler Speicher: Inhalte müssen mit Hilfe von verschiedener Repositories nicht mehr zentral verwaltet werden und sind trotzdem jederzeit über eine Plattform zugänglich.
- Metadatenbasierte Organisation: Wie auch bei den meisten ECM werden die Inhalte kontextbezogen verwaltet.
CSP sind kein neues Produkt am Markt, sondern vielmehr eine Architektur- und Integrationsphilosophie, die das Ziel eines zukunftsfähigen und flexiblen Informationsmanagements verfolgt.
Konkurrenz oder Weiterentwicklung?
ECM und CSP unterscheiden sich klar im Aufbau, verfolgen aber grundlegend dasselbe Ziel – und auch sonst entspricht das klassische ECM in einigen weiteren Aspekten dem Ansatz einer CSP.
Enterprise-Content-Management-System (ECM)
Content Services Platform (CSP)
- Dokumente verwalten und Geschäftsprozesse automatisieren
- Zentrales Repository eines Anbieters mit Möglichkeit auf Anbindung an Drittsysteme über Schnittstellen
- Unternehmensübergreifende Nutzung durch verschiedene Templates und Workflows in einem zentralen System
- Flexibel skalier- und individualisierb ar im Rahmen der Systembedingungen
- Datenquellen verbinden und Inhalte immer und überall zur Verfügung stellen
- Mehrere Repositories verschiedener Anbieter, die über Schnittstellen miteinander kommunizieren
- Unternehmensübergreifende Nutzung über verschiedene Systeme in einer Systemlandschaft
- Vollkommen flexibel skalier- und individualisierbar
M-Files: Ein ECM mit CSP-Fähigkeit
Das M-Files ECM ist eines der Systeme, die sich immer mehr in die Richtung einer Content Services Platforms entwickelt haben. Es kann…
- … die gesuchten Inhalte durch seine metadatengetriebene Dokumentenverwaltung, unabhängig des Ablageortes zur Verfügung stellen.
- …Informationen aus Drittsystemen durch die Kommunikation über Schnittstellen
- …unternehmensübergreifend eingesetzt werden, indem verschiedenste Anwendungsszenarien bedient werden.
Fazit
Wir können Sie beruhigen: Ihr ECM wird keineswegs abgeschrieben!
Beim Ansatz von Content Services Platforms geht es viel weniger um die Anwendung als um die Systemarchitektur. Die Anwendung und das Ziel bleiben dieselben: Mit einem ECM die Dokumentenverwaltung digitalisieren, automatisieren und optimieren. CSP denken einen Schritt weiter und legen den Fokus dabei auf die Effizienzmaximierung durch eine schlüssige IT-Infrastruktur.
Zusammengefasst: Eine CSP ist keine Anwendung, sondern ein Architekturansatz für Ihre IT-Infrastruktur. Bedeutet: Ihr ECM kann eine CSP oder Teil einer CSP sein.
Sie nutzen bereits ein ECM? Dann prüfen Sie doch direkt, ob Ihr System…
- …metadatenbasiert arbeitet
- …über APIs an Drittsysteme angebunden werden kann
- …Workflows abbilden und so Prozesse automatisieren kann
Wenn Sie das M-Files ECM bereits in Nutzung haben, können wir Sie beruhigen: Ihr ECM ist von CSP nicht bedroht, denn es erfüllt wie oben aufgeführt den Großteil der Ansprüche und ist somit flexibel und zukunftssicher.
Wie Sie Ihrem M-Files System zu noch mehr Effizienz verhelfen können, erfahren Sie hier:
Weiterführende Fragen
Die folgenden Fragen dienen Ihnen als Anregung, über die Definition einer CSP hinauszudenken. Sie bieten Ihnen Denkanstöße, um die in diesem Artikel benannte Entwicklung zu reflektieren und auf Sie und Ihr Unternehmen zu beziehen.
- Ist die Etablierung von Content Services Platforms eher ein technologischer Wandel oder ein Umdenken im Informationsmanagement?
- Wie ist die Mischung aus zentraler Verwaltung (ECM) und dezentraler Bereitstellung (CSP) technisch am sichersten abbilden?
- Welche Rolle kann Künstliche Intelligenz in der Weiterentwicklung von CSP-fähigen ECM spielen?
- Inwiefern können Sie den Ansatz von CSP bei der Auswahl eines ECM miteinbeziehen?
- Wie wirken sich die Anbindungen an Drittsysteme auf Compliance und Datenschutz aus?