Purchase to Pay (P2P)

Der digitale Beschaffungsprozess vom Einkauf bis zur Bezahlung

Von der Bedarfsanforderung bis zur Bezahlung

Der Oberbegriff Purchase-to-Pay, oder auch Procure-to-Pay genannt, deckt sämtliche Vorgänge ab, die von der Beschaffung bis zur Bezahlung eines Gutes oder einer Dienstleistung anfallen: die Bedarfsmeldung und Genehmigung der Bestellanforderung (BANF), die Lieferantenauswahl unter Einhaltung bestehender Lieferantenverträge, die Bestellung selbst, die Bestätigung des Waren- / Leistungseingangs, die Eingangsrechnungsverarbeitung und die Zahlung. Über den gesamten Prozess hinweg fallen viele Dokumente an (Bestelldokumente, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung uvm.), die mit der Bestellung verknüpft und im Rahmen der Bearbeitung verfügbar sein müssen.

All das deckt unsere digitale Purchase-to-Pay-Lösung ab und sorgt so für einen kontrollierten und transparenten Beschaffungsprozess. Durch die Digitalisierung des gesamten Prozesses, die Verknüpfung von Einkauf und Rechnungsverarbeitung und die (teil)automatisierte Abwicklung gestalten Sie Ihren Beschaffungsprozess effizienter, minimieren Fehler, erhöhen die Transparenz über alle Bearbeitungsschritte hinweg und sparen letztendlich nicht nur Zeit, sondern auch Geld.

P2P - Purchase-to-pay

Bedarfsmeldung

Zu Beginn wird der Bedarf erfasst, der anschließend automatisch zur verantwortlichen Person für die Freigabe gelangt. So wird sichergestellt, dass die Bestellung des Gutes bzw. die Inanspruchnahme der Dienstleistung auch gerechtfertigt ist, bevor im Anschluss die Bestellung getätigt wird.

Lieferantenauswahl

Je nach Anforderung kann die Lieferantenauswahl bereits im ersten Schritt bei der Bedarfsanforderung oder erst nach der Freigabe beispielsweise durch die Einkaufsabteilung erfolgen. Dabei kann diese die Möglichkeit bekommen, die bereits getroffene Lieferantenauswahl zu korrigieren. So stellt sie sicher, dass alle laufenden Verträge mit bestehenden Lieferanten eingehalten werden.

Bestellung

Nach der Freigabe und der Wahl des passenden Lieferanten erfolgt die Bestellung. Bei Bedarf können vorab mehrere Angebote eingeholt werden. Nach der Durchführung der Bestellung werden sämtliche Informationen für die nachfolgenden Schritte bereitgestellt und alles wird mit dem Prozess verknüpft.

Auslieferung

Ist die bestellte Ware eingetroffen bzw. wurde die vereinbarte Leistung erbracht, wird dies direkt in der P2P-Anwendung bestätigt. Dabei ist es auch möglich, den Erhalt von Teillieferungen bzw. Teilleistungen zu bestätigen.

Rechnungsprüfung

Sobald die Rechnung eingetroffen ist und ggf. digitalisiert wurde, durchläuft sie einen individuell konfigurierbaren Freigabeprozess. Die integrierte Capturing-Software extrahiert die Kopf- und Positionsdaten automatisch und gleicht sie anschließend mit den hinterlegten Daten der Bestellung ab. Der Prozess wird somit deutlich beschleunigt und die Nutzung von Skonti wird ermöglicht. Wenn die Rechnung Abweichungen zur Bestellung bzw. zum Wareneingang/ zu der erbrachten Dienstleistung aufweist, erfordert die Rechnung eine manuelle, mehrstufige Freigabe. Ansonsten kann unmittelbar eine Dunkelbuchung durchgeführt werden. Nach der Freigabe gelangen alle Daten automatisch an das nachgelagerte FiBu- bzw. Warenwirtschaftssystem.

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„Von den Anfängen der Dokumentenmanagement-Systeme bis hin zu den heute komplexer werdenden Ansprüchen an ein ECM habe ich schon unzählige Projekte begleitet und zum Erfolg geführt. Bei Fragen wenden Sie sich jederzeit an mich – ich nehme mir gerne Zeit für Sie!“

Jörg Eckhard – Leitung Vertrieb & ECM-Experte

Ihre Vorteile auf einen Blick

Effizienter Prozess

Durch die Digitalisierung des gesamten Einkaufsprozesses sorgen Sie für eine konsistente und beschleunigte Bearbeitung der Bestellungen ohne Medienbrüche.

Erhöhte Transparenz

Jeder Bearbeitungsschritt ist definiert und sämtliche Änderungen an den Dokumenten und Informationen werden dokumentiert. So vermeiden Sie Fehler und behalten den Überblick.

Reduzierte Kosten

Kürzere Bearbeitungszeiten und reduzierte manuelle Aufwände senken die Prozesskosten. Zusätzlich können Sie einfacher Skonti nutzen.

Die wichtigsten Features der digitalen P2P-Lösung

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Die Basis für die digitale Purchase-to-Pay-Lösung bietet Kendox InfoShare die zentrale Anlaufstelle für alle Informationen. In Kendox archivieren Sie Ihre Dokumente revisionssicher und haben sie immer und überall verfügbar.

Digitalisieren Sie Ihr Purchase-to-Pay mit der Low-Code Digitalisierungsplattform JobRouter®. Die Anwendung ermöglicht es Ihnen, sämtliche Geschäftsprozesse zu digitalisieren und gleichzeitig zu optimieren.

Ergänzende Informationen

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Glossar: P2P

In unserem Glossar definieren wir den Begriff „Purchase 2 Pay“ / „Purchase 2 Pay“, auch P2P abgekürzt.

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